公立医院档案信息化建设的问题及对策探析.pdf

72023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究引言随着公立医院改革不断深入，信息技术不断发展，对公立医院档案信息化建设的要求也不断提高。推进公立医院档案信息化建设有助于医院快速获取信息，借鉴各方经验，精准制定决策，是提升医院综合管理能力的重要途径之一，有利于提高医院工作效率，对于公立医院的发展具有重要意义。由于公立医院档案管理在医院运行管理中长期处于弱势地位，导致档案信息化建设工作受限，发展滞后。本文通过研究分析当前公立医院档案信息化建设现状，发现目前公立医院存在档案管理重视程度不够、专业人才配备不足、管理制度不健全、信息化认识不到位、档案安全意识不够等5个问题，结合公立医院档案信息化建设要求与公立医院档案管理工作的实际情况，对这5个问题给出了针对性建议。一、公立医院档案信息化建设的背景在公立医院改革不断深化的背景下，持续推进医院现代化管理将是公立医院在较长一段时期内的重点工作。实现公立医院档案现代化管理是推进医院现代化管理的重要方面，公立医院档案信息化建设是实现其档案现代化管理的核心，其重要性随着公立医院改革的深入也不断显现。2021年1月1日起新修订的中华人民共和国档案法对档案信息化建设作出了明确规定，要求各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用；要求机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接；同时，对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台的建设也提出了要求。当前，公立医院档案管理正处于从传统管理到信息化建设的转变中，但由于公立医院长期存在的“重业务、轻管理”的思想，导致档案信息化建设推进工作受限，发展滞后。二、公立医院档案信息化建设存在的问题1.重视程度不够，资源投入不足大多数公立医院的管理层对医院档案管理的重视程度不够，没有意识到档案管理对医院发展的重要性，缺乏对档案管理和档案服务的前瞻性，没有将医院档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展，导致档案管理工作仍处于较为传统的阶段。在推进档案信息化建设的过程中，公立医院仍然需要面对管理层对档案管理工作重视程度低的问题。此外，对开展档案管理工作所需的人力、物力、财力等资源投入不足，导致医院员工对档案管理的重要性与必要性认识不足，档案管理水平滞后，档案信息化建设开展程度较低，档案资源的利用率低，没有在医院的发展建设中发挥有效作用，这也会影响医院管理层的决策，缩减医院在档案管理中的投入。在此恶性循环下，势必会影响医院的长期健康发展。2.人员配备不足，专业人才短缺公立医院主要侧重医疗业务发展，医务人员是医院员工的主要组成部分，行政人员配置相对紧张，同样作为行政管理人员的专职档案管理人员配置不足已是老生常谈，但是却一直都没有得到妥善解决。根据相关调查研究得出的结论，目前我国各公立医院中的大部分档案管理人员都属于行政人员兼职，他们不是档案学、图书情报学等相关专业出身，没有接受过系统化的专业档案管理训练，对档案管理领域的新技术、新方法的接受程度和操作能力都有待提高。同时，公立医院各科室档案管理人员的档案专业素养参差不齐，单位也未开展有针对性的档案管理知识、业务技能培训，导致科室档案管理人员的档案管理意识薄弱，档案管理的实际操作能力欠缺，档案服务理念淡薄，缺乏档案信息化意识，影响各科室档案管理的质量，这些因素必然对公立医院档案信息化建设造成不良影响。公立医院档案信息化建设的问题及对策探析文/张奕华摘要：随着公立医院改革不断深入，信息技术不断发展，对公立医院档案信息化建设的要求也逐渐提高。本文通过对当前公立医院档案信息化建设的现状展开分析，得出公立医院存在档案管理重视程度不够、专业人才配备不足、管理制度不健全、信息化认识不到位、档案安全意识不够等5个问题，并结合公立医院档案信息化建设要求与公立医院档案管理工作实际，提出针对性建议。关键词：公立医院；档案管理；档案信息化建设作者简介：张奕华（1990），女，汉族，浙江绍兴人，硕士研究生，研究方向：办公室管理，档案管理。82023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究3.缺乏管理意识，管理制度有待健全公立医院档案管理工作是一项基础性工作，短期内较难看到实际效益，因此，档案管理工作长期不受重视。大部分医院认为档案管理工作是收集与保存医院各类文件资料的简单工作，缺乏档案管理意识。这不仅阻碍了档案管理工作的正常运转，也制约了档案资源效用的发挥。基于此，对于基本上只消耗资源而不产生实际效用的档案管理，医院会不断压缩管理成本，产生恶性循环。目前，大部分公立医院档案工作一般由办公室兼职管理，没有设置专门的档案管理部门及负责人，也没有制定档案管理的规章制度，或者仅有简单的管理制度而没有细化，也没有形成管理体系。此外，由于缺乏绩效考核制度，档案管理人员工作积极性不足，责任意识不强。档案信息化建设对档案管理的要求更高，没有健全的管理制度将会导致档案信息化建设难以顺利推进。4.档案管理信息化认识不到位档案信息化的主要内容包括建设标准化、存储数字化和利用网络化三个方面。近年来，国家、档案管理机构在不断加大推动档案信息化建设的力度，引导各单位充分发挥档案信息资源的价值。在此背景下，各大公立医院也开始探索档案信息化建设，增加对档案信息化建设的投入，但是由于公立医院档案管理的基础水平较为薄弱，基本还处于购入基础设备设施、购买基础信息系统的阶段，这些投入主要用于档案存储电子化转换，服务于档案电子化的管理。从档案管理专业角度的信息化建设来看，目前公立医院的档案信息化建设存在档案信息设备功能相对单一、信息系统标准化建设不够等问题。公立医院管理者及大部分档案管理人员对档案管理的认识不足，基本把档案信息化定位在档案数字化，一方面，缺少标准化建设方案，另一方面，也未建立信息化网络平台，公立医院的档案信息化建设仍处于初级阶段。5.档案安全意识不够，信息安全面临挑战档案安全是档案资源有效利用的前提，在档案管理中处于极其重要的地位。由于医院内部档案管理人员素质参差不齐，部分科室档案管理人员在文件正式归档前，对文件的安全保护意识不够，极易造成信息被泄露或文件丢失，导致无法弥补的损失。在公立医院专职档案管理人员紧缺的背景下，档案信息化建设过程中部分医院会购买档案外包服务，在此过程中如何避免信息被泄露也是一大问题。同时，在档案信息化建设过程中，由于纸质档案电子化，电子档案的不断产生以及信息系统、信息平台的应用及网络的接入，档案安全将面临更大挑战。从目前情况来看，大部分公立医院并没有出台切实有效的措施来应对档案信息化建设中面临的信息安全问题，其安全意识有待加强。三、推进公立医院档案信息化建设的建议1.提高全体职工对档案管理工作的重视习近平总书记曾指出，“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续。各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建成小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。档案管理工作是公立医院管理的重要内容，公立医院的管理层应该提高对档案管理工作的重视程度，明确档案管理部门及其职能，大力支持医院档案管理工作，将档案信息化建设工作纳入医院发展整体规划，促使档案资源在医院管理中发挥最大效用。医院要加大宣传力度，通过“国际档案日”、院庆日等机会，普及档案管理知识，向院内外宣传医院档案管理工作的开展情况及成效，让医院职工了解院史的同时，提高对档案管理工作的认同。医院档案管理部门也可以定期开展档案信息梳理工作，从档案中汲取营养，查找不足并改进，寻找发展的突破口，让档案资源充分发挥效用。从医院层面整体提高职工对档案工作的重视程度，加大开展档案宣传及档案资源开发利用的力度，让医院全体员工了解档案的价值和档案管理工作的重要性，提高对档案信息化建设的认识，并逐步参与到这项工作中。2.建设专业的档案人才队伍档案工作者是档案管理工作开展的基础，他们的职业素养和管理水平直接影响档案管理工作的质量，也会影响档案信息化建设的进程。当前，公立医院对档案管理工作重视程度不高，档案管理专职人员紧缺，多为兼职档案管理人员。兼职档案管理人员常因部门工作分工变化或职务变动而采取人员调整，难以组建稳定的档案人才队伍，势必会影响档案信息化建设工作的顺利开展。因此，医院应制定相应措施，压实责任，要求科室档案管理人员相对固定，保障档案信息化建设工作有序开展。在档案信息化建设背景下，公立医院不仅要配备专业的档案管理人员、相对稳定的兼职档案管理人员，也需要引进既掌握档案专业知识，又具备计算机信息技术的复合型人才，以便在档案信息化建设中遇到问题时能灵活应对、及时处理。对于医院现有的档案管理人员，医院要根据其档案管理工作的水平，开展档案知识、安全意识、信息技术等方面的培训，全面提升其综合素质，建立一支专业能力强、知识面广、信息素质好的档案管理团队，从而加快公立医院档案信息化建设的步伐。3.制定科学、有效的档案管理制度建立科学、有效的档案管理制度是公立医院开展档案管理工作的前提，也是档案信息化建设的基础。随着信息技术的发展，档案管理理念的更新，档案管理工作92023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究中的一些规范、要求等也随之调整，公立医院档案管理制度也应该根据这些情况更新与细化。公立医院要根据管理的实际需要，设置专门的档案管理部门，组建医院档案管理领导小组，建立医院档案管理组织体系。根据各部门实际工作情况，明确各部门档案管理职责，统一归档和管理医院各部门、各门类的档案。同时，还应该明确各部门档案管理人员的责任和义务，制定各级档案管理人员的岗位职责，将档案管理工作具体落实到个人。制定档案管理绩效考核制度，激发档案管理人员的积极性与主动性，提升公立医院档案管理的质量和工作成效。在科学有效的档案管理制度下，公立医院要将档案管理工作纳入医院整体发展中，使档案管理工作与医疗业务工作一起发展、同步考核，提高档案管理在医院管理工作中的地位，促进医院档案管理信息化建设。4.加快档案信息化建设的进程档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。档案信息化建设是一个动态的过程，根据信息技术的发展、应用不断深化，基于此，提出“存量数字化、增量电子化”的信息化战略。受到医院档案管理系统、信息技术设备设施、信息技术平台的制约，当前公立医院档案信息化建设还处于初级水平，距离档案信息化的目标还有一定距离。推进医院档案信息化建设，不仅需要培养、引进具有档案专业知识、计算机、信息技术知识的复合型人才，还需要引进一系列专业的档案管理设备设施、档案信息化系统、信息安全防护系统，这就需要医院增加资金投入，采办相应的设备设施及信息系统，能够更好地对档案展开收集、整理、分类和管理，方便档案管理人员及使用者快速、精准地获取档案信息，提高档案管理工作的效率，更好地发挥档案的价值。同时，公立医院也需要建立健全档案信息化建设的相关制度，将档案管理信息化建设与医院战略发展相联动，提高档案利用率，让全院上下看到档案对医院、对医疗卫生事业发展的促进作用，从而加快医院档案信息化建设进程。5.加强档案信息化安全建设在档案信息化建设的过程中，档案安全性问题将更为突出。网络、信息系统、信息平台等是档案信息化建设的重要工具，由于网络的开放性与网络环境的复杂化，档案管理过程中稍一疏忽，就可能会导致档案信息被泄露。并且，由于医院档案信息的特殊性，一些黑客及不法分子也会攻击医院档案管理系统，企图窃取档案信息。基于此，医院必须加强档案管理的安全性，保障档案信息安全。全院上下要筑牢档案安全意识防线，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。医院要召开档案专题会议，宣传档案安全的重要性及档案信息化建设的必要性。可以邀请消防部门、档案主管部门、高校档案专业人士等来院开展档案安全教育，增强档案管理人员的安全意识和档案保护技能。同时，引进专业的档案信息化系统和平台，提高软件安全防护等级，利用计算机信息技术保障档案信息安全；也可以邀请档案软件公司人员来院开展档案信息化系统安全培训，优化医院档案信息化工作权限设置，加强身份识别功能，多措并举，确保档案实体安全及信息安全。四、结语信息、能源、材料是当今世界的三大资源，档案资源是重要的信息资源，档案信息化建设的最终目的是加强档案资源的开发利用，满足档案使用者的需要。档案管理是公立医院管理工作的重要内容，是促进医疗体系建设、促进社会整体发展的重要一环。加强公立医院档案信息化建设不仅可以促进医院资源的充分利用，促进医院整体发展，也可以为我国医疗管理体系发展奠定扎实的基础，促进医疗体系的改革与发展。因此，公立医院应该认识到档案信息化建设的不足之处，转变思想观念，更新档案管理理念，重视档案管理工作，加快档案信息化建设进程，提高档案资源的开发与利用。参考文献：1黄萌.公立医院档案管理的实践与思考J.档案记忆，2022(10):52-54.2陈展鹏.医院档案信息化建设的作用及价值研究J.兰台内外，2022（17）：1-3.3马真.大数据时代公立医院档案管理工作创新思路研究J.中国卫生标准管理，2021，12（06）：1-3.4龙东波，李宁，王宇，付凤环.大型公立医院档案信息化建设实践与探讨J.北京档案，2020（07）：39-41.5赵跃飞.档案宣传应有“传播维度”概念J.档案管理，2019（5）：70.6浙江省档案局.档案工作实务M.中国商业出版社，2020.7赵艳兰.山西省公立医院档案管理机构现状调查与研究J.临床医药实践，2019，28（10）：796-798.8张静芳.新时代公立医院档案管理工作存在的问题与对策J.临床医药实践，2022，31（09）：718-720.（作者单位：浙江省立同德医院）