工程项目招标文件编制的常见问题与改进建议.pdf

中国科技期刊数据库 工业 A 94 工程项目招标文件编制的常见问题与改进建议 王廷顺 烟台经济技术开发区热力有限公司，山东 烟台 264000 摘要：摘要：当前，招标投标已成为建筑施工体制重一个主要内容，特别是自从 中华人民共和国招标投标法 施行后，一系列有关的法律、条例陆续颁布，使得各行业招投标体制得到了进一步的健全，整个招投标活动也逐渐走向了规范化、合理化、正常化。在招投标过程中，招标文件的编写是最重要的一步，也是进行全部招投标工作的起点。一份高品质的招标文件，就预示着能够为整个招标投标工作提供良好的基础条件。关键词：关键词：工程项目；文件编制；问题与改进 中图分类号：中图分类号：F284 招标文件不仅可以作为潜在投标人对投标进行回应并编制投标文件的基础，它也可以作为评标专家对投标文件进行评审基础，也可作为招标人与中标人签订合同的依据性文件，其在整个招标投标活动中发挥着重要的指导意义，其质量对工程项目招标的成功与否有着重要的影响。在实际的招标活动开展中，导致重新招标、中标无效或者是招标不成功的原因大多数来源于招标文件编制的错误或者编制工作的疏漏。如果招标的后果比较严重，那么就会造成一些违法违规行为，如果后果比较轻微，就会对招标进度造成一定的影响，进而对采购的效率造成了一定影响。1 招标文件所包含的主要内容 住房与城市建设项目的标准建设投标文件包括八个部分：1.招标通知/投标邀请书；2.投标须知；3.评标办法与标准；4.合同条款与格式；5.工程量清单与计价；6.招标图纸；7.技术标准与要求；8.投标文件格式。招标文件指的是工程建设项目进行招标投标的概要，是合同文件中的关键部分，也是投标人参加投标和制作投标文件的主要依据。所以，招标文件的编制质量和深度，对整个招标投标活动的成功与否有重大影响，其对招标投标工作是否能够顺利展开，也会对工程项目的工期、质量以及工程价款结算造成直接的影响。2 招标文件的编制原则 2.1 遵守法律规定原则 招标投标法实施条例第 23 条明确指出，招标人在准备资格预审和招标文件时，不得违背“公平，公开，公正，诚实，诚信”的原则，如有违背，其招标结果会对对潜在投标人报价造成不利，此时，投标人要对正在招标的工程项目进行有效的修订投标文件后，才能再次进行投标。2.2 使用招标文件范本 根据招标投标法实施条例第 15 条，对需要进行投标的工程，在编制投标文件时，应采用由国家发改委与相关主管部门共同制订的规范文本。当前可采用的典型投标文件如下：2007 年 11 月颁布的 标准施工招标资格预审文件和标准施工招标文件，2011 年12 月颁布的简明标准施工招标文件和标准设计施工总承包招标文件以及 2017 年 9 月颁布的标准设备采购招标文件标准材料采购招标文件标准勘察招标文件 标准设计招标文件和标准监理招标文件。在招标文件中，必须完整地引用投标人须知正文、评标办法正文和总合同条款。以招标项目的具体特点和实际需要为依据，招标人和招标中介机构应当编制并完成“投标人须知前附表”和“评标办法前附表”，并在“专用合同条款”中对“通用合同条款”进行补充、细化和修改。在使用标准文件模式的时候，不能过于简单和机械，而是要根据项目的实际情况，对其进行理性选择。对没有对应的规范文档模板的工程，应当立足于这一点，根据工程特点，进行修改和编写，防止胡乱使用。2.3 符合鼓励交易原则 激励交易的原理是指，在特定的法律体系中，对交易的有效性进行最大限度的保护，并在合理的限度内，为交易提供最大限度的支持。当设置与施工项目合同执行无关或执行不相关条件和需求时，招标文件应该中国科技期刊数据库 工业 A 95 尽可能地做到简单、简洁，最大程度地降低投标人不必要的负担，以降低废标和招标失败的几率。3 工程项目招标文件编制的常见问题 经过认真的分析可以看出，目前，在建设工程编制招标文件中，还存在着一系列的问题，这些问题会对招标文件的品质造成很大的影响，也会让投标者在认知上出现偏差。3.1 招标文件内容编制前后不一 在编写招标文件时，工期、资质和投标人三个因素是造成投标不一致的最大原因。因为，在许多项目中，招标文件都与这三个方面有关，并且还需要编制大量的工作，时间紧迫，因此，在编制招标文件的时候，大部分情况下不会将招标文件的每个细节都详细地了解之后，再进行修改，而是利用搜索功能，直接代替关键字，这样虽然可以加速编制进度，但因其中关键文字不一致，会导致无法评标，甚至会废标的严重后果。所以，在编写招标文件时，要对招标文件的每一细节都要熟知和掌握，如此才能将由于文本不同而导致的废标、流标的错误降低到最小程度。在招标文件中已经清楚地表明，投标者要有相应资格，但是此资格存在与评分内容中，影响评审的公正性，应把此项从打分条目中去掉。签约单位和投标文件上的名称不一致，有时写成承包方，有时写成甲方，在签约过程中，中标人会找种种借口进行推卸责任，从而导致签约失败现象。3.2 清单项目特征描述不全 清单项目的特征描述是确定综合单价的一个不可或缺和重要的基础，与此在进行清单项目特征描述中应当确保其的准确性和完整性。其中，应当根据清单计算规范附件中的要求来进行对项目特征的描述编写，同时还要与拟建工程项目的具体情况相融合，如若采用标准图集或者施工图纸才能完善招标文件编写项目特征要求的话，要特别注明来源，比如：详见某某图集或者某某图号。对于无法符合工程特点说明的内容，仍然需要用文字说明。如果对项目特征的描述不够准确、不够全面，那么就会对招标人所确定的综合单价产生影响，从而造成施工变更，在结算时产生争议。3.3 评标办法设置不合理 在招标文件中，评标方法和标准是个非常关键的章节，评标过程同样是个非常关键的部分。评标方法的设置在规范招标投标活动、保护国家和社会利益、保护招标投标双方的合法利益、确保招标工作的质量等方面起到很大作用。所以，招标投标的方法必须是合法、合规的，并且还要有一定针对性。但在实践中仍然有许多不合理性的地方。一是投标报价方式的选用不合理。有些招标文件没有按照有关法律、法规要求，选择合适的评标方法，反而为了获得一定利润，违反了法律、法规。本应该采用“简易评标法”的项目，却在招标文件中使用了“综合评估法”，这种情况下，就可在评分标准上设置一些特别要求，从而实现让某个投标人中标的目标。二是考核指标设置不当。评价标准给评审指明了方向，并对评审应当怎样进行评审解答。在某些招标文件中，对审查方法的规定模棱两可，有的甚至是照搬照抄，条款的设定也不尽合理；还有在进行编写招标文件时，没有相关工程技术评审标准，就把装饰装修设计文件套用到了此招标文件上，而造成这种情况的原因，主要原因是因为在编制投标文件的时候，没有把握好招标项目的特点、需求定位，实际条款设置标准与项目发生了偏差。3.4 实质性要求的设定不切合 在招标过程中，在商业和技术、程序形式方面得到了实际性的体现。其中，在程序形式方面的实质性要求中，投标人的资质证书原件，财务报表，资信证明，过多的业绩证明材料，每页签字盖章，逐页小签等，在招标成功的原因中，占有很大的比重。关于业务与技术的实质规定，更多的情况是没有按照工程需要的具体情况，把全部业务与技术条件作为实质规定，而且不容许违反相关条例内容。条款设置不当将导致投标失效，乃至失效。4 工程项目招标文件编制改进建议 为充分保障招标文件的质量，保障招投标工作能够正常开展，确保建设项目能够高质量按时完成，因此，一定要对招标文件中的一些普遍存在的问题，采用一种更加科学、更加合理的对策，以尽可能地减少文件中的瑕疵，提升文件的品质。4.1 统一招标文件文字表述用词 在编写招标文件时，要注重措辞的严谨和标准，要精确地说明招标项目的概况、特点和要求，不能用“大中国科技期刊数据库 工业 A 96 概”、“约”、“左右”等模棱两可的词汇，也不能用模棱两可的语言来表示，以免引起竞标者的误解。要谨慎地运用关键字，在对时间节点的阐述、对关键指标的要求、关键资格条件的说明等方面都要明确，在逻辑上要保持严谨，避免出现歧义。要对其进行认真审核、仔细斟酌，要对其进行前后的标准描述要保持一致，不要出现错误和遗漏，也不要引起投标人的误解，以确保招标公告、评标办法和标准中对投保人资格审查条件规定的统一性，投标文件格式中的内容和要求与评审标准相符。与此同时，在编制招标文件的过程中，要做到投标文件的编制格式（如表格填写、附件等）上的内容完整、条理清晰，要有严格的、具体的规定。如果在招标文件发布之后，出现错误或者是有歧义的情况，就应立即加以改正或者澄清，否则，将会对招标投标活动的正常进行产生直接的影响，从而造成招标的失败，并且还会给后期的结算造成一些纠纷和冲突，从而对项目的完工造成一定影响。4.2 提升对工程量清单编制的重视程度 有些建筑企业急于想要开始施工，因此，会尽可能地缩短前期工作时间，可在图纸修改时和在投标文件还没有确定以前，就让造价咨询机构来编制清单，这种情况下，不仅要时间还要工作，如此便不能保证招标文件以及工程量清单的编制是准确的。所以，建筑企业就必须对前期工作给予更多的关注，给工程量清单以及招标文件的编制留下充足的时间。具体而言，1.要仔细编制投标文件，提升投标文件的品质，明确招标范围，对工程的有关要求进行有效的论述。2.投标人要想把投标书写得更好，就必须花更多的时间去学习和探究施工图纸以及招标文件。3.编制者要按照工作程序，进行标准化的编制工作。4.3 合理设置评标办法 在编写投标文件的时候，要对所投工程的特点进行全面地分析，并根据有关规定，采取比较合理投标方式。对规模较小、施工内容较少、施工技术较简单的工程，应采取“简易评价法”；如果项目规模很大、施工流程很复杂、工程量很大、对施工工艺和技术有很高的要求，那么就可采用“综合评价方法”。在对评审标准进行设定时，应该与招标项目的特点及需求定位保持一致，使评标定标方式具备可执行性，同时还要明确评标具体流程和方式，不得存有模棱两可的要求。对于评标的因素和分值应该保证对其进行科学、合理、细化、量化，给予所有的投标人公开、公平、公正的竞争环境。4.4 实质性要求的设定 4.4.1 程序形式上的实质性要求 从预防无谓的废标、招标失败、减少投标人工作量、重复性工作和投标成本、减少社会资源的消耗的观点出发，并遵循激励交易的原则，在没有确实需要的情况下，要尽量减少进行程序形式上的设定。如对绩效证明材料的要求：可以提供 XX 年迄今已完成的与此项目类似的项目合同/协议复印件，比如资格证书的申请：提交经盖章的营业执照，资格证书，质量体系认证的副本。4.4.2 技术性能指标的实质性要求 要以满足基本需要所必需实现的技术性能指数为目标，来对技术性能指标的实质性要求进行设置，并要有足够的竞标者参与竞争。一般的工程项目，则应选用在招标人公布的样品或数据中得到普遍反映和展示的相关参数或指数；将其设为实质技术表现指数和参数，应当是对其进行具体定量的内容，不应当将其作为实质条件。4.4.3 对实质性条款的设定应适度 在制定投标文件时，应适当设置实质性条款，并将其考虑的主体功能要求作为首要考虑。在设定实质条款时要谨慎，并不是说它的数目多多益善，如果它太多，就会造成参加投标的人数减少，从而降低竞争力。4.4.4 标段划分应合理 在制定投标文件的过程中，对工程项目进行了合理的分区，既不能太大也不能太小。不仅要确保对竞拍者具有一定的诱惑力，而且还要确保充分的竞争性。一般情况下，同一专业和同一评价结果的工程，可以划分成一个标段；技术参数和要求相同的建筑结构，可以归为一项标段；对于某些数额不大的建筑项目，可以将标包装进行适当的合并。5 结论 标书如同是一个公司的“脸面”，其质量的优劣情况，将会直接影响于一个建筑公司的整体水平和竞争力，因此，在符合招标条件的情况下，一份高质量的标书，将会是一个投标者在一次投标中获胜的重要因素。除此之外，在进行招投标的过程中，公司更应当进行公正的竞争，比的是自己的实力，依靠的是自己的本事，招标者和投标者之间要相互配合，为自己营造一个良中国科技期刊数据库 工业 A 97 好的投标氛围，以此来推动我们国家的经济事业。参考文献 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