车辆使用管理办法1114终版.doc

车辆使用管理办法

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No.____
文件修改履历表
版 次
修改内容与理由
修改页次
实施日期
A01
初版发行

2017/05/01

1．目的
规范公司车辆管理和使用，更好地提供用车服务，满足对外接待、行政公务需求，确保交通安全，提高工作效率，有效降低成本。
2．适用范围
本办法适用于公司所有用于公务的车辆。
3．管理部门及职责
综合管理办行政管理人员负责车辆的统一管理和调配，并建立相关记录和台账；
综合管理办指定专人负责公司所属车辆的维修保养、检验、证照、保险、加油卡、ETC等事项办理。
4．定义
公司燃油专车：以公司名义购买并为办理公务所配备的车辆；
公司电动汽车：以公司名义购买并为办理公务所配备的车辆；
私车公用：公司临时或长期征用员工个人私家车代替其他交通工具用于办理公务。
5．内容
5.1公司专车管理
5.1.1 公司专车驾驶权限
5.1.1.1 公车原则上由专职司机驾驶；或根据实际使用情况由公司指定相应人员驾驶；原则上，不允许驾驶范围以外的人员驾驶以上两辆公车外出，如遇特殊情况，专职司机人手不足时，需请示项目管理办主任或总经理批准由有资质人员承担出车任务。
5.1.1.2 非工作时间（夜间、周末、节假日）不得私自使用公车；车钥匙交回指定位置；如有临时、紧急公务需求，需电话知会综合管理办行政负责人，请示项目管理办公室主任，获得批准后方可驾驶外出，并后补《用车申请单》（见附件1）。
5.1.2 公司专车行车范围
公车仅限在常州市范围内公务使用及无锡苏南硕放机场公务接送使用，不承担市外、省外公务用途，如遇特殊原因超出行车范围，需做如下申请：公车驶出常州市，需提报至项目管理办主任并获批；公车驶出江苏省，需提报总经理，并获批。
5.1.3 公司专车用车申请条件
5.1.3.1公司客户、重要领导（政府事业单位、总部或合肥分公司经理级以上人员）来访接待；
5.1.3.2公司人员外出办事，单程超过2小时；
5.1.3.3需去2个以上地方，行程较紧或换乘公交不便；
5.1.3.4外出办理临时紧急事项，或其它确需用车的情形；
5.1.3.5公司重要客户以及经理级以上人员长途出差（单程车程超过3小时）时，可享受公司车辆接接送火车站或机场；其他人员可申请公司车辆送至公交或地铁换乘车站；出差时间太早/太晚或没有公交/地铁到达火车站或机场的可申请公司车辆。
5.1.3.6公司员工因公短途出差（单程车程在3小时以内）时，优先选用合适的公共交通工具前往；若需转乘火车、客运汽车等交通工具，可申请由公司车辆送往相应车站后再乘坐公共交通工具；若行程时间紧凑或有其他特殊原因需乘坐公司专车前往，则遵照5.1.3及5.1.5.1进行申请。
5.1.4公司电动汽车管理
5.1.4.1 电动汽车由公司指定部门管理与使用，如非指定部门需使用电动汽车，可由部门填写相应用车申请单，经指定使用车辆部门分管领导批准后，方可使用。电动汽车因能耗原因仅限市区内使用，使用前需查看相应电量，并判断是否可满足行程所需电量。
5.1.4.2电动汽车最晚使用人员需将汽车停放于指定充电地点充电。
5.1.4.3 如违反以上规定，造成半路无电拖车，所需拖车费用由使用人员承担。
5.1.4.4 最晚人员未按规定停放充电，至电量过低无法使用，该人员一个月内将不
能再次申请使用电动汽车。
5.1.5公司专车使用申请流程
5.1.5.1申请调派公司车辆的，应至少提前半天填写《用车申请单》（附件1），且经部门负责人审核、综合管理办行政负责人审批后使用；
5.1.5.2需临时、紧急用车的，用车人可以先口头或电话请示，经综合管理办行政负责人核准后予以调派，并于用车次日及时补签登记表。
5.1.6 公司专车调派原则
5.1.6.1计划用车优先，重大事件优先，客户优先，业务优先。公司专车优先保证公司重大事务、重大接待用车，其他人员申请，按轻重缓急（重要事务、急事优先，上级优先）、时间先后顺序进行安排；用车时间、路线相近的，尽量合并安排同一辆车。
5.1.6.2对提交的用车申请，综合管理办原则上应当即时答复（能否安排，司机姓名、车辆牌号等）；如不能当即答复，最迟应在用车所需时间30分钟前答复。
5.1.6.3确实无法调派公车或已答复调派公车而因临时有重要客人接送致使无法派车的，综合管理办应提前30-60分钟通知用车人无法派车，用车申请人应自觉选乘合适的公共交通工具出行，任何人不得因无公车使用而拒不外出或延误工作。
5.1.6.3在未接到综合办口头指令的情况下，司机有权拒绝出车。
5.1.6.4严格按照《用车申请表》填写的范围用车，出车途中用车人要求公车私用、假公济私、绕道办理私事或者无正当理由改变行车路线、行车计划的，司机有权拒绝或直接汇报综合管理办行政负责人。
5.1.6.5用车后返回时，司机应填写《车辆使用记录表》（附件2），并将车停放到指定区域（暂定管委会办公室停车场），车钥匙交综合管理办行政负责人。
5.2 公司专车证照、保险及维修保养
5.2.1除行驶证、油卡、ETC由各车司机随车携带外，其余证照由综合管理办保管，如该车移转时应办理车辆移交手续，并将该车各种资料随车转移。
5.2.2公司专车年审等相关事宜由综合管理办指定人员统一负责。
5.2.3公司专车保险的办理、保险资料的保存以及交通事故的理赔等均由综合办负责。
5.2.4公司专车维修保养
5.2.4.1各车司机平时应注意检修和保养车辆，保持车况良好，车容整洁，经常检查车辆的主要机件，确保行车安全。
5.2.4.2每次出车和收车（包括公司征用的私车），应例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，车身及车内是否干净整洁；如有异常，应立即报告，否则由最后使用人承担责任。
5.2.4.3公司专车的维护、检修、保养必须统一在公司指定的定点维修厂进行。定点维修厂应至少选择两家，由车辆管理员实地考察后报上级领导批准备案。
5.2.4.4需要维修保养车辆时，应报综合管理办行政负责人审核确认后，方可到指定维修厂进行维修保养；
5.2.4.5在外出车途中如发生故障，司机应第一时间报综合管理办主任，在取得同意后将车开到就近维修厂或指定维修厂，经初步检查确定故障特征、维修范围、预计费用后再请示项目管理办主任并征得同意，方可进行维修。
5.2.4.6维修保养过程中如维修保养范围、费用等超出了原预算，跟车司机应及时请示综合管理办主任并征得同意后方可安排维修。司机不得越权行事，未经请示同意擅作主张指令维修，否则由此产生的费用由司机本人承担，并按章给予行政处分、经济处罚。
5.2.4.7维修保养完毕，跟车司机应对所有维修保养项目进行验收，检验合格后在需填写《车辆维修保养记录表》（附件3），并将其附在费用报销单据后面以供查验。
5.3 公司专车加油费、路桥费、停车费
5.3.1加油采用加油卡，一车一卡、专卡专用，除特殊情况并经批准外，不得使用现金加油，否则不予报销，使用油卡的车辆必须填写《油卡使用记录表》（附件4）。
5.3.2通行费采用ETC，一车一卡、专卡专用，除特殊情况并经批准外，不得使用现金交费，否则不予报销。
5.3.3停车费凭票报销，但应与派车单和车辆行驶记录保持一致，否则不予报销。
5.3.4车辆的一切费用（维修保养费、油费、路桥费、停车费、保险费等），必须先经上级领导审核并登记，再按程序办理报销手续。
5.4私车公用管理
5.4.1 私车公用验证流程
5.4.1.1公司长期征用员工个人私车办理公务时，须由本人填写《私车公用补贴申请表》（见附件5），直接由总经理审批同意后方可作为公出用车；申请表需报送财务部备案方可享受补贴。
5.4.1.2公务外出原则上不得使用私车(私车定义为：未申请私车公用补贴的车)。
5.4.2 私车公用调配权限
5.4.2.1公司长期征用的私车需纳入公司固定可调度的车辆；日常出车无需向综合管理办报备行程；但当公司公车无法满足用车需求时，则综合管理办有权优先调配此类车辆。
5.4.2.2享受私车公用补贴人员与非享受私车公用补贴人员一同外出办事，原则上使用享受私车公用补贴人员的车辆为交通工具。
5.4.2.3如未经允许使用私车出差办公务，产生的费用概不报销，由此产生的事故、纠纷，公司概不负责处理，并且对当事人予以扣除当季度绩效10分惩罚。
5.4.3 私车公用补贴标准及报销规定
5.4.3.1 公司长期征用的私车补贴为每月实报实销；报销额度不超过私车公用补贴申请表审批的额度；报销时需提供当月购油发票及《私车公用补贴申请表》复印件作为报销凭证；长途行车（出常州、无锡市外）不应纳入每月车补范围，可根据实际里程进行报销。
5.4.3.2 公司临时征用的私车补贴以用于公务的里程数为报销基准；补贴标准为0.7元/公里；报销时需提供等额购油发票及《出车申请单》复印件作为报销凭证。
5.4.3.3 财务部每月公示一次私车公用的费用报盘。
5.4.3.4 项目建设期间，用车补贴以私车公用申请的上限额度实报实销；5.4.3.1-5.4.3.3的在项目转运营以后实施。
5.5 违规、违章及交通事故处理
5.5.1凡因违规、违章、携带证照不全被公安交警机关查处扣罚的，一切费用由司机本人承担。
5.5.2因违章停放而造成车辆损坏，相关修理等费用由司机承担。
5.5.3无照驾驶或未经许可将车借予他人使用，如因此造成损失，由司机承担全部责任。
5.5.4出车途中如发生交通事故，司机应就近向公安交警部门报警，并第一时间报告上级领导。
5.5.5因车辆管理、使用不当、疏于保养等致车辆损坏或造成事故的，视情节轻重及损失大小，由当事人赔偿损失或给予相应罚款和行政处分。
5.6 实施与监督
5.6.1 综合管理办行政负责人每周/每月核查一次《车辆使用记录表》，如记录里程数与实际里程表显示数不符，需追查原因及责任人。
5.6.2 综合管理办每半年组织专车专职司机进行视频和其他形式的安全驾驶学习培训，确保特殊岗位警钟长鸣，管控安全驾驶措施到位。
5.6.3 员工未经领导同意私自用公车外出公务或于休息时间（下班时间、周日、节假日）使用公车，罚扣当季度绩效的10%，并纳入年终考核。

6．附录及相关表单
附件1 《用车申请表》
附件2 《车辆使用记录表》
附件3 《车辆维修保养记录表》
附件4 《油卡使用记录表》
附件5 《私车公用补贴申请表》
附件6 《司机行为准则》

附件1
用车申请单
申请
用车部门

随车人数

用车人

联系方式

用车日期
　 月　 　日
用车时间
上午： 时 分
下午： 时 分
用车事由

用车路线

部门审批

综合办行政审批

派车
车辆性质
□公车 □私车（车主姓名： ）
车型车牌

项目管理办审批

总经理审批

管制
出车时间
时　　　分
出车里程数
Km
回程时间
时　　　分
回程里程数
Km
使用时间
时　　　分
行驶里程数
Km
司机签字

用车人签字

备注：
1、“申请”由用车部门填写并经行政审批；“派车”由行政管理填写；“管制”目前暂时针对私车临时公用时填写；公车出车管制内容可直接填写至《车辆使用记录表》；
2、用车申请人为非享受公车私用补贴人员；如享受公车私用补贴人员提出申请，需在用车“事由”备注说明私车不能使用原因；
3、公车驶出常州市需提报至项目管理办主任并获批；公车驶出江苏省需提报总经理并获批。

附件6
司机行为准则
一、目的
加强司机人员行车管理，提升其工作效率及服务质量，确保车辆使用及时、合理、安全，提高车辆使用效率、降低维修成本，延长车辆使用寿命。
二、行为规范
1、遵守《道路交通安全法》、《江苏省道路交通安全条例》等法律法规，文明、安全驾车，不准危险驾车（包括但不限于：超速、紧跟、争道、赛车、疲劳驾驶、酒后驾车等）。
2、爱岗敬业，恪守职业道德，手机24小时开机待命，服从上级指挥和调度，随叫随到，及时出车，不得借故拖延或拒不出车。
3、有权（且应当）拒绝乘车人外出公干期间办私事的要求，拒绝利用职务便利或在工作时间内接受他人委托为其办理私事。
4、按时出车，完成出车任务后及时返回，如不能按时返回，应及时电告后勤主管。
5、上班时间无出车任务时，应在办公室静候，自觉遵守工作纪律和员工行为规范，不得串岗、聊天、上网玩游戏及浏览音/视频，或从事其他影响和干扰办公秩序的行为。
6、严格遵守考勤制度，临时离开须向后勤主管报告；请假必须按照公司制度填写《请假单》，报行政行政后勤主管审批后，再交综合管理办主任或分管领导核准。
7、未经批准不得将车辆交给他人驾驶，严禁将车辆交由新手练车或交给无证人员驾驶。
8、经常检查所开车辆各种证件的有效性，出车时保证证件齐全。
9、无出车任务期间，车辆统一停放在指定地点，未经批准严禁在外停放或私自开回家。
10、离开车辆时应关好车窗，锁好车门；如车内放有物品文件，应放置在安全区域。
11、出车前，应做足准备，确定路线、目的地、联系人等，选择最佳行车路线。
12、收车时，司机在《用车申请单》上签字确认，并据此填写《车辆使用记录表》（包括出车事由、地点、乘车人、往返时间等）。
三、礼仪规范
1、保持良好的职业形象，服装整洁，头发、手部清洁，言行得体大方，驾车姿势端正。
2、熟悉商务接待礼仪，对乘车人员热情、礼貌，说话文明。
3、车内客人谈话时，不得随便插话；如遇客人询问，应礼貌、谨慎回答，不懂的或不知道的应如实告知客人，忌不懂装懂、蒙骗客人。
4、注意保密，不得随意传播乘车人讲话的内容。
5、接送客人时，应提前5-10分钟到达指定地点；客人到达时应主动迎上前并礼貌问好，并核对客人身份，如客人有行李，应为其提拿，同时为客人打开车门，待客人上车后迅速将行李放到车尾箱内，摆放整齐，锁好尾箱。
6、如客人遗失物品，应及时告知接待人员或行政经理，并想办法联系交还失主。
7、行车过程中应及时使用空调；听收音机或音乐应征得乘车人同意，且声音不宜太大，以免影响乘车人思考和休息。
8、接送贵宾时，应有礼有节、不卑不亢，态度自然大方。
9、不得刁难、顶撞客人或与客人发生冲突，不得通过明示或暗示向客人索取好处。
10、不得有影响公司形象或声誉的言行，不得发表其它激进或消极言论。
四、车辆保护规范
1、爱惜车辆，平时注意保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。
2、保持车辆清洁，做到晴天停车无灰尘，雨天停车无泥点。前后挡风玻璃和车门玻璃要保持清洁，轮胎外侧和防护罩要经常清洗，做到无积尘。
3、出车在外，应注意选取停放地点和位置，不得在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
4、出车前，应搞好卫生，车身保持干净，车内要勤打扫，保持车内的整洁美观。
5、出车前，要例行检查车辆的油量，轮胎气压和轮胎紧固情况，制动、转向、喇叭、灯光是否正常，保证车辆处于良好的安全状态；收车时重复上述例行检查。
6、出车前及出车在外期间严禁饮酒，行驶中注意力要高度集中，严禁吸烟、谈笑、接打电话或其他有碍驾驶的行为。
7、行车过程中，密切注意道路上其他车辆和行人的动态，与前车保持一定的安全距离。遇到对方车辆违章行驶，应主动避让，避免发生事故。
五、违章与事故处理
1、违反交通规则，因司机故意或者是其本人重大过失，造成的人身伤害，其赔偿金额全部由当事人承担。
2、酒后驾驶损坏车辆者，由司机负责维修费用，如发生交通事故，除负责维修费用外，按相关法律规定承担相应的刑事或民事责任。
3、当发生交通事故时，在事故现场，司机应做到：
① 迅速与公司联系，接受公司的相关指示。
② 如发生人身伤害，应将伤者送到最近的医院进行治疗。
③ 应记录下对方车辆的行驶证号、车牌号和发动机号，做好事故报告单。
④ 从对方驾驶证上，记录对方的住址、姓名、工作单位、电话、身份证号码等信息。
⑤ 尽量取得对方名片，以便事后联系事宜。
⑥ 牢记对方车辆损坏的部位和程度，条件许可时，可用手机、相机进行拍照。
⑦ 记录现场目击者的姓名、电话和住址等等资料。
⑧ 对模糊不清或把握不大的问题，不得随意回答交警的询问。
⑨ 除完全认定是自己的责任外，不宜将责任揽于一身。