医药公司(连锁店)药品购进管理制模版.doc

药品购进管理制度

起草人： 起草日期： 年 月 日
制订人： 　　　 　　 制订日期： 年 月 日
审核人： 　　　　　　　 审核日期： 年 月 日
批准人： 　　　　　　　　　 批准日期： 年 月 日
分发部门：财务部、质管部、业务部 执行日期： 年 月 日
1、目的:为加强药品购进环节的管理，保证经营合法、药品合格，制定本制度。
2、依据：《药品管理法》《药品流通监督管理办法》、《**省药品零售连锁企业总部药品经营质量管理规范认证现场检查项目表》
3、适用范围:适用于本公司对药品采购进货的质量管理。
4、职责：财务部、业务部、质管部、质量负责人及相关人员对本制度的实施负责。
5、内容：
5.1企业经营的所有药品必须由“**医药集团股份有限公司”统一购进，属下门店不得自行购进药品。
5.2、制定药品采购订单时，应以药品质量作为重要依据，认真编制药品采购订单。
5.3、严格执行药品购进程序，把好购进质量关，确保向合法企业购进合法的药品。
5.4药品采购活动应当符合以下要求：
　　5.4.1确定供货单位的合法资格；
　　5.4.2确定所购入药品的合法性；
　　5.4.3核实供货单位销售人员的合法资格；
　　5.4.4与供货单位签订质量保证协议。
以上资料和人员的确定及核实的方法、途径有以下几种：审核资质文件；网上、电话核实。
5. 5购进药品时，应要求供应商“**医药集团股份有限公司”提供加盖本企业原印章的的以下资料，确认真实、有效：
（一）《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件；
　　（二）营业执照及其年检证明复印件；
　　（三）《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书复印件；
　　（四）相关印章、随货同行单（票）样式；
　　（五）开户户名、开户银行及账号；
　　（六）《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件。
5.6核实、留存“**医药集团股份有限公司”销售人员以下资料：
　　5.6.1加盖“**医药集团股份有限公司”公章原印章的销售人员身份证复印件；
　　5.6.2加盖“**医药集团股份有限公司”公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域、期限；
　　注意核实授权书的内容是否符合要求；电话授权单位核实销售人员身份，并在“**医药集团股份有限公司”授权委托书上加盖“销售人员身份核实”章。
5.7与“**医药集团股份有限公司”签订的质量保证协议至少包括以下内容：
　　5.7.1明确双方质量责任；
　　5.7.2“**医药集团股份有限公司”应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；
　　5.7.3“**医药集团股份有限公司”应当按照国家规定开具发票；
　　5.7.4药品质量符合药品标准等有关要求；
　　5.7.5药品包装、标签、说明书符合有关规定；
　　5.7.6药品运输的质量保证及责任；
　　5.7.7质量保证协议的有效期限。（与首营企业签订的质量保证协议有效期只能是一年，与已合作过一年的供应商，质保协议的有效期可签三年，但不得超出供应商《药品经营许可证》的有效期）；
5.7.8质量保证协议只能加盖双方的企业公章或者企业合同章原印章。
5.8连锁门店根据各店的库存及销售情况，在时空编制药品采购计划。
5.9质管部在时空提取门店的计划单，对该计划单进行审核，审核需购进药品的合法性及门店所做的计划是否有超出门店和供应商“**医药集团股份有限公司”的经营范围等；
5.10**医药集团股份有限公司按照质管部审核过的计划单，开具《商品销售出库单》。按照清单发货配送至门店，门店按照**医药集团股份有限公司开具的《商品销售出库单》验收；
5.11门店将验收情况录入时空，并将门店验收后的，并有门店验收员签名，由**医药集团股份有限公司开具的《商品销售出库单》，一联交给公司财务部，另一联交给连锁公司质管员，质管员根据本地区各门店的验收情况做连锁公司的购进验收记录；
5.12财务部根据《商品销售出库单》，核对**医药集团股份有限公司开具给公司的《增值税专用发票》或《增值税普通发票》，税票上应列明与上述《商品销售出库单》相吻合的详细内容，如不能全部列明上述详细内容，应附《销售货物或者提供应税劳务清单》并加盖企业财务专用章和注明税票号码，做到票、帐、货相符。
5.13质管员根据《商品销售出库单》及时空门店的购进验收情况，做好公司购进验收记录；购进验收记录必须包括药品的通用名称、剂型、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、生产厂商、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等内容。验收人员应在验收记录上签署姓名和验收日期。
中药饮片验收记录应包括品名、规格、批号、产地、生产日期、生产厂商、供货单位、到货数量、验收合格数量等内容，实施批准文号管理的中药饮片还应记录批准文号。验收不合格的还应注明不合格事项及处置措施。购进验收记录应保存不得少于五年。
5.15分析销售，优化药品结构。
5.16定期会同质量管理部和门店对购进药品的质量情况进行汇总分析评审。