公司销售内控管理办法.doc

销售内控管理办法 第一章总则第一条为了加强上海*农业生产资料有限公司商品销售管理，提高销售质量，防范经营风险，提升经营效率，根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范基本规范(试行)等法律法规，对原商品销售管理办法进行修改、补充，制定本制度。第二条本制度适用于上海*农业生产资料有限公司。 第三条本制度所称销售与收款是指商品销售及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，发运商品，开具销售发票，收取款项等内容。第四条销售岗位职责划分： （一）业务职能部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款(保存催讨记录)、填制销售信息、登记销售台账。 （二）业务职能部门主要负责审核销售发货单据是否齐，并办理发货的具体事宜。与实际发货情况比对审核仓储、运输单位的结算单据。 （三）财务综合部财务负责开具销售发票，销售款项的结算与记录，督促业务部门回收货款，并对回款情况进行分析汇报。（四）由总经理、分管副总、业务经理组成销售管理委员会，负责制定销售价格、折扣政策和收款政策，是公司销售政策和信用管理的最高机构。对商品销售价格报价单以会议讨论形式每月出台，如遇月中行情急变，则召开临时会议及时进行相应调整；对特殊折扣和特殊收款等本制度未列明的有关销售事项，经会议讨论后决定。第二章销售原则第五条 业务人员应当具备良好的业务素质和职业道德。（一）销售过程中要注意树立企业形象，不断改善和提高服务质量，以优质服务赢得信誉。（二）根据年度计划大纲、市场情况及公司整体要求，业务职能部门编制年度销售收入计划，并分解编制季度销售计划和月度销售计划。计划内容包括商品销售对象、销售数量及销售金额；经营方针和经营目标；以及发展计划、利益计划、损益计划等。经财务综合部综合平衡后，报人事作为对业务职能部门的考核依据。财务应按季度、年度将销售收入计划的完成情况报人事。 （三）必须加快商品销售，加速资金周转，以取得经济效益。（四）出售商品要严格执行国家颁布的经济法规和上海市保护消费者合法权益的条例等，做到货真价实，不经销假冒伪劣商品和“三无”商品，以保护消费者利益不受侵犯。（五）进行交易时，所交出的货品应务求完整、完美。若有必要，须在交货后不定期地访问或电话拜访客户负责人员，以听取他们对产品使用状况意见。交易应设法与对方订立长期或持续性契约。 (六) 参加订货会议，扩大销售网络，开拓新市场，巩固和发展用户关系。（七）接受商品代销（售后结算）须分管经理审核同意后方可进行。代销的商品，要与委托代销方签订代销协议，规定具体经济责任和商品流转、结算纳税等若干要求。凡“三无”、假冒伪劣等不符合有关规定的商品不得接受代销。同时对代销商品在规定时间里不动销的，应及时退还对方。严禁帐外销售和私自代销。以联销方式销售的商品（总经销、总代销），必须质价相符，经销方必须对商品、销售、质量、售后服务以及帐务管理等负全面管理责任。第三章商品销售及发货第六条 商品定价业务部门年初综合市场行情、供应商提供的市场指导价等多方因素提供给业务管理委员会商品报价单，如遇市场行情变化等因素，业务部门应及时调整商品报价单，报业务管理委员会。业务职能部门按经业务管理委员会确定的商品报价单提供的商品单价操作。实际销售单价与报价单价格有差异，需按程序审批，具体权限如下：商品销售价格审批权限（2010年试行稿）序号项目金额范围审批权限业务人员业务经理分管经理(一)化肥(1)报价单单价在1000元以内(1)与报价单价格差异10元以内 (2)与报价单价格差异10元以上 (2)报价单单价在2000元以内(1)与报价单价格差异15元以内 (2)与报价单价格差异15元以上(3)报价单单价在3000元以内(1)与报价单价格差异20元以内 (2)与报价单价格差异20元以上 (4)报价单单价在4000元以内(1)与报价单价格差异25元以内 (2)与报价单价格差异25元以上 (5)报价单单价在4000元以上(1)与报价单价格差异30元以内 (2)与报价单价格差异30元以上 (二)农膜销售单价与报价单单价差异(1)单价差异1%，金额200元以内 (2)单价差异1%，金额200元以上 (三)卫药农药等 销售单价与报价单单价差异(1)单价差异1%以内 (2)单价差异1%以上 除满足上述权限外，同时还需要总量控制：实际销售单价与报价单价格差异造成的单笔销售总金额差异1000元以内，业务经理审批；差异1000元以上，分管经理审批；差异2000元，由总经理审批。如销售价格低于进货成本价，需总经理和财务综合部经理联签审批。第七条按照规定的程序办理销售和发货业务。 （一）合同订立。公司在销售合同订立前，需深入了解客户的信用状况。销售人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判，并在合同上列明。原则上每笔销售业务均需订立合同。特别是对于客户延期付款；公司收取票据、售后结算等非现结的销售业务必须签订合同。合同依照中华人民共和国合同法的规定签定,合同内容具体详细、双方合同章或相应签章必须齐全。 （二）组织销售。业务部门凭经批准的销售合同及银行汇款凭证传真件或者销售员开具的担保书（由业务经理签字认可），通知财务开单处开单，由开单处根据销售合同副本，核实信用情况后向客户开出销售发票。如有运费发生，销售员开具代办运输费用结算表（由销售经理签字认可），交财务开单处，向运输单位结算运费时核销登记。 （三）组织发货。相关职能部门严格按照销售合同所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货。1、自提，仓库根据销售发票后所附销售提货单发货。提货单上注明：10天内提货，免堆存费。2、化肥商品西渡仓库、中农吴泾仓库的发货，业务经办人员将销售提货单传真至仓库发货。同样,10天内提货免仓储费。3、化肥商品外仓、港口的发货。业务部根据客户确认单、销售合同等，由业务经办人员与运输单位联系安排发货。4、农药、卫生用药商品的发货。业务部门以邮件或传真方式通知仓库（事后提货单正本均交仓库）发货。10天内提货免仓储费。5、建议除凭销售提货单发货的，其他外仓、港口等发货，凭统一的发货通知单发货。上海*农业生产资料有限公司发货通知单部门: 年 月 日商品名称规格数量发货日期到货地点收货单位、收货人运输方式销售合同或订单号备注通知发货人 部门经理 签收人 （四）销货退回。公司的销售退回必须经业务经理认定、审批后方可执行。退回货物业务部门落实及时入库。第八条 销售款结算 商品销售结算以“银货两讫”为原则，严格控制赊销。如收取银票，需总经理与财务总监联签审批。业务部门要考虑利息因素，在销售单价或销售数量等方面综合考虑。如单笔销售全额收取票据，实际销售单价起码要比报价单销售单价提升2.5%才可消化资金成本。 原则上收取单张面额10万元以上且为整数的票据，方便银行进账及核对帐目。 开票银行范围原则上限定为如下银行：农业银行、中国银行、招商银行。如客户须延期付款、分期付款，延期起始日以电脑输入销售合同日起计算。业务职能部门必须事先摸清对方资产和信誉，由业务经理确认利息承担，公司分管领导同意后，签订合同，完备手续，确保货款回笼。具体权限如下:期限金额范围审批权限业务人员业务经理财务经理分管经理总经理三天以内化肥销售20万以内农膜销售10万以内农药、卫药销售5万以内超过三天化肥销售20万以上农膜销售10万以上农药、卫药销售5万以上注：以上销售金额为累计金额。第九条 销售信息 每笔销售均要进行销售信息登记。列明上述销售价格、货款信用情况、审批程序等资料。此单据附同销售买卖合同副本一起交销售开单人员保管归档，供以后查对。表式如下：*公司商品销售信息客户名称销售商品名销售数量报价单单价实际单价货款金额还款方式担保金额还款期限提货方式备注业务经办人部门经理分管经理财务主管总经理销售职能部门： 编号：注: 1、备注内列明实际单价与报价单单价差异原因（包括营业费用、票据利息、延期付款 利息因素等）；2、如收取银票，需总经理与财务总监联签审批。业务部门要考虑票据利息因素，半年 利率参考2.5%左右： 3、客户须延期付款、分期付款，业务部门要考虑利息因素。需逐级审批；4、如超过期限，应由销售经办人负责催讨，所造成的经济损失由经办人负责，领导有 连带责任； 5、此单据附同销售买卖合同副本一同交销售开单人员保管归档，供以后查对。第十条 销售台账的登记 业务部门设置销售台账，反映各种商品销售的开单、发货、收款情况。销售台帐应当附有客户订单、销售合同、发货凭证等相关销售单据。所谓的销售,以实际已开具销售发票为准。建立客户资信评级制度和客户信息资料库，定期核对及更新，完善销售档案，管理好销售合同。第四章销售货款的回收第十一条公司建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。业务职能部门负责应收账款的催收，财务部督促业务部门加紧催收，每年至少一次向欠款客户寄发对账单。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。 公司每年至少一次与往来客户通过函证等方式核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。第十二条财务按账龄计提坏帐准备，对于可能成为坏账的应收账款报告总经理，由总经理委托内部审计进行审查，确定是否确认为坏账。公司发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。 第十三条 公司注销的坏账，由财务进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。第五章附则第十四条本制度内容如有与公司原有相关规定内容相悖的，按本制度执行。未尽事宜从国家法律、法规。 第十五条本制度由财务综合部负责解释，自发布之日起试行。 上海*农业生产资料有限公司