建筑建设公司办公用品管理办法模版.docx

办公用品管理办法1 目的为合理使用资源，加强办公用品用具、计算机耗材等易耗品的使用管理，有效降低公司运行成本，培养节俭的良好习惯，特制订本管理办法。2 适用范围适用于公司范围内办公用品用具、计算机耗材等易耗品的管理。3 工作流程通过规范公司办公用品、计算机耗材等申领、采购、保管、发放及统计流程，有效控制公司办公成本，防止浪费，实现办公资源共享最大化。办公用品的管理应坚持以旧换新、以坏换新，杜绝浪费和重复领用现象，做到办公用品台账清晰，心中有数。4 工作标准及要求4.1 购置申请4.1.1 提出购置申请（1） 公司办公用品执行标准限额制度，即在项目设立之初，可根据需要给每个员工一次性配备所需的办公用品，并做好登记工作。配备所需办公用品之后，按照人均每月5元标准执行。（2） 公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘应在做足市场调查的基础上，选定一家供应商集中采购，并根据市场情况形成办公用品价目表（表式：SHECTL MT16-14-1）。文具的选用注意在品牌、性能及价格取得平衡，原则上不选择大品牌文具。（3） 办公用品原则上每季度购置一次，由部门按照标准及个人办公用品使用情况，提出办公用品申请，填写办公低值消耗品采购申请表（表式：SHECTL MT16-14-2），经部门负责人、分管领导审核通过后交总经理办公室（项目综合管理部）汇总。（4） 非常规采购管理对于非常规采购（如临时性检查、大型活动等），需要大量使用某些文具用品而办公室没有库存货不够时，需要临时进行采购。在进行此类采购前须按照流程规定履行申请审批手续，通过后方可采购。打印机、传真机、复印机如需要更换新硒鼓的（经确认已经不能再以加粉或换芯的形式重复使用），须按流程填写办公耗材采购申请表（表式：SHECTL MT16-14-4），经部门负责人、分管领导签字同意后，报主要领导审批，由公司企划信息部（项目综合管理部）集中购置。4.1.2 汇总统计（1） 公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘根据各部门申领清单，结合办公用品库存情况，理出拟购清单，向办公室主任（综合管理部部长）及主要领导提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量、费用预算等，并形成办公低值消耗品采购申请汇总表（表式：SHECTL MT16-14-3）。（2） 公司（项目）主要领导负责办公用品的购置审批，并签署具体意见。4.2 采购管理4.2.3 询价、比价公司总经理办公室（项目综合管理部）采购人员应就欲采购物品进行询价、比价，确定 合作供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性采购的优惠政策。 4.2.4 采购、验收、建立购置台账（1） 公司总经理办公室（项目综合管理部）采购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交易，并按规定履行验收程序。对于大件物品，如办公打印纸等考虑由供应商送货。（2） 公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘将采购回公司的办公用品就名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库，建立台帐；将采购物品分类入库保管。4.3 领用管理4.3.5 发放准备待办公用品采购完成后，公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘负责按照各部门提交的申请，对办公用品进行分类，以便于各部门领用。4.3.6 领用办公用品（1） 部门申领人接到公司总经理办公室（项目综合管理部）通知后，根据所在部门申领清单领取办公用品，并按要求予以签字登记。（2） 部门申领人领取部门办公用品后，部门员工向部门申领人领取各自办公用品。部门可根据部门情况考虑签字登记。4.3.7 统计、盘点（1） 季度统计：公司总经理办公室（项目综合管理部）文秘在办公用品领取发放过程 中即可就办公用品进行统计，做到账物一致；在季度末进行办公用品全面盘点， 提前增加库存，减少采购次数，尽可能一季度集中采购一次。对盘点过程中发现的差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报部门负责人。 （2） 公司总经理办公室主任（项目综合管理部部长）对每季度办公用品购买、发放情况进行监督，发现问题及时进行处理。5 记录控制（1） 办公用品价目表（样表见表式：SHECTL MT16-14-1）（2） 办公低值消耗品采购申请表（样表见表式：SHECTL MT16-14-2）（3） 办公低值消耗品采购申请汇总表（样表见表式：SHECTL MT16-14-3）（4） 办公耗材采购申请表（样表见表式：SHECTL MT16-14-4）（5） 办公用品领用登记表（样表见表式：SHECTL MT16-14-5）6 附则 本办法自下发之日起正式实施，其解释权和修订权属公司总经理办公室、企划信息部。表式：SHECTL MT16-14-1办公用品价目表（样表）书写笔类文件管理用品类名称规格单价（元）备注名称规格单价备注签字笔真彩E5500.830支/盒文件夹齐心600A6.0单夹真彩1911欧标1.012支/盒齐心600A/W7.0双夹晨光GP-5321.5按动笔纸板夹齐心33313钢笔英雄2666.0双孔夹齐心A20513.0油漆笔NP5105.0 票据夹5.0书法笔大中小5.0/4.0/3风琴包小5.0签字笔芯真彩0090.5 大8.0记号笔兰克QJ-2001.0 名片夹齐心120页12.0铅笔中华HB0.6 10支/板资料册齐心PF-107.5中华2B0.7 10支/板档案袋牛皮纸0.510个/包白板笔新年7001.2 办公电子用品类桌面办公用品类计算器卡西欧GX-12585.0削笔器得力1.0金数码83716.0马德培3.0电池南孚5号2.0订书机得力30912.0南孚7号2.0得力31427.0起钉器得力2.5钉书针得力00121.2得力00134.0回形针得力1.5大头针得力2.5文件框齐心3栏25.0剪刀得力06034.0财务用品类办公生活用品类现金帐三印32K/16K5.0/9.0抽纸清风5.5银行帐三印32K/16K7.0/12.0空心纸清风25.0总账三印32K/16K5.0/9.0纸篓4.0记账凭证前通 3.5洗衣粉2.0收据普三联收据1.0海绵拖把45.0尘推6030.0说明：1.办公用品的类别、名称等由各项目部根据实际情况自行确定，价格需在市场调查的基础上由项目部选择一家实力强、信誉好、价格低的供应商集中采购；2.每季度采购办公用品前，各部门可对比此表中的办公用品及价格，按标准进行选购。表式：SHECTL MT16-14-2办公低值消耗品采购申请表申请部门： 年 季度序号名称规格单位预估单价数量预估总价备注12345678910111213编制： 审核： 审批： 申请日期：申领人签字： 领用日期：表式：SHECTL MT16-14-3办公低值消耗品采购申请汇总表序号名称规格单位预估单价数量预估总价备注123456789101112131415161718编制： 复核： 审核： 审批： 日期： 表式：SHECTL MT16-14-4办公耗材采购申请表申请部门： 时间：序号名称规格单位数量估算金额1234567购置原因：申请人：部门意见：分管领导意见：企划信息部意见：主要领导意见：办理结果： 表式：SHECTL MT16-14-5办公用品领用登记表序号日期领用品名数量领用部门领用人签字备注1234567891011121314151617