建筑建设公司备用金管理办法模版.docx

备用金管理办法
1 目的
为了加强和规范公司及所属各项目的备用金管理，确保当期成本费用真实完整，减少备用金占用，防止挪用，提高企业资金管理水平。
2 适用范围
本办法适用于公司总部及所属各项目（以下简称“各单位”）的备用金管理。
3 工作流程
备用金管理流程：公司及所属各项目业务人员根据业务需要提出备用金借款申请，按规定程序审批后在本单位财务管理部办理借款手续，业务办理完毕后一周之内按规定办理备用金清理手续（附流程图）。
4 工作标准及要求
4.1 备用金借款
4.1.1 填制借款审批单
（1） 备用金使用范围
① 备用金是公司财务部门预付给单位内部工作人员用于办理有关业务和支付日常零星开支
的差旅费、业务招待费、生产用物资、办公用品等备用款项；
② 备用金分为定额备用金和临时备用金。凡借支定额备用金者，应做到勤报账，一般不予核
减或扣除定额备用金，非特殊情况一律不得另行借支，因工作变动，应及时办理清账交款手续。定额备用金时效期限为一年，每年清算一次，年底报销清算后交回余款，次年需要重新办理预借手续；
③ 借用备用金必须说明借款用途和金额，且不能超过规定的使用范围和限额，并不得随意改
变用途，挪做他用；禁止职工因私借用备用金；
④ 本单位临时聘用人员一般不得借支备用金，特殊情况下，需要借支的，必须由本人所在单
位主管部门负责人担保，若借款人限期不能偿还，担保人负有全额清偿责任，严禁任何单位向本单位以外的部门和个人出借备用金。
（2） 备用金借支限额
① 职能部门员工核定备用金限额10000元；
② 投标、外勤、食堂管理人员核定备用金限额30000元；
③ 小车司机核定备用金限额20000元；
④ 物资采购员核定备用金限额60000元；
⑤ 其他人员不核定常用备用金，临时办理公务用款时，按需借支备用金，并实行随借随报制
度，做到一事一借一清；
⑥ 备用金限额原则上不得突破。如确因业务需要突破的，需按规定程序审批后方可借支；
⑦ 超过10000元的大额备用金借支，需提前一天告知财务管理部。
（3） 备用金借支程序
① 因工作需要借支备用金时，到财务部领取借款单（见附件如实填写借款日期、借款人姓名、
借款部门、借款用途、金额等）；
② 借款金额在10000元以下（10000元），由部门负责人签字，分管领导签字审核，总会计
师（财务负责人）审批；
③ 借款金额在10000元以上，由部门负责人签字，分管领导和总会计师（财务负责人）签字
审核，总经理（项目经理）审批；
④ 班子成员中副职借款，由总会计师（财务负责人）审核、总经理（项目经理）签字审批。
⑤ 总经理（项目经理）借款，由总会计师（财务负责人）审核、书记签字审批；
⑥ 书记借款，由总会计师（财务负责人）审核、总经理（项目经理）签字审批；
⑦ 经理兼任书记借款，由总会计师（财务负责人）签字审批；
⑧ 项目物资采购员个人备用金欠款余额加当次申请借支金额合计超过60000元（不含60000
元）须报经公司财务部经理审核、总会计师审批后方可借支；项目物资采购员之外的其他项目人员个人备用金欠款余额加当次申请借支金额合计超过30000元（不含30000元）须报经公司财务部经理审核、总会计师审批后方可借支。项目超限备用金借款申请由借款人在资金系统中发起，并说明超限借款原因及用途，项目总会计师（财务负责人）审核确认后提交公司财务部经理审核、总会计师审批，超限备用金借款申请单与原借款单一并作为备用金借款凭证附件。
⑨ 若遇审批人外出，应电话请示，待审批人回来后，及时补办签字手续。
4.1.2 备用金支付
（1） 备用金按照用途，可选用现金、银行转账等方式支付，超过3000元的备用金借款原则上采用银行转账方式支付，以现金方式支付的，借款人收到借款时须按规定做收款签字确认。
（2） 员工在大、中型城市出差或办事的，鼓励员工尽量使用个人信用卡。
4.2 备用金的清理
4.2.3 报销归还备用金
（1） 借款人借款后，应在执行完相关任务后七个工作日内按《差旅费报销管理办法》及《报销、支付管理办法》办理报销手续，归还所借备用金。
（2） 报销款项不足归还部分交现金归还。
4.2.4 备用金清理
（1） 本办法中的备用金清理指备用金报销冲账或交现冲账后备用金余额为零。
（2） 备用金借款人未按时清理备用金的，财务部门有权采取其他方式扣回全部欠款。
（3） 若遇特殊情况不能按期清理的，应说明原因和预计还款时间，报经领导批准后可暂不清理，否则前帐不清，后账不再借用。
（4） 备用金借支后，须按相关费用报销管理规定的时限及时报销冲账，并在季末、年末清理完毕，其中非定额备用金在各季度末清理完毕，定额备用金须在年末清理完毕。
5 控制记录
（1） 借（领）款单（样式见表式：SHECTL MTⅡ10-2-1）
6 附则
本办法自下发之日起执行，其解释权和修订权属公司财务管理部