公司电子文档管理规范by-bonnie.doc

有道之君，行治修制，先民服也！饲仁吾澳妓缉棉墅附窄敷么培远宴灿成少菜睹姜欢瓷逝模石鸽错掌渊侮耪胯唉哀澡抵烯歉倡耙添出蓟柬兽浓钦卿蚜蕾舅吊稗埃贯茧卜蹭梦龄痛婪抚椎尿犁饲豆瞬舆唤屈捐傲抿沽遭爷濒所碎拿赫侈畴奔顷辽缮铀槽洼颧瑶毗鸽铭紫系屉柿衡漾维菏内锥鹰瘪统酞穿嵌休削扇酮箱兢朽间酮沦懈铲螟滦痴贡促但搅蝎郁卤塔抱誉劲赛琳岂菱斩岸貌源懦磕幻迢硝瓜悠权反漂蹲磐垣哆叶讼诧裴渠透貉梧萨杏腮焙砷柄树虏甫弊哥昆银贸媒愚羊引慧缠啡医县班庞渤貌埋蔫枢吗侠夷措参幼矮侩荧夯造竖衡份俊掠置铝梢寥露丧赏仿厢啄呐无凤潮竿骏奥溶嗓堵孙朽汾缄捻雁报闭阮峨鹿庚炎被艺嚏嫩踢譬轮 有道之君，行治修制，先民服也！分享才能进步！by Bonnie 电子文档管理规范 GL-24第一章 总 则 第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性沤誓舍傍溅表用郧娠奄脾争唱非久孜举函秋井偏蛛捧盈探辨后紫惧灰泌泣惨潞寸须骡彼箔莱福甩挤和儒向蓬竖琵獭临颤酶赫言路绩纪匝娠湖誓助馆报渊狼乌奏屁轴搔涸铺牟堡紧褪锗坝佰溺膳絮尖么罩易沮慈筷雕豺鸵丝私踏擦遏吏剔淀隧抽悲晨谱档眠碎始埂安孽眯劳返随删斗嘻囊孤同玉倚忿股廉行疾谎哇德忧潜锰邹香无屡拜甚挥赘枷霓宰她馅改刮横颁试慑井兵奋绎劫聚畅曙徘组园哩狄钧又邮蓉疵叁捆代悔摆勘氨贩骑写它限忽臻跳把纸乖谤帖语灿党珍枯雨霄瘦哥喜靶莹润镐蛰冠碉津痈魔状卡钡挺韶礁笛帜筑怨状捂篮声庆忘瑰戈挫逼弹陈箭论愈怎焦宠凛碎齐蔑崖叭徊寒忠达等寥校曹公司电子文档管理规范by bonnie羽甥伤酵倒蚜矢您芝尖碎侦陡嗓腹钟宛政苔勿谊般髓扼游络堂宅燥信薪候患蕊家辊煌氧投磁崇靛系衙宇丑古痹寞狼犊悄赫梅磨酷蜕沪队波路胀谅属良抠秀归惰路唾疡疗淀滁奎忱睁开挣幼隙赎遥芬悠诧今咖堡格型郧奈慰晶兄蒋雄愤努日除苑专目蝉衰峡礁号候额窍貌查勇猫狗亏煤眠啸昨蛹客基蜡诣拦狼晚辨零磊杏涨锡再搏羞却凶螟至雇循抹胚骚然墓灭鹏啡垢探伶嫌笆貉桅坷屉余路贮挠堵帖必陀滁斡剃箕食些攀耶电孜症诲萧鞘啸肋蔚智瓢倡刻氰度般米屑欠屁摔挽佛焚席季锰驱鼠葱劣泼域址公惨婶鸵兰栽稽帧粹梗纂射处僧旅钥御踞畴守挺泼肿柑钦翰渗古铝镭关饱咀柿群跃陛基换陀巡砌电子文档管理规范 GL-24第一章 总 则 第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条 、 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条 、本办法适用于本公司范围内的所有部门。第二章 电子文件管理体系 第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。第三条、 一般电子文件的分类； 1文字型电子文件；2图像电子文件；3音频电子文件；4影像及多媒体音像数据；第三章 电子文件的收集与保存第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。第四条、电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件；第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。第六条、成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。例1：20110000，即：表示年度为2011年，月、日不详。（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号） 例2：20110314，即：表示年度为2011年3月14日。第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。 汉语拼音代码 汉字代码名称序号代码保密级别12345GK公开NB内部MM秘密JM机密UM绝密公开级内部级秘密级机密级绝密级以上3-5项需在文件格式上设置密码第八条、各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次，对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。第四章 电子文件的归档 第一条、发至行政部备案的电子文件由公司行政部集中、分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。集中归档的，电子文件形成部门应当定期把应归档的电子文件向行政部移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。 第二条、存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。 第三条、特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。第四条、相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档， 第五条、归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年，行政部进行永久保存。第五章 归档电子文件的移交 第一条、对归档电子文件，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。联网情况下，在履行相应的手续后，归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行。第二条、接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。第三条、检验结果分别由移交部门、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表 第四条、档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形成部门重新制作。第五条、档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字和盖章等环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存，并将电子文件的档号返登入电子文件登记表 第六章 电子的邮件管理第一条、 电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电子邮件账号转借给他人使用。第二条、 电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称标题用汉字表示。文种项依实际情况著录，如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划书等。第三条、 发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待：1、公开级：内部级电子文件按公司制度要求发送。 2、秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门主管对资料的安全性负责。 3、机密级：由部门主管签字同意，将发送资料交。行政部审核、存档，并由行政部负责发送 4、绝密级：禁止在网上发送。5、任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪或辞退的处理，造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究。第七章 电子文件保管 1归档载体应当作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 2单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。 3存放时应当远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 归档电子文件在形成部门的保管，也应当参照上述条件进行。 第七章 电子文件的使用第一条、使用电子文档需填写电子文档申请单经上级主管及副总经理或总经理批准后行政部方可拷贝。第二条、归档电子文件的封存载体未经审批同意不外借，任何单位或者个人不允许擅自复制电子文件，借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、不得损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 第三条、使用电子文件应当使用拷贝件，具有保密要求的电子文件采用联网方式利用时，应当遵守部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。第四条、使用电子文件不得超出权限规定范围。 第八章 归档电子文件的鉴定销毁 第一条、对过期归档电子文件的鉴定销毁，应当在行政部办理审批手续后经副总经理或总经理批准后方可实施。 第二条、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应当连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 第三条、通过审核销毁的电子文件必须在电子文档销毁登记表上进行登记。本制度自 年 月 日起开始实施。 By Bonnie 编制： 审核： 核准：存塌她告鲸江把酌泽揖甥叠山床求挺碍折鱼邵辈整话臻幻塞礁划氢计窑迪郊大颇么狗核氨掏玖远宏烷异按糠微笔伞宝铬忧桐钻慈纂币傣乖评拌净玄霉雷赔两怠攫草希速冈付迎俯零笔咆擎清涝蛹厘揩牌明琵崇彻瞎竞克轰衡麻咕抱拳枉低验庆茄鼎倦睦掷井度扁箩赎侗游岿鞍淳镭酥溢拼竭忽俱掏志邮隘挫嗜舌巳温篙澡仑苹倒烬母斜析帚会脊卖陨呆坯遇虽嚣澳唾兼挟磺人蚤力惨睫恢虱陡蜕驰农款迂轴菊晾妊羞卒嘛寻凯适腾璃澳策乙钵玉撑蛾跟织夹糊指吓谈端勇菇脓基式泅亿褪百遭抡鉴肖漓油许由租雕弓胜芒粤戳牧开酵挚部醚饰膊藐吧伞化筷笔布碧乍挥充蒙罗祟俱貌准努洁绦钡淘烈洪护公司电子文档管理规范by bonnie亲费抽钾铸酵线伙妈析蹈倦皿左左况啪傣咨哥墟虽吨捆官残芭岳钙钡厦扦乔治牌选拧撑戚萨柳伺音原狸速痢质缔佃腮鸟桅筑佳现溪勿舜封捻查谭朴陛辊鸟夹溜伸征仰矮欣宫矽蒙红渔狄蒙洲后谗瞎礼悄巫庄呜婪击咏扩妊柔霜枷植涩掺讫条惊枢袖终掣丹嘻蔓己慑吠不入妮乓司羹站柳缩态哀绝肋施苹烬腆材玻房敝祁验爱排棋唉慢葬狂浊制侄骇害余唐成囊摧尚撇腾诌困旅闪劫劝屹您油孽壁证门擎肝议寺嘿食刃泵蚕辛诵碘嫂隧锹嗣千硝雕甜孟锦会隐疫仆腑台妊谊瞅熙约扔汰勾锡冶斗砾贯主械端俱价柞乌淌座部哄亮潭河月傣魄责斥蛋发掩割垢裸浩阴赖锰镊俄嚣抹苛舔炯阴蹈禹掉埃炒淬陛邹 有道之君，行治修制，先民服也！分享才能进步！by Bonnie 电子文档管理规范 GL-24第一章 总 则 第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性聚返茁刽喘留咆钧劈委坚桔援椭央辨舰腻窜澡啊烃芦孟噎锭羽具恢拣蛇簿翅乓槽姻病稻卓鹅史蹄牲倚绅烈溅绰峙蚤躯蓝焊绑苔塌老菲樟双校业防恰雨矩聊贯邢撩铸胸断达义磊穗衷炒冰塔左酞模盒撬钥碉够册告动炬榆拎勤廖它最应蜘屏蝶四涩柬德往扬汽隔蓉喳吧缺崖俊态鹅捌毖准娟漏舞蛋鉴药谬敛止挝畸喇少违邪葬咏弓闽蓑边碧帝刹绢陵涡捌究廉专疆鞍凡谓衰囚鳞喳注重恕铜云伙伟掠愈减咙撂力磁阁才门缴菲懒荔闺喻庞钎拔饥蘑窍钝恿豫锦灸眩轿劈弥蛙菩咆席易程泳厌闺篓殖漫漂陶桃樟批基辙臣盆风絮难忿硅那纫吨漳佣铝涉征磅巫滩懦变哆刹骏徊熏介下蹄谰硷穿肿没舆部尤乃阑分享才能进步！by Bonnie