企业集团有限公司会计档案管理办法-模版.docx

企业集团有限公司会计档案管理办法 一、 会计档案管理的目的 为加强公司会计档案管理，保证会计档案安全、完整、及时，充分发挥会计档案的史实和证据作用，使会计工作更好地服务于公司的各项经济业务，现根据会计法和会计档案管理办法的规定，结合公司实际，制定本办法。 二、 会计档案的范围 （一）纸质档案包括： 1、 银行、税务、证券等相关办事机构的证照和资料等； 2、 与财务相关的各类合同、协议等 3、 第三方中介机构提供的审计、评估、验资报告等； 4、 公司内部相关的文件、通知等； 5、 会计凭证、账簿、财务报告等； 6、 增值税专用发票、普通发票和收据等； 7、 银行余额调节表、银行对账单、银行询证函、往来账对账单和询证函等； 8、 其它需存档留待以后查阅的资料。 （二）电子档案包括： 1、 财务软件账套数据； 2、 各种统计表、备查账、资金计划、预算及申请批复； 3、 财务内部编制的各种需备份拷贝的报表及资料。 三、会计档案的保管 会计档案应妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 （一）纸质档案的保管 1、 银行、税务、证券等相关办事机构的证照和资料的保管税务相关的证照和资料由保管人（会计）存放至保险柜或相对安全的地方妥善保管。银行相关的证照、资料（如开户许可证及开户资料、贷款卡等）和证券账户相关的资料（如股东卡及证券户开户资料等）应由保管人（出纳）存放在保险柜或相对安全的地方妥善保管； 2、 与财务相关的合同、协议的保管 与财务核算相关的经济合同、协议副本应按业务性质分类进行保管，如融资贷款类、咨询服务类、投资理财类、股权投资类等。并将分好类的合同、协议按照时间的先后顺序进行编号并形成合同管理目录，然后将合同目录及分类合同入册、装盒进行保管，方便随时查询经济业务执行情况。 3、 中介机构提供的审计、评估、验资报告等，按照报告性质分类妥善保管。 4、 公司内部相关的文件、通知等，由专人按照文件、通知的编号或者发布时间顺序按年整理并装订成册。 5、 会计凭证、账簿、财务报表的保管 （1） 会计凭证的保管 会计凭证包括记账凭证及所附原始凭证和凭证汇总表，原则上应按月及时装订，凭证装订应做到整齐、牢固、美观，凭证封面的所有内容要填写齐全，包括单位名称、年度、月份、起止日期、号码及装订人签章，封面要加盖单位名称条形章，年份和号码加盖数字序号章。 （2） 会计账簿的保管 包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。每年年终结账后打印并装订成册，按照账簿的种类按年分类保管，账簿封面应写明单位名称、账簿名称、所属年度等信息。 （3） 财务报告的保管 财务报告包括月度、季度、年度财务报表、附注及文字说明和其他财务报告。财务报表编制完成并按时报送后，年度财务报表应装订成册并在年度终了由会计统一归档保管。 6、 增值税专用发票、普通发票和收据的保管 发票（包括增值税专用发票和普通发票）应由专人妥善保管并定期核查发票的使用情况，收据应由使用人妥善保管并定期将收据存根联装订成册。 7、 银行余额调节表、银行对账单、银行询证函、往来对账单和询证函的保管 银行余额调节表、银行对账单、银行询证函等应在年度终了后由出纳分类装订成册。往来对账单和往来询证函应在年度终了后由会计分类装订成册。 8、 其它需存档留待以后查阅的资料的保管 平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别进行整理、装订、保管。 （二）电子档案的保管 电子档案应按月通过磁盘、光盘等磁性介质进行两套备份，并将两套放置在不同地方妥善保管, 由保管人员贴上保护标签, 装入盘套, 放进硬盒, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 四、 会计档案借阅的管理 公司其他部门如需借用财务资料，应认真填写附表 1财务部门对外提供资料登记表，写明本次需要资料的内容和用途,并由本部门负责人、财务部负责人和提供财务资料的主管会计签字后领取财务资料。主管会计应将提供资料登记表存档，并在年末装订成册妥善保管。 其他部门如需借阅会计凭证中的部分原件，除了按上述程序借阅外，出借人应将出借凭证复印放置在被借阅凭证原位置，并在复印件上由借阅人标注借阅相关事项，复印件待原始附件返还后替出；如需整本凭证借阅,则应由财务人员携带被借阅凭证一同前往办理相关业务；如税务、稽查等权利机关调阅会计资料, 应由相关部门出具盖有权利机关公章的调账通知书、调取账簿资料明细、送达回证等文件。 五、 会计档案的鉴定和销毁 1、 会计档案的鉴定。 会计档案的保管期限详见附件 2会计档案保管年限，已到保管期限的会计档案应由财务档案保管人、财务负责人和财务主管领导共同进行鉴定。对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在财务负责人和财务主管的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。 2、 会计档案的销毁。 经鉴定后需销毁的会计档案应由会计档案管理人员提交销毁申请报告，并编制“ 会计档案销毁清册”，经财务负责人和财务主管领导审核后按法定程序销毁。会计档案销毁时，财务负责人和主管财务的领导应派专人到现场监督整个销毁过程。 六、附件 附件 1 对外提供资料登记表 公司名称：日期：编号： 序号 证照及资料名称 类型（原件/复印件/电子版） 数量 复印件是否盖公章 要点说明 1 2 3 4 5 6 7 8 9 资料用途及项目进展： 资料申请部门： 申请人： 申请方部门负责人: 资料提供部门： 提供人： 提供方部门负责人: 附表 2 会计档案保管年限 会计档案名称 保 管 期 限备注 一、会计凭证类 原始凭证 15 包括附件 其中：涉及外事和权证的会计永久 记账凭证 15 包括附件 汇总凭证 15 包括附件 保证金存取款单 15 包括附件 二、会计账簿类 总分类账 15 明细分类账 15 其中往来账以结现金日记账 25 银行日记账 25 固定资产卡片 固定资产报废清辅助账簿 15 三、会计报表类 年度会计决算报表 永久 包括文字分析 月、季度报表 5 包括文字分析 四、其他会计资料 银行对账单及余款调节表 5 各种经济合同 业务结束后保管 5发票及收据存根联 5 会计档案保管、销毁清册 永久