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1、 x公局第二工程有限公司 视频会议系统管理办法 第一章 总则 第一条 为加强对x公局第二工程有限公司（以下简称公司）和公司属各项目之间业已建立的视频会议系统（以下简称本系统）的使用管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，根据《xx公路工程局有限公司视频会议系统管理暂行办法》，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司机关及公司所属各项目视频会议管理。 第三条 本系统按程序化、规范化原则，实行统一指挥、分级管理、分工负责。 第二章 管理机构和职责 第四条 公司企业管理科（以下简称企管科）是本系统的综合管理部门，负责本系统规
2、章制度的制定和修订；负责公司系统及设备的日常管理、维护和操作；对本系统的构成、使用和调整进行统一管理。 第五条 各项目信息化管理员负责项目视频会议管理。人员如有变动，应及时报告企管科。 第六条 各项目要做好本系统及设备的日常管理、维护和操作等工作，并服从企管科的统一管理。 第三章 管理要求 第七条 公司及所属各项目应定期对本地系统进行例行检测，包括音、视频设备、相关网络，确保系统处于随时开机可用状态，并填写视频会议系统定期检测情况记录。 第八条 视频会议系统设备损坏，应及时安排维修或更换。 第九条 公司属各项目应指定专人具体负责视频会议期间的管理协调、技术支持和与主会场
3、保持联系，切实保障系统的正常运行和会议的顺利召开。 第十条 各会场应满足下列要求： （一）防尘、防湿、防静电。 （二）提供具有稳压功能的不间断电源。 （三）为保证会议室视频传输的色彩效果，会议室应使用三基色灯管（高颜色性），并定期检查图像效果。 第十一条 各会场视频终端设备的放置位置应固定，信道链路、IP地址、视频终端密码及技术参数不得擅自更改。 第十二条 召开双流视频会议时，电脑必须使用正版软件，使用WINDOWS 操作系统，安装防病毒软件；操作系统必须安装最新的安全补丁，防病毒软件必须及时更新病毒库。 第十三条 主会场网络设备7×24小时开机、并保证接入线路良好。桌面
4、终端必须保持开机，设置为“确认应答”方式。 第十四条 本系统为公司专用视讯系统，相关工作人员要做好保密工作。 （一）不得将管理帐号和密码透露给第三者。 （二）妥善保存好涉及会议的记录、软盘、光盘、移动硬盘等资料，严禁利用职务之便泄漏涉及会议的有关信息资料。 （三）不得擅自添加、修改、删除MCU、控制系统和视频终端密码，不得私自为分会场设置特殊权限。 （四）不得擅自将本系统外的视频终端和设备接入本系统。 第四章 使用流程 第十五条 视频会议分为三个优先级：以公司名义发起的会议，具有最高优先级；以公司机关各科室名义发起的会议，具有第二优先级；公司属各项目发起的会议，具有第三优先
5、级。 第十六条 会议申请、确认和取消 （一）会议主办单位应提前5个工作日、特殊情况下提前3个工作日，填写《视频会议申请单》（附件1），向企管科提出会议申请；企管科于收到会议申请2个工作日内，特殊情况下1个工作日内，确认会议申请，并通知会议主办单位。 （二）会议因故取消，会议主办单位应及时通知企管科，并负责通知参会单位。 第十七条 会议通知 会议主办单位负责向各参会单位发出会议通知，参会单位收到会议通知后，应及时向会议主办单位反馈回执，并通知本单位的视频会议技术支撑部门和会场服务部门。 第十八条 会议准备 （一）企管科根据会议通知的参会单位名单，按会议申请表的各项要求，参
6、照《视频会议系统现场导播表模版》（附件2），编制导播脚本，调测系统设备。 （二）会议前一天，各分会场进行系统测试。 （三）会议联调。 1．会议主办单位在会前2小时派专人到场，协调解决有关问题。 2．各分会场应在会前1小时安排专人负责与主会场配合，参加主会场组织的联合调试。 3．企管科负责组织联调。 （四）发言的分会场应于会前2小时调试好本端的摄像机位和音响设备，避免出现回音、啸叫和音量过小等情况。 第十九条 会议保障 （一）召开视频会议期间，在会议现场、网络机房等关键地点要安排技术人员值班，联系电话处于正常状态，认真监视监听会场情况和网络状况并作好记录，做好各种应急准备，发现
7、异常应迅速组织处理并及时报告情况。 （二）正式会议前，企管科负责按各单位排序点名，各分会场应积极配合，及时应答。 （三）整个系统要在会议开始前1小时处于就绪状态。开会前30分钟仍不能进入会议或对整个会议有很大干扰的会场须退出会议，以保证整个会议的质量。 （四）会议期间，操作人员严格根据导播脚本切换会议现场音、视频信号。各会场在不讲话或通话完毕后，麦克风应处于静音状态。参会人员将移动电话置于关机或静音状态。 第二十条 会议总结 会议结束后，各会场填写《视频会议效果记录表》（附件3），并报送企管科，由企管科对视频会议使用情况进行总结。 第五章 应急处理 第二十一条 各项目分会场
8、应提前做好应急准备，防止突然断电、断网等导致会议中断。当视频会议因线路阻断、终端故障等技术因素中断时，会议发起单位应积极协调企管科，查明原因，排除故障，及时恢复系统运行。 第六章 检查考核 第二十二条 企管科对本系统的运维情况定期进行检查，结合各项目的日常使用和会议期间配合情况进行考核并通报。 第七章 附则 第二十三条 本办法由企管科负责解释。 第二十四条 本办法自印发之日起施行。 附件1： 视频会议申请单 年 月 日 会议主办单位 会议名称 召开时间 年 月 日 上午 时 分
9、 至 时 分 下午 时 分 时 分 结束时间 年 月 日 上午 时 分 时 分 下午 时 分 时 分 主会场 位置 参会 人数 会议选项（请划√） 会议 级别 公司会议□ 公司部门会议□ 公司属项目会议□ 会议功能要求 双流功能□ 显示 模式 分屏模式□ 参会单位 设备列表（请划√） 麦克□ 投影仪□ 录音□ 录像□ 音乐□ 其它 会议主要议程：（可另附） 主办单位联系人： 联系电话： 手机：
10、 传真： 主办单位领导签字： 备注 1.本申请单适用于x公局二公司发起组织的视频会议，公司属各项目需另行报告。 2.双流功能可同时向分会场传送声音、图像和电脑画面，分屏模式可同时查看多个分会场。 附件2： 视频会议系统现场导播表模版 会议名称 年 月 日 阶段 时间 会议程序 主会场播送的图像 分会场播送的图像 备注 1 会议前一天9:30－16:30 系统及主会场检查 会议前一天9:30－16:30 分会
11、场自检 调试信号 分会场全景 定时做好记录 2 会议前2小时进行联调 会议系统联调。主会场点名并调整各点声音和图像 播送主会场全景和近景 按要求播送分会场全景和近景 如会议通知中对会议的联调时间有规定，按照通知时间进行联调 3 会前半小时至开会时刻 进入会前待命状态 播送主会场全景，分会场画面 播送分会场全景 放音乐，会前三分钟准备时，开始录音录像 4 开会时刻至会议结束时刻 正式开会 播送主会场和其他分会场画面 播送分会场全景和近景；有分会场发言时送近景 会议开始画面 主持人画面 介绍出席领导 发言人画面
12、 分会场切换 …… 5 会议结束时刻 会议结束 播送主会场主席台全景 播送分会场全景 放音乐：停止录音录像 6 会议结束时刻至会后半小时 汇报开会情况，汇报后关机 播送主会场画面 播送分会场画面 备注 注：1.在第1阶段，各分会场技术负责人员需定时做好测试记录，如有问题，请与主会场联系。 2.除第1阶段外的其它时间段，各分会场的技术负责人员不得擅自离开会场。特殊情况确需离开时，需电话报告主会场技术负责人员。 3.各点画面摄取应讲究质量，做到摄取对象完整、聚焦准确、位置适中。 附件3： 视频会议效果记录表 会议名称： 年 月 日 单位名称 参会总人数 填写人 电话 会场效果 画面质量 声音质量 灯光效果 镜头效果 网络情况 是否出现故障 主要故障原因分析及改进建议 负责人签字： 年 月 日 - 8 -
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