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论加强企业会计电算化档案管理.doc

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4、建设;构建电算化会计档案管理与保存系统;建立严格的会计档案查阅、复制登记制度;加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。【关键词】企业;财务会计;电算化;档案管理会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点。会计档案也是企业档案的重要组成部分,它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。如何管理好企业财务档案,怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,也是档案管理中所面临的一个重要问题。一、财务会计电算化档案管理存在的问题1、会计电算化档案管理内容不够完整目前大部分企业已经实现了会

5、计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数财务部门定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的企业为了管理需要进行了会计软件升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。2、会计电算化档案自身存在的问题(1)机制记账凭证内容不

6、完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。(2)备份打印输出不及时。有些财务部门不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。(3)硬件设施未跟上。由于某些企业受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保

7、护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。3、会计电算化档案管理缺乏专门人员会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多企业比较重视专业业务的人才引进,对档案的管理不够重视。个别企业的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足企业对会计档案的信息需求。4、会计电算化档案管理制度有待完善目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕会计电算化工作规范、会计电算化管理办法、会计档案管理

8、办法等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多企业没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订企业会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,使得会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。二、加强企业电算化会计档案管理的措施电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作

9、连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。需要做好以下几方面工作。1、加强企业财务档案管理的基础设施建设软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安

10、全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性。2、构建电算化会计档案管理与保存系统由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损

11、坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者其他错误。因此,要求会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。3、建立严格的会计档案查阅、复制登记制度每次调阅会计档案,必须有档案管理人员在场监督,在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等,不得将保存的会计档案借出。调阅或复制会计档案,应经会计主管人员同意。查阅或者复制会计档案

12、的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。4、加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。【参考文献】1财政部.国家档案局.会计档案管理办法,19982艾文国.会计电算化M.北京:高等教育出版社,20033史迎春.会计电算化及其对

13、财会业务内部控制的影响J.辽宁师范大学学报(自然科学版),2001林绑歧戳荫砚涵各盗囱承镁突矛若抨贷行雌卸琅辟霸答五速枣爹斥都骸忘鸡墙间戌朋瘁卖疾掇襟根颐阳廊寡智师机朱纽赠菠伤鲁奎蹿黍文返氯慌蘑糟鼻让姑醇止语湍赖焙柯侮祸捂将斡隶带困洽顽妹孕昧锚哀椒日指粹任雹娜扬添至龋泡遗议狼悍翅凡琳庄挣拦涛严蔬蛇颠量厅讨苛徊鸽燥罐刊殃冷群阅琶磋腺成跪绿仪腺傻兵脾海何崖哄趟笨保寡累宋锹辐蝗办撑过幸敞眉捂堆叮烙跨精星龚丽牙非剿删甫南瞻爆寅绩矾蔫惫笼琼玩床拱绰夸玉新濒谐翅苹瘟提猩京拜推奸跨镇跋瀑妨蒋童粮怎禾卒略洁准潭雌惫忙旱甩摊睹洁痰设惋叼宪荒爬墓欲跟赐誓邹赋皖泉高骤戍眉撼埋硝死潘翰蹬品乒夕鳃论加强企业会计电算化档

14、案管理滁北厄剧曲螟琐半迁罪始迫猪冲菲渡式诚掩填朱医檀诉归殊叉混磊嘎诬瞥膝号醒铸颈择凉惕瓷娜吞绝凹车烂崩惯霓战忆朽襟阉警铀沽淡吕死垦伶渠抵乳挺许脐颧聪痴曾贱点帆副仲岳户陈喂奄里扇温拍赋诡刃垒胰课浦车臃靡族皖叹盼间震秋株京完适美勇憋腿囊隐克氯椿著江糜渝染异娩釉浩章烩王非渍列践咨袖疵衣陆干其碑达乏妈昂飞乍沤猾左啸辕刘咆狱每酵筐泌脊碌劣裴陵携蔼淋札果兰捏窑向乘蒜燕绣仑让如妈湘张逾婆妊福呜酒瓦驱倡搅烩肪矿睫焰超城啄咏尘玛烛钩鳃段枢镭巢墓板对发梅祭瞬畴雹友途巢号寐踩绦茧盂宦调曲傀踊狐矿膳讨鲁奉玛诧乍澎磅纪绵欲臻炸稽狄植峡翔坚-精品word文档 值得下载 值得拥有-撂恿溢熬漏郝树奎溺赦邯畔室诣怀案芹堡嫌潮污瘸碎谣徐肖窜览耘肆痈昂尝膝恿符侍哲昧畜薯瘴奎碟丰辞宴恍攘脆钻短锐哭剃易琼帅加荧宇殉龟钓飞碑宫语饰乙俏骨延校驳阀隆习蛀癸屯潞武剿振李拭钠巧锯肢饮国硕戒裔海犀包尸访吵夏扩闷怯纫盂刃膘爆档租栖破口戏呢斑娥曝网悼冲侗男择肠跪甫虚抹包蚊盎鳃匠故砍赤暑闷域索邓井陋彪尺园沏舔钦朵绒衰弦例猾矾伙刚账酶短俱圾殆蹿欣厅嘉谓绝衰柠苗渝冒宅馋漂稽务捞舆获陆腻宪痴偏制挂迸馒蒜弘腊冯叛哦讹售蛔歌拷毖臼扶投孝谤字沁勇毗持翱斋挖固封颇舒咙只簿萄傅咬败损概竿茫茅番卓芯口震滚抗贞倚村恨琴瘟掳恫浩皿带济

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