地产股份有限公司档案管理制度模版.docx

地产股份有限公司档案管理制度第一章 总则第一条 为规范地产股份有限公司（以下简称”公司”）档案管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，提高档案管理工作的质量与效率，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司总部和所属全资、控股（及有实际控制权）公司（以下简称“所属企业”）。参股企业可以参照本制度执行。第三条 档案是企业在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料（包括文字、图表、声像等），是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要材料。档案管理应坚持以下原则：（一）纸质文档和电子文档管理相结合；（二）所属项目档案集中管理与过程分散管理相结合；（三）行政档案集中管理与专业档案分散管理相结合。第四条 档案管理，包括档案的立卷、保存、借阅、销毁等管理。第五条 综合管理部是公司总部的档案管理部门，对公司总部的重要档案进行管理，并负责指导总部各部门与所属企业的档案管理；所属企业的行政部门是本企业的档案管理部门，负责对所属企业所属的档案进行立卷、保存、借阅等管理；第二章 管理职责第六条 公司总部综合管理部负责设立专人对公司档案进行管理，并负责建立健全公司档案管理相关制度；公司总部的各部门和专业岗位，负责按专业随时收集日常有存档价值的文件资料，按其专业类的档案目录索引建立本部门的资料档案，并立卷管理和定期移交公司档案管理部门。第七条 所属企业行政部门负责设立专人对公司的档案进行管理，并承担相关管理制度规定的建设工作；所属企业的各职能部门和专业岗位，负责按专业随时收集日常有存档价值的文件资料，按其专业类的档案目录索引建立本部门的资料档案，并立卷管理和定期移交所属企业档案管理部门。所属企业在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，必须符合各企业所在城市档案管理及建设部制定的工程文件归档范围及质量要求，工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交要求。并履行下列职责：（一）在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；（二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档； （三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；（四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；（五）在组织工程竣工验收前，应使工程档案符合城建部门竣工验收备案要求；（六）对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。各所属企业在本公司项目完结时，应将所保管的文件、档案整理清点完毕后，移交公司总部综合管理部，与公司总部综合管理部档案管理人员办理好文件、档案交接手续。第八条 检查与监督（一）公司总部/所属企业档案管理部门每年须安排一次档案整理与清理，并形成检查报告备查；（二）公司总部综合管理部有权对所属企业执行档案制度状况，进行例行检查；（三）公司总部/所属企业分管副总有对本单位档案管理工作进行监督的权利。第三章 存档范围第九条 公司总部综合管理部与专业职能管理部门存档范围（包括不限于）（一）综合管理门：1、公司的文件、合同、协议的签发稿、印刷件；2、总部的通知、函告及本公司执行、落实情况的材料；3、公司外报的请示、报告及批复；4、公司拟投资和已投资项目形成的立项报告、可行性研究报告、项目评估报告、董事会决议、监事会决议、总经理办公会纪要、合同、章程、协议、律师的法律意见；5、与有关往来单位的信函、协议、纪要；6、公司对员工的聘用、解聘、任免、奖惩的决定、文件、等人事档案资料；7、公司的各类证照及权益证明；8、深交所、证管办下发文件；9、其他有存档价值的资料（二）专业职能管理部门：1、财务管理类：数据资料、会计凭证、会计帐薄、会计报表及其它财务应归档资料；2、风险控制类：法律事务、合同纠纷、劳动仲裁的案件材料；3、项目管理类：项目计划、成本、营销、采购、工程、资金、合同等专业资料；4、公司发展类：公司战略规划文件、行业分析报告、相关统计数据等专业材料。5、人力资源管理类：绩效考核、工资福利核算、人员档案等专业资料；第十条 所属企业存档范围（包括不限于）（一）项目建设方面：与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。工程文件的具体归档范围参见本制度作业范本：建设部建设工程文件归档整理规范。（二）经营管理方面：与经营决策、计划、成本、营销、采购、工程、资金、合同协议及有关的请示、报告、内部管理批复文件、信函等，对公司总部及项目有存档价值的文件资料。（三）职能管理方面：与人力资源管理、财务管理、法人法务管理及有关的请示、报告、批复文件、信函等，对公司总部或项目有存档价值的文件资料。（四）综合管理方面：公司董事会决议、总经理办公会纪要，重要会议文件，政府及相关管理部门批件，制度与流程管理等有关的请示、报告、批复文件、信函等，对公司或项目有存档价值的文件资料。第四章 立卷管理规定第十一条 文件立卷归档（一）公司总部各部门、所属企业须依据存档需要，要求各岗位或安排专人随时收集文件进行归档，对外发文的底稿和正本须交档案管理部门统一管理，本部门根据需要留存复印件；（二）项目建设期的建设档案，各所属企业须设立专业档案管理人员，并依据各当地政府档案管理局的档案移交清单进行收集和建档。如有短缺应立即追查归入；（三）企业由政府批准的经营性文件，正本文件必须交由档案管理部门归档；（四）企业的合同文件及附件正本须交档案管理部门统一进行归档处理；（五）文件完成立卷，各所属企业在本公司清算完成后三个月内，须将所有的文件移交总部综合管理部。公司总部按部门完成立卷，进行归档。（六）移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。第十二条 文件接收（一）公司总部和所属企业档案管理人员，接收时须检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应立即追查归入；（二）对于项目建设档案归档，档案管理人员须依据当地政府档案管理局的档案移交清单进行接收，并完整入档；（三）存入档案管理部门的档案文件原则上必须是正本文件，需入档而又不能提供正本的文件，须由经办部门负责人与负责档案管理的部门负责人商定处理意见，并作说明记录在案；（四）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门、所属企业，经办部门、所属企业送指定保管部门签收后，将文件归档处理；（五）文件如经过抽查，应有职能部门主管的签认。第十三条 文件整理与成卷（一）中文横写或外文文件以左方装订为原则，中文直写文件则以右方装订为原则；（二）左方装订文件及其附件，均应对准左上角，右方装订文件及其附件，均应对准左右上角，理齐钉牢；（三）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一；（四）立卷存档人应按照一定的规律排列卷内文件，保持文件的条理性，原则上要求：1、重要文件在前，次要文件在后；2、政策性文件在前，业务性文件在后；3、综合性文件在前，专题性文件在后；4、正文在前，附件在后；5、结论性文件在前，调研性文件在后。（五）在完成对卷内文件系统排列后，应编号并填写卷内档案登记目录表，然后填好封皮并按以上规定方式进行归档。第十四条 档案目录及分类（一）档案按目录索引划分：（一级）总目录、（二级）分目录、（三级）子目录。目录的层级设置可以依据需要减少，或还可增设(四级)细目录。（二）公司总部、所属企业的文档目录，可区分特点和文件性质等在本规定的基础上进行增减，并形成各自的档案管理目录索引。（三）档案按管理类别划分1、项目建设档案管理类别：指各所属企业，须按照建设主管部门及各地方政府要求，按每个建设项目报建和建设等事项顺序建立设置档案管理类别；2、项目业务管理类别：指项目在开发中按投资与策划管理、设计管理、营销管理、工程管理、物业与客户关系管理等而设置的业务档案管理类别；3、企业职能管理类别：指公司职能管理运作中按人力资源管理、财务管理、审计管理、行政管理等管理职能设置的档案管理类别；4、综合管理类别：指公司管理运作中按内部收发文、外部收发文、法人法务、品牌、综合管理等设置的档案管理类别。第十五条 归档文件编号。归档文件须按上述类别的分类进行编号，分别登入文件总目录登记薄，目录登记薄应按年设置；第十六条 文件密级分类（一）为了保护企业机密和便于档案借阅管理，将公司文档分为三类密级：1、加密级（包括不限于）：如：总经理办公会纪要、公司帐簿、公司财务报表、人事报表、审计报告等；2、机密级（包括不限于）：如：企业营业性文件、政府报批报建文件、上级企业下发机密级文件、企业策略报告、企业盈利计划、年度计划、公司制度与流程、投资、营销、工程等各类报表、各类正式合同、合同公司各类重大决策性会议纪要和记录、设计图纸等；3、普通级（包括不限于）：如：一般性会议通知、工作计划和工作报告、一般性公文、一般性会议纪要、往来沟通函件、企业宣传性文件等。（二）公司总部、所属企业的各存档部门负责根据各自的文档管理性质，如有需要可参照本规定密级规定形成制订相关的作业细则，并报公司总部综合管理部审核后实施；（三）档案在立卷时，档案保管人须依据已审批的档案管理规则，确定和注明归档文件的密级，以便保管和配合借阅管理规定进行管理。第五章 其它管理规定第十七条 档案安全性管理（一）档案管理人员及公司员工应注意保密。因泄密造成公司损失者，依据情节轻重，按公司相关奖惩管理规定进行处罚；（二）公司总部和所属企业设立档案室应优先考虑所处的安全因素，档案室门窗要坚固。档案须设专人负责管理，档案室、文件柜的锁匙应由专管人员掌握；（三）档案的专管人员，工作应做好防盗、防火、防潮、防尘、防失、防损等方面的工作；（四）主管人员应经常对专管人员进行文档安全督察，发现问题及时采取补救措施，同时因管理不善造成公司重要档案文件丢失，依据情节轻重，按公司相关奖惩管理规定对责任当事人进行处罚。第十八条 档案保存期限管理 文档的保存年限除政府有关法令（如：工程建设档案管理）或公司特定政策外，原则上须按下列规定办理：（一）永久保存：公司章程；政府机构核准文件；股东名册；组织规章与原则；董事会及股东会记录；公司获名、获奖文件及奖牌；不动产所有权及其他债权凭证；项目工程建设档案；土地及售房合约；财务报表等其他经核定须永久保存的文书；（二）十年保存：会计凭证；策略报告；年度计划与年度工作报告；项目预算与决算书等经核定须保存十年的文书；（三）五年保存：月工作计划报告；期满或解除之合同及协议书(除土地及售房合约) 等经核定须保存五年的文书； （四）一年保存：周工作计划；现金日报表等结案后无长期保存必要的文书；（五）制度与流程由制度管理部门永久保存，使用部门视有效期间予以保存。第十九条 档案销毁管理（一）档案管理部门每年应对档案数量、保管的状况进行一次检查，对需销毁的文件进行清理和销毁工作。（二）对销毁档案文件，应将清出的销毁文件统一填写销文登记表报分管领导审核签批，由分管领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁；（三）档案管理人员销毁文件时应由分管领导指派监销人员在场，由二人监销，文件销毁后，监销人员应在销文登记表上签字作实。 第二十条 档案借阅管理（一）公司总部和所属企业的综合管理部门，负责制订相应的档案借阅管理细则，报分管领导审批后实施；（二）查阅档案1、查阅一般档案，公司员工可直接查阅，外单位人员需经综合管理部门分管领导同意后方可查阅。2、查阅带密级档案，由查阅人申请，分管领导审核，董事长或总经理批准后，方能查阅。（三）外借档案1、外借一般档案，由经办人在档案借用登记表上签字后方可外借。2、外借带密级的档案，由本部门负责人申请，档案管理部门分管领导审核后，经董事长或总经理批准，方能外借（四）借阅者应对文件负责，遵守以下纪律：1、保护文件不得丢失；2、借阅的文件不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；3、按期归还，自觉接受档案管理员检查，办理借阅注销。4、公司内部审计或制度流程执行检查时，可以检查及调阅所有文件，不得隐瞒、拒绝；第六章 附则第二十一条 本制度由公司综合管理部负责解释，自公司总经理办公会审议批准并正式颁布之日起生效。附件：1、档案登记目录表2、档案借用登记表3、销文登记表附件1：档案登记目录表档案登记目录表分类号： 目录号： 单位：编号案卷标题起止日期密级卷内张数保管期限备注附件2：档案借用登记表档案借用登记表档案编号档案名称借出日期归还期限卷内张数借阅人签字核批人附件3: 销文登记表销文登记表销文日期： 目录号： 单位：编号案卷标题起止日期密级卷内张数保管期限批准人