办公室5S培训教材.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,每天进步一点点,办公室5S培训,办公室文化,培训内容,文件管理,5S是什么,如何做好5S,第一部分,文件管理,文件管理,文件,信息及其承载媒体,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。,一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,文件管理,文件分类,重要度,保存期限,来源,版本,缓急,文件管理,管理技巧,分门别类,程序化,规范,专业化,专人负责,索引,专门化,文件管理,签字,以旧换新,文件收发,可追溯性,认可,盖章生效,连贯性,有效性,授权,5S是什么,整理,整顿,清扫,清洁,素养,5S,区分要物与不要物，将不要物处理掉。,将要物规范放置，使寻找时间为零。,使工作环境变得无灰尘、干净整洁。,保持前3个S，制度化，规范化。,形成习惯，提高整体素质。,8S,（服务）,7S（节约）,6S（安全）,5S（修养）,4S（清扫、清洁）,2S（整理、整顿）,演,变,5S是什么,整齐、清洁,的工作环境,吸引更多的,忠实顾客,更大的,发展空间,行业内成为,学习榜样,企业形象,5S是什么,第三部分,如何做好 5S,整理,含义,将,需要的,和,不需要的,物品,明确分开,，并,处理,不需要的,物品。,目的,腾出空间,防止误用,要领,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,要区分对待!,要领,将需要的物品的数量,降到最低程度,例如：,减少,文具,使用数量,减少,文件,保存数量,减少,电话,使用时间,缩短,会议,时间,要领,对,可有可无的,物品,，应,坚决处理,掉，,决不手软,!,要领,为何会有这么多废品？,分析,检查,改善,问 题 点 在 哪 里？,提问,1、图片中存在什么问题？,3、会产生什么样的影响？,4、我们应该怎样做？,2、为什么会产生这样的问题？,确定物品放置场所,物品分类摆放,进行标识,问题点,怎么办？,问题点,怎么办？,管理责任者,管理此架责任者姓名,架子表示标签,表示架子种类的标签,柜子内表示标签,用此标签表示下段,的内容,文件柜如何整顿？,要领,彻底整理，,只留下需要的物品,合理利用空间，100%定位放置,要领,根据,种类、空间、区域、防护,规定摆放方法,要领,利用各种颜色、数据等进行标识,问 题 点 在 哪 里？,问 题 点 在 哪 里？,清扫,含义,经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉,目的,保持良好的工作情绪,稳定品质,达到零故障、零损耗,如何清扫？,看不见的地方，也要彻底打扫干净。,经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,彻底清扫,电源插座,电脑侧面,主机座,要领,自己动手，不依赖外人,(所有部门、人员都一起执行),清 扫 责 任 分 区,A1 区(张),B1区(赵),C1区(王),C2区(沈),C3区(李),A2区(胡),E1区(贾),D1,区(霍),要领,清洁,含义,将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。,目的,成功惯例和制度,是标准化的基础,企业文化开始形成,整洁的办公桌,如何保持？,连续不断的进行,整理、整顿、,清扫,活动,要领,花时间,改掉,坏习惯,及,眼不见为净的态度,要领,要领,每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,素养,含义,对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。,目的,让员工遵守规章制度,培养良好素质习惯的人才,铸造团队精神,问 候、礼 貌 语,您好!,早上好!,下午好!,大家好!,语言,着装,着装的礼仪1,从整体上说，着装礼仪要求穿着打扮必须既符合身份，又符合行业规范，力图通过规范化的着装既展示自身的风貌，又体现所在企业的良好形象。,按照惯例，男性在正式场合不宜穿色彩过于鲜艳或发光发亮的衣服。朦胧色、过渡色的服装，通常也不适宜。越是正规的场合，越讲究穿单色的西装。,着装的礼仪2,1.尺寸的把握：要大小合身，宽松适度。,2.服装的搭配,衬衫、领带、鞋袜的搭配和与外衣相协调。穿西装时，只能穿皮鞋，最好是牛皮。黑色皮鞋最适宜与西装套装搭配。袜子宜与皮鞋同色。,着装的礼仪3,公司员工一般都有制服，穿着制服必须注意不脏、不皱、不破、不乱。,女性穿着要注意尺寸合适、造型合身、款式时尚。正式场合既不可以不化妆，也不可以化浓妆。如果佩带首饰，最多不超过三种，要注意自己的职业女性的身份。,着装的礼仪4,站姿,1.男性的站姿,不要两腿交叉而应两脚分开,手不宜插在腰间及衣裤袋中,站立谈话时，不应浑身扭动，东张西望。,2.女性的站姿,女性站立时应注意的部位：,双脚：双脚靠拢在一起，呈“V”字，切忌两脚分开，甚至呈平行状。,双膝：双膝挺直，靠拢。,双手：将右手搭在左手上，然后贴在腹部，双肩自然下垂。,胸部：站立时应略向前方挺出，同时注意收腹，挺直后背。,下颌：下颌微收，双目平视前方，自然放松。,离位时,要点：,1.,2.,3.,4.,持续推动,4S,活动直至,习惯化,严格,遵守,公司的,规章制度,不断地,培养责任感,、改变意识,充满热情,的开始每一天的,工作,要领,要主动整理、整顿传真？,传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。,不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。,主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。,打印前，我们应该做什么？,确认打印机是否正常工作。,小故障请按照提示排除。,无法解决时，请及时与管理员联系。,确认打印纸。,及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。,发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。,发现纸张快用完时，请及时领取。,如何维持,整理,整顿,清扫,办 公 室 中,小组讨论,办公室5S活动,早上5S,1、检查你的,着装状况,和,清洁度,2、检查是否有物品掉在地上，,将掉在地上的物品都捡起来,3、整理和彻底,清洁桌面,4、检查存放文件的位置，将,文件放回他们应该放置,的地方,5、,扔掉不需要的物品,，包括抽屉内的私人物品,6、,检查文件柜、书架,等，将放得不恰当的物品改正过来,办公室5S活动,下班前5S,1、实施,早上5S活动的所有内容,2、用抹布,擦干净电脑、传真机及其他办公设备,3、,固定,可能脱落的,标签,4、,清洁地面,5、,倾倒,垃圾篓内的,垃圾,6、,检查电源开关、门窗、空调,等是否已关上。,文 件 的 5S,整理,把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的,无效和不需要的文件及时回收或销毁,整顿,清扫,清洁,素养,将文件分门别类保存,制作目录索引，便于查找,防潮、防尘、防虫,定期修补维护,专人管理、,责任分明,文件管理制度、程序,使用完后及时归位,爱护文件，节省用纸,按规定要求制定发行文件资料,小测试,整理,是把_物品与_物品区分开来，并处理_物品。,整顿,是将_物品，摆放成_的状态。即寻找时间为零。,清扫,是经常_保持_，将_清理掉。,清洁,是,将_进行到底，并且标准化、制度化。,素养,是对于规定了的事情，大家都按_去执行，并养成一种_。,整理,整顿,清扫,清洁,素养,总结,5S推行原则:从我做起!,课后作业:,1.检查并改善自己的文件管理,2.检查并整理自己的办公桌文件柜,3.检查并清洁自己的办公室,4.以身作则,教导自己的下属做好5S,5.制度化,透明化,习惯化,谢谢大家!,