DB44∕T 919-2011 广东省房地产档案业务规范(广东省).pdf

ICS 01.140.20 A 14 备案号32039-2012-BB44 广东省抽出tTJ 方标准DB44/T 919-2011 广东省房地产档案业务规范Requirements of Guangdong real estate records management 2011-09-23发布2011-12-31实施广东省质量技术监督局发布DB44/T 919-2011 目欠前言. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 l范围. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 z规范性引用文件. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3术语和定义. . . . . . . . 1 4原则与要求.2 5文件的整理Lj归梢. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6档案的著录与检索. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 7档案的保管与安全.4 8档案的利用. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 9档案的鉴定与销毁.6 10档案信息化6 附录A.8 附录B. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 附录c.四附录D.山本标准依据GB/Tl.1-2009规则进行起草。本标准由广东省档案同归口。目IJ1=1 本标准起草单位:广东省档案局、广州市房地产档案馆。DB44/T 919-2011 本标准主要起草人:李士智、4中伦洁、许日新、刘浩明、李力红、罗素敏、刘茵、李敏志、彭万里、关IS昕玲、夏致勇、张昂、伍飞红、邱永样。DB44/T 919-2011 广东省房地产档案业务规范1 范围本标准规定房地产文刊的整理、归档，档案的著录、检索、保管、利用、鉴定销毁和信息化建设的要求和方法。本标准适用于省内各级房地产行政管理部门在房地产管理活动中形成的业务档案的管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的号|用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的号|用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T13968 档案交接文据格式GB/T18894-2002 电子文件归档Lj管理规范DA/T卜2000档案工作基本术语DA/T18-1999 档案著录规则DA/T25 档案修禄技术规范DA/T31-2005 f民质档案数宁化技术规范JGJ/T30-2003 房地产业基本术语标准建标103-2008档案馆建设标准3 术语和定义DA/T1、JGJ/T30界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3. 1 房地产文件real estate document 房地产行政管理部门在房地产权属登记、房地产市场管理等活动中直接形成的针对具体房屋的个案审批或专项管理的业务材料，包括各种形式的申请材料、审批材料和其它具有保存价植的材料。3. 2 3. 3 3.4 房地产档案real estate record 归档保存的房地产文件。业务部门business departments 履行房地产行政管理职页的具体业务工作部门。房屋状态housing status 房地产档案重要著录项目，表明房屋管理实时状态，包括房屋查封、设定他项权利、?十销、灭夫等状态O3. 5 房地产档案信息化real estate archival informationization 房地产档案信息化是依托房地产档案的规范化管理，应用现代信息和网络技术，推动房地产档案信息资源传播整合的过程。其日的是提高房地产行政管理水平，提升房地产信息资源为社会提供公共D844/T 919-2011 服务的能力。4 原则与要求4. 1 房地产植案工作是房地产管理工作的组成部分，实行统一领导、分级管理的原则。房地产行政管理部门应维护房地产档案的完整、准确和系统，对档案信息进行动态管理，努力保持档案信息与房地产权利现状的一蚁，使档案能及时、真实反映行政管辖范围内的房地产现状。4. 2 房地产行政管理部门应以业务和档案一体化管理为导向，建设档案管理与业务管理相融合的信息系统，推进档案信息化建设，提升档案为房地产管理业务和杜会服务的能力。5 文件的整理与归档房地产行政管理部门应建王文件的方-卷归料制度，包括归料范围、归料时间、质量要求、整理方法和归档手续等。5. 1 文件的归档范围5. 1. 1 儿是在房地产管理活动中直按形成的、反映房屋管理活动过程，对维护国家、社会和公民权益具有凭证价值、对房地产管理工作具有查考价值、对历史研究和城市发展具有利用价值的各种形式和载体的文件，在办理完毕后均应交档案部门保存。任何组织或个人不得据为已有或拒绝归档。5. 1.2 具有卡列恬况之一的材料不予归档:重份的文件:无查考价值的信封不口通知卡;无参考价值的群众反映材料、调查提纲、介绍信和便条等。5. 2 文件的归档时间为确保房地产档案信息及时全面反映房地产状态，房地产业务办理完毕，电子信息应即时归梢，纸质档案应定期归柏:涉及权利状态变动的直在结案三天内移交，其他的在结案-年内移交。5. 3 归档文件的质量要求5.3. 1 归档文件应为原件。扎能提交复制件的，应经经办人与属件校对无误后，签名或加盖印章确认，J(注明校对日期，复制自其它部门的文11司注明原11存放处。多11个案共用一份属刊的，应将其原11存于其中一件个案中，并在其他个案中注明原件保存处。5. 3. 2 归档;文件必须完整、准确，系统。完整是指向归档文件无遗漏:准确是指归档;文件记录的内容与存观事实相衍，签署手续完备;系统是指归档文件能体现卷内文件之间的有机联系及每一宗房地产之间的有机联系。5. 3. 3 归档文件的印制、书写、装订应符合档案保护的要求。对己破损的材料应f修整:字迹枝糊J(易褪变的材料应予复制，复制件Lj原件井归梢。5.4 归档文件的整理方法5.4.1 文件的整理实行谁办理谁立卷的原则。按照各地房地产行政管理部门的内部分工，各业务部门在工作中形成的应归档文件，由业务部门负责收集和立卷整理。5.4.2 归档文件!且须进行分类。分类应以房地产管理的职能活动为主要依据，兼顾文件的内容和形成特点。具体分类办法参见广东省房地产档案分类编弓方法)(附录A)。5.4.3 归档文件必须进行立卷。文件立卷同遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，仅分保管期2 DB44/T 919-2011 5. 5 文件归档的手续文件1.卷后应按结案顺序交档案部门，交按时应填写档案交接文据(档案交接文据格式参见GB/Tl3968)和编制交按H录(参见附录。O交接双方根据交按H录洁点核对档案，J(履行签字手续。交按H录应军少一式两份，交接双方各存一份。5. 6 补充文件的归档5.6. 1 己归档案卷网注销、更替、新增等原冈需补充义;件，由业务部门根据审批权限填写补充通知书，档案部门根据通知书对档案实体及相应的数据信息(检索T具、数据及影像库)履行补充整理，并保持档案及信息的准确一致。5. 6. 2 补充文件的归梢范围包括申请、证明、审批等文件及相关数据信息，应在工作结束时完整整理归梢。5. 6. 3 业务部门应按照归相要求对工作中形成的补充文件及时进行收集整理和移交。5.6.3.1 补充文件应进行排列编H整理、确保与原案卷联系的系统性和准确性。5. 6. 3. 2 补充文件整理除符合一般归档要求，还须符合以下要求:对需要收回注销的补充文什应在首页标注销标识，并在注:f肖标识方由经办人员和批准机构签名盖章，注明签署口期。以补充文件替换原案卷;文件，所在归档;文件目录备注栏标明被替换文件所在案卷弓、文件名称、页码。5. 6. 3. 3 补充文件与归档口录和通知节一井移交。通知书应包含事项:原案卷号、房地产地址、京地号、补充事由、内容、补充文件名称、件数、经办人员和审批人签名、签署时间、批准机构盖章等。5.6.4 档案部门所履行补充文件的接收、补充立卷及检索工具等相关数据信息的补充辖理。5.6.4.1 接收归档时按照相关归档要求检查移交文件质量，并对照移交H录和通知书，远一洁点后履行交接手续。5.6.4.2 根据通知书要求对归挡的补充文件进行并卷整理和相关数据信也更新。5.6.4.3 井卷整H工作要求:在原案卷最后编码页后，按照补充文件卷内目录、通知书、补充文件顺序排列立卷。注销文件并卷，按照补充要求并入原案卷，并要在原案卷相应的卷内文件目录备注填写注销标识和通知文号C更替文件并卷，补充文件与被替换的文件一并存罔原案卷，在卷内文件口录相应位置备注护互为注明O新增文件立卷，直接按要求并入原案卷。5.6.4.4凡需并案立卷的案卷，应在卷内备;号表注明:补充文件归档通知书编号、立卷人及检奇人签名、补充立卷时间。6 档案的著录与检索6. 1 档案的著录6. 1. 1 房地产档案应根据DA!Tl8-1999的要求按卷进打著录，同时补充房地产管理特有的著录条日和其他标识信息与数据，建立档案曰录数据库。6. 1.2 房地产档案著录应注意采集办案结论性信息。如房地产登记档案的著录，必须先采集登记簿的内容信息，其著录项应包括:房地产登记案号、房犀斩u号、权证号码、宗地号、房犀牛坐落、权利人名、3 D844/T 919-2011 登记时间、发证时间、归料时间、补充时间、房屋状态、互见号、档案编制单位、密级、保管期限、相号、案卷数等。6. 1.3 月录建库。f=l录建阵应选择通用的数据恪式，应能直按或I日j接通过XML文档进行数据交换。6. 2 档案的检索6.2. 1 档案部门应根据著录内容和利用需求编制检索工具，保持以房地为宗的案卷间的有机联系，设立房地产案件编号、房屋编弓、权利人名、房屋彻落、座标、宗地号等房地产信且检索途径。6. 2. 2 房地产档案检索T具应包括示地号目录、地址目录、新旧门牌对照、目录、新旧地号对照目录、案卷流水号索引、房地产主号索引、权利人名索引等，并尽可能编制图形库索引。7 档案的保管与安全7. 1 管理原则档案的保管与安全管理工作应遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。7. 2 组织领导房地产行政管理部门应明确档案安全主管领导和各级档案安全古任人，规定各岗位人员的档案安伞职责，实行档案安全责任制:建立健全档案保管和安全管理的规章制度，确保档案实体和信息的安全。7. 3 库房管理7.3. 1 各级房地产行政管理部门应设置与木单位档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房的设置应符合建标103-2008要求。库房容量应按保管职能要求设训，根据档案的接收保管年限于归Qil，档案馆以30年档案接收量、档案室以10年接收量为宜。档案库房应符合fJr:震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有喜气体、防鼠、防尘、防虫、防毒、防强光等基本要求，并根据档案的重要性和载体等问京冈别似持适宜温湿度。档案库房问设置远二气的档案装且以提高档案库房的利用率。7. 3. 2 档案部门阿根据保管要求制定阵房管理制度，明确库房管理人员的职责:根据确保安全、出入有序、操作方便、流向洁楚的原则编制本单位的档案出入库管理制度)0 7. 3. 3 档案部门应按档案类划分区存放档案，并按接收S问编定案卷流水号，同类档案应根据从小到大、从左到右，从上到卡的国则按案卷流水号顺序排放。7.3.4 辖区内街道数量少，或宗地数量少的档案室也可按地址或宗地号并卷管理，才安门牌号或宗地号JiI贝序排架。排架时注意预留空间。7. 3. 5 物理归档的电子档案应严格按照电子档案保管的相关制定执行管理，直立存放J伞防尘、防磁、防垢、防变形的装具中，并定期进行抽样检查，确保载体所存信总完整可用。7. 3. 6 档案馆每两年、档案室每一年向分别对馆藏、室藏档案资料进行一次全面的清点登记，做到账物相付。7.4 档案保护档案工作人贝对馆藏档案应定期进行安全检查，发现档案有破损、虫虹、褪色等现象，光盘、硬盘等存储设备出现损坏现象时，要及时报告，井采取修复、复制等拈施进行抢救。7.4.1 有害生物防治档案部门要认真做好库房管理工作，采取积极预防措施，有效地防止档案毒菌、害虫的发生。严4 DB44/T 919-2011 格控制库房温、温度，并保持清沾O档案库房及柜架应定期施放驱虫防毒药物。当档案出现霉南及发现害虫时，应及时采取低温冷冻、真空充氨、熏蒸等措施进行灭杀、消除。7. 4. 2 信息数据安全保护7.4.2.1 档案信息数据库应由毛人负责管理，采取数据库加密、存取控制、各份恢复与数据库审il日志寺相应的安全保护措施，严禁非数据库管理员绕过应用系统直接进入数据库操作。未采取必要的安全保密技术防范措施的档案信息基础数据库不得联入局域网、政务网及互联网等网络。7. 4. 2. 2 在档案数字化加f)和档案信息交接过程中的各种介质、I临时处理数据库必须及时安全妥善处置，避免数据信息扩散。7. 4. 2. 3 建;立信息系统数据存储备份方案。采取网挤在线存储备份，远离线存储备份，异地、异质各份等相结合的技术手段，并指定专人负页跺作。7. 4. 3 档案修复档案保管和利用中，发现档案沾各种污斑时，应及时去污。档案纸张发生变脆、莓烂、残缺或主占结成传等损毁现象以及字迹模糊、褪色时，应对档案进行脱酸、加国，如需要修禄，应依照、DA/T25进行。7.4.4 档案复制为保护档案原件和延长档案寿命，档案部门可利用缩微等形式制作内容与档案原件相同的复制品进行保存。对其中特别珍贵、重要、有特殊意义的档案和特殊载体、对保管条件有特殊要求的档案，可建特藏室专门管理。7. 5 应急管理建立档案和信息系统安全应急处理预案，避免档案或系统硬件和软件受自然灾害和人为破坏，防止档案的散失、泄密。出现故障后尽快按故障处理程序排查，利用备份进行信息还!虫，将突发事件造成的损失阵军最低程度。8 档案的利用8. 1 档案部门向有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。8. 2 档案部门阳升逐步实现以复制件或缩微品代普!泉件提供利用O8. 3 各级房地产行政管理部门应建立健全房地产档案利用制度，根据利用者的类型和档案的类别、内容确定不同的利用范围，规范房地产档案利用行为。8.4 房地产档案的利用包括信息的利用和档案文件的利用。8.4.1 信息按照如下原则提供利用:自然人、法人和其他组织提供房屋坐落此证书编号、文号，可以查询房地产档案中不涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的行政办理结论性信息，如房屋基本状况及查封、抵押、异议登记、预告登记等权利限制状况。权利人、利害关系人提供身份证明和证明其属于利害关系人的材料，可以查询、复制房地产档案中和其利益直接相关的行政办H结论性信息，如号子记得上的相关信且。8.4.2 房地产档案文件的提供利用同遵循分级分类原则:各级房地产行政管理部门内部工作人员可以利用本业务部门形成的档案，利用其他业务部门的档案，则须征得i豆类档案形成部门的同意;公检法机关和有关党政机关可以利用与其执行公务或办理事项直接相关的文件:5 D844/T 919-2011 权利人和利害关系人可以利用与其权利和利益直接相关的文件:律师因代理法院己?案受理的诉讼案件，可以利用与其承办案件直接相关的文件。8. 5 各级房地产档案部门保存的房地产档案均属未开放档案，儿利用房地产档案，均应严格按相关规定办理利用手续。8. 6 利用程序应包括以下环节:接待验证、登记填表、查阅日录、调州档案实体或查询档案信息、|浏览或复制、出具档案证明。9 档案的鉴定与销毁9. 1 鉴定依据各级房地产行政管理部门应建/.木部门的房地产档案鉴定Lj销毁制度，以国家的档案工作法律法规规章和建设(房地产)主管部门的有关规定为依据，制定房地产档案的保管期限表，作为鉴定标准。(参见附录0)9. 2 组织领导房地产档案鉴定工作应由房地产行政管理部门分管档案工作的领导主持，由房地产档案部门和有关房地产管理业务部门的人员组成鉴定小组进行。鉴定小组负贡审核房地产档案的保管期限，井定期对房地产档案的存毁进行鉴定O9. 3 鉴定方法和程序鉴定小组负责对保管期限满的档案进行鉴定销毁。对档案形成部门所作的反映全案基本情况的结论忡材料或经鉴定仍有保存价值的房地产档案案卷或卷内文件，应重新整理编号，划定新的保管期限，妥善加以保管:对朝JL确定7己继续保存价值的房地产档案，要逐卷逐件编造i青册，并写出销毁报古，经本级房地产行政管理部门主管领导审查批准后方可销毁。9. 4 销毁手续和方式9.4. 1 经核准销毁的纸质房地产档案应送本行政阿域保密部门指定的造纸厂进行销毁。9.4.2 以电子介质为载体的档案的销毁，参照GB/T18894-2002中鉴定销毁的有关规定执行。9.4.3 销毁档案时，鉴定小组应指定两个以上的专人进行监销。监销人员应对照销毁洁册，核对将要销毁的档案材料进行，确认无误时，方可进行销毁。档案销毁后，销毁人员及监销人员应在销毁清单上签字，严格防止房地产档案遗失和泄密。鉴定销毁过程形成的文件须整理归挡，永久保存各查。10 档案信息化10. 1 原则房地产档案信息化所坚持全和化管理原则，真实性、完整性原则，可读性原则，安全性原则。10.2 档案管理信息系统10.2.1 房地产行政管理部门而采用电子il算机进行房地产档案信息的贮存与检索，远步建立起本地区统一的房地产档案信息系统O10.2.2 档案管理信息系统的功能10.2.2.1 档案信息的形成和检索功能6 DB44/T 919-2011 收务办理完毕，有保存价值的电子信息可实现即时归梢，生成档案信息井提供利用。通过建?档案号与档案电子信息的关联，实现多途径的、灵活的组合查询和模糊查询，确保查全查准。有条件的部门应远步结合地理信息系统GIS的检索途径，实现通过房屋的节问位置信息检索档案电子信息。10.2.2.2 档案实体管理功能系统应实现对植案实体的签收、编制档案号等功能，建立档案号与档案电子信息的关联。应实现档案出入库管理，记录出入库管理的所有调案申请信忌和调案流程信且等。10.2.2.3 纸质档案数字化管理功能按照纸质档案数字化技术规范进行扫描加士日的档案数字化成果应能够通过统一的程序上传至档案管理信息系统，实现档案数字化成果的网络利用O10.2.2.4 权限管理、操作记录与安全审计功能系统应能通过权限分配，便不同类型的用户进入系统后只能获取其权限范围内的信息。应能将用户对系统的各种操作自动进行实时记录，如实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。对于动态维护或重要数据操作则进行安全统计，能够记录操作前的原始数据，以便实现切史版本管理功能。10.2.2.5 密级管理功能系统应能够对档案电子信息进行密级管理，对高密级信息的查词能够特别授权，对所有用户及其操作记录到操作同志，包括操作的用户、时间、操作类型、操作内容等，以备追溯。10.3 档案数字化房地产植案数字化|徐依照DA/T31-2005进行外，还高要遵循如下的技术要求:10.3.1 所有AO幅面以内(包括AO幅面)的档案材料应按原有幅面一次扫描完成，尽量不采用小幅面扫拈后的图像拼接方式处理，不适合拆卷的档案可采用零边Jjt1扫拈仪或者是相机拍摄的方式。10.3.2 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率院选择二三200dpi，本标准推荐使用分辨率注300dpi的彩色扫描模式。特殊情况下，如文宁偏小、密集、清晰度较差等，可适二提高分辨率。扫描图像缩放比应为100%，用数同相机拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。照片档案数字化应采用扫描万式进行。10.3.3 口录编制应以文件为单位，包括确定档案曰录的著录I页、手段长度和内容要求等。数字化房地产档案H录著录项中一般应具有伞录名称、件号、页号、阳向大小、是否复制件、是否原件不清、南级、备注等。10.3.4 对于原件不清楚日又无法考证的信息，原则上不做修饰，对原件部分信息难以肉眼辨别或原件信息残缺的，设置原件不清标志。对于复制件，设置复制件标志。根据房地产档案保密要求，对需要设定密级的档案，7.设置相荫的页密级属性。10.3.5 细质档案目录数据库中的每一份文件宜有一个与之相对同的唯一档弓，采用该档5分段建立相应的分级口录文件夹，可按档号一页码作为文件名定义圳则按顺序对图像文件命名。10.3.6 图像文件宜以单个文件的形式存放fFTP文件服务器，图像文件的FTP存储路径和日录属性存放在数据库中，通过档案口录数据库与图像文件的一一对应关系实现对影像的自动搜索。7 D844/T 919-2011 附录A(资料性附录)广东省房地产档案分类编号办法为了统一全省厉地产档案的分类编号方法，实现全省房地产档案整理、编目规范化，便于房地产档案信息的交流和实体管理，根据广东省机关档案分类办法)，结合房地产档案的专业特点，制定本办法。一、分类原则(一)本办法把房地产档案作为一种专门档案，列入房地产行政管国部门形成的全部档案中进行L.升去川人。(二)房地产档案类别设置的原则是:以房地产行政管理部门的职能分工为主要依据，适当兼顾档案的内容和形成特点，便于保管和利用。(一:)本办法留有扩展余地，各有关甲位在实施本办法时，可结合各白的实际情况进行细化和补充。遇有本办法所列类别之外的文件，可增设新的属类或小类，对本办法中未作细分的属类可根据需要再分设小类。案)(四)在本办法公布之前各单位己设置的档案类别及代宁、代号屈则上可维持不变。二、适用范围本办法适用于对全省各级房地产行政管理部门的房地产档案的分类、编号和排架。三、类别设置(一)房地产档案作为一个大类，用字母G代表。(二)在房地产档案这一大类下，分设下列属类和小类:Gl房地产产权登记档案G2产权处理档案G3公逆产处理梢案(指建民|初期人民政府对前|玉|民政府各级机关及人员的产业进行清理所形成的档案)G4外人产处坦档案(指建国初期人民政府对外国政府、企业、社会团体此外国侨民持有的产业办理登记所形成的档G5房地产市场管理档案G6房屋租赁档案G7房屋安伞管理及危房改造档案G8房地产仲裁档案G9地图GIO住房保阵管理档案Gll房屋修缮梢案G12房屋征收管理档案(含拆迁)G13行政案件复核、诉讼(三)各级房地产档案管理部门对房地产档案进行分类时，所尽最与本办法保持一致。二本办法所设置的类别包容不了所形成的档案内容时，可在G13盯由增设新的属类。在各大类下可根据实际工作职能和南耍，戈u分小类，如: Gl房地产产权登记档案类口下可分设:所有权登记、抵押权登记、地役权登记、预告登记等档案小类。G2产权处理档案类日下叫分设:按代托管、国家经租等档案小类。G5房地产市场管理档案类目下可分设:商品房预节许可证、房改房出售审批等档案小类。G6房屋租赁档案类目DB44/T 919-2011 下可分设:直管房租赁管理档案、租赁登记备案等档案小类。四、编号方法房地产档案案卷按属类分别编流水号，其档号结构为类别号项目号案卷号。示例:第9案卷(案卷弓)年度代号工页(项口号)房地产档案中的产权登记类(类别号)其中项目号是为仅分不同的目录本而给定的一个代字或代弓，各单价可根据再类档案的实际情况设定。此例中项H号由日才问段细成，其时间代号统一取立案年度或结案年度。J第9号案卷(案卷号)地域代字工页(工页H号)房地产档案中的产权夺记类(类别可)此例中项H号由行政街的代宇组成，代字为房地产所在街道的自宇。Gl一广-9第9号案卷(案卷号)广字工页。虫日号)房地产档案中的产权登记类(类别号)此例中项目号由代字组成，代宇采用具有联系性或连续性的句活或个单位名称，如广东省湛江市房屋管fEjl局等等。Gl一-AE-1第l号案卷(案卷号)A E代号项(项目号)房地产档案巾的产权登记类(类别号)此例巾项目号由2位于母流水序列细成，由AA至zz共676个代号，案卷号由4位数的流水序列组成，每满9999即换一个Ih日号。9 DB44/T 919-2011 附录B(资料性附录)广东省房地产文件立卷方法B. 1 立卷原则文件了王卷应遵循文件形成规律，保持文件间有机联系，区分保管期限，便于保管和利用。B. 1. 1 个案审批工作所产牛的文件，按一案一卷的原则组;在，一宗审批过程立为一卷。B. 1.2 专项工作所产生的文件，技项目组卷，视材料多少立一卷或多卷。B. 1.3 日常性管理工作所产生的文件，可技文件形成的时间及所管理对象的地点特征组卷。B. 1.4 业务办理形成的罔纸随案组卷，阶段性成果罔或地区类罔纸则单独组卷。B. 2 卷内文件排列卷内文件按重要程度或按案件客观进程进行排列。B. 2. 1 卷内文件技重要程度排列的，应遵循如下原则:结论性审核材料在前，依据性材料在后。B. 2. 2 卷内文件按案件客观进程排列的，应按办案时间先后顺序排列。B. 3 卷内文件的编号B. 3. 1 整卷装订的案卷，卷内文件有书写内容的页面均应按顺序编写页号。页号1丰使用阿拉伯数字，于体要端正、洁楚。单面书写的文件可在其有下角编写页号:双面书写的文件，正面可在其右下角，背而可在其左下角编写反号。B. 3. 2 单件装订的案卷，应在每份文件首;反加盖档号章，并填写档号章的相关项目。档号章可盖在文件上方空门处，内容包括:类别号、项目号、案卷号、件号。B. 3.2.1 类别号:各类档案的代号。指依据广东省房地产档案分类编号方法给定的档案类别代号或各单位自定的与之相适应的档案类别代号。B. 3. 2. 2 项目号:为国;分不同日录本而给定的代字或代号，分属类编排。各单位叫根据各类档案的实际情况设定项日号，数量较少的档案类型叫不设项日号。编制方法参见附录A。B. 3. 2. 3 案卷号:案卷排列的顺序号。案卷号时阿拉伯数字标识，按序依次排列编号，般不要超过托拉数，不能重号或空号OB. 3. 2. 4 件号:单件装订的案卷内每一份文作的排列顺序号。B. 3. 3 案卷封面、卷内同录(原有图样月录除外)、卷内备考表、案卷封底不编号。B. 4 卷内目录的编制用计算机打印或丁7填写卷内目录。于下填写时应使用耐久性字迹材料，字体下整清晰。B. 4.1 整卷装订的卷内目录式样见图B.l，内容及填写方法如下:10 DB44/T 919-2011 20mm 卷内目录37土lnr 州Uf甘文件名称页次备注10吐15mm 15mm 30mm E 当297mm 225 mm 力?白边28土1mm156mm 主立卷人:审杳人:立卷时间:210mm 图B.1 卷内目录样式(整卷装订方式)B. 4.1.1 顺序号:卷内文件的排列顺序弓，一份文件一个号，用阿拉伯数宁从1起依次标注，不得重号或空号。B. 4.1.2 文件名称:文件自身的标题，不得随意更改和省略。如文件没有标题，应根据内容准确简炼地拟写一个标题。B. 4.1.3 页次:每份文件首页所在的页号，最后一份文件应填起止页号，如51/530日4.1.4备注:需要注明的内容。B. 4.1.5 立卷人:由负责立卷整理的人员毛主名。11 DB44/T 919-2011 B. 4.1.6 审奇人:由案卷质量审核人签名。B. 4.1.7 立卷时间:归档文件立卷整理完毕的H期。B. 4. 2 单件装订的卷内同录式样见图B.2，内容及填写方法如下:卷内目录37士Imm件号文件名称页数备;中10吐15mm 15mm 30mm 4是一一旁2 97lnm 225mm 左臼.Jl28土lmm|毛卷人:156mm 审查人:立卷时间:210mm 图B.2卷内目录样式(单件装订方式)B. 4.2.1 件号:卷内文件的排列顺序号，一份文件一个号，用阳拉伯数字从l起依次标注，不得重弓或空号。B. 4. 2. 2 页数:每件文件的总虫数。B. 4. 2. 3 文件名称、各注、立卷人、审查人、立卷时间的填写方法同4.1整卷装订的卷内H录。B. 4. 3 卷内目录排列在卷内文件的前雨。12 DB44/T 919-2011 B. 5 案卷封面的编制案卷卷皮可采用软卷皮、硬卷皮、档案袋等形式。卷皮封面的式样见图B.3，内容及填写方沾如下:TIll- m ，、J7年(全宗名称)(类目名称)30mm 2rnm tH黑线一一qjl lmm 十测;三主: 房屋座落:恃一_25mm一一+结案日期:a F一一一一+25mm 丰才料名称:立卷单位:|川:口亏文于一一一封30111111一一利归档号缩微号保管期限m 革-Im-，、dA丛丁IFJt;111:;7立|I I I b 去科案袋规格aXb=315mmX225mm软卷皮切!格aXb二302mmX215mm图B.3 案卷封面式样13 DB44/T 919-2011 B. 5. 1. 1 全宗名称:古柏单位的全称或通用简称。B. 5.1.2类目名称:木单位档案分类方案巾的第级类目的名称。B. 5.1.3 案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文刊的内容，可包括该卷档案所涉及的宗地号、房屋坠落寺内容。B. 5.1.4 材料名称:卷内文件的具体类型名称。B. 5.1.5 结案口期:卷内结论性文件的市批口期。B. 5.1.6 立卷单价.负责;文件组卷工作的部门OB. 5.1.7 文号:卷内结论性文件的文件编号。B. 5.1.8 归梢号:业务部门将文件J卷后交给档案部门时所编的顺序号，1-1J根据实际情况选择是否设定归档号。B. 5.1.9 缩微号:木卷档案所对应的缩微品编号。B. 5.1.10 保管期限:立卷时划定的保管期限。B. 5. 1. 11 档号:内容包括今宗号、类别号、现H号、案卷号。B. 5. 1. 11. 1 今宗号:但案馆指定给立档甲位的编号。B. 5.1.11.2 类别号的填写方法同3.2.1。B. 5.1.11.3 项目号的填写方法同3.2.20日5.1.11.4案卷号的填写方法同3.2. 3。B. 6 卷内备考表的编制B. 6.1于l填写成用计算机打印卷内备考表。于1填写时应使用耐久性子迹材料，字体l整清晰。卷内备考表式样见图B.4，内容及填写方法如下:B. 6. 1. 1 本卷情况说明:填写卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等需要说明的问题，并签署整理人员及审核人员的姓名和填写时间。B. 6.1.2 归档文件如有多次补充、移出等恬况，应按时间先后顺序分别填写各次的情况说明，签署各次经办人员的姓名、日期。B. 6. 2 卷内备考表排列在卷内文件的后面。14 DB44/T 919-2011 37士lmm卷内磊考表7 30mm 本卷恬况说明:I IOmm 60mm 29 m口1225mm 左白边-士28士lmm210mm 说明:此表IrJ丘接fIJtE:U底上。图B.4卷内备考表式样B. 7 档案盒的编制采用软卷皮整卷装订或装订后装入档案袋的案卷，同装入档案盒内保存，档案盒正面内容可以不填写，仅填写盒脊项目即可。盒脊项目式样见图B.5。其巾:全宗名称、全宗号、保管期限、类别号、项目弓、案卷号的填写方法与案卷封面相同项目的填写方法相同，年度则填写盒内案卷;文件的起止时间C归档文件申件装订后直接装入档案:命的案卷，档案企正面内容和案卷封面的内容相同，档案企正雨和盒脊项目)业技前述力法填写完整。15 DB44/T 919-2011 A川UU 320mm a二40、50、60mnt16 线黑HE B玛才tm 丑。JMV m一-n-h 斗、-东丁|l|毡二全宗名称50mm 30mm 30m日130mm 项目号30mm 30mm a 图B.5卷盒脊背样式DB44/T 919-2011 B. 8 案卷装订方式案卷装订可采用整卷装订或单件装订方式。装订时应剔除文件上原有的金属物，破损文件予以修棒，同幅TIU过小难以装订的文件要用A4级进行托棒。B. 8. 1 采用整卷装订力式时，以二孔一线的线装右法为宜，文件向左下角对齐，由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章。人型罔纸折叠后过厚的，应在装订线位青加入垫片，保持平整。B.8.2 采用单件装订方式时，卷内的文件以件为单位用细线或符合档案技术标准的粘结剂进行缝仆的合后，f安JII员序装入档案盒(袋)。17 D844/T 919-2011 类别号:工页甘号:案卷弓预售iF弓移交人:18 附录C(资料性附录)档案交接目录示例商品房预售许可证档案交接目录项目名称预售单位接收人:纣案U期备注接收时间:0844/T 919-2011 附录D(资料性附录)广东省房地产档案保管期限表序号档案类型保管期限厉地产产权登-J档案l 主安主定-、lJ1坪4轩1 水久2 所有权登记案永久3 抵押权夺记案注销后i均iL年4 地役权登-J案注销后i前一年5 所有权、抵押权预竹登记案注销后涡一年6 更il:.登记案永久7 异议登记案注销后满一年8 查封号手记案解|涂JIi满五年9 撤销或驳回致记的案件长期1、，权处那档案1 接1-托管档案1.1 己发川i接管通知书的接代托管案件永久(涉及个人产权的)或长期1.2 作:1:不予接管决定的案件如期2 国家经租中案永久3 撤销接、代、托甘牛、案3. 1 己发出撤管通知书的撤销接管、代管档案长期3. 2 己发川i撤管通知书的撤销托管档案短期3. 3 作出不予接管9J(;/f、予撤管决定的案件短期4 撤销国家经租利案长期5 拨用)、处凹档案5. 1 发出拨时通知书的案件永久(涉及个人，权的)或长期5.2 同征用、tiF购转为单位白有公产的拨用案件如期5.3 终止拨用的处理案件长期公逆r处理中案永久四外人r处理中案永久五房地产市场管理档案l 商品房顶售许口l证档案长期2 房改日出何审批档案永久/、房屋租赁管理档案l 租赁夺记备案档案短期(租赁合同解除或终止后5年)2 E管房租赁管理植案长期七房屋安全管理及危房改造档案1 危日改造士轩档案水久或长期(具体参照基本建设项H文件材料归档范罔和1!f:管期限表) 2 房犀安全鉴元档案短期八房地产仲裁档案长期九地图l 地形国永久2 地籍罔永久19 D844/T 919-2011 附录D表(续)十住房保障管理档案l 住房保障;上程扪案永久或长期(具体参照基木建设项H文件材料归中范围和保廿期限表) 2 统济适用房(含解网房、安居房)出售审批档案永久3 限价房出售审批档案永久4 廉租房管理档案水久5 保障房物业管理档案永久十一房房修缮档案长期房屋征收管理梢案(含拆迁)永久行政案件复核、诉讼长期注:法律、法规、规章及上级有关文件对房地产档案保管期限另有规定的，从其规定O20