工程公司行政固定资产管理规范.doc

x公局第二工程有限公司行政固定资产管理手册x公局第二工程有限公司行政固定资产管理规范（试行）第一章 总则第一条 为加强x公局第二工程有限公司（以下简称公司）行政固定资产的核算与管理，保障公司各项生产经营活动的正常进行，提高固定资产使用效率，节省开支，减少浪费，降低消耗，特制定本管理规范。第二条 本办法适用于公司及公司所属各项目。第二章 行政固定资产范围第三条 行政固定资产的分类，分为行政固定资产和低值易耗品。行政固定资产是指使用寿命超过一个会计年度且单位价值在2000元以上（含2000元）的房屋、建筑物、行政办公用品、设备等。不属于公司主要行政办公用品或设备的物品，单位价值在2000元以上（含2000元），并且使用年限超过2年的，也应作为行政固定资产管理。行政固定资产主要包括：一、房屋及建筑物二、办公设施：复印机、打印机、传真机、电脑、编辑机、装订机、碎纸机、保险柜、扫描仪等。三、行政设施：空调、监视器、显示器、投影仪、摄像机、数码相机、电视机、调音台、组合音响、功放、冷饮机、茶水炉、开水器、锅炉、洗衣机、淋浴热水器、太阳能淋浴器、对讲机等。四、食堂用具：气灶台、操作台、和面机、压面机、面条机、饺子机、电饼铛、蒸饭车、冰箱、冰柜、保鲜柜、电烤箱、消毒柜等。五、交通工具：摩托车、电动车等。六、办公家具及其它。低值易耗品是指价值低于2000元且使用年限在两年以下的行政办公用品或设备。对于单位价值低于2000元的，但若为公司或项目主要设备或用品，也应列作行政固定资产管理；单位价值虽超过规定标准，但更换频繁、易损坏的设备、用品等，可以作为低值易耗品管理。未作为固定资产管理的设备、用品等，作为低值易耗品管理。主要包括：一、办公用品：电话机、饮水机、打孔机、计算器、优盘、移动硬盘、电暖气、电风扇、自行车等；二、办公家具：办公桌椅、会议桌椅、电脑桌、沙发、茶几、铁皮柜、书柜、档案柜等；三、食堂用品：食堂餐桌椅、碗柜等；四、宿舍用品：职工宿舍桌椅、床、衣柜等；第四条 公司机关综合办公室及各项目经理部综合办公室为行政财产管理的归口部门。各项目经理部应当由综合办公室负责行政财产的管理。第三章行政固定资产及办公设备的管理第五条 公司各项目、机关各科室需购置行政固定资产及办公设备的，由使用部门填写行政固定资产购置审批表或办公设备购置审批表，送交机关综合办公室审批，再由公司总经理审批签字后，由项目综合办公室或机关综合办公室统一进行购置（详见流程图）。第六条 公司各项目行政固定资产及办公设备的购置与调拨有三种情况分别说明。第一种情况：新组建项目部的购置。一、采取标准配置法进行购置。二、在项目部筹建、组建阶段由综合办公室提供新建项目部行政固定资产办公设备标准配置表。三、由项目经理指定本项目部相关人员参照标准配置表中所列各项按需拟定一份整体购买计划，填写行政固定资产购置审批表和办公设备购置审批表。四、行政固定资产购置审批表交到公司机关综合办公室审批，经公司领导批准后按计划购买。五、针对新开工的个别项目，地处偏远山区，交通、通信、网络都十分困难，申报和审批过程中时间会长些，也应严格遵守审批制度，在筹建采购阶段要将所要购置的行政固定资产、办公设备统一填报审批单，尽快报到公司机关综合办公室进行审批。六、标准配置表中对于各项办公设备都有数量和价位的上限，新开工项目部在购买时应遵循货比三家的原则，根据本项目部的需要将数量和价位严格控制在上限范围内。七、如果特殊原因要超出数量和价位的上限，或是标配表以外的办公设备应报审批表说明原因，征得公司领导同意后方可超限购买。八、如果私自超限超价购买行政固定资产，一经查出全公司通报批评并对项目第一责任人罚款处理。九、新建项目如果按照标准化配备的办公家具，当项目联系人与厂家谈好所要家具数量签订购置合同后，将合同扫描件交机关综合办公室一份留档备案，如果根据项目情况需要变更家具样式的，需提前与机关综合办公室打申请，获得审批后方能变更购买，家具安装过后，由项目办公室人员将每个办公室布置后的照片发到机关办公室备案存档。第二种情况：原有项目部完工转入下一新项目一、原有项目部整体转入下一新项目，在准备搬迁阶段，由项目部相关部门的人员参照本项目部的行政固定资产台帐对所有资产设备进行盘点。二、对已到使用年限、坏损、无法修复使用的固定资产填写行政固定资产报废申请单。能够继续使用的资产设备统一填写行政财产调拨移交清单。三、依据标准配置表及行政固定资产移交清单，根据实际情况将新项目部要购置的资产设备拟定购买计划，填写行政固定资产购置审批表、办公设备购置审批表。四、将行政固定资产报废申请单、行政固定资产调拨移交清单、行政固定资产审批单一起上交机关综合办公室，经公司领导批准后按需、按计划购买。五、针对在搬迁过程中有些设备不能很快转到新项目部，还要做竣工资料等许多后续的工作，这期间或是在老项目部也可以在新项目部视自己项目部情况而定，采取外部租赁办公设备的方式，以3到6个月为过渡期开展工作。六、为避免浪费和闲置，不能重复购置行政固定资产。第三种情况：项目部在正常生产工期内或是工程接近尾声。一、由于设备使用年限久已达报废期，或是坏损无法修复，及其它原因造成设备无法继续使用，需要新购置固定资产，由项目部申购部门填写行政固定资产报废申请单。二、依据标准配置表中数量和价格上限范围内，填写行政固定资产购置审批表，上交机关综合办公室审核，经公司领导批准后方可购置。三、如果不经公司领导批复私自购买或超限、超价购买固定资产，一经查出全公司通报批评并对项目部第一责任人罚款处理。 第七条 固定资产成本包括：卖家、相关税费、运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。第八条 行政固定资产的验收一、行政固定资产购置后，由使用部门在五个工作日内组织相关部门和人员进行验收，并填制行政固定资产验收单。二、行政固定资产验收单填制时要满足验收单上的内容，做到准确无误，字迹工整。三、行政固定资产验收单一式三份，由项目部综合办公室留存一份，上交机关财务管理科留存一份，机关综合办公室留存一份。第九条 公司机关的行政固定资产及办公设备由机关综合办公室负责建立行政固定资产管理台帐、办公设备管理台帐，进行统一管理。机关各科室的行政财产试实行责任制，使用部门进行具体管理，并由机关综合办公室建立行政固定资产管理台帐，公用行政财产使用管理表（附注：部门公用部分由部门负责，机关公用部分由机关综合办公室负责）和行政财产个人使用管理表进行动态监控管理。第十条 公司所属各项目部的行政固定资产及办公设备由项目部综合办公室负责建立行政固定资产台帐、办公设备管理台帐，项目各部门责任制管理同上。新组建项目部及时建立台帐，如果有其它项目部调拨来的固定资产，要将调拨清单及合并台帐及时报送公司机关综合办公室。第十一条 公司各项目部相关部门在购置和报废固定资产的同时，及时修正固定资产台帐。每半年进行盘点，上报台帐到机关综合办公室，达到项目和公司随时都有统一的台帐。第十二条 行政固定资产及办公设备的使用部门对使用的财产负有保管保养责任。行政财产发生损害或丢失时，公司机关及各项目的管理部门应查明原因，分清责任，出具调查报告或处理意见，给予以下处理：一、行政财产在使用期间由于使用部门管理不当造成损坏,由使用部门负责修复，或上报主管部门修复。二、行政财产在使用期间由于使用部门管理不当造成丢失，由责任人按照财产丢失时的价值全额赔偿。三、发生盗窃案件所造成财产损失或丢失应报当地公安部门予以查处，并由当地公安机关出具相关资产损失证明。四、因自然灾害引起行政财产局部受损，应由行政财产使用部门负责修复；因自然灾害（地震、水灾、火灾等人为不可抗拒）引起行政财产完全受损，导致无法使用，可申请报废，受损单位必须按规定填写自然灾害受损证明。第十三条 由个人使用保管的行政固定资产及办公设备，包括摄像机、数码相机、移动硬盘等容易损坏、丢失的物品，由保管人签字负责保管，保管人调离时要执行移交手续。第十四条 公司机关各项行政财产的使用说明书、质量保证书、保修卡等资料由机关综合办公室统一保管，各项目部应由行政固定资产管理部门统一保管。第四章 行政固定资产报废第十五条 行政固定资产原值计提折旧完毕后允许报废，由使用部门填报行政固定资产报废申请单，上报机关综合办公室、财务管理科核实，经公司领导批准后实行报废。第十六条 行政固定资产在正常使用年限内坏损，没有修复价值的，由使用部门填写行政固定资产报废申请单，上报机关综合办公室、财务管理科核实，经公司领导批准后实行报废。第十七条 已满使用年限的行政固定资产可实行以下几种处理结果：有利用价值的可以继续使用；无利用价值的使用部门或项目管理部门不得擅自处置变卖，由使用部门上报可变卖价值的书面材料，经机关综合办公室及财务管理科进行评估审批同意后，再填制报废行政固定资产处理报告表，同时将变卖收入以现金形式交机关财务管理科。第五章 归档管理第十八条 经过机关审批验收后的固定资产，要在验收单后面附此固定资产的照片，在照片上面标明使用部门或者使用人，购置日期以及验收编号。固定资产报废要在报废申请单后附报废时照片一张，照片上面写明报废日期以及报废编号,有条件的要后附维修证明材料一份（有维修公司提供），以及以前使用部门或者使用人。第十九条 在归档管理上，一个特定固定资产需要一张固定资产审批单、一张验收单和一张照片组成，如果到达使用年限需要报废则在此固定资产的验收单后面附上报废申请单和报废时的照片形成一套完整的资料归档，每个项目以部门为单位进行归档，然后各个部门汇总起来形成一套完整的项目固定资产资料，及时更新调整，有变动的或者新购置的需要及时和公司综合办公室联系，保证资料及时、统一。各个项目形成一个固定资产有一张审批单（或者报废申请单，调拨单）、验收单、照片组成的一套完整的资料，以后检查以资料的完整性及对应性为主。注：一张审批单如果申请了多个固定资产，则需要每个固定资产的验收单前复印此固定资产审批单存档。具体样式见样表第二十条 每个办公室固定资产上面贴上便签纸，上面标明：责任人，验收编号，购买日期，及产品的规格型号。第五章 附 则第二十一条 未经批准公司各单位、机关各科室、个人不得擅自购置行政固定资产及办公设备，对未经批准擅自购买行政财产的第一责任人处以行政财产价值20%的经济处罚并全公司通报批评。第二十二条 本规范自下发之日起实行，原行政固定资产管理办法废止。第二十三条 本规范由机关综合办公室解释。2014年03月10日样表：x公局第二工程有限公司*项目行政固定资产台账编制 年 月 日审核 年 月 日开工日期 计划完工日期x公局第二工程局有限公司二O一四年*月 x公局第二工程有限公司 *项目工程部x公局第二工程局有限公司二O一四年*月x公局第二工程有限公司行政固定资产购置审批表编号：申购部门（项目）：*项目*部 申购日期：2013.*.*序号行政固定资产名称规格型号单位数量单价金额备注1春兰1.5PKFR-35GW/VF1D台127002700*部金额合计： 申购原因：写明使用部门或者使用人，购买用途及购买原因。签字申购人/部门：部门（项目负责人）：公司综合办公室：公司总经理：11x公局第二工程有限公司行政固定资产管理手册x公局第二工程有限公司行政财产调拨移交清单单位： 调出单位名称 编号：由机关统一填写调拨原因调出单位调出日期调入单位调入日期序号财产名称管理编号规格型号出厂编号购置日期单位数量原值净值备注调出单位（章）： 经办人： 项目经理：调入单位（章）： 经办人： 项目经理：x公局第二工程有限公司行政固定资产报废申请单单位： *项目*部 编号：由机关统一编写管理编号查盘点表资产名称空调规格型号按实际填写生产商春兰产品编号按实际填写生产日期按实际填写购置日期按实际填写原 值按实际写已提折旧财务折旧填写残 值对应财务表格填写净 值对应财务表格填写规定使用年限5年已使用年限13完好程度损坏使用部门按实际填写使用人按实际填写报废原因写明报废原因，如果经过多次维修，无维修价值的后附维修商的检测报告报废意见填表人项目经理（机关使用部门负责人）机关综合办公室机关财务管理科公司总经理填报单位： 填报日期：x公局二公司（ *项目 ）固定资产验收单验收单号：由机关统一填写使用部门：*部门财务分类编号：机关财务编写验收时间：2013年*月*日资产名称春兰1.5P空调规格型号KFR-35GW/VF1D出厂日期按实际填写机械分类编号按实际填写金额（元）2700使用年限全部是（5年）资产来源外购存放地点按照实际填写随机工具及附件：按照实际填写备一、 质量是否合格？是或否，否的话写明原因二、 构建是否完整齐全？是或否，否的话写明原因三、 外部是否完好无损？是或否，否的话写明原因四、 需要处理的问题或其他事项：有或无，有的话写明原因注主管部门由机关填写管理由机关填写财务会计由机关填写使用部门及验收人员 办公室验收人员和使用人或者部门负责人。注：一式三联：（1）机关综合办公室 （2）机关财务管理科 （3）机关或项目使用部门使用部门使用人，购置日期及验收编号。固定资产报废要在报废申请单后附报废时照片一张，照片上面写明报废日期以及报废编号，（维修公司的无维修价值证明材料一份）以及以前使用部门或者使用人。此固定资产照片行政固定资产管理规范流程图审批通过后购置行政固定资产申购部门或项目负责人签字审批公司总经理签字审批交公司机关综合办签字审批申购部门或项目填写购置审批表1、申请购置与验收流程：机关财务科分类编号转项目财务签字并列账到机关财务科管理部门填写固定资产验收单交机关综合办公室审批编号2、调拨流程：下调拨通知后，调出单位填写行政财产调拨移交清单调出调入单位更新行政固定资产台账信息交机关综合办公室对调拨财产编号交机关财务科修改资产信息交调入单位编号签收3、报废流程：报废单经审批后，项目管理部门以现金形式上交变卖收入管理部门对报废资产处置并交报废处理报告单管理部门将处置方案以文字形式报机关综合办审批通过公司领导批准报废管理部门填写行政固定资产报废申请单x公局第二工程有限公司行政财产调拨移交清单单位： 编号：调拨原因调出单位调出日期调入单位调入日期序号财产名称管理编号规格型号出厂编号购置日期单位数量原值净值备注调出单位（章）： 经办人： 项目经理：调入单位（章）： 经办人： 项目经理：x公局二公司（ ）固定资产验收单验收单号：使用部门：财务分类编号：验收时间： 年 月 日资产名称规格型号出厂日期机械分类编号金额（元）使用年限资产来源存放地点随机工具及附件：备五、 质量是否合格？六、 构建是否完整齐全？七、 外部是否完好无损？八、 需要处理的问题或其他事项：注主管部门管理财务会计使用部门及验收人员 注：一式三联：（1）机关综合办公室 （2）机关财务管理科 （3）机关或项目使用部门x公局第二工程有限公司行政固定资产管理台帐单位: 编号：序号管理编号资产名称规格型号生产商生产日期产品编号购置日期原值配件及其它使用部门备注填表日期： 年 月 日 x公局第二工程有限公司办公设备管理台帐单位： 编号：序号管理编号设备名称规格型号生产商生产日期购置日期原值使用状况使用部门使用人填表日期： 年 月 日 部门负责人：x公局第二工程有限公司公用行政财产使用管理表使用部门： 编号：序号管理编号财产名称规格型号生产商生产日期购置日期原值使用状况配件及其它使用部门负责人签字填表日期： 年 月 日 x公局第二工程有限公司行政财产个人使用管理表使用人： 编号：序号管理编号财产名称规格型号生产商生产日期产品编号购置日期原值配件及其它备注填表日期： 年 月 日 使用人签字:x公局二公司（ ）固定资产清查帐年月单位：元序号财务分类编号 资产名称型号数量原值累计折旧净值使用部门备注原值清查数累计折旧清查数12345678910x公局第二工程有限公司行政固定资产报废申请单 单位： 编号：管理编号资产名称规格型号生产商产品编号生产日期购置日期原 值已提折旧残 值净 值规定使用年限已使用年限完好程度使用部门使用人报废原因及折旧价格报废意见填表人项目经理（机关使用部门负责人）机关综合办公室机关财务管理科公司总经理填报单位： 填报日期：使用部门使用人，购置日期及验收编号。固定资产报废要在报废申请单后附报废时照片一张，照片上面写明报废日期以及报废编号，以及以前使用部门或者使用人。此固定资产照片x公局第二工程有限公司行政固定资产管理手册x公局第二工程有限公司行政固定资产购置审批表编号：申购部门（项目）： 申购日期：序号行政固定资产名称规格型号单位数量单价金额备注金额合计：申购原因：签字申购人/部门：部门（项目负责人）：公司综合办公室：公司总经理：x公局第二工程有限公司办公设备/用品购置审批表编号：申购部门： 申购日期：序号设备/用品名称规格型号单位数量单价金额备注金额合计：申购原因：签字申购人/部门：部门（项目负责人）：公司综合办公室：公司领导：x公局二公司新建项目部行政固定资产、设备标配一览表（一）各部门、办公室配置序号名称数量单位价位（元）使用部门备注1打印机1台7000-20000综合办公室必备2投影仪1台5000-9800工程部、综合办不是必备品3摄像机1台4000-9000综合办不是必备品4数码相机1-8台1300-2500工程部、安保部等必备5单反相机1台3000-8000综合办必备6专用打印机1-2台2700-3100财务部、经营部必备7支票打印机1台500-700财务部必备8激光打印机1-2台1500-2500工程部、经营部等必备9普通打印机4-6台400-1500各部门必备10传真机1-2台950-1500综合办、经营部可合并在打印一体机11扫描仪2-3台500-1000经营部、工程部可合并在打印一体机12保险柜1台1000-1500财务部必备13装订机1-2台300-800财务部、经营部等必备14对讲机3-6组200-1000工程部、测量组不是必备品15移动硬盘3-8个300-800各部门不是必备品16饮水机8-15台180-350各部门不是必备品17空调机4-15台1650-3500各部门不是必备品18员工位4-60个300-1120各部门必备19员工椅4-60把50-150各部门必备20中二斗柜5-20个200-300各部门必备21铁皮柜5-10组300-450各部门必备224层开玻璃皮柜5-8个200-300档案室必备23电话机5-10台50-150各部门不是必备品24电暖器4-15台150-500各部门视地域情况而定25电风扇4-15台150-500各部门视地域情况而定x公局二公司新建项目部行政固定资产、设备标配一览表（二）项目经理设备配置序号名称数量单位价位（元）使用部门备注1班台1.6米3.2米1张1500-5000经理必备2七门文件柜1把300-3700经理必备3班前椅2把300-500经理必备4大板椅1个500-1600经理必备5饮水机1台200-500经理必备6沙发（1+1+3）1套1000-4800经理不是必备品7空调机2台1500-3000经理不是必备品8茶水柜1个300-840经理不是必备品9茶几1个200-480经理不是必备品（三）项目书记设备配置序号名称数量单位价位使用部门备注1办公桌1张1000-1800书记必备2三门文件柜1组800-1400书记必备3办公椅1把500-800书记必备4班前椅2把300-500书记必备5沙发（3+1）1套1000-3000书记不是必备品6饮水机1台200-500书记不是必备品7空调机1台1500-3000书记不是必备品8茶水柜1个300-840书记不是必备品（四）项目副职设备配置序号名称数量单位价位使用部门备注1办公桌1-5张500-1100副职必备2三门文件柜1-5组800-1400副职必备3办公椅1-5把300-500副职必备4三人沙发1-5套1000-1800副职不是必备品5饮水机1-5台200-500副职不是必备品6空调机1-5台1500-3000副职不是必备品（五）会议室配置序号名称数量单位价位使用部门备注1会议桌5-8米1张5000-13000各部门必备2会议椅20-60把100-300各部门必备3饮水机1台200-500各部门不是必备品41.2米条桌1-8张100-300各部门必备5组合音响1套1000-3000各部门不是必备品6空调柜机1-2台3000-5000各部门必备7茶水柜1个300-840各部门不是必备品8演讲台1个300-700各部门不是必备品（六）民工学校配置序号名称数量单位价位使用部门备注1折叠桌5-18张100-150民工学校必备2椅子15-40把50-100民工学校必备3饮水机1台200-500民工学校不是必备品4空调柜机1-2台3000-5000民工学校必备5中二斗柜2-4个200-300民工学校必备x公局二公司新建项目部行政固定资产、设备标配一览表（七）职工食堂设备配置序号名称数量单位价位（元）使用部门备注1电冰箱、冰柜2-3台1500-3000食堂必备2蒸箱1-2台1600-2500食堂必备3气灶台1-2个1500-3000食堂必备4操作台1-2个800-1500食堂必备5电饼铛1个800-1500食堂必备6电烤箱1个1500-2000食堂不是必备品7电热水箱1个1300-2000食堂不是必备品8消毒柜1-2台700-2000食堂