资源描述
办公用品管理办法
1 目的
为合理使用资源，加强办公用品用具、计算机耗材等易耗品的使用管理，有效降低公司运行成本，培养节俭的良好习惯，特制订本管理办法。
2 适用范围
适用于公司范围内办公用品用具、计算机耗材等易耗品的管理。
3 工作流程
通过规范公司办公用品、计算机耗材等申领、采购、保管、发放及统计流程，有效控制公司办公成本，防止浪费，实现办公资源共享最大化。办公用品的管理应坚持以旧换新、以坏换新，杜绝浪费和重复领用现象，做到办公用品台账清晰，心中有数。
4 工作标准及要求
4.1 购置申请
4.1.1 提出购置申请
（1） 公司办公用品执行标准限额制度，即在项目设立之初，可根据需要给每个员工一次性配备所需的办公用品，并做好登记工作。配备所需办公用品之后，按照人均每月5元标准执行。
（2） 公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘应在做足市场调查的基础上，选定一家供应商集中采购，并根据市场情况形成《办公用品价目表》（表式：SHECTL MTⅡ16-14-1）。文具的选用注意在品牌、性能及价格取得平衡，原则上不选择大品牌文具。
（3） 办公用品原则上每季度购置一次，由部门按照标准及个人办公用品使用情况，提出办公用品申请，填写《办公低值消耗品采购申请表》（表式：SHECTL MTⅡ16-14-2），经部门负责人、分管领导审核通过后交总经理办公室（项目综合管理部）汇总。
（4） 非常规采购管理
①对于非常规采购（如临时性检查、大型活动等），需要大量使用某些文具用品而办公室没有库存货不够时，需要临时进行采购。在进行此类采购前须按照流程规定履行申请审批手续，通过后方可采购。
②打印机、传真机、复印机如需要更换新硒鼓的（经确认已经不能再以加粉或换芯的形式重复使用），须按流程填写《办公耗材采购申请表》（表式：SHECTL MTⅡ16-14-4），经部门负责人、分管领导签字同意后，报主要领导审批，由公司企划信息部（项目综合管理部）集中购置。
4.1.2 汇总统计
（1） 公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘根据各部门申领清单，结合办公用品库存情况，理出拟购清单，向办公室主任（综合管理部部长）及主要领导提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量、费用预算等，并形成《办公低值消耗品采购申请汇总表》（表式：SHECTL MTⅡ16-14-3）。
（2） 公司（项目）主要领导负责办公用品的购置审批，并签署具体意见。
4.2 采购管理
4.2.3 询价、比价
公司总经理办公室（项目综合管理部）采购人员应就欲采购物品进行询价、比价，确定 合作供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性采购的优惠政策。
4.2.4 采购、验收、建立购置台账
（1） 公司总经理办公室（项目综合管理部）采购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交易，并按规定履行验收程序。对于大件物品，如办公打印纸等考虑由供应商送货。
（2） 公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘将采购回公司的办公用品就名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库，建立台帐；将采购物品分类入库保管。
4.3 领用管理
4.3.5 发放准备
待办公用品采购完成后，公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘负责按照各部门提交的申请，对办公用品进行分类，以便于各部门领用。
4.3.6 领用办公用品
（1） 部门申领人接到公司总经理办公室（项目综合管理部）通知后，根据所在部门申领清单领取办公用品，并按要求予以签字登记。
（2） 部门申领人领取部门办公用品后，部门员工向部门申领人领取各自办公用品。部门可根据部门情况考虑签字登记。
4.3.7 统计、盘点
（1） 季度统计：公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘在办公用品领取发放过程 中即可就办公用品进行统计，做到账物一致；在季度末进行办公用品全面盘点， 提前增加库存，减少采购次数，尽可能一季度集中采购一次。对盘点过程中发现的差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报部门负责人。
（2） 公司总经理办公室主任（项目综合管理部部长）对每季度办公用品购买、发放情况进行监督，发现问题及时进行处理。
5 记录控制
（1） 办公用品价目表（样表见表式：SHECTL MTⅡ16-14-1）
（2） 办公低值消耗品采购申请表（样表见表式：SHECTL MTⅡ16-14-2）
（3） 办公低值消耗品采购申请汇总表（样表见表式：SHECTL MTⅡ16-14-3）
（4） 办公耗材采购申请表（样表见表式：SHECTL MTⅡ16-14-4）
（5） 办公用品领用登记表（样表见表式：SHECTL MTⅡ16-14-5）
6 附则
本办法自下发之日起正式实施，其解释权和修订权属公司总经理办公室、企划信息部。
表式：SHECTL MTⅡ16-14-1
办公用品价目表（样表）
书写笔类
文件管理用品类
名称
规格
单价（元）
备注
名称
规格
单价
备注
签字笔
真彩E550
0.8
30支/盒
文件夹
齐心600A
6.0
单夹
真彩1911欧标
1.0
12支/盒
齐心600A/W
7.0
双夹
晨光GP-532
1.5
按动笔
纸板夹
齐心333
13
钢笔
英雄266
6.0
双孔夹
齐心A205
13.0
油漆笔
NP510
5.0
票据夹
5.0
书法笔
大中小
5.0/4.0/3
风琴包
小
5.0
签字笔芯
真彩009
0.5
大
8.0
记号笔
兰克QJ-200
1.0
名片夹
齐心120页
12.0
铅笔
中华HB
0.6
10支/板
资料册
齐心PF-10
7.5
中华2B
0.7
10支/板
档案袋
牛皮纸
0.5
10个/包
白板笔
新年700
1.2
办公电子用品类
桌面办公用品类
计算器
卡西欧GX-125
85.0
削笔器
得力
1.0
金数码837
16.0
马德培
3.0
电池
南孚5号
2.0
订书机
得力309
12.0
南孚7号
2.0
得力314
27.0
起钉器
得力
2.5
钉书针
得力0012
1.2
得力0013
4.0
回形针
得力
1.5
大头针
得力
2.5
文件框
齐心3栏
25.0
剪刀
得力0603
4.0
财务用品类
办公生活用品类
现金帐
三印32K/16K
5.0/9.0
抽纸
清风
5.5
银行帐
三印32K/16K
7.0/12.0
空心纸
清风
25.0
总账
三印32K/16K
5.0/9.0
纸篓
4.0
记账凭证
前通
3.5
洗衣粉
2.0
收据
普三联收据
1.0
海绵拖把
45.0
尘推
60
30.0
说明：
1.办公用品的类别、名称等由各项目部根据实际情况自行确定，价格需在市场调查的基础上由项目部选择一家实力强、信誉好、价格低的供应商集中采购；
2.每季度采购办公用品前，各部门可对比此表中的办公用品及价格，按标准进行选购。
表式：SHECTL MTⅡ16-14-2
办公低值消耗品采购申请表
申请部门： 年 季度
序号
名称
规格
单位
预估单价
数量
预估总价
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
…
编制： 审核： 审批： 申请日期：
申领人签字： 领用日期：
表式：SHECTL MTⅡ16-14-3
办公低值消耗品采购申请汇总表
序号
名称
规格
单位
预估单价
数量
预估总价
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
编制： 复核： 审核： 审批： 日期：
表式：SHECTL MTⅡ16-14-4
办公耗材采购申请表
申请部门： 时间：
序号
名称
规格
单位
数量
估算金额
1
2
3
4
5
6
7
…
购置原因：
申请人：
部门意见：
分管领导意见：
企划信息部意见：
主要领导意见：
办理结果：
表式：SHECTL MTⅡ16-14-5
办公用品领用登记表
序号
日期
领用品名
数量
领用部门
领用人签字
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
…
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