公文办理程序.docx

公文办理程序公文办理程序：就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。一、收文办理程序收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。过程包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。分述如下：1签收、拆封和登记（1）签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。机关的收文主要有三个：一是机要交通送来的机要件；二是邮局送来的挂号函件和电报；三是外机关和部门直接送来的文件材料。对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；3.查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。（2）拆封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。2.密件则应交机要文书或机要室拆封。（3）登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保证文件的收受和处理。公文登记的作用主要有：1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2.便于检查和检索文件；3.便于文件的统计和催办工作；4.作为核对与交接文件的凭据。公文登记的具体范围：1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；3.重要的带有密级的刊物、资料；4.其他机关商洽问题和需要答复的文件；5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。不必登记的材料和文件：1.各种公开的和内部不保密的出版物；2.一般的公开信和不应拆的私人信件；3.已被综合性文件包括的文件材料；4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发使用的收文登记簿）内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式。2.分发和传阅 （1）分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。原则：主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。分办环节的工作要求：确定分办依据。分办应主要依据公文性质、重要程度、涉密程度、紧急程度、内容所涉及的职责范围、各职能部门或领导人的职责分工及其他人员分工、有关办文办事的程序、规定或惯例进行。遵循分办原则。公文分办原则是主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文应该优先处理。按照这一原则，分办应分类进行。A.首先，是将收文分类，即分出主件与次件、急件与平件、阅件与办件、密件与非密件，将电报、急件、挂号信或专递公文等置于其他收文前面处理；B.其次，是将处理者分类，即按不同情况将待办收文优先分给本单位的主要负责人、主管负责人或主管部门阅处，使公文主次分明、缓急有序、尽快得到实质性处理。具体做法分为：a.“亲启件”径送负责人本人；b.责任分工明确的业务性公文径送各业务部门；c.综合性公文径送综合办公部门；d.回复性公文径送原承办部门或主办人员；e.已注明具体阅知对象和要求的阅件直接组织传阅；f.不能或不便直接确定分送对象的、重要的、非常规性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务公文，应直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办，再据此分送。形成分办程序。应总结本单位收文的分办规律，使之程序化和规范化，保证分办迅速准确：a.对于符合要求的公文，应先请主管负责人阅示，然后按照职能分工或负责人的批示转请有关部门或处室研究处理。b.属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或经领导授权的一般事务性事项的公文，可直接转请有关部门或处室研究办理。c.属参阅、知照性质的公文，由公文处理工作机构分送处理。d.公文内容涉及几个部门，可将有关部门列表附于文上，送各部门传阅；或由持有公文原件的主办部门将主要问题转告其他有关部门处理；或复印若干副本分发各有关部门同时处理。e.对一些内容重要、紧急、篇幅较长或表意不够清晰明了的公文进行加工编辑后再分办。制定工作制度。a.分办交接登记制度。b.限时分办制度。c.退文制度。(2)传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。属于传阅件之列的主要包括：1.上级机关的指导性文件或重要会议文件；2.需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文件，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；3.机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。传阅文件应当注意的问题：1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”；3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上文件传阅单。文件阅毕后，阅读人员要在文件传阅单上签注姓名和日期。3拟办、批办与承办（1）拟办。是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。做好拟办工作，要做到以下几点：1.拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。2.要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。3.要熟悉业务。4.拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。5.拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。(2）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。4.名项批办意见，均应郑重地填写在公文处理清单的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。(3）承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。公文承办有两方面的意思：一是从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。二是从公文处理工作来说，主要是指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点：1.对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。2.对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。4.催办、查办与注办(1）催办。是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。催办工作一般有两种情况：一是对内催办。主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。催办工作应当注意做到的几点：1.要明确催办范围。2.要明确催办落实。3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。选用形式的方法：1.在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。2.对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。3.如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。(2）查办。是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：1.领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；2.各种会议的决办事项；3.文件、电报的拟办、拟复事项；4.对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；5.领导批示或交办的事项。查办与催办的异同：相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。区别：1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，可办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。2.查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。查办工作一般按以下程序进行：1.阅读有关材料，搞清查办的问题。2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素：A.确定查办的事由；B.明确办理要求；C.指明承办单位或承办人；D.规定完成时限；E.提出办结后的反馈要求。3.查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。4.查办的结果与反馈。（结果的几种情况：A.肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；B.否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；C.部分肯定，部分否定。D.事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。）5.立卷归档。(3）注办。是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办一般包括以下内容：1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。二、发文办理程序发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。1拟稿、审核与签发（1）拟稿。公文拟稿是公文承办人员根据领导交待或批办的意见草拟文稿的过程。公文拟稿必须注意的问题：1.符合党和国家的方针政策，符合国家法律、法规及市委、市政府有关规定。如提出新的政策措施或超出现行规定范围的，应当充分阐明理由。2.情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，篇幅要简短，标点要准确，书写要工整。3.遣词用字要规范，词语搭配要准确。使用简称时，一般应当先用全称，加以说明后再使用简称。4.人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间应当写明年、月、日。数字书写一般用阿拉伯数字。在同一公文内，数字的使用应当前后一致。应当使用国家法定计量单位。5.引文要核对原文，做到准确无误，删节得当；引用其他公文内容，应当先列出该公文的标题，之后在括号内注明文号。6.根据公文内容和行文规则，准确使用公文文种，标明紧急程度和秘密等级。7.文字结构层次的次序:第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。(2）审核。是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。公文的审核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名义行文。2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。3.查要求和措施是否明确具体，切实可行。4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。6.查公文格式是否符合规定。查文种的使用是否恰当；查公文标题是否能正确体现文件内容；查公文格式安排是否得当。（3）签发。是指机关领导人对文稿的最后审批。需要注意的几个问题：1.机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。4.文件经签发人审批同意发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。5.几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。2.核发、缮印与校对（1）核发。是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。核发的内容与要求：1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。2.文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否正确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。3.编排发文字号。4.对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。5.确定分送单位和印制份数。（2）缮印。是指对已签发的公文定稿进行印制。缮印公文要注意的问题：1.“缮印” 工作一定要严格按照格式要求进行。2.“缮印”过程中要注意保护好“原稿”，保证不折、不损、不丢失。3.“缮印”过程中如对原稿产生疑问，应及时与承办人联系，不得私自改动。4.缮印机密文件。缮印秘密文件应由专人负责，保护文件安全，对底稿、废页、清样等材料要严加看管，妥善处理，及时销毁。（3）校对。是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和稍除书写、排字上的错误。公文校对的两种方法：一是由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；另一种方法是完全由承办人员负责校对。方法：对校法，适用于公文定稿上改动较多的情况。即将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。折校法，适用于定稿整洁、改动不多的情况。即定稿置于办公桌上，轻折校样，将其中待校文字对齐定稿的相应文字行下，一一核对。读校法，适用于公文定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。即二人合作，一人读定稿，一人看校样校对。校对公文必须注意以下几点：1要注意有无政治性错误。校对各类文稿，遇到有关党和国家路线、方针、政策、法规的引文，一定要认真核实、查对原文，要确保其正确无误。在校对时要特别注意不同的政治性同素异序词。同素异序词往往容易出错，如“路线”写成“线路”，“议会”写成“会议”，“文明”写成“明文”等。2要注意有无常识性错误。常识性的错误，往往是由于主观、片面地看问题，凭感觉记忆对一些似是而非的问题不做仔细地核实、查对造成的。这类错误表现在：一是同音异义字。如“实事求是”写成“事实求是”；“史无前例”写成“史无前列”；“副主任”写成“付主任”等等。二是发音相同而功能用法不同的三个助词“的”、“地”、“得”的混用。如“好的很”的“的”应为“得”、“蓝蓝地天”的“地”应为“的”，“认真的查对”的“的”应为“地”等等。三是混用形似而意不同的字。这些字有的只是一笔之差，它们有的读音不同，意义大相径庭的，如“干”与“于”、“戌”与“戎”；有的读音相近或相同，但意义也不一样的，如“拨”与“拔”，“列”和“冽”等等。四是笔划和笔顺完全相同的字。如“日”和“曰”，“汨”和“汩”等等。3要注意数字使用上的规范化。有些文稿中的数字在书写时常有不统一的现象，即使同一公文，前后也有不一致的地方，如“10O多人”有时又写作“一百多人”。4越是认为不易出错的地方越要给予足够的重视。公文的标题、发文字号、成文日期、印发日期、发送范围甚至包括发文用纸，是不易出错的，但往往就是它们出错。其处错误常表现在：公文的标题有错字、漏字或别字；发文字号中的年份写错，如“ X X字1988 X X号”写作“ X X字1998） X X号”，发文字号中的方头括号“ ”用作“（）”、“ ”或“【】”等括号；成文日期的差错主要表现在早于领导人签发日期，往往好以起草文稿的日期为成文日期，这是不正确的；发送范围常易出现的错误是“抄报”、“抄送”不分，抄上级机关的要标明“抄报”，抄平行机关、下级机关的要标明“抄送”，不能混用；发文用纸用错也是时有发生的，常易用错的是刊头字和字数都差不多的发文纸，如共青团文件和党委文件的发文纸。5要注意标点符号是否使用正确。3用印、登记与封发（1）用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。公文用印要注意几个问题：1.单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。2.成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，纵向与正文的距离依印章大小而定，印章用红色。3.联合行文需要加盖两个印章时，应当将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；当联合行文需加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，印章加盖其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字标识成文时间。4.除会议纪要外，不加盖印章的公文应视为无效。5.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行距或字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。(2）发文登记。一切发出的文件，均应进行登记。发文登记一般采用薄册式形式。(3）封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。公文封发注意事项：1.清点数量。2.特殊标注。对密件、急件、亲启件应加盖戳记；凡应回收的文件，要注明收回的时限。3.留出存本。外发的文件，应留出若干份作为存本，连同定稿一并归卷备查。16