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小额定期借记、定期贷记业务 标准化操作流程

小额定期借记业务是指收款行依据当事各方事先签订的协议，定期向指定付款行发起的批量收款业务。小额定期贷记业务是指付款行依据当事各方事先签订的协议，定期向指定收款行发起的批量付款业务。

第一节 基本规定
一、小额定期借、贷记业务依托于中国人民银行的小额支付系统，其办理、运行必须遵循《小额支付系统业务处理办法》、《小额支付系统处理手续》和《中国现代支付系统运行管理办法》的有关规定。
二、业务特点：定期借记业务是单个收款人向多个付款人同时收款，定期贷记业务是单个付款人同时付款给多个收款人。
三、业务种类：定期借记业务包括代收水、电、煤气等公用事业收费业务；国库批量扣税业务；中国人民银行规定的其他定期借记支付业务。定期贷记业务包括代付工资业务；代付保险金、养老金业务；中国人民银行规定的其他定期贷记支付业务。
四、办理小额定期借记、贷记业务时，要求保证客户合同（协议）的真实有效，保证收（付）款人授权的真实有效以及保证业务对应关系的正确关联。其中，定期借记业务付款人必须向其开户银行签发书面“定期借记业务付款授权书”，未经授权，付款银行不得为其办理信息入库和款项直接支付。无正当理由，付款银行不得拒绝受理付款人（或收款单位）提交的合同清单，不得拖延数据的入库处理。
五、小额定期借记、贷记业务金额上限设置为：单笔最高不超过50000元（含）。
六、小额定期借记、贷记业务要求往账录入和发送柜员不能为同一人，且发送柜员要求为“2”级别柜员，维护、删除则必须是该笔业务的录入柜员。
七、办理小额定期借记、贷记往账业务的委托单位提供光碟文件的须编号保管，保存期限15年；委托单位不能提供光碟文件的，在提供电子文档的同时，必须提供纸质文件加盖单位公章，放入当日传票保管。
八、小额定期借记收款成功后，需打印“小额支付系统专用凭证”，并对当日使用凭证的份数及号码进行手工销号。
九、定期借（贷）记业务应指定专人办理，确保委托单位批量代收（付）数据信息的顺利接收、导入和资金及时划转到账。

第二节 操作流程
一、小额定期借记往账操作流程
（一）审核签订协议
收、付款单位（个人）应于事前书面签订一式两联的“定期借记业务付款授权书”（附件一），但国务院规定的社会保险部门征收的各类保险资金除外，柜员应通过验印系统认真核对预留公章，留存联实行专人专夹保管，并登记“合同、协议保管登记簿”，永久保管（新增）。
（二）合同清单的编号及传递
1、收费单位应按人行规定的编码规则编制合同号（长度21位，由城市代码4位+收款单位的组织机构代码9位+顺序号8位组成）；
2、造具“定期借记业务合同清单”（附件二）一式三联，一联收款单位留存，两联交付款人送交其开户银行（收费单位也可采取邮政、委托其开户银行使用手工信封通过清算包等方式进行清单传递）；
3、原则上上述两步骤由收费单位自行完成，如遇特殊情况，委托银行可指导、协助其办理相关手续。
（三）收款清单的审核
1、客户将代收业务明细按定期借记业务要素（包括：付款人开户行行号、付款人账号、付款人名称、金额、付款人地址、附言、合同号）制成EXCEL表格存盘与合同号清单（原则上只第一次需提交，以后只提交新增的）；通过邮件或提交磁盘、光盘的方式一并提交委托银行的指定专人。
2、柜员审核合计金额与明细金额是否相符，合同编号与付款人行号长度是否为21位和12位，付款人开户银行行名与行号是否匹配，清单上加盖的公章是否与验印系统一致。
（四）定期借记往账录入
1、经办柜员登陆综合业务系统，操作“定期借记往账录入”交易，录入需代收的总金额、总笔数和回执期限（回执期限1＜N≤5＝，提交后产生批次流水号并生成报文；
2、将打印出的业务通知单加盖“附件”章，客户提交的收款清单和PC机上打印的“定期借记往账明细清单”作业务通知单的附件。
（五）委托明细导入
1、在PC机上使用小额定期借记模块录入明细（或将客户表中明细复制粘贴至生成模块）；
2、核对正确后按“Ctrl-j”键生成C盘根目录下的TXT文件；
3、进入“借记往账明细导入”界面输入第（四）步交易产生的日期及批次流水号，依次点击“导入”、“保存”、“生成明细数据”，直至系统提示“执行成功！本次提交产生多笔定期借记往账，开始行内流水号：XXXXXX”。如小窗口弹出“执行过程失败”，请检查账号、行号、笔数、金额是否有误。
（六）定期借记往账发送
1、复核柜员登陆综合业务系统，操作“定期借记往账发送”交易。该交易只修改往账登记簿状态，无打印输出；
2、在发送前如发现错误，可通过“定期借记往账维护”进行删除。
（七）收款成功的凭证打印
1、柜员在回执期限内通过“定期借记往账回执接收”交易或在PC机上按接收日期输入查看“定期借记往账回执凭证”确认款项是否代收成功；
2、扣收成功的，在PC机上“小额支付系统”的“定期凭证打印”中选择“定期借记凭证”，打印“小额支付系统专用凭证”；
3、在凭证上加盖业务清讫章和个人名章，一联作201（或211）科目贷方传票，一联作收账通知交客户。
（八）其他回执信息的处理
1、对于回执为“账户余额不足”、“账户被撤销（冻结）”、“账号户名不符”、“账号错误”、“协议不存在”等有理拒付信息，应核对合同号清单；主动通知收费单位，由其与付款人确认相关信息，或者由其催缴付款人所欠费用。
2、对于回执为“其他错误”、“回执超期”、“入账失败”等无法准确判断扣款失败原因的信息，应编制《小额定期借记业务扣款失败明细清单》（附件三），主动与付款银行或其管辖银行联系，由付款银行或其管辖机构进一步进行核实和确认。
二、小额定期借记来账操作流程
定期借记来账业务是指我行作为付款行收到他行主动发起的付款业务。
（一）合同清单的审核
柜员收到收款人开户行（或付款人自行上柜）递来的“定期借记业务合同清单”，需认真审核表内各要素是否填写齐全、完整，合同编号是否符合人行规定的编码规则，收款单位是否签章。
（二）签订授权书
1、审核无误后，需与付款人签订一式两联的书面“定期借记业务付款授权书”并按年度、序号排列编号；
2、在付款授权书上的“付款银行签章”栏内加盖业务公章、注明日期，一份退给付款人，一份留存；
3、留存联实行专人专夹保管，并登记“合同、协议保管登记簿”，永久保管。
（三）信息的建库
1、柜员登陆综合业务系统操作“定期借记合同录入”交易，根据合同清单及授权书内容及时进行明细录入；
2、将打印出的业务通知单加盖“附件”章戳做当日传票；
3、通过“定期借记合同维护”确认信息已建库。
（四）凭证的打印
1、定期借记来账由后台自动进行批扣，可通过“定期借记来账批量查询”交易查询已作回执处理的来账明细；
2、报文回执状态成功的，在PC机上“小额支付系统”的“定期凭证”打印中选择“借记来账回执凭证”，输入扣款日期，打印“小额支付系统专用凭证”；
3、在凭证上加盖业务清讫章和个人名章，一联作201（或211）科目借方传票，一联作付款回单交客户；
4、同时打印“定期借记来账明细清单”作贷方传票附件。
三、小额定期贷记往账操作流程
（一）签订协议
1、办理定期贷记往账业务前，客户必须与委托付款银行签订“定期贷记业务代付协议”（缺格式文本仅有工资代发协议），柜员应通过验印系统认真核对预留公章。协议书一式二联，客户与委托银行各留存一联，协议书上客户加盖行政公章，银行加盖业务公章，并注明签订日期。
2、银行留存联指定专人专夹保管，并登记“协议、合同保管登记簿”。
（二）内部账户开户
柜员登陆综合业务系统操作“内部账开户”交易，开立23140101科目下代理付款的内部账户，定期贷记业务要求从内部代理账户转出，内部账户户名必须与签定协议的名称一致，并要求客户及时将资金从结算户转入内部代理账户。
（三）付款清单的审核
1、客户将代付业务明细按规定的要素（定期贷记业务要素包括：收款人开户行行号、收款人开户行行名、收款人账号、收款人名称、金额、收款人地址、附言）制成EXCEL表格存盘提交委托银行；
2、柜员需审核合计金额与明细金额是否相符，收款人行号长度是否为12位，收款人开户银行行名与行号是否匹配。
（四）贷记往账录入
1、柜员登陆综合业务系统，操作“定期贷记往账录入”交易，录入需代付的总金额、总笔数，提交后产生一个批次流水号并从23140101科目下账；
2、打印出的23140101科目借方传票加盖业务清讫章和个人名章，客户提交的付款清单、PC机上打印的“定期贷记往账明细清单”作23140101科目借方传票的附件。
3、打印出的业务通知单加盖附件章。
（五）委托明细导入
1、在报表服务器PC机上使用小额定期贷记模块录入明细（或将客户表中明细复制粘贴至生成模块）；
2、核对正确后按“Ctrl-d”键生成C盘根目录下的TXT文件；
3、进入“贷记往账明细导入”界面输入“往账录入”交易所产生的日期及批次流水号，依次点击“导入”、“保存”、“生成明细数据”，直至系统提示“执行成功！本次提交产生多笔定期贷记往账，开始行内流水号：XXXXXX”。如小窗口弹出“执行过程失败”，请检查账号、行号、笔数、金额是否有误。
（六）贷记往账批次发送
1、复核柜员登陆综合业务系统，操作“定期贷记批次发送”交易。该交易只修改往账登记簿状态，无凭条打印；
2、在发送前如发现错误，可通过“定期贷记往账批次冲账”进行冲销。
（七）款项退回的处理
1、返回的报文及状态可通过“定期贷记往账查询”交易进行查询。
2、定期贷记往账支付失败将根据对方银行的退回路径，由柜员在相应的模块进行交易处理即可。如收款行按原发出路径退回，则款项自动退回原23140101科目下代理付款的内部账户。支行再根据具体情况将款项从23140101科目重新提出或退回客户结算账户。23140101科目下代理付款的内部账户年末余额应结清为0。

附件：40-1.定期借记业务付款授权书
40-2.小额支付系统定期借记业务合同清单
40-3.小额定期借记业务扣款失败明细清单

附件40-1
授权书编号：
定期借记业务付款授权书

（银行）：
根据我单位与 单位（账号为： ，开户行： ） 签订的
号经济合同，现授权你行在收到该单位发起的定期借记业务电子支付信息收取的 款项时，请直接从我单位的存款账户（账号为： ）中予以支付。

（授权单位签章）： （付款银行签章）：

年 月 日 年 月 日

本授权书一式两份，经付款银行受理并签章后，一份由银行存档，一份交付款人。

附件40-2
小额支付系统定期借记业务合同清单
收款人名称

费用种类种类编码

联系人

联系电话

收款人开户银行

收款行支付行号

收款人
银行账号

收 款 人 填 列
付款银行填列
类型
合同编号
（21位）
付款人名称
付款人账号
付款人
开户行
是否
入库
付款授权书
编 号
付款银行
支付行号
备 注

收款人盖章： 付款银行盖章：

说明：1、本清单一式三联，一联收款单位留存，二联由付款人提交付款行。入库后，付款行将一联清单交由付款人返回给收款人。
2、业务类型：填列英文字符。“A”表示新增，“M”表示变更，“D”表示撤消。
3、合同编号：21位，由：城市代码（4位）+组织机构代码（9位）+顺序号（8位）组成。其中：城市代码为5510。

附件40-3
小额定期借记业务扣款失败明细清单
年 月 日
收费单位名称： 收款银行名称：
序号
合同号
付款单位名称
付款单位账号
开户行名称
付款行支付行号
金额
拒付理由
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

说明：1、本清单由收费单位开户行填列。本清单应当在回执到期后3个工作日内报送。
2、收款行支付行号可不填列。
3、拒付理由包括：其他错误、入账失败、回执超期等。人民银行支付结算处：84301179，传真：84301547。

会计结算业务标准化操作流程图（1）　　
业务流程名称：小额定期借记、贷记业务 子流程名称：小额定期借记往账

支 行
签订协议
及时打印并手工核销专用凭证
审核收款清单

换人发送
指导收费单位编制定期借记合同
定期借记往账录入
委托明细导入

会计结算业务标准化操作流程图（2）　　
业务流程名称：小额定期借记、贷记业务 子流程名称：小额定期借记来账

支 行
操作“定期借记合同录入”交易建立扣款信息
审核 “定期借记业务合同清单”

凭证打印
与付款人签订一式两联的书面“定期借记业务付款授权书”

会计结算业务标准化操作流程图（3）　　
业务流程名称：小额定期借记、贷记业务 子流程名称：小额定期贷记往账

支 行
开立的代付内部账户户名应与签定协议的名称一致，明确责任

提交
审核协议、证件资料、提交数据
签订协议
往帐发送不成功，款项退回后重新提出或按原路径退回客户结算账户

往帐发送成功，按要求保管留存资料
数据录入或导入
复核

会计结算业务标准化操作流程风险控制手册
业务流程名称：小额定期借记、定期贷记业务 子流程名称：无
环节序号
环节名称
操作岗位 （或人员）
存在的主要风险点
控制措施（控制点）
控制频率
序号
风险点描述
序号
控制点描述
1
协议、合同、 业务清单的 审核及保管
指定人员
1
是否协议签订
1
借记往账业务与收费单位签订定期借记协议；借记来账业务与付款人签订“付款授权书”；贷记往账业务与客户签订“定期贷记业务代付协议”。
实时
2
是否真实有效
1
核验公章并保证业务对应关系的正确关联，留存资料专人专夹保管。
实时
3
资料是否按要求保管
1
委托单位提供光碟文件的须编号保管，保存期限15年；委托单位不能提供光碟文件的，在提供电子文档的同时，必须提供纸质文件加盖单位公章，放入当日传票保管。
实时
2
数据录入 及处理
指定人员
1
核对清单与录入数据是否相符
1
审核账号、行号、笔数、金额，清单上加盖的公章与验印系统一致，单笔最高不超过50000元（含）。
实时
2
定期借记来账是否完整录入合同信息
1
根据合同清单及授权书内容及时进行明细录入，通过“定期借记合同维护”确认信息已建库。
实时
3
是否及时核对相关信息并与有关单位及时沟通、联系
1
有合理拒付信息的应核对合同号清单；主动通知收费单位，由其与付款人确认相关信息；或者由其催缴付款人所欠费用。
实时
2
无法准确判断扣款失败原因信息的应编制《小额定期借记业务扣款失败明细清单》，主动与付款银行或其管辖银行联系，由付款银行或其管辖机构进一步进行核实和确认。
实时
3
人员管理
指定人员
1
录入和复核是否分管
1
往账录入和发送柜员不能为同一人，且发送柜员要求为“2”级别柜员，维护、删除则必须是该笔业务的录入柜员。
实时