工程有限公司视频会议系统管理办法.doc

x公局第二工程有限公司
视频会议系统管理办法

第一章 总则
第一条 为加强对x公局第二工程有限公司（以下简称公司）和公司属各项目之间业已建立的视频会议系统（以下简称本系统）的使用管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，根据《xx公路工程局有限公司视频会议系统管理暂行办法》，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司机关及公司所属各项目视频会议管理。
第三条 本系统按程序化、规范化原则，实行统一指挥、分级管理、分工负责。
第二章 管理机构和职责
第四条 公司企业管理科（以下简称企管科）是本系统的综合管理部门，负责本系统规章制度的制定和修订；负责公司系统及设备的日常管理、维护和操作；对本系统的构成、使用和调整进行统一管理。
第五条 各项目信息化管理员负责项目视频会议管理。人员如有变动，应及时报告企管科。
第六条 各项目要做好本系统及设备的日常管理、维护和操作等工作，并服从企管科的统一管理。
第三章 管理要求
第七条 公司及所属各项目应定期对本地系统进行例行检测，包括音、视频设备、相关网络，确保系统处于随时开机可用状态，并填写视频会议系统定期检测情况记录。
第八条 视频会议系统设备损坏，应及时安排维修或更换。
第九条 公司属各项目应指定专人具体负责视频会议期间的管理协调、技术支持和与主会场保持联系，切实保障系统的正常运行和会议的顺利召开。
第十条 各会场应满足下列要求：
（一）防尘、防湿、防静电。
（二）提供具有稳压功能的不间断电源。
（三）为保证会议室视频传输的色彩效果，会议室应使用三基色灯管（高颜色性），并定期检查图像效果。
第十一条 各会场视频终端设备的放置位置应固定，信道链路、IP地址、视频终端密码及技术参数不得擅自更改。
第十二条 召开双流视频会议时，电脑必须使用正版软件，使用WINDOWS 操作系统，安装防病毒软件；操作系统必须安装最新的安全补丁，防病毒软件必须及时更新病毒库。
第十三条 主会场网络设备7×24小时开机、并保证接入线路良好。桌面终端必须保持开机，设置为“确认应答”方式。
第十四条 本系统为公司专用视讯系统，相关工作人员要做好保密工作。
（一）不得将管理帐号和密码透露给第三者。
（二）妥善保存好涉及会议的记录、软盘、光盘、移动硬盘等资料，严禁利用职务之便泄漏涉及会议的有关信息资料。
（三）不得擅自添加、修改、删除MCU、控制系统和视频终端密码，不得私自为分会场设置特殊权限。
（四）不得擅自将本系统外的视频终端和设备接入本系统。
第四章 使用流程
第十五条 视频会议分为三个优先级：以公司名义发起的会议，具有最高优先级；以公司机关各科室名义发起的会议，具有第二优先级；公司属各项目发起的会议，具有第三优先级。
第十六条 会议申请、确认和取消
（一）会议主办单位应提前5个工作日、特殊情况下提前3个工作日，填写《视频会议申请单》（附件1），向企管科提出会议申请；企管科于收到会议申请2个工作日内，特殊情况下1个工作日内，确认会议申请，并通知会议主办单位。
（二）会议因故取消，会议主办单位应及时通知企管科，并负责通知参会单位。
第十七条 会议通知
会议主办单位负责向各参会单位发出会议通知，参会单位收到会议通知后，应及时向会议主办单位反馈回执，并通知本单位的视频会议技术支撑部门和会场服务部门。
第十八条 会议准备
（一）企管科根据会议通知的参会单位名单，按会议申请表的各项要求，参照《视频会议系统现场导播表模版》（附件2），编制导播脚本，调测系统设备。
（二）会议前一天，各分会场进行系统测试。
（三）会议联调。
1．会议主办单位在会前2小时派专人到场，协调解决有关问题。
2．各分会场应在会前1小时安排专人负责与主会场配合，参加主会场组织的联合调试。
3．企管科负责组织联调。
（四）发言的分会场应于会前2小时调试好本端的摄像机位和音响设备，避免出现回音、啸叫和音量过小等情况。
第十九条 会议保障
（一）召开视频会议期间，在会议现场、网络机房等关键地点要安排技术人员值班，联系电话处于正常状态，认真监视监听会场情况和网络状况并作好记录，做好各种应急准备，发现异常应迅速组织处理并及时报告情况。
（二）正式会议前，企管科负责按各单位排序点名，各分会场应积极配合，及时应答。
（三）整个系统要在会议开始前1小时处于就绪状态。开会前30分钟仍不能进入会议或对整个会议有很大干扰的会场须退出会议，以保证整个会议的质量。
（四）会议期间，操作人员严格根据导播脚本切换会议现场音、视频信号。各会场在不讲话或通话完毕后，麦克风应处于静音状态。参会人员将移动电话置于关机或静音状态。
第二十条 会议总结
会议结束后，各会场填写《视频会议效果记录表》（附件3），并报送企管科，由企管科对视频会议使用情况进行总结。
第五章 应急处理
第二十一条 各项目分会场应提前做好应急准备，防止突然断电、断网等导致会议中断。当视频会议因线路阻断、终端故障等技术因素中断时，会议发起单位应积极协调企管科，查明原因，排除故障，及时恢复系统运行。
第六章 检查考核
第二十二条 企管科对本系统的运维情况定期进行检查，结合各项目的日常使用和会议期间配合情况进行考核并通报。
第七章 附则
第二十三条 本办法由企管科负责解释。
第二十四条 本办法自印发之日起施行。

附件1：
视频会议申请单
年 月 日
会议主办单位

会议名称

召开时间
年 月 日
上午
时 分
至
时 分
下午
时 分
时 分
结束时间
年 月 日
上午
时 分
时 分
下午
时 分
时 分
主会场
位置

参会
人数

会议选项（请划√）
会议
级别
公司会议□
公司部门会议□
公司属项目会议□
会议功能要求
双流功能□
显示
模式
分屏模式□
参会单位

设备列表（请划√）
麦克□
投影仪□
录音□
录像□
音乐□
其它

会议主要议程：（可另附）
主办单位联系人： 联系电话： 手机： 传真：
主办单位领导签字：
备注
1.本申请单适用于x公局二公司发起组织的视频会议，公司属各项目需另行报告。
2.双流功能可同时向分会场传送声音、图像和电脑画面，分屏模式可同时查看多个分会场。

附件2：
视频会议系统现场导播表模版
会议名称 年 月 日
阶段
时间
会议程序
主会场播送的图像
分会场播送的图像
备注
1
会议前一天9:30－16:30
系统及主会场检查

会议前一天9:30－16:30
分会场自检
调试信号
分会场全景
定时做好记录
2
会议前2小时进行联调
会议系统联调。主会场点名并调整各点声音和图像
播送主会场全景和近景
按要求播送分会场全景和近景
如会议通知中对会议的联调时间有规定，按照通知时间进行联调
3
会前半小时至开会时刻
进入会前待命状态
播送主会场全景，分会场画面
播送分会场全景
放音乐，会前三分钟准备时，开始录音录像
4
开会时刻至会议结束时刻
正式开会
播送主会场和其他分会场画面
播送分会场全景和近景；有分会场发言时送近景

会议开始画面

主持人画面

介绍出席领导

发言人画面

分会场切换

……
5
会议结束时刻
会议结束
播送主会场主席台全景
播送分会场全景
放音乐：停止录音录像
6
会议结束时刻至会后半小时
汇报开会情况，汇报后关机
播送主会场画面
播送分会场画面

备注

注：1.在第1阶段，各分会场技术负责人员需定时做好测试记录，如有问题，请与主会场联系。
2.除第1阶段外的其它时间段，各分会场的技术负责人员不得擅自离开会场。特殊情况确需离开时，需电话报告主会场技术负责人员。
3.各点画面摄取应讲究质量，做到摄取对象完整、聚焦准确、位置适中。

附件3：
视频会议效果记录表
会议名称： 年 月 日
单位名称

参会总人数

填写人

电话

会场效果
画面质量

声音质量

灯光效果

镜头效果

网络情况

是否出现故障

主要故障原因分析及改进建议

负责人签字： 年 月 日

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