建筑建设公司档案管理办法.docx

档案管理办法1 目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司其他各项工作服务。根据中华人民共和国档案法、企业档案工作规范、和国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定及局有关文件规定，结合我公司实际情况，特制定本办法。2 适用范围公司总部和各项目经理部档案管理。 3 工作流程档案管理的基本流程：公司各部门、各项目部收集整理好各类档案，整理立卷，定期交公司总经理办公室档案工作人员集中管理，公司总经理办公室向需要借阅、借用档案的部门提供非保密性档案资源。4 工作标准及要求4.1 档案的收集与接收4.1.1 历史记录档案的收集与接收历史记录档案包括：文书档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、业务档案、人事档案、会计档案。（1） 档案室接收的档案，应符合我公司有关案卷质量的规定要求。（2） 项目经理部各业务部门设（兼）职档案资料员。其主要任务是：负责工地的文书、财务、工程和机械文件图纸、重要原始记录资料的收发、登记、借阅和保密工作，防止散失或者私自存留。负责完整收集、整理和保管项目的文件、图纸等档案材料（专柜保管），负责该项目的竣工档案的移交和归档。各项目的文书档案，应于本项目结束并进行工程验收后向公司对口部门移交档案。财务会计档案于第二年6月底以前交公司财务管理部归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部鉴定验收后半年内向公司工程管理部归档；新购置的机械、仪器设备档案开箱验收后半月内向公司设备物资部归档；交接双方应对档案进行检查清点、核对,并履行签字手续，交接双方各执一份交接清单。（3） 各项目要保证档案收集渠道畅通。文书立卷归档审查过程中，经检查项目办公室的收发文簿、文件收集齐全才归档；科技档案在工程交工验收、成果鉴定、新购设备开箱时，检查收集科技文件材料齐全、完整、准确、系统才归档。（4） 与外单位合作完成的科研、工程项目，由主办单位保存一整套档案，合作单位除保存自己所承担任务有关的档案正本外，应将一份复制件交主办单位。（5） 已归档的图纸，需要修改时，承办单位应发给档案室设计变更通知单并附图纸一并存入原案卷。档案部门发现科技档案与实际情况有出入时，应及时提交有关部门进行修改和补充。已归档的图纸文件材料，如有作废或停止使用等情况，承办单位必须及时通知档案室予以注明。4.1.2 实物档案的收集与接收实物档案包括：声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。（1） 各类实物档案是我公司在各项管理工作和生产过程中的管理成果，是国家和省、部级机关、地方政府、中国交建、局对我公司各项管理和生产过程的肯定，是公司无形资产的重要组成部分，是工作查考、经验总结，具有保存价值的实物档案，是历史的见证。（2） 公司获取的各类各级荣誉证书、奖牌、奖杯、奖章等实物档案实行集中统一管理。实物档案展示后，获奖承办单位和个人不得分散保存，应及时交公司归档，双方签订实物档案归档签证单，承办单位和个人应保持获奖各类实物档案的完好无损。（3） 各项目声像档案一般在每年年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办部门负责立卷归档，或以项目竣工为时间单位，在项目结束后2 个月内向公司归档。4.2 档案的立卷与归档公司档案管理实行总部及各项目经理部两级管理，公司总经理办公室负责对全公司档案工作进行统一管理，各项目经理部负责本项目档案管理工作。4.2.3 各主管部门负责本部门档案立卷（1） 公司总经理办公室作为公司文书档案主管部门，负责公司总部文书档案的收集、整理、立卷、归档工作。公司文书（包括党、政、工、纪委）立卷由公司文员负责从公司OA下载打印于下年度初交档案室由档案管理人员归档，并严格履行文件材料的移交手续。 （2） 公司成本合同部作为公司施工合同文件管理的主管部门，负责公司所有施工合同文件的收集、整理、立卷、归档工作。（3） 公司人力资源部作为公司人事档案的主管部门，负责公司总部人事档案的收集、整理、立卷、归档工作；各项目经理部人事档案由公司人力资源部统一接收管理。（4） 公司财务管理部作为公司会计档案管理的主管部门，负责公司总部财务会计档案收集、整理、立卷、归档工作，应由财务部门随时立卷。会计档案按会计凭证类、会计帐簿类、财务报表和其他类四大类整理立卷；各项目经理部财务主管部门负责本项目财务会计档案的收集、整理、立卷、归档工作，并负责按本办法有关规定移交公司财务管理部，由财务管理部统一接收管理。当年形成的财会档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满之后，应由财会部门编制移交清册，移交到公司档案室统一保管，项目未设立档案机构的，应在财会部门内部指定专人保管，出纳人员不得兼管财会档案。（5） 公司设备物资部作为公司设备物资文件的主管部门，负责公司总部机械、物资文件的收集、整理、立卷、归档工作；各项目经理部机械、物资文件由公司设备物资部统一接收管理。（6） 公司党群工作部作为公司实物档案的主管部门，负责公司实物档案的收集、整理、立卷、归档工作；各项目经理部负责将项目实物档案交由公司党群工作部统一管理。（7） 公司工程管理部作为公司科技档案主管部门，负责公司总部科技档案收集、整理、立卷、归档工作。 4.2.4 各项目负责本项目档案立卷各项目经理部行政办公室负责本项目文书档案、科技档案的收集、整理、立卷、归档工作，并负责向公司工程管理部移交项目科技档案，由公司总经理办公室统一接收管理。（1） 我局执行国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求，科技文件材料立卷应按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，根据文件数量进行系统整理，组成若干个保管单位；原则上不打破原有的分类框架。（2） 工程项目或科研课题等文件材料，应由项目承办人负责将所形成的科技文件材料收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成一个或几个保管单位（卷、册、 袋、盒），以备按时归档。（3） 工程项目或科技课题按阶段组卷，产品、仪器设备按结构、部件组卷，管理性文件材料随项目或产品、仪器设备组卷。（4） 科技档案案卷内容排列：案卷封面卷内目录科技文件材料备考表封底。（5） 科技档案案卷排列，原则上按案卷中文件材料形成时间的顺序，依次排列；管理性文件按问题或重要程度排列；工程项目按立项依据性材料、基础材料、工程设计、工程施工、竣工验收、质量评定等顺序排列；科研课题按立项依据性材料、实验研究阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励及推广应用等阶段排列。设备仪器按依据性材料、设备仪器开箱验收、安装调试、运行维修等阶段排列。竣工图按专业、图号排列，卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。（6） 科技档案案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件内容，案卷题名中主要包括项目名称、代字、代号及组件、部件、阶段的代号和名称；项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符，归档的外文资料标题应译成中文，外文资料中有汉语译文的应一并立卷。（7） 工程项目或科技课题等科技文件必须是原稿，复印件不应作为档案保存，复印文件加盖原印章后，具有档案凭证作用。（8） 科技档案案卷卷皮、卷内目录及备考表采用交通文件材料立卷归档办法所规定的式样。（9） 蓝图一般按297mm、210 mm折叠，底图不折叠，特殊情况需要也可按420 mm、210 mm折叠，可卷放装筒。（10） 卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数不同载体形式文件的数量及所需说明的问题，项目档案备考表需简述以下内容：1、项目任务来源、起止日期；2、项目承担单位、主要负责人及参加人员；3、简述工作内容及项目完成情况，有无遗留问题；4、归档文件是否完整，有无遗失及尚需说明的问题。备考表中的立卷人、检查人要由归档人员及项目负责人用钢笔填写。（11） 组卷后要填写归档目录和案卷目录。4.2.5 统一归档档案交接时，交接双方需认真履行交接手续。档案人员对所接收的档案进行检查清点、核对，并填写档案归档签证单，履行签字手续。档案接收后，档案人员应进行必要的加工、整理、分类、排列与编目。科技档案按科技档案分类编号办法进行分类编号整理。文件材料归档范围和保管期限按照新颁布的国家档案局令（第10号）企业文件材料归档范围和保管期限规定执行，文件材料保管期限分为永久、定期（10年、30年）。案卷目录应编号排列、专柜保存。并随时填写案卷目录登记簿。4.3 档案的利用与保密总经理办公室积极开展档案利用工作，主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，编制必要的资料汇编，准确、及时、主动热情地提供档案，为各项工作、生产建设、经营管理和科研服务。4.3.6 档案的借阅（1） 借用档案的部门和人员，应对所借档案的安全负责，不得损毁、丢失，不得自行转借或擅自复制，不能按时归还的，应到档案管理员处办理续借手续；严禁在档案上涂改和作任何文字标记。（2） 档案管理员出借档案时，应履行登记手续，并当面点交和检查，归还时亦应注意检查再注销。（3） 凡需借用各类实物档案的部分，经办人员按要求填写借用实物档案审批单，须经借阅及借出部门的领导签字批准，一般期限为七天；任何单位和个人不得私自用公司无形资产开展经营和联营活动，不得使用实物档案进行以营利为目的的活动，档案室不得擅自外借。（4） 声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，归还时必须保证声像档案完好无损。（5） 对有违反形为并给本给企业造成经济损失和声誉带来不良影响的单位或者个人，将按公司职工处罚条例的有关规定予以处罚。4.3.7 保守档案相关秘密遵守中华人民共和国保守国家秘密法，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，严格执行保密制度，保守国家秘密、工作秘密和商业秘密，档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。4.3 档案的鉴定和销毁4.4.8 档案的鉴定根据公司档案保管期限的规定，对已超过保管期限的档案进行鉴定，文书鉴定工作应在公司 办公室主任的牵头下，由档案与有关部门组成鉴定小组；科技档案的鉴定工作，有总工程师领导，档案人员和科技人员组成鉴定小组；会计档案须有总会计师领导组织财会部门鉴定。4.4.9 档案的销毁销毁文书、科技档案、财会档案时，鉴定小组应将失去保存价值的档案剔出，并向上级领导提交档案销毁目录和档案鉴定报告，对其未了结的债权、债务的原始凭证应抽出单独立卷，由档案室保管到结清债权、债务为止。剔出档案经上级领导批准后方可销毁，销毁时要有专人监销，财会档案销毁时，应有财务及审计部门派员参加监销。监销人员要对档案所列内容核对清点并在监销目录上签字，未经鉴定和批准的档案不得随意销毁。5 记录控制（1） 铁路公司档案接收记录（样式见表式：SHECTL MT16-15-1）（2） 铁路公司档案借阅登记（样式见表式：SHECTL MT16-15-2）（3） 铁路公司获奖证书等实物档案归档签证单（样式见表式： SHECTL MT16-15-3）（4） 铁路公司获奖（证书、牌等）实物档案分类目录（样式见表式：SHECTL MT6-15-4）（5） 借用实物档案审批单（样式见表式：SHECTL MT16-15-5）6 附则本办法自下发之日起正式实施，其解释权和修订权属公司总经理办公室。表式：SHECTL MT16-15-1铁路公司档案接收记录序号接收时间档案名称总卷数上交部门签字接收人签字备注1428表式：SHECTL MT16-15-2铁路公司档案借阅记录序号借阅日期档案名称借阅卷号借阅部门签字归还日期备注1429表式：SHECTL MT16-15-3铁路公司获奖（证书、牌等）实物档案归档签证单序号获奖实物题名颁发单位颁发时间形式数量备注1430表式：SHECTL MT16-15-4铁路公司（证书、牌等）实物档案分类目录（XX级）（第X册，总X册）总号获奖实物题名颁发单位颁发时间形式数量备注1431表式：SHECTL MT16-15-5铁路公司借用实物档案审批单申请部门经办人年 月 日备注借用档案的范围及用途借用档案部门签字借出部门领导签字