采购管理审计工作资料汇报.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,精彩展示,路漫漫其悠远,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,学而时习之不亦乐乎,精彩展示,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,精彩展示,不畏艰辛勇攀高峰,2026/11/4,采购管理审计工作资料汇报,目录,项目选择,现状分析,采购管理审计建议,工作汇报,重要风险及建议解决方案,优秀企业学习,项目选择,09年人品出问题总和,一、一个案例：“全能型好员工”吃回扣,深圳张三的案例,一个维修、采购、商务车司机、洗车、保险 样样都会的员工、一个所有领导都一致好评的员工，一个在4年工作中不知道评了多少个A的员工，在采够期间收取2000元回扣因以人品出问题而离职。,成都XX、XX,反思,为什么在公司人品举报机制如此严厉的情况下还会出现此类事件，并屡禁不止。,为什么会因为区区2000元钱、甚至300元、240元而冒着被开除以及法律的风险出卖了自己的人品呢？,结论,因为我们的流程有漏洞,因为我们的制度不完善,因为我们的内控没有做好,因为我们的漏洞提供了一个“滋生舞弊的土壤”！,什么是内控？,内部控制是一个组织为了实现其目标而采取的一系列控制措施和行为的过程。这个过程主要有三个目的：合规性、经营的效率和有效性、财务报表的真实性。,各类舞弊损失金额,数据来源：2006年美国反舞弊师协会（ACFE）报告,选题原因,2010年一季度，我们对公司总经办-采购部进行了初步审计。,1、采购部是公司采购活动最频繁，采购量最大的部门。,2、可以为做标杆，让其他采购部门进行学习。,3、文件和流程的规范最全的部门。,现状分析,背景介绍,部门,人员组成,工作内容,月平均采购额,采购部,1名高级经理、4名采购员,固定资产类、低值易耗品类、办公用品类、礼品类、办公家具类、外场用品类、营销物资以及其他经营活动所需各类物资,0000000元,部门,人员组成,工作内容,仓管组,1名经理、2名仓管员,负责部分采购物品的入库、保管、下发和月末的盘点工作,会计部,1名仓管会计,负责记录物资出入库的台帐，同时监督仓管人员的月末盘点，审批盘点差异处理等,采购员,采购部高级经理,仓管,上级领导,需求部门,申请,需求单,系统中申请,OA/ERP,审批,审批,审核,是否仓库审批,审批,汇总,选择供应商,是否招标,是,否,否,是,招标会,确定供应商,采购,采购单,是否入库,入库下发,采购员下发,是,否,现阶段流程,入库单,现有流程的内控点,流程节点,内控点,有效内控,流程缺陷,需求申请,1、采购订单根据需求部门申请生成,并逐级审批。,授权审批，保证了需求的真实性，防止舞弊,申请物品规格没有规范；目前未作预算，审批人无法确定需求是否合理,供应商选择,3、大额物品招标采购,有效的保证了物品的价格及质量防止舞弊发生,文件规定实操性不强,4、电脑、磅秤等指定了固定的供应商,保证了供货周期和质量,无供应商考评制度，后期得不到有效的监管,5、小额低值易耗品商场采购,保证物品的质量，防止发生舞弊,文件规定不明确,验收入库,5、部分物资由仓库根据申请单验收入库,不相容职务分离。保证了物品的真实性,未完全分离。报销凭证不齐全,6、部分物品还是取得了送货清单,保证了入库货物的真实性和可追溯性,报销凭证不齐全,物资下发,7、物资下发时部分保存了下发凭证（运单）,保证了下发的真实性，防止舞弊,下发凭证收集不完全,应付账款,8、财务对订单、发票等报销凭证的审核。,保证应付账款的真实性,送货单不完全取得，没有妥善保存,预期目标,1、检查采购制度的完善程度，制度的执行情况,4、检查采购的合规情况,2、对于没有制度的采购建议形成规范的文件,3、梳理出清晰的采购流程，建议全公司统一执行,本次审计预期达到目标,审计程序,审计程序,1、对被审计单位,基本情况调查,2、进驻被审计部门，,执行审计程序,3、搜集审计证据,编制审计工作底稿,4、出具审计报告初稿,5、与被审计单位沟通,形成审计意见书,6、后续审计,重要风险及建议解决方案,审计发现问题,本次审计涉及到采购的各方面，发现存在风险问题18个。重点问题5个。并提出相应的建议解决方案。,重大风险点,具体事例,导致风险,采购需求,1、采购需求数量与采购订单不相符，存在舞弊风险,工作流号：00000.南京*，申请5各方。下发500块。工作流号00000，杭州*，申请1000根，下发800块。,规格不明确，采购员舞弊,2、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求,工作流号：0000/0000，青岛外场，申请木条。审批为“当地采购，凭发票报销”.实际由采购部采购并报销。,需求不真实，重复报销。,预算方面,1、按照历史数据进行预算，预算不准确。,9-11月实际采购额平均为2789289.平均预算额为：1745000.超预算采购：710956。,不利于公司资金管理及利用,2、部门预算不准，导致临时性采购过多、采购时间紧迫。,本次IT部搬家，没有做好预算。原计划80套，后追加28套,高价采购，产品质量得不到保证。导致舞弊发生。,发现重点问题及风险,重大风险点,具体事例,导致风险,供应商选择,1、供应商的选择、审批、确定都是有采购人员一人确定的。,叉车、货架等物品的供应商均未经过招标，由采购员选择供应商。,物品质量得不到保证；供应商串通舞弊。,2、询比价的记录没有进行保存，无法进行后期的对比以及检查。,数码相机、值班床等询比价采购物品，询比价记录没有保存。,采购价无法进行对比，高价采购，产生舞弊。,3、供应商没有完整的评选制度及后期考核评价标准。,所有物品均没有供应商后期考评制度。,采购价格和质量无法得到持续性保证，影响公司利益。,不相容岗位分离,采购员即负责采购环节，又负责验收、下发环节。,数码相机、录音笔等物品采购、验收、下发均由采购员负责。,采购员私自藏匿货物，产生舞弊。,仓库盘点下发,1、供应商下发物资未收集送货单。,供应闪对账用申请单对账，未用送货单进行对账。,需求未得到确认，损害公司利益。,2、报废物资放置在仓库，但没有进行登记。仓库盘点差异处理过于简单，仅有仓管会计进行调整即可。,1月19日监督仓库盘点发现：报废、过期物资未进行登记。盘点差异由仓管会计调平。,导致私自出库，仓管舞弊。,风险管理及风险地图,风险管理风险管理就是在一个肯定有风险的环境中如何花最少的钱来把风险降到最低的过程。,发现了风险，如何去解决风险。什么是风险管理？,风险地图,危害性,轻微,中等,重大,高,中,低,C,G,H,D,B,H,F,发生频率,说明：,A 需求部门申请物品规格没有统一标准。,B 无预算及超预算采购,C 采购员决定供应商,D 供应商无选取考核标准,E 我公司与供货商签订合同主体不明确,F 合同条款没有经过相关部门审核,G 采购员既负责采购又负责下发,H 供应商直接下发的对账没有凭签收单,I 仓库盘点差异处理过于简单。,J 报废、过期物品没有库存登记,K 员工离职,E,J,K,I,A,风险处理策略,危害性,可能性,转移,避免,降低,可接受,大,小,高,低,G,B,C,D,E,F,A,H,I,J,K,说明：,A 需求部门申请物品规格没有统一标准。,B 无预算及超预算采购,C 采购员决定供应商,D 供应商无选取考核标准,E 我公司与供货商签订合同主体不明确,F 合同条款没有经过相关部门审核,G 采购员既负责采购又负责下发,H 供应商直接下发的对账没有凭签收单,I 仓库盘点差异处理过于简单。,J 报废、过期物品没有库存登记,K 员工离职,重大风险建议解决方案,重大风险点,建议解决方策,采购需求,1、采购需求数量与采购订单不相符，存在舞弊风险,利用ERP系统，对于申请物品的规格进行限制,2、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求,对于改变采购地点的，审批时应系统中备注，或重新修改异地代购流程,预算方面,1、按照历史数据进行预算，预算不准确。,倡导各个部门进行预算，对于物品进行分类哪些可以多次申请，哪些进行限制申请，保证部门需求。,2、部门预算不准，导致临时性采购过多、采购时间紧迫。,建议进行精确预算，并进行考核。,供应商选择,1、供应商的选择、审批、确定都是有采购人员一人确定的。,按照ABC分类法对物品进行分类。按照物品的分类对应相应的采购模式。,2、询比价的记录没有进行保存，无法进行后期的对比以及检查。,对于改变采购地点的，审批时应系统中备注，或重新修改异地代购流程,3、供应商没有完整的评选制度及后期考核评价标准。,制定供应商的评选制度及后期考评机制,重大风险建议解决方案,重大风险点,建议解决方策,不相容岗位分离,1、采购员即采购又负责验收、下发,所有采购物品入库，由仓库下发,仓库盘点下发,1、供应商下发物资未收集送货单。,收集供应商的送货单、作为对账凭证,2、报废物资放置在仓库，但没有进行登记。仓库盘点差异处理过于简单，仅有仓管会计进行调整即可。,所有入库物资进行登记。盘点差异进行分级审批制度。,优秀企业学习,优秀企业学习（节选,）,2、,供应商选择/认证过程不能由采购人员或采购部门单独完成。同时选择/认证责任应与应付账款管理和付款责任分离。,2、供应商选择由采购员负责。同时采购员负责与月结供应商对账。,3、必须制定供应商选择/认证政策、流程，并经过审批。,3、无供应商选择/认证政策及流程,4、供应商选择/认证过程必须有完整记录，并形成文件，妥善保存。,4、供应商选择/认证过程记录保存不完整。,5、必须建立供应商信息管理机制，选择/认证通过后的供应商信息应及时维护。,5、供应商信息管理不完善。,6、必须建立供应商考评机制，并定期监测考评。,6、未建立供应商考评制度,1、验收人不能是选择/认证供应商或人员或部门,。,1、部分物资由采购员验收并下发,我公司,六：朱老三的故事,生病了！,尽快处理掉,从故事中得到的启示,强 控制活动 弱,弱 控制活动 强,系统预防性控制,系统检查性控制,人工预防性控制,人工检查性控制,2010年重点工作是,总裁语录,