建筑建设公司招待费用管理办法模版.docx

招待费用管理办法
1 目的
规范公司各类业务招待行为，严格招待费管理，控制招待费支出，杜绝奢侈浪费，促进公司有效管理和使用招待费，以“厉行节约、合理开支、严格控制”为原则，以符合内控管理各项规定为宗旨，特制定本办法。
2 适用范围
（1） 适用于公司总部及公司所属各项目经理部在经营、管理等对外业务往来、公务接待活动以及各类活动中所发生的招待费用管理。
（2） 招待费可用于上级主管部门、政府部门来公司及公司所属的项目经理部检查、指导工作及业务合作单位来人联系工作的接待。
（3） 招待费可用于各种会议（含上级委托承办的会议）所发生的必要招待。
（4） 招待费可用于公司、项目经理部、业务部门外出联系公务时所发生的必要招待。
（5） 其他需要招待的事项。
3 工作流程
按照流程审批权限，开展招待费用控制工作。
4 工作标准及要求
4.1 招待费申请
4.1.1 提出招待申请
（1） 公司总部（项目经理部）招待费用实行申请审批制度，由公司总经理办公室（项目综合管理部）会同公司总部（项目）财务部门统一监督执行。
（2） 公司（项目经理部）对外招待申请，即计划招待客人时，由主办部门负责人(或经办人)提出申请，到总经理办公室（项目综合管理部）文秘处填写《业务招待费申请审批表》（表式：SHECTL MTⅡ16-8-1），经公司（项目）业务分管领导、主要领导同意批准后，到指定地点就餐，项目经理部可根据地方情况确定用餐地点。
（3） 特殊情况下，需要临时招待客人，事前也必须电话请示业务分管领导、主要领导，获得批准后方可招待，但事后必须补办相关申请手续。
4.2 招待工作实施
4.2.2 联系安排接待
（1） 公司总经理办公室主任（项目综合管理部部长）负责协助招待主办部门联系、安排相关接待事宜（订餐、车辆安排等）。
（2） 公司（项目）分管领导负责接待工作的过程监督，监督重点为接待标准、接待效果等。
4.2.3 筹备接待工作
（1） 公司总经理办公室（项目综合管理部）负责日常招待用品的采购和招待筹备工作。
（2） 公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘负责日常招待用品的计划、登记验收、入库工作,填写《招待用品采购、领用登记表》（表式：SHECTL MTⅡ16-8-3），并负责按月对招待用品的使用和剩余情况进行盘点。
（3） 公司总经理办公室主任（项目综合管理部部长）负责按计划采购招待用品，采购时须货比三家，严控控制费用支出。
4.2.4 组织招待
招待主办部门在领导批准后，由部门负责人进行接待并严格按照事先审批的标准执行，招待工作要严格遵守“热情、从简、节约”的原则，严禁奢侈浪费。招待费用开支必须本着最小支出、最大效果的原则，充分考虑接待目的和接待方法，热情有度、合理接待。
4.2.5 招待结束
（1） 招待结束后，招待人员需认真细致的做好后续工作，如送别车辆、住宿的安排等。
（2） 未使用完的招待用品，应及时归还总经理办公室（项目综合管理部），并履行相关手续。
4.3 招待费用审核报销
4.3.6 开具发票
招待结束后，发生的所有招待费用，主办部门的主办人员必须取得符合财务规定的原始票据（发票）和经手人签认的餐饮原始单据（发票）。
4.3.7 财务粘贴票据
公司（项目）财务管理部负责将符合规定、经领导认可的发票进行粘贴。
4.3.8 建立台账
（1） 公司总部接待员（项目综合管理部文秘）负责招待费用的登记工作，并填写《业务招待费报销登记表》（表式：SHECTL MTⅡ16-8-2），登记时要力求详细、真实。
（2） 上级委托承办的各种会议，发生突发性事件进行抢险、抢修、救援过程中安排的工作餐，因重大突击项目连续工作影响正常就餐而安排的工作餐，不占用业务主办部门的招待费开支计。
（3） 各业务部门在招待活动中，应按程序申请招待事宜，并按照招待费用计划和标准严格控制招待费开支。
4.3.9 财务负责人审核
公司（项目）财务管理部负责人应在票据粘贴后对招待费用票据进行审核，审核的重点应是票据的合法、合规性以及招待费用是否超出部门所编制计划。
4.3.10 报销
（1） 招待费用的报销，在办公室登记后，由经办人持有效餐饮发票呈公司(项目)部门负责人及安排招待事务的业务分管领导审核签认，并经总会计师对报销票据的符合性审核签认，按审批程序报公司(项目)主要领导审批后，财务部门方可报销。
（2） 凡不按规定程序申请或超标准开支的招待费，一律不予报销，由有关责任人自负。
（3） 招待费用报销由财务管理部监督执行，严格按照招待费用计划执行报销。
4.4 招待工作要求
（1） 接待活动严格执行上级有关规定，应本着“务实、节俭”的原则，严格控制费用支出，严禁用于私人请客和公司内部相互吃请。
（2） 招待费用报销本着谁经手，谁签单，履行报批程序。任何个人经手的招待费不得转交他人代签。
（3） 公司和项目所有人员因个人事由发生的招待费用，不准以任何理由和任何方式在公司和项目以及相关单位报销。
（4） 总经理办公室（项目综合管理部）在对招待费用登记时，应按照部门进行登记，以利于年终费用的统计。
5 记录控制
（1） 业务招待费申请审批表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-8-1）
（2） 业务招待费报销登记表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-8-2）
（3） 招待用品采购、领用登记表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-8-3）
6 附则
本办法自下发之日起执行，其解释权和修订权属公司总经理办公室。

x铁路公司管理制度汇编 第十六篇 行政后勤篇

表式：SHECTL MTⅡ16-8-1
业务招待费申请审批表
部门： 年度：
序号
日期
申请人
申请事由
人数
标准
办公室意见
分管领导意见
主要领导
意见
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1356

表式：SHECTL MTⅡ16-8-2
业务招待费报销登记表
部门： 年度：
序号
报销日期
事由
人数
经办人
实际发生费用
备注

表式：SHECTL MTⅡ16-8-3
招待用品采购、领用登记表
采购登记（入库）
序号
采购日期
品名

数量
单价
总价
采购人
1

2

3

4

…

领用登记（出库）
序号
领用日期
招待事由
申请
部门
品名
数量
领用人
1

2

3

4

…

月终统计（库存）

品名
上月剩余
本月采购
本月领用
本月剩余
合计
1

2

3

…