工程有限公司视频会议系统管理办法.doc

x公局第二工程有限公司视频会议系统管理办法第一章 总则第一条 为加强对x公局第二工程有限公司（以下简称公司）和公司属各项目之间业已建立的视频会议系统（以下简称本系统）的使用管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，根据xx公路工程局有限公司视频会议系统管理暂行办法，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司机关及公司所属各项目视频会议管理。第三条 本系统按程序化、规范化原则，实行统一指挥、分级管理、分工负责。第二章 管理机构和职责第四条 公司企业管理科（以下简称企管科）是本系统的综合管理部门，负责本系统规章制度的制定和修订；负责公司系统及设备的日常管理、维护和操作；对本系统的构成、使用和调整进行统一管理。第五条 各项目信息化管理员负责项目视频会议管理。人员如有变动，应及时报告企管科。第六条 各项目要做好本系统及设备的日常管理、维护和操作等工作，并服从企管科的统一管理。第三章 管理要求第七条 公司及所属各项目应定期对本地系统进行例行检测，包括音、视频设备、相关网络，确保系统处于随时开机可用状态，并填写视频会议系统定期检测情况记录。第八条 视频会议系统设备损坏，应及时安排维修或更换。第九条 公司属各项目应指定专人具体负责视频会议期间的管理协调、技术支持和与主会场保持联系，切实保障系统的正常运行和会议的顺利召开。第十条 各会场应满足下列要求：（一）防尘、防湿、防静电。（二）提供具有稳压功能的不间断电源。（三）为保证会议室视频传输的色彩效果，会议室应使用三基色灯管（高颜色性），并定期检查图像效果。第十一条 各会场视频终端设备的放置位置应固定，信道链路、IP地址、视频终端密码及技术参数不得擅自更改。第十二条 召开双流视频会议时，电脑必须使用正版软件，使用WINDOWS 操作系统，安装防病毒软件；操作系统必须安装最新的安全补丁，防病毒软件必须及时更新病毒库。第十三条 主会场网络设备724小时开机、并保证接入线路良好。桌面终端必须保持开机，设置为“确认应答”方式。第十四条 本系统为公司专用视讯系统，相关工作人员要做好保密工作。（一）不得将管理帐号和密码透露给第三者。（二）妥善保存好涉及会议的记录、软盘、光盘、移动硬盘等资料，严禁利用职务之便泄漏涉及会议的有关信息资料。（三）不得擅自添加、修改、删除MCU、控制系统和视频终端密码，不得私自为分会场设置特殊权限。（四）不得擅自将本系统外的视频终端和设备接入本系统。第四章 使用流程第十五条 视频会议分为三个优先级：以公司名义发起的会议，具有最高优先级；以公司机关各科室名义发起的会议，具有第二优先级；公司属各项目发起的会议，具有第三优先级。第十六条 会议申请、确认和取消（一）会议主办单位应提前5个工作日、特殊情况下提前3个工作日，填写视频会议申请单（附件1），向企管科提出会议申请；企管科于收到会议申请2个工作日内，特殊情况下1个工作日内，确认会议申请，并通知会议主办单位。（二）会议因故取消，会议主办单位应及时通知企管科，并负责通知参会单位。第十七条 会议通知 会议主办单位负责向各参会单位发出会议通知，参会单位收到会议通知后，应及时向会议主办单位反馈回执，并通知本单位的视频会议技术支撑部门和会场服务部门。第十八条 会议准备（一）企管科根据会议通知的参会单位名单，按会议申请表的各项要求，参照视频会议系统现场导播表模版（附件2），编制导播脚本，调测系统设备。（二）会议前一天，各分会场进行系统测试。（三）会议联调。1会议主办单位在会前2小时派专人到场，协调解决有关问题。2各分会场应在会前1小时安排专人负责与主会场配合，参加主会场组织的联合调试。3企管科负责组织联调。（四）发言的分会场应于会前2小时调试好本端的摄像机位和音响设备，避免出现回音、啸叫和音量过小等情况。第十九条 会议保障（一）召开视频会议期间，在会议现场、网络机房等关键地点要安排技术人员值班，联系电话处于正常状态，认真监视监听会场情况和网络状况并作好记录，做好各种应急准备，发现异常应迅速组织处理并及时报告情况。（二）正式会议前，企管科负责按各单位排序点名，各分会场应积极配合，及时应答。（三）整个系统要在会议开始前1小时处于就绪状态。开会前30分钟仍不能进入会议或对整个会议有很大干扰的会场须退出会议，以保证整个会议的质量。（四）会议期间，操作人员严格根据导播脚本切换会议现场音、视频信号。各会场在不讲话或通话完毕后，麦克风应处于静音状态。参会人员将移动电话置于关机或静音状态。第二十条 会议总结会议结束后，各会场填写视频会议效果记录表（附件3），并报送企管科，由企管科对视频会议使用情况进行总结。第五章 应急处理第二十一条 各项目分会场应提前做好应急准备，防止突然断电、断网等导致会议中断。当视频会议因线路阻断、终端故障等技术因素中断时，会议发起单位应积极协调企管科，查明原因，排除故障，及时恢复系统运行。第六章 检查考核第二十二条 企管科对本系统的运维情况定期进行检查，结合各项目的日常使用和会议期间配合情况进行考核并通报。第七章 附则第二十三条 本办法由企管科负责解释。第二十四条 本办法自印发之日起施行。附件1：视频会议申请单年 月 日会议主办单位会议名称召开时间 年 月 日上午 时 分至 时 分下午 时 分 时 分结束时间 年 月 日上午 时 分 时 分下午 时 分 时 分主会场位置参会人数会议选项（请划）会议级别公司会议公司部门会议公司属项目会议会议功能要求双流功能显示模式分屏模式参会单位设备列表（请划）麦克投影仪录音录像音乐其它会议主要议程：（可另附）主办单位联系人： 联系电话： 手机： 传真：主办单位领导签字：备注1.本申请单适用于x公局二公司发起组织的视频会议，公司属各项目需另行报告。2.双流功能可同时向分会场传送声音、图像和电脑画面，分屏模式可同时查看多个分会场。附件2：视频会议系统现场导播表模版会议名称 年 月 日阶段时间会议程序主会场播送的图像分会场播送的图像备注1会议前一天9:3016:30系统及主会场检查会议前一天9:3016:30分会场自检调试信号分会场全景定时做好记录2会议前2小时进行联调会议系统联调。主会场点名并调整各点声音和图像播送主会场全景和近景按要求播送分会场全景和近景如会议通知中对会议的联调时间有规定，按照通知时间进行联调3会前半小时至开会时刻进入会前待命状态播送主会场全景，分会场画面播送分会场全景放音乐，会前三分钟准备时，开始录音录像4开会时刻至会议结束时刻正式开会播送主会场和其他分会场画面播送分会场全景和近景；有分会场发言时送近景会议开始画面主持人画面介绍出席领导发言人画面分会场切换5会议结束时刻会议结束播送主会场主席台全景播送分会场全景放音乐：停止录音录像6会议结束时刻至会后半小时汇报开会情况，汇报后关机播送主会场画面播送分会场画面备注注：1.在第1阶段，各分会场技术负责人员需定时做好测试记录，如有问题，请与主会场联系。 2.除第1阶段外的其它时间段，各分会场的技术负责人员不得擅自离开会场。特殊情况确需离开时，需电话报告主会场技术负责人员。 3.各点画面摄取应讲究质量，做到摄取对象完整、聚焦准确、位置适中。附件3：视频会议效果记录表会议名称： 年 月 日单位名称参会总人数填写人电话会场效果画面质量声音质量灯光效果镜头效果网络情况是否出现故障主要故障原因分析及改进建议负责人签字： 年 月 日- 8 -