银行信贷业务档案管理暂行办法.docx

银行信贷业务档案管理暂行办法第一章总则第一条 为加强信贷业务档案管理，保证信贷业务的安全性和合法性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国担保法、贷款通则等法律法规及本行贷后管理有关规定，制定本办法。第二条 信贷业务档案是指本行在办理信贷业务过程中形成的，记录和反映信贷业务的重要文件和凭据，主要由相关契约及凭据、借款人及担保人的基本资料、借款人的信贷业务资料、本行综合管理资料等组成。本办法所称信贷业务，是指人民币流动资金贷款、项目贷款、房地产贷款、个人类贷款、银行承兑汇票、贴现、保函等表内外业务。本办法所称借款人，是指在我行办理信贷业务的企（事）业法人客户及自然人客户。第三条信贷业务档案实行“统一领导、分级管理、逐级建档”的管理原则，即在总行统一领导下，各分、支行负责管理和保管本级行的信贷档案。分行负责对本行系统的信贷档案工作进行指导、监督和检查，同时接受上级行的指导、监督和检查。条件具备的分行对信贷业务档案按照集中统一进行规范化管理。条件不具备的分行，信贷业务档案暂在支行集中统一管理，分行要经常监督、检查支行信贷业务档案管理情况。条件成熟后要立即着手统一管理。第四条 信贷业务档案按客户建立，一户一档，做到科学管理。各分、支行要按本办法要求办理档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等手续，严防毁损散失，确保信贷业务档案完整与安全。第五条 各分、支行根据业务量配备专门的熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的信贷档案管理员。第六条 各分、支行要设立信贷业务档案库，档案库要指定专人统一管要配备必要的设施，具备防盗、防火、防渍、防腐蚀、防有害生物的功能。出纳库中可设库中库（或保险箱，下同），用于存放抵押和质押权证、有价证券、存单等。总、分行授信评审部负责保管下列档案资料：支行报送的贷款审查、决策的有关资料， 授信评审部的贷款审查意见、贷审会审议表决表、会议纪要、贷款授权书、贷款审批表，出帐审查资料，对重大贷款项目进行贷后检查的有关文件资料，与授信评审部审查审批工作有关的其它资料。第七条 信贷业务档案涉及本行和企业的商业秘密，信贷档案管理员、调阅人员均需严格执行保密制度。第二章信贷业务档案的分类、分区与归档范围第八条 信贷业务档案分为五类。其中客户的信贷业务档案分四类：权证类、要件类、管理类、保全类；本行内部管理资料列为综合类。第九条 档案库分四区：权证区、立卷区、归档区、综合区。权证区要单独设立在出纳业务库内。立卷区存放业务执行中的要件类、管理类、保全类档案。归档区存放业务已经执行终了的要件类、管理类、保全类档案。综合区存放信贷业务综合类档案。信贷业务档案以客户为单位，分区、分类地在信贷业务档案库中存放，存放顺序按信贷管理系统中的企业代码顺序排序。个人贷款可根据需要在每个区内按贷款种类再划分小区。第十条 权证类档案是指抵押和质押权证、有价证券、存单等，主要包括：（一）抵押贷款资料：抵押物所有权或使用权证书或证明文件；抵押物他项权证书；抵押物清单、抵押物存放状况资料；抵押物保险单；抵押登记文件；抵押公证书;（二）质押贷款资料：动产质押中质物的名称、数量、质量、状况，质物的评估报告或作价依据，质物的所有权或使用权证明，质物保险单；权利质押中的各种有价单据，其中以依法可以转让的商标专用权、专利权、著作权中的财产权出质的，需提供评估报告和作价依据；质押登记文件；质押公证书。第十一条 要件类档案是指合同、借据，出帐审查单及通知单，放款和收款通知单及回单，以及催收通知和回执等用于证明信贷业务法律行为的基本要件，包括：（一）银企双方签定的借款合同、借据、保证合同、最高额保证合同、抵押合同、最高额抵押合同、动产质押合同、权利质押合同、外汇转贷款协议书、担保协议书、核保书、银企协议、银行承兑协议、授信协议；（二）出帐审查单及通知单；（三）放款和收款通知单及回单，贷款本息催收通知及回执；（四）贷款诉讼案件的判决书、裁定书、强制执行书等法律文书。第十二条 管理类档案是指客户基本资料、贷款申请审批资料、贷后管理资料和企业财务报表等贷款管理资料，主要包括：（一）每户企业的基本资料：企业法人营业执照或企业法人营业执照副本复印件、事业单位登记证副本复印件；中华人民共和国组织机构代码证书复印件；借款人其他有效证件复印件；特种经营许可证复印件；税务登记证复印件； 企业资质等级证复印件；外商投资企业批准证书复印件； 外商投资企业外汇登记证复印件；上述资料的年检证明。企业章程； 企业法人的注册资本验资报告复印件，或有关注册资本来源的证明材料；法定代表人、负责人或代理人的身份证明（身份证、外籍护照、回乡证等）复印件、签字样本及履历证明材料，借款授权委托书。联营协议复印件；贷款卡复印件以及年检证明；借款人及担保人的印鉴卡；企业变更登记有关文件的复印件。企业各期财务报表和有关的经营资料，企业转制、改组等重大行为的相关资料。（二）每户个人的基本资料：户口本、身份证或其他有效居留证件的复印件；婚姻证明复印件；借款人具有稳定职业和收入的证明材料原件；消费类贷款，还要有购买合同或协议复印件；首付款凭证复印件； 个人住房贷款还要有房屋销售许可证或房屋预售许可证复印件。（三）每笔信贷业务申请审批资料：借款人及保证人贷款卡复印件；借款申请书；借款展期申请；承兑汇票承兑、贴现申请书、承兑协议、增值税发票复印件、交易合同复印件、保证金入账单复印件、还款承诺函。项目贷款还应包括以下资料：项目建议书原件和批准文件复印件；可行性研究报告或设计任务书原件及批准文件复印件；初步设计原件及批准文件复印件；项目立项计划及年度投资计划下达文件原件或复印件；项目概算原件或复印件； 开工报告的批复文件复印件；项目方案变更、 概算调整的批复文件复印件；项目概、预算审查报告及工程竣工验收报告；银行认为必要的其他文件。房地产贷款还应提供以下资料：项目建设开发可行性研究报告复印件； 项目立项批准文件复印件；建设用地规划许可证复印件；国有土地使用权证复印件； 建筑工程规划许可证复印件；施工许可证复印件；商品房预售许可证复印件；地价款交缴凭证的复印件；项目自筹资金证明材料；项目预、决算报告等。保证人及反担保人应提供以下资料：同意保证意向书原件；董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明原件；保证人基本情况材料，包括：营业执照复印件； 法定代表人身份证明原件或复印件；签字样本原件； 法人组织机构代码证复印件； 贷款证（卡）复印件； 公司合同或章程复印件； 客户近3年及近期财会报告原件或复印件； 有权部门批准成立事业单位机构设臵的文件复印件； 担保能力分析报告原件。抵押或质押方式应提供以下资料：同意抵、质押意向书原件；抵押（质）物评估报告原件；评估单位资格证明复印件；抵押物（质物）权利证书，如土地使用权证、房屋产权使用证复印件；有处分权人同意抵押（质押）的证明文件，包括：董事会同意抵（质）押的决议或具有同等效力的证明原件； 第三人同意提供抵（质）押的书面申明原件； 全体共有人同意抵（质）押的证明原件； 海关同意抵（质）押的声明等原件； 国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明原件；其它有权机构同意抵（质）押的证明原件；抵（质）押人有关身份证明原件或复印件；抵（质）押物保险单据原件或复印件；抵（质）押登记证明原件；质物不予挂失的证明原件。银行内部的调查、审查、审批报告，包括本级行的推荐、审查意见，贷审会授权书、会议纪要，贷款意向书或承诺函，上级行的贷款批准文件或通知，其他贷款决策文件；项目贷款（含外汇转贷款）、房地产贷款、对外担保的评估报告及调查报告。（四）贷后管理资料：银行放款通知书；客户还款记录；贷款变更的有关资料； 贷款跟踪检查情况记录及有关报表、资料，与贷款项目有关的重大问题调查报告及处理意见等。企业信用等级评估报告、贷款风险分类资料、贷款客户分类管理资料、企业授信资料、信贷调查分析报告、贷款调查和检查记录、贷款调查和检查报告、审计和稽核报告等。第十三条 保全类档案是指资产风险管理的相关业务资料，主要包括：（一）兼并类档案。关于企业兼并的有关批示文件；企业董事会或厂级办公会议关于企业兼并的决策性文件，职工代表大会决议等文件以及上级主管部门批准企业兼并文件；全国企业兼并和职工再就业工作计划内兼并项目的请示、报告和全国领导小组的批复文件；兼并企业对兼并行为的评估报告；兼并协议正式文本。兼并过程中被兼并企业兼并实施前与贷款行的全部信贷关系原始记录，包括贷款协议、各类贷款（信用、担保、抵押、质押等）合同、借据等信用契约；银企三方或四方（兼并双方和原贷款行双方）签定的借贷关系转移协定、兼并方企业承接被兼并企业积欠银行贷款本息协议以及分年还贷计划；对未按期还贷企业贷款恢复计息的记录和通知单；对未按期还贷企业申请取消享受免息政策的请示、批示文件和对原贷款全部恢复计息的通知单；兼并实施后发生的对兼并事实有较大影响事件的记录和相关材料。兼并完成后企业资产负债表、现金流量表等定期反映企业经营状况的报表和相关材料。（二）破产类档案。破产前连续三年内的企业原始报表，所有原始贷款合同、借据等信用契约。企业破产申请、破产预案、上级主管部门同意企业破产的批复；法院从受理破产案件开始直至破产终结期间的主要法律文件，包括破产公告和破产裁定、法院宣告成立企业破产清算组的裁定、债权人会议的重要决议、银行债权申报书、有关债务保证责任的裁定、破产企业资产评估报告和清算报告、法院对财产分配的裁定和破产案件的终结裁定；计划内破产项目的全国领导小组批复文件。（三）呆坏账核销申报材料。总行同意核销的批复文件；申报行贷款呆坏账核销申报材料装订本；破产终结后需要继续追偿我行债权的有关文件和材料；呆坏账核销以后收回债权的重要凭据、帐务处理（冲回准备金）凭据和相关材料。（四）资产风险管理业务的其它资料。包括风险分类的各种材料。第十四条综合类档案是指本行内部有关信贷业务的各类报表，行业分析，信贷分析、调查、检查、审计稽核等综合报告的档案资料，主要包括：各类信贷统计旬报、月报、季报、半年报和年报，及各种临时报表；信贷分析、行业分析、调查、检查、审计稽核报告等档案资料。第十五条权证类和要件类档案必须存放原件。其它档案原则上应存放原件， 如只能存放复印件的，由档案管理人员核对原件、签名确认。第三章信贷业务档案管理期限第十六条信贷档案的保管期限规定为永久和定期两种，其中定期保管期限又分5年、15年两档。各类信贷档案的保管期限具体规定如下：（一）信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的客户的档案永久保管；结清 全部信贷业务的客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起， 保管五年;（二）综合类信贷业务档案（除各种报表的年度汇总表为永久保管外）为长期保管，保管期限为十五年;（三）信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管。根据需要，可将非常重要的长期保管档案转入本行综合档案室永久保存。第四章信贷业务档案的管理流程第十七条 移交。业务发生后，信贷经理要在 5 个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理台帐，编制信贷档案移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交给信贷业务档案管理员，信贷经理可对业务资料复印保存。其中权证类资料应在业务发生时移交，并且档案管理员应填写收据，一式二份， 一份给抵押或质押人，一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据将有关文件资料退还客户。第十八条立卷。档案管理员对信贷经理移交的信贷业务档案的整理、立卷工作， 要在 5 个工作日之内完成。权证类档案送交行内出纳库中存放，库中库的钥匙要双人、双锁分头保管。按笔立卷，填写档案皮，填写卷内文件目录；将以上填制好的档案以借款人为单位，装入档案盒中，填制档案盒封面。要件类档案一式两份，一份原件在信贷档案库中存放，另一份原件或复印件由信贷业务部门指定专人保管，按借款人、币种、按贷款种类、按业务时间顺序依次分笔存放。管理类档案和保全类档案按笔立卷，填写档案皮、卷内文件目录，以借款人为单位装入档案盒中，填制档案盒封面。个人类贷款要件类、管理类可按户合并立卷。第十九条 归档。档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其它档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。填写档案皮的归档号，将档案装人归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。综合类档案在次年的 3 月 31 日前归档。报表类档案要按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。第二十条 调阅。各分、支行要建立信贷业务档案调阅登记制度。信贷业务档案只能现场调阅，一律不许外借。信贷人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等。非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的，需经信贷部门和分、支行负责人签字同意。公安局、检察院、法院需要调阅信贷业务档案时， 必须持有调阅公函，由分、支行长指定专人负责陪同调阅。调阅人对所需的档案经同意后可以复制，但不得将原件抽走。第二十一条 提取。因业务需要需提取出纳业务库中的权证类档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经信贷部门主管领导签批，交给档案管理员，档案管理员要到会计部门办理必要的出入库手续。第二十二条 保管。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守信贷业务档案保管期限和保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季一次，并书面记录检查结果。第二十三条销毁。保管期满的信贷业务档案，要按照以下程序销毁：（一）分、支行提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）分、支行领导在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报总行风险管理部。（三）总行审计部和分行风险管理部共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告分、支主管行领导。第五章责任第二十四条 对损毁、遗失、擅自销毁信贷业务档案，擅自对外提供、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损毁的行为，视情节轻重对责任人给予处罚；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第六章附则第二十五条 各分、支行要根据本办法对信贷业务档案进行清查立卷或归档，对业务尚未结清的档案要在本办法施行后三个月之内补齐。第二十六条信贷业务档案所用附件及档案盒由总行统一印制，分、支行按需领用。第二十七条信贷管理台帐和其它信贷业务软件系统和数据文件的备份盘片，于信贷业务档案库中的综合区存放。第二十八条 外币信贷业务档案管理比照本办法执行。第二十九条 本办法由银行总行负责解释和修订。第三十条 本办法自印发之日起执行。附件：1、信贷业务档案编号规则2、信贷档案移交清单3、立卷档案皮样本4、立卷档案卷内文件目录5、卷档案盒封面6、归档档案卷内文件目录7、归档档案盒封面8、归档档案保管清册9、重要抵押、质押档案出库单10、信贷业务档案调阅单11、信贷业务档案销毁清册附件 1一、分、支行代码信贷业务档案编号规则分、支行代码按会计票据交换席位号二、档案区号权证区号：A；立卷区号：B；归档区号：C；综合区号: D。三、档案盒号三位数：自 001 至 999 四、顺序号三位数：自 001 至 999 五、档案类别号权证类：01；要件类：02；管理类：03；保全类：04；综合类：05。六、权证号为：企业代码+A+01+档案盒号+顺序号七、立卷号为：企业代码+B+档案类别号+档案盒号+顺序号八、归档号为：企业代码+C+档案类别号+档案盒号+顺序号九、综合号为：D+05+档案盒号+顺序号十、个贷后六位改为贷款种类一位，顺序号五位，种类为： A 、个人短期质押贷款 B、个人短期抵押贷款C 、个人住房贷款 D、商用房贷款E 、汽车消费贷款 F、个人资产抵（质）押循环贷款G、个人再交易住房贷款 H、个人耐用消费品贷款I、 出国留学人员贷款 J、旅游贷款K、个人助学信用贷款L、个人助学保证贷款M、个人助学抵质押贷款N、个人信用贷款O、个人保证贷款P、个人住房装修贷款Q、个人授信R、个人工程机械按揭贷款S、再就业小额担保贷款附件 2信贷档案移交清单企业名称：顺序号内容页数密级信贷经理签章：档案员签章：移交日期：注：此清单一式两份，信贷经理和信贷档案管理员各留一份附件 3立卷档案皮样本银行分行支行客户名称： 立卷号归档号 年 月 日 保 管 期限 本 卷 共 件 页 责任人检查人附件 4立卷档案卷内文件目录档案类别：立卷号容档案形成日期数备 注附件 5立卷档案盒封面支行代码： 分行代码： 档案类别号： 银行分行支行信贷业务档案客户名称： 客户代码： 卷内文件件数： 附件 6归档档案卷内文件目录档案类别：容档案形成日期页数备 注立卷号附件 7归档档案盒封面支行代码： 分行代码： 档案类别号： 银行分行支行已归档信贷业务档案客户名称： 客户代码： 卷内文件件数： 附件 8归档档案保管清册案类别归档号内容成日档案形期数应保管年限附件 9重要抵押、质押档案出库单提取单位提取档案内容提取档案用途提取人签字年月日负责人签字年月日档案管理员签字年月日附件 10信贷业务档案调阅单调阅单位调阅日期调阅内容调阅用途调阅人签字年月日分管行长签字年月日档案管理员签字年月日附件 11信贷业务档案销毁清册档案类别归档号内容档案形成日期页数应保管年限已保管年限监销人签章（审计部）监销人签章（风险部）监销日期