银行信贷业务档案管理办法模版.docx

银行信贷业务档案管理办法
第一章总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》， 为了进一步规范我行信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，以及相关信贷综合制度和管理办法等规定，特制定本办法。根 据信贷管理系统上线后运行中添加了电子信息档案特对该办法进行修订。
第二条本办法所称信贷业务档案是指某银行在办理信贷业务过程中形成的电子记录和反映信贷业务申请、调查、审查、审批、发放、管理和收回全过程的重要文件和凭证，主要包括信贷管理系统中的客户基本信息、客户提供的影像资料、办理业务形成的纸介质审批资料、 放款资料、展期资料、客户合同信息、借据信息、贷后管理信息、贷款还本收息信息等。
第三条信贷业务档案管理要遵循以下原则：
一是集中统一管理原则；二是及时完整、真实有效原则；三是方便实用原则；四是保密性原则；五是规范管理原则。做到电子信息集中 管理，纸介质资料机构管理定期统一上缴，原始资料账册化，资料内 容标准化，档案移交制度化。做到科学管理、有效利用，严禁毁坏散 失，确保信贷业务档案完整安全。
第四条支行的信贷业务档案管理工作，在业务上接受总部信贷管理 部门、档案管理部门的管理、指导和监督。
第五条信贷业务档案涉及国家、银行和企业秘密，档案管理员、调 阅人员均需严格执行保密制度。
第二章信贷业务档案管理职责
第六条支行信贷业务管理以客户为单位建立信贷业务档案，落实专 门人员统一管理，及时将档案信息录入企业征信系统并在规定时间移交信贷业务档案库归档。
第七条信贷业务电子信息档案，以客户为单位在信贷管理系统中建 立电子档案保存空间，申请信息按合同保存在客户分户中，由信贷系统的系统管理员进行分类保存，按照管理账户权限设置调用权限，按 调用权限使用电子档案信息。
第八条信贷业务档案库的设立及管理员职责。
（一）支行应在信贷管理部门或档案部门设立信贷业务档案库，配 备管理员，集中统一管理信贷业务档案。
（二）信贷业务档案库管理员职责。负责审核、接收相关部门移交 管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规

定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理进行指导和监督。
第九条信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷档案。信贷管理部门要按照‚谁经办、谁负责‛ 的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性和完整性负责。
（一）支行信贷人员职责
支行信贷部人员负责收集整理借款人和担保人基础资料、贷后管理 资料、法律文件等信贷业务档案。负责收集整理所经办业务的信贷资 料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后 3 个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库 管理，纳入表外科目核算。
不良贷款按规定移交给资产保全部，由该部门履行档案管理职责。 电子信息档案，由明确管理客户权限的信贷人员负责收集整理，并
对客户变化情况作变更登记。
（二）支行信贷管理部门职责。
支行信贷管理部门负责管理本部信贷运作档案。其业务经办人员负 责收集整理本部信贷运作档案资料，月后 3 个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理。
（三）总部信贷部门职责。
总部信贷运作档案由审查部门负责，落实部门档案管理人员统一管 理。贷审会审议信贷事项的运作档案年终由信贷管理部负责收集管理。信贷运作档案于年后 30 个工作日内统一移交档案库归档。
信贷系统管理员，以电子信息实时变更情况进行登记，对调整电子 信息档案做规则校验，并保存变更记录。
第十条信贷管理系统是信贷电子档案的档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、 真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。
第三章信贷业务档案内容

第十一条信贷业务档案资料分为两种介质三大类：一种为纸质介质、一种为电子信息；三大类分为：借款人、担保人基础资料及相关法律文件；支行信贷运作档案资料；贷后管理资料及相关法律文件。
第十二条借款人、担保人基础资料及相关法律文件包括：
（一）借款人归档基本资料具体内容如下：（不能保留原件的，留存与原件核实后的复印件，电子信息保存为 DOC 格式、GPJ 格式、PDF 格式等，下同）。
（1）《企业法人营业执照》或事业法人证书，法人授权书（为分支机构的）；
（2）《组织机构代码证》及贷款卡及查询资料；
（3）《统一社会信用代码》及《中征码》资料；
（4）法定代表人身份证明、法定代表人、董事会成员、有权签字人的签字样本；
（5）公司章程、验资证明；
（6）各期财务报表、审计报告；
（7）特殊行业经营许可证；企业资质等级证书；、
（二）业务资料归档具体内容如下：
（1）借款人信贷业务申请书；
（2）法定代表人的授权书；
（3）董事会同意申请办理信贷业务的决议；
（4）项目建议书；项目可行性研究报告；项目立项批复；项目水、 电、环保、消防、规划和土地等部门的有关批复文件；
（5）进口合同、销售合同或代理进口协议等。
（三）担保人归档基本资料具体内容如下：
（1）担保人法定代表人的授权书；
（2）董事会同意提供担保决议；
（3）产权证明书、共有人同意抵（质）押书面证明；
（4）有权机关办理的抵（质）押登记，抵押物他项权证、
（5）抵（质）押物清单及评估报告；
（6）保险单等法律文书的复印件（原件入会计部门现金库保管） 等。

（四）信贷业务承诺函、意向书、合作协议、主从合同、借据等。
（五）其他综合及单项业务管理制度规定的信贷业务资料及辅助资 料。
第十三条支行信贷运作档案资料及总部信贷部门资料归档范围：
（一）支行信贷决策所依据的有关资料。
客户信贷业务包括电子信息申请书复印件，客户及担保人基本资料、业务资料、担保资料复印件。
（二）支行信贷决策产生的有关资料包括电子信息。
1、评级、调查资料，包括客户基本情况调查表、信贷业务调查表； 客户信用等级测评资料；信贷业务评估报告；保证人担保能力、抵（质） 押物担保能力调查的相关资料；调查经办人或调查责任人签字的信贷业务调查报告等。
2、审查资料，包括信贷业务审查表，审查经办人和审查责任人签字的信贷业务审查报告等。
3、贷审会小组审议、审批、报备资料，包括会议记录本、《贷审会 投票表决表》、会议纪要、行长签字的审议表、批复等。
（三）向总部报备报批材料及总部批复，包括信贷业务报备表及报 告、上报有权审批部门的请示报告（文件）、审查部门的审查意见、有权审批部门的批复等。
（四）不良贷款认定资料，包括申报支行的请示报告、对应的《贷 款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》、损失类贷款的内部确认材料或外部证明材料、审查报告。
（五）总部信贷部门归档范围：
1、调查报告及其他重要凭证、廉政反馈卡、审贷小组表决表、审查审批书、审查意见、审贷会会议纪要、审贷会意见、审贷会工作单及表决表；
2、信贷管理部门业务检查资料、检查记录及报告、信用等级评估结果及资料、贷款五级分类资料、有关审计和稽核报告、重要的财会报表、报人行及银监局报表等；
3、信贷工作计划、工作总结、行业分析、行业指导意见、规章制度、办法、通知等文件；

4、其他资料。
（六）其他综合及单项业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。 第十四条贷后管理资料及相关法律文件及电子信息包括：
（一）贷后检查材料：按规定填制的《某银行贷后检查表》、《某银行贷后第一次跟踪检查表》及限制性条款落实情况报告；日常检查形成的《某银行授信后跟踪检查表》及检查分析报告；客户、担保人的各期财务报表；《某银行季度检查分析报告》及说明等。
（二）信贷业务到期处理材料：向借款人发出的《某银行贷款到期通知书》，会计部门填写的《某银行还款凭证》；贷款展期的，有《某银行借款展期申请书》，担保人同意担保展期的书面证明，支行信贷业务展期决策各环节的运作材料，展期备案材料，与借款人、担保人签订的《某银行借款展期协议》；贷款还清的将还款凭证归入档案。
（三）有问题信贷业务处理材料：在诉讼时效内和保证期间内取得借款人、保证人签名的《贷款逾期催收通知书》；《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》及相关认定资料；事实风险客户退出方 案，不良信贷资产清收、盘活、保全方案及组织实施情况报告；通过法律程序起诉、裁定、以资抵债、保全的有关资料等。
（四）信贷业务总结评价报告。
（五）其他综合及业务管理制度规定的业务资料及辅助资料。第四章信贷业务档案管理要求
第十五条信贷业务档案的整理、移交和归档。
（一）信贷业务电子信息整理、移交和归档，其中信息整理由系统 定义的管户信贷员完成，管户信贷员没有岗位调整之前均由该信贷员管理完善且该信贷员享有资料调用权限，支行行长、副行长享有调用权限，总行该业务条线管理人员享有调用权限，总行主管行长、行长享有调用权限。信贷员进行岗位调整的同时，要将电子信息进行权限调整，总行信贷系统管理员全面负责电子信息的保管与维护。
（二）信贷业务档案的整理及移交。信贷部门经办人员要按信贷业 务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档 目录，及时移交。信贷业务档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交

的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录（一式两份，各留存一份）上签字。
（三）信贷业务档案的归档。档案资料归档要便于保管、查找和利 用。
1、立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒保管，标明客户全称和立档时间。档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额 抵押担保作为单笔业务立卷。
2、目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。二是以客户为单位建立档案目录，检索定位到单笔业务， 档案目录应包括客户名称、卷号、卷名（包括审批时间、业务品种、金额、期限）等，并注明卷与卷之间的从属关系。三是建立卷内目录， 检索定位到具体业务资料。
3、装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。
第十六条信贷业务档案的借阅。
（一）内部人员借阅信贷业务档案。借阅本人经办业务资料的，信 贷业务档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由 借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。
（二）外部人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原 则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他 有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，支行应有专人在场陪同，严禁将原件借出。
（三）电子信息的借阅由信贷系统管理员使用电子流信息登记，外 部人员原则上不允许借阅，当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅电子信息时必须持有协助查询通

知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，由总行相关业务条线管理人员现场陪同，并且由本行权利人员操作，只得查看不得打印。
第xx条信贷业务档案库管理员应保持相对稳定，因工作变动离岗 的，应对信贷业务档案收进、移出、销毁情况予以书面说明，待接管 人员到位，办结移交手续后，方可办理调动手续。信贷业务档案资料办理移交手续，要由所在部门负责人进行监交。
第十八条档案库应配置相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、 防虫蛀等方面的设施。电子档案使用服务器存储由系统管理人员定期维护。
第十九条档案保管期限。信贷业务档案保管期限分为短期保管、长 期保管和永久保管。
其中，电子信息使用永久保存的机制，不进行定期删减。
短期信贷业务（1 年以内）到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少 10 年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保
管期限为至少 15 年。
信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回结清的， 短期信贷业务档案再保管期限为至少 10 年，中长期信贷业务档案再
保管期限为至少 15 年。
永久保管的信贷业务档案：信贷业务到期未结清、至今未收回的（包括己核销的信贷业务），其信贷业务档案要永久保管。
第二十条信贷业务档案的销毁。对超过保管期、需要销毁的信贷业务档案由信贷业务档案库管理员提出并慎重鉴定，编制销毁清册，经办公室、信贷管理部门、支行负责人审查，上报总部审批后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁。档案销毁须由监销人员现场监督。信贷业务档案库管理员和办公室、信贷管理部门、支行负责人、 总部有关人员同时在留存销毁清册上签字备查。
第二十一条支行要加强信贷业务档案管理工作的检查。对未按规定 要求设立信贷业务档案库集中统一管理信贷业务档案或未按规定履行档案管理职责形成风险的，按照总部有关规定追究相关责任人责任。

第五章罚则
第二十二条对损毁、遗失、擅自销毁信贷业务档案，擅自对外提供、 透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损失行为，视情节轻重对责任人给予行政处分；造成损失的责令赔偿损失；构成犯罪的， 依法追究刑事责任。
对信贷业务档案管理工作成绩突出的，给予表扬和奖励。第六章附则
第二十三条本办法实施前已办理信贷业务的档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档；新发生信贷业务档案必须严格按照本办法进行管理。
第二十四条支行上划资产保全部的‚双呆‛贷款档案，资产保全部 参照支行信贷档案管理规定执行。
第二十五条本办法由某银行制定、解释和修订。
第二十六条本办法自发布之日起废止《某市商业银行信贷业务档案管理办法》并在发布日起执行。