电子邮件礼仪培训课件.ppt

电子邮件礼仪电子邮件礼仪East_wang5/7/20241目录一一二三四五六5/7/20242一、电子邮件沟通的重要性 电子邮件是我们与客户以及公司内部沟通的重要方式，规范电子商务信函不仅是对客户和同事的尊重，也体现自身的职业素养，从认真拟定标题、规范邮件正文和及时准确回复邮件开始，让每一封邮件成为我们素质提升的体现！5/7/20243 5/7/20244你属于哪类人80%的外企职场人70%的职场人30%的职场人对邮件的重视度每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务二、养成使用电子邮箱的习惯5/7/20245n基本原则面对面抄送是为了明晰责任面对面抄送是为了明晰责任p如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”；p电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。n作用p使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成；p能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能；p充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。三、电子邮件基本使用原则5/7/20246n 通知n 部门之间事务往来n 正式的工作报告n 与客户间的信息传递n 没有交流条件的其他交流内容n 难以简单用口头表达说明清楚的事项四、需要发送邮件的情况5/7/20247n 邮件标题n 称呼语与问候n 正文n 附件n 结尾签名n 回复技巧n 正确使用发送、抄送与密送五、邮件格式与回复技巧5/7/20248n 邮件标题不要空标题1标题要简洁2标题要真实反映邮件的重要性3一封信一个主题，不可大杂烩一封信一个主题，不可大杂烩4一封信一个主题，不可大杂烩4回复邮件时要更改标题5 不要随便用紧急标示6标题千万不要出现错别字75/7/202491、Email开头最好要有问候语。（1）英文开头写“HI”，中文开头写“上午好”或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。如果收件人有职务，应按职务尊称；如果不清楚职务，通常按性别尊称“先生、女士”；直呼收件人全名是不礼貌的。（2）结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，”祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。（3）俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。n 称呼语与问候5/7/2024102024/5/7 周二112、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。（1）邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。（3）不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。（4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。n 称呼语与问候5/7/2024121、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符。n 正文5/7/2024131、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。n 附件5/7/202414公司的邮件签名必须采用统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。1、签名档显示公司品牌形象2、签名档所含信息3、签名字体规格n 结尾签名签名档可包括姓名、部门、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。5/7/2024151、签名档显示公司品牌形象2、签名档所含信息n 回复技巧1、及时回复Email（回复不得少于10个字），以表对发件人的尊重；并进行针对性回复，；2、一次性交待完整信息，避免发生“补充”与“更正”现象；3、如果邮件带有附件，应按有意义的名字命名，如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；4、不要对同一问题重复讨论，避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替；5、要区分Reply和Reply All；与发件人讨论，讨论好了再告诉大家，不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件；点击“回复全部”前，请三思而后行！6、主动控制邮件的来往：为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。5/7/202416To的人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应。而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应，当然如果CC的人有建议，当然可以回mail。而BCC是密送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当地有规则有助于提升你的形象！只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。不滥转、不滥转、发邮件发邮件！n 正确使用发送、抄送与密送5/7/202417六、注意事项n 沟通确认和反馈对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email。如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒、”跟催。n 转发敏感或者机密信息要小心谨慎不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人，以免带来不必要的麻烦。n 避免非相关主题性的言语写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达，在语气方面要尽量保持正式和尊敬，勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。n 保持专业性避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。5/7/202418关注邮件细节，提升电子商务信函品质，提升与客户的沟通效率是我们要实现的目标，让我们从以下细节做起吧！及时准确回复邮件用心拟定邮件标题认真检查邮件正文5/7/202419THANKS！Sanmina-SCI 5/7/2024202024/5/7 周二21