合同物流操作流程.doc

操作流程组织架构项目操作主管何莉娜 项目一操作项目二操作浦谈丰项目三操作苑 鹏操作、对账、客服 国内货物操作流程图客户委托书传真/邮件目的地客户信息无锡邮政目的地客户代理产品信息时限要求运输方式确认委托派车到仓库确认数量及包装完好订舱及信息反馈仓库主管签字送入代理指定仓库空运汽运铁路目的地提货及配送送达目的地客户确认货物完好客户签收回单如有问题，通知公司处理回单回单信息反馈 全程信息反馈全程信息反馈操作流程（一）、接单接到客户XX传真或EMAIL的委托书，并确认委托书上的目的地客户信息，产品信息，时限要求，运输方式等。（二）、运输确认好委托书后，先订舱，得到承运方确认信息后，同时通知车队到客户XX装货。在客户XX仓库交接完毕，并得到仓库主管签字确认后装车送入承运方仓库。按照客户XX所要求的运输方式委托承运方发运至目的港。1根据预制定的发运计划及实际出货量，对发运计划进行修正，确保货物在预定时间内准时发运。货物发运前根据货物的流量、流向，填写货物发运清单，加贴货物运输标签，并根据客户要求对货物进行妥善包装（防水、防盗包装）。2.根据运输计划进行货物的发运，航空运输应提前6小时到达航空货运处，火车和陆路运输应提前1小时到达交货区。3.根据发运时间动态，对需要延迟发运的货物应及时入库保管，并与仓管人员办理入库交接手续。4.对发运的货物应在确定的发运时间后1小时内进行确认，防止拉货、晚点或其他原因造成货物滞留。5.发现运输异常应立即报告项目主管，并通知客户，同时启动应急运输方案，尽力减少因货物延误造成的损失。6.货物发运后应及时通知地接方（通过网络信息或电话、传真）做好接货准备，并在货物预计放行的时间内到达接货地点。7.地接方提货如发现货物外包装破损、水湿、污染等异常现象，应要求相关部门出示书面证明，并通知公司操作部，操作员立即报告客户XX。8.及时跟踪地接方的提货信息及投送信息，发现异常应立即采取措施予以解决。（三）、配送1. 各接收单位根据货量预告，合理调配车辆和人力，做好货物配送准备工作。2.接收货物同时，检查货物包装及包装封条是否完好无损，如发现水湿、污染、破损、封条破裂等异常情况，应请航空承运部门出具货物事故签证，并立即与我操作部门联系。3.货物投送前应验视物理外观是否完好，发现损伤或污染应立即通知我操作部门。4.货物投送应预约指定的收件人，确定投送时间。5.应根据相关单证指定的名址投递，除非客户XX书面授权，不允许更改收件人名址。6.按照约定的时间送货上门，提供门到门服务，与收件人当面进行货物的交接验收。7.投送货物应由客户XX指定的收货人签字并加注身份证号码，或加盖收货单位公章。8.若无法由指定的收货人收货或加盖公章，应报告我操作部门，由主管操作与客户XX确定收货人。9.收件人签收规定：根据客户XX提供的收件人名址投送，如无客户XX书面授权，不得擅自更改收件人名址；个人客户凭个人身份证或其他约定的有效证件签收；公司客户凭公司公章或其他约定的收货章签收；签收资料完整有效，须含签章及日期、时间。10.发生收件人拒收或地址不符等异常情况，及时反馈我部门操作部。11.尊重客户，不得与客户发生争执。配送人员服务规范：配送人员必须尊重收件人意愿，配送时间安排必须征求收件人意见。在与收件人办理交接验收时，应主动、热情、礼貌，坚持使用文明用语。配送过程做到微笑服务，不得有不尊重收件人的言行发生。配送人员必须穿着工作服并正确佩带工作牌。爱护配送物品，要轻搬、轻放。配送物品要摆放整齐，严禁拖、拉、摔、踏和挤压，严禁在物品上涂写和留有其他痕迹，严禁在交接过程中吸烟。12.货物投递后，应将投递信息及时登录上网或按约定的方式反馈给我操作部门，由项目组按约定的方式将投送信息及时反馈给客户XX。13.货物签收凭证应按客户约定的期限保管，并随时备索。14.配送时限：根据航班发运计划，各接收单位项目人员在航班落地后三小时内完成货物接收工作，并在一个工作日内完成货物的配送。五、信息反馈我操作部门，为货物提供全程反馈，对货物从发运至投递进行全程跟踪，保证信息畅通与准确。1.以自动采集或手工采集的方式，将货物信息输入电脑，同时对货物运行期间内各个阶段的信息全程监控，保证货物准确、及时、正确、安全地投递给客户，至少在24小时内报告货物所在地点；2.货物发运信息控制：在货物运输过程中，各环节对货物的接收、分拣、转发信息与实物状态始终保持一致；3.货物到达后的报告：货物送达签收后，在8小时内扫描发给客户XX,货物签收单原件在下个月中旬返回客户XX。4.操作部门根据约定时限，对各节点的信息反馈状况、货物在途状况进行跟踪和监控，保证信息反馈的及时性和准确性。5.我操作部门在汇总货物信息后，在固定时间内以电子表格方式，通过Email反馈给客户XX。六、签收回单的收集l 我操作部门专门设立联电项目组，并委任一个负责人，对货物投递进行日常管理和监督及对投递后签收回单的收集，保证签收回单的完整性。l 要求各代理公司，在每月的中旬和下旬，必须将上半月和下半年月的签收回单，以特快方式，准时完整寄达，超过期限将从运费中扣罚一定的处罚金。l 我操作部门在接到签收回单后，根据每日的信息反馈表对签收回单进行核对、整理归类、复印等工作，在2周内必须完成所有工作。七、应急响应机制接到突发事件及特别情况的信息后，立即从相关责任环节处了解有关情况，并研究出应急措施，根据事件的应急情况决定是否启动应急预案，迅速做好应急准备工作。我司根据客户XX的要求，协调解决运输途中的问题：1、递送车辆堵车或故障（1）、如遇途中堵车或车辆机械故障，司机应立即通知公司车队调度。（2）、公司车队调度第一时间通知公司操作及可能延误的时间。（3）、操作（客服）第一时间通知客户。2、出车前的验车及恶劣天气（1）、车辆出发前检查车厢内外的防水措施以及车辆的灯光、刹车、方向等的完好性，以确保货物的在途完好。（2）、如遇大雾，及时向车队调度报告，以选择其他适宜的安全线路。3、各种运输方式（1）、铁运：在铁路货物延误正常到货时限的情况下，因铁运运输较不灵活，选择空运方式以弥补铁路货物的不足。（2）、空运：在正常空运货物延误到货时限的情况下，选择加急空运或专人携货以弥补正常空运货物的不足。（3）汽运：在汽运货物延误到货时限的情况下，公司可以利用邮政在全国现有各节点的有利条件，可以就近做出及时援助及驳载措施。4、货物破损、遗失（1）、在途货物出现破损、遗失的情况，应立即向操作主管报告并拍摄照片（2）、操作应立即与客户联系并将照片传递给客户，等待处理方法，同时不耽误货物的正常投送。（3）、如需赔偿，立即进入保险理赔程序，按合同保险条款先行理赔。归档整理当月的档案及电子账目，并随附纸质账目。