物业集团财务支付管理制度.docx

物业集团财务支付管理制度

1、目的

为严格控制财务支出，加强成本管理，提高公司效益，本着合理、

节约的原则，根据集团财务管理制度的有关规定，制订本制度。

2、适用范围

适用于物业集团及下属各分公司。

3、主要内容

3.1 财务支付类型

支付类型包含员工报销、工资发放、能耗支付、税费、社保支付、

供应商付款等所有对内对外支付。

3.2 支付申请提交

3.2.1 外包类及公共能耗类费用每月定期交财务会计审核。

3.2.2 其余不定期发生的费用需在费用发生后三个工作日内发

起 OA 审批，审批完毕后将单据提交财务会计审核。

3.2.3 支付申请发起人填写资金使用审批表/费用报销单/差旅费报销单/合同款项支付审批表/非合同款项支付审批表。

3.2.4 支付申请单据填写内容：收款人、业务类型、摘要、支付金额、可支付金额、预算主体、预算月份、预算科目。

3.2.5 严禁未经审批进行款项支付。支付申请人员按照责权手

册发起 OA 表单申请执行审批流程，要求上传附件单据齐全。审批

完毕后，提交相关纸质资料至财务会计执行后续审核流程。审核人员

需对单据完整性、真实性进行复核。

3.3 支付申请审批流程

3.3.1 各业务类型支付审批流程参见责权手册。

3.3.2 支付申请人为业务事项责任人，支付申请人单据的真实性、完整性、合法性负责。

3.3.3 不同的业务类型款项支付，由相关责任部门进行费用控制

管理。

人工福利类由行政及人力资源部人力职能管控；行政办公类由行政及人力资源部行政职能管控；服务分包费用、公共能耗费用、工程设备/设施维护类费用由客户工程部管控；保安费用由安全督察部管控；

3.3.4 同审批节点授权审核人员在各环节对报销事项内容负责，并予以签字确认。

具体审批内容要求如下：

真实性：报销事项是否真实发生；合规性：初审报销内容（范围及额度等）是否符合公司相关制度；

合理性：员工报销中涉及的活动及事项是否合理、是否与关联事情重复申报；

准确性：员工报销金额是否正确；规范性：费用归属单位、科目类型、费用归属时间及是否预算内；

审批人员需对费用发生的标准、额度及该项费用的预算执行情况

进行严格审核，费用控制人员还需对费用执行情况做好台账登记。对

于不满足审核要求的，应该终止报批程序，将单据退回报销发起人。

3.4 支付凭证审核

3.4.1 财务会计审核

财务部会计在收到报销人员递来支付单据时，应对一下内容进行

审核确认：

3.4.1.1 支付单据审批流程是否完整、内容是否准确。

3.4.1.2 单据、凭证是否齐全（立项单、费用明细表、费用报销单、合法票据等）。

3.4.1.3 复核票据的合法性与真实性。

3.4.1.4 复核费用是否在预算内支出。

3.4.1.5 支付申请单填写内容是否与附件中原始单据内容一致，

金额无误。

3.4.2 出纳支付审核

出纳对支付单据进行付款时，应当复核各流程审批是否完整，财

务会计是否对此报销单进行复核签字（手签），票据及金额是否正确。

3.5 费用报销规定

3.5.1 差旅费报销相关规定：

3.5.1.1 出差审批一律先在 A8 上发起出差审批单进行立项报批，明确出差日期、出差是由、出行人员、费用预测等要素。

3.5.1.2 差旅费报销内容包括：往返交通费、出差地市内交通费、

住宿费、出差补贴。

3.5.1.3 差旅费报销完整填写差旅费报销单进行报销，各项费用在限额标准内，统一凭发票实报实销，差旅费补贴报销天数不得大于出差审批单中申请出差天数，若有特殊情况，需部门负责人批准方可报销。

3.5.1.4 出差期间发生的应酬费、购买实物（如办公用品、书籍）等费用，应按照相关费用管理制度性文件，单独报账；其中应酬费则严格按照业务招待费的管理规定执行。

3.5.1.5 差旅费报销时，报销人需制作出差费用明细表（见附件模板），内容为日期、费用类别、使用人，按照实际发生逐笔登记，表单由制表人及部门负责人手签确认。

3.5.2 业务招待费用报销相关规定：

3.5.2.1 业务招待费需按照集团核定的年度高管招待费授信额度进行，集团及各分公司第一负责人因公招待费都计入此项费用，年度授信分解到月，若本月费用超支，自动使用下月额度，年累计费用不得超支，否则不予报销。

3.5.2.2 申请报销业务招待费时，报销人先邮件至高管及授信费用管理员，邮件内容为：XX 年 X 月 X 日，因行业交流需要，产生餐

费 XX 元，申请使用 XX 高管 X 月授信。且需在将邮件打印，与费用报销单及相关发票一同作为附件。

3.5.2.3 填写此类费用报销单时，是否授信栏必须选择“是”，

费用说明栏直接写“餐费”或者“招待费”，禁止出现“招待 XX 单位”

“送礼”等具体业务描述。

3.5.3 福利类报销相关制度规定：

3.5.3.1 福利类费用包括按照集团福利制度享有的部门活动经费、各类协会费用等福利性质的费用。部门活动经费由行政及人力资源部相关人员负责，各类协会费用报销由协会负责人申请报销。相关人员需按规定整理、粘贴票据，制作费用报销明细表，据实列支各项费用使用情况。

3.5.3.2 福利类费用报销应严格按照集团行政及人力资源部下发报销规定；公司不承担去的报销票据的任何费用。

3.6 费用报销的其他要求

3.6.1 费用报销付款审批单上金额不得涂改。

3.6.2 所有的报销款项和借款原则上必须于款项支出和发生后

30 日内报销（包括借款在内），报销款项过期不予处理。

3.6.3 费用报销单据粘贴要求：

3.6.3.1 所有发票需错开整齐排列粘贴在费用报销粘贴单或者

A4 纸上，并在粘贴单上注明单据张数及金额。

3.6.3.2 所有单据均粘贴在左上角，不得使用装订机装订，四边

不应封死。超过报销单发小的发票或者附件，应适当折叠成不超过报

销单的大小规格。

3.7 合同款项支付规定

3.7.1 基本规定

3.7.1.1 合同及非合同付款审批表均为对公支付，收款方非个人。

3.7.1.2 合同款项支付均需签署正规合法合同，所有对外付款的

合同款项，财务部需存档相关合同原件一份（报销可以用复印件）。

3.7.2 合同付款的申请

3.7.2.1 合同的请款、登记，跟踪、移交由合同发起的部门负责。

3.7.2.2 合同付款审批表填写内容：合同名称、收款单位全称及联系方式、合同总金额、前期累计支付金额、本次申请金额、合同款类型（工程/行政/其他）、付款类型（预付/进度/结算）、经办人情况说明、预算归属月份、科目、已付，未付、支付金额。
3.7.3 合同付款凭证要件

3.7.3.1 合同款项支付内部审批涉及单据：预算工作传签单/固

定资产配置表→洽谈记录表→价格报批单→合同会签审批单→合同款项支付审批表

3.7.3.2 对于已经签订集团战略采购协议的供应商可不再进行价格报批，采取直接委托形式。

3.7.3.3 合同款项支付审核时，各流程节点需对前一环节事项审批进行复核，确保合同款项支付按规定及流程完成审批，不得遗漏或跨越审批。

3.7.3.4 采购类合同需将对方送货单及本单位入库单作为附件，一并交由会计审核。工程类合同需将验收单及成果展示文件作为附件，一并交由会计审核。

3.7.3.5 合同款项支付时，应要求对方单位出具请款单，内容包

含本次支付事项及金额，若为进度款，还应注明往期付款记录，加盖

公章。

3.7.4 合同付款的审批职责

3.7.4.1 合同跟进人对合同付款事项负责，跟进合同条款及进度填写支付审批表，并根据内容备齐各项审批附件。

3.7.4.2 合同跟进部门负责人对付款申请的合理性、准确性及合同执行情况进行复核、审批。

3.7.4.3 财务职能对合同付款金额及进度进行审核。会计在进行支付审核时，需对以下几点进行复核:

A、 核查合同款项支付审批表中各流程审批节点是否完成。

B、 核查单据中各审批文件、发票、单据是否完整、金额是否准

确。

C、 合同支付金额是否在预算范围内。

出纳在进行合同款项支付时，需注意以下几点：

A、 出纳在支付时，应复核本次及前期付款金额与请款单信息是

否一致，否则不予付款。

B、 出纳在完成付款之后，应根据实际付款进度，据实登记付款

记录明细台账。（见附件）

4、附则

4.1 本制度未尽事宜，按照国家有关的法律、法规和公司的规章制度执行。

4.2 本制度由物业集团财务及采购部拟定，其解释权归物业集团财务及采购部所有，自颁布之日起实施。