采购部工作总结.ppt

湖北东林服装有限公司/东莞市东林制衣有限公司 采购部 阳小勇 2013-12-25,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,采购部工作总结,主要内容：,1、年采购工作回顾,2、人员情况及采购培训,3、材料采购情况,4、采购直接利润情况,5、材料交期/品质情况,6、供应商年度评估,7、重点问题分析,8、年工作计划,1、年采购工作回顾,年采购工作总体平稳、有序进行，材料品质良好、材料交期良好、采购直接利润增加、采购部运作成本大幅下降。对突发性材料问题做到了及时处理，事后总结，有效避免了因采购问题阻碍生产进行情况的发生。,在部门管理上对人员结构进行了大幅度调整，工作内容进行了微调，同时加大了培训力度，全年组织正式培训课8次，培训内容涵盖了采购专业知识、材料知识、日常工作知识等等方面。针对采购人员经验不足，本年开展了采购案例分析会模式让采购员分析采购问题走上讲台自我剖析，总结经验教训，使采购人员素质得到有效提高。,全年采购涉及11个客户约280万件成衣；累计材料采购金额达3270万元，其中面料2343万元，辅料927万元，涉及到与170余家供应商的合作。,2、人员情况及采购培训,2.1.年与 年人员变动情况对比,年度职级,经理,主任,组长,职员,合计,2012年,1,1,5,8,2013年,1,3,4,年采购部人员进行了结构性调整，采购经理职位/采购组长职位/ERP建档人员取消，便其担负的工作由现有人员承担，总人数由 年的8人调整为 年的4人；同时对各采购员分工做了微调和整合，由原来的分材料种类跟单微调为分客户跟单。,2、人员情况及采购培训,2.2.年与 年人力成本对比,项目,2012年,2013年,2013下降,工资总额,241650,137200,43%,经过人员调整后采购部运作成本大幅下降，最大成本项目工资支出,由 年工资总额241650元下降到 年的137200元，全年工资支出减少超过10万元。,2、人员情况及采购培训,2.3.采购部人员工作量,全年开出采购PO共计1424张，平均每月开出采购PO约120张，平均每天开出采购PO约4.5张，各采购人员工作量基本饱和。,姓名,阳小勇,(主任),朱春艳,（面料）,胡海然,（辅料）,杨玉花,（辅料）,合计,采购,PO,（张）,11,163,506,744,1424,2、人员情况及采购培训,2.4.采购部 年培训情况,鉴于采购员经验不足、专业知识不足等问题，全年对采购流程、ERP系统操作进行了梳理，同时组织专项正式培训8次，采购问题分析会多次，提升了采购员综合素质；规范了仓库、采购、财务关联部门的工作交接；避免了问题的重复发生。遗憾的是计划中的到面料厂、辅料厂实地培训因种种原因未能安排成行，使采购员对材料具体的生产工艺、生产流程、生产机器仍然一知半解，留待 年进行。,时间,项目名称,备注,2013年1月,采购报销及单据处理培训,阳小勇主讲,2013年2月,采购标准作业流程培训,阳小勇主讲,2013年3月,采购合同ERP操作专项培训,阳小勇主讲,2013年5月,拉链知识专项培训,YKK张经理主讲,2013年8月,羽绒及羽绒服知识培训,阳小勇主讲,2013年9月,面料基础知识（第1期）,阳小勇主讲,2013年10月,面料基础知识（第2期）,阳小勇主讲,2013年10月,电热服客户及电热产品知识培训,阳小勇主讲,2013年3月,采购问题3月案例分析,阳小勇主讲,2013年4月,采购问题4月案例分析,采购员自我分析,2013年5月,采购问题5月案例分析,采购员自我分析,2013年6月,采购问题6月案例分析,采购员自我分析,2013年11月,采购问题11月案例分析,采购员自我分析,3、材料采购情况,3.1.全年面料采购情况,全年累计向70家面料供应商采购各类面料,总计金额超过2343万元。公司接单以梭织产品为主，针织产品为辅，如下图梭织类面料采购金额超过1000万元，羽绒超过500万元，此两项占比超过70%。,材料类别,梭织面料,针织面料,填充物-羽绒,横机,填充物-纺丝棉,合计,采购金额（元）,11331671,5818539,5601952,403708,279897,23435767,3、材料采购情况,3.2.全年面料采购情况,全年共计7个客户涉及面料采购,总计金额超过2343万元。其中李宁面料采购额达912万元，占比接近40%；BALABALA面料采购额达863万，占比36%；优依尚面料采购额超过400万，占比17%；此三个客户采购额占比超过90%。迪卡侬面料为代客户采购，不足1万元。,3、材料采购情况,3.3.全年辅料采购情况,全年累计向101家辅料供应商采购各类辅料,总计金额超过927万元。,其中拉链、唛头、绳带、钮扣、缝纫线五项材料采购额居首，合计金额达740万元，占全年辅料总采购金额的80%。,3、材料采购情况,3.4.全年辅料采购情况,全年12家客户订单涉及辅料采购,总计金额超过927万元。其中迪卡侬客户辅料采购金额超过500万元，占比56%；李宁客户辅料采购金额约180万元，占比约20%。,4、采购直接利润情况,4.1.全年面料采购直接利润情况,全年各客户面料采购中通过协商，使得部份面料实际订购单价低于客户确认单价，取得直接利润约30万元。其中李宁客户占比超过3成，占比最高；TTI客户全年只生产了5500件成衣但面料直接利润占比达10%，此客户材料利润率最高，应加强合作。,4、采购直接利润情况,4.2.全年辅料采购直接利润情况,全年各客户辅料采购中通过协商，使得部份辅料实际订购单价低于客户确认单价，取得直接利润约28万元。其中迪卡侬客户占比超过5成，占比最高；TTI（皓群电子）客户全年只生产了5500件成衣但辅料直接利润占比达10%，此客户材料利润率最高，应加强合作。,5、材料交期/品质情况,5.1.全年材料交期情况,本年度从5月起开始统计材料交期达成情况，5至10月面、辅料一起统计交期达成情况，11月起面、辅料分别统计交期达成情况，交期达成目标值95%，平均达成率96%，交期达成情况受运营资料更改及客户更改情况影响最为严重，9月、10月未达标均是受此种情况影响所致。,5、材料交期/品质情况,5.2.全年材料品质情况-面料,本年度品管部对材料品质情况开始统计，1至11月面料品质达成率平均值为96%，但部份月份未达到目标值95%，主要原因为北京优依尚客户订单面料为档口材料品质较差。,5、材料交期/品质情况汇报,5.2.全年材料品质情况-辅料,本年度品管部对材料品质情况开始统计，1至11月辅料品质达成率平均值为98%，但部份月份未达到目标值98%，主要原因为北京优依尚客户订单辅料多数为档口材料品质较差。,6、供应商年度评估汇报,6.1.面料供应商全年评估,本年度从8月起对供应商进行交期、品质、价格、服务方面的评估。涉及面料供应商46家，评级情况如下图，评级差的工厂多为市场档口，以北京优依尚客户供应商为最。,6、供应商年度评估汇报,6.2.辅料供应商全年评估,本年度从8月起对供应商进行交期、品质、价格、服务方面的评估。涉及面料供应商54家，评级情况如下图，评级差的工厂多为市场档口，以北京优依尚客户供应商为最。,快反订单在用量及材料规格上均存在订料后又有调整的风险，关键控制点在于跟单与客人的沟通需要注意风险防控。,经验教训就可降低团队其他成员的犯错机率。,7、重点问题分析与建议,经验教训就可降低团队其他成员的犯错机率。,2、人员情况及采购培训,李宁13Q4 ARMH021拉链订错问题,2、人员情况及采购培训,第三，提高专业素质，产生纠错能力；,5张，各采购人员工作量基本饱和。,针对优依尚客户的特性：开发基本是代用料，大货与开发颜色变动大。,尽-切可能协议由供应商支付,最终客户接受做货，未造成经济损失。,跟单员需与客户充分沟通，明确客户要求，实物样交接必需有客户签批意见。,问题发生最直接原因是标准色版错误。,TTI拉链及主唛订购问题,优依尚14春15731/27337沙白色拉链颜色问题,客户已经出具了责任事故单，原因解析为：东林对落单信息及工艺单信息理解不够。,本年度从5月起开始统计材料交期达成情况，5至10月面、辅料一起统计交期达成情况，11月起面、辅料分别统计交期达成情况，交期达成目标值95%，平均达成率96%，交期达成情况受运营资料更改及客户更改情况影响最为严重，9月、10月未达标均是受此种情况影响所致。,涉及面料供应商54家，评级情况如下图，评级差的工厂多为市场档口，以北京优依尚客户供应商为最。,7、重点问题分析与建议,7.1.优依尚13秋装拉链颜色问题,本季共17款需订拉链，面料颜色为黑色、蓝墨水、深灰，BOM表拉链颜色全部录入为黑叻色，成品拉链全部做成黑色布带/黑叻色牙，与客户要求布带顺布色/黑叻色牙不符。最终客户确认接受，未造成经济损失。,控制要点BOM拉链颜色如果布带与牙颜色不一致，必需按布带色/拉链牙色格式建档。,7.2.优依尚13秋装批量性多订面料问题,技术部多次更新用量，1月订料至3月仍在变动用量，部份面料无法取消订单导致多订料约3万元。,7、重点问题分析与建议,7.3.优依尚13秋装26898/26902重订料问题,此两款均为成衣数量录入导致重大错误，26898客订单黑灰色1014件/黑色3564件，26902款客订单黑灰色696件/黑色2748，跟单录入成衣订单至ERP中将成衣数量调反，客户不接受，采购只得补订面料重做。最终此两款补订面料超过2吨，同时产生无法出货成衣超过4000件，经济损失超过20万元。,7.4.李宁13Q2国际部功能吊牌问题,本季3月1日工厂通知国际部吊牌延期发货，制衣厂在未收到正确功能吊牌的情况下3月5日错误的使用了大货功能吊牌出货，最终客户接受，未造成经济损失。,采购对延期发货信息未做出有效处理，没有提醒相关部门欠料。跟单对客户信息未有效传达，客户国际部包装要求资料中有明确的吊牌信息，但此资料未传达到位，导致错误包装的成衣也通过了查验出货。,7、重点问题分析与建议,7.5.迪卡侬拉链上止问题,迪卡侬105101款裤脚拉链，客要求取消下止，但跟单在录入ERP时BOM资料为无上止，导致需重新订购上止，手工返夹上止，经济损失990元。,跟单员对客要求理解有误，采购员发现问题并与跟单员有沟通但未反应问题给上层领导。,7.6.TTI拉链及主唛订购问题,TTI大货订单首批交期紧急，指定拉链厂SBS交期太迟，公司确认转KEE生产，结果客户要求只能用SBS的拉链，KEE已生产的300套拉链必需重做，造成经济损失2175.75元。,TTI主唛客户前后确认了两次，已按第一次确认版生产，客又要求更改重订，跟单员没有客户签批的第一次主唛样版，只能重新订购，造成经济损失1351.56元。,跟单员需与客户充分沟通，明确客户要求，实物样交接必需有客户签批意见。,7、重点问题分析与建议,7.7.优依尚13冬装批量性少订料问题,此批订单31款，尺码范围主要为：134/140/146/152/158/164及92/98/104/110/116/122/128/134，计用量时采用110做基码，导致批量性少料，客户最终接受东林成衣短数出货。,7.8.李宁13Q4 ARMH021拉链订错问题,此款正确前中拉链应为5#压塑牙开尾，ERP BOM资料误为5#压塑牙勿尾，导致整款前中拉链补订，损失金额8381.21元。,跟单人员必需对自己发出的订购资料的准确性负责，不可寄希望于下一个部门的检核。同时采购员要提高自身素质，对明显的订购资料错误要做到可以立即驳回跟单重新提供资料。,7、重点问题分析与建议,7.9.李宁童装14SS ATSJ124补订面料问题,此款两个SKU，绯粉色和淡紫色面料成衣数量入ERP系统时面料颜色调反，导致补订绯粉色间条面料，损失金额1411元。,7.10.优依尚14春15731/27337沙白色拉链颜色问题,成衣交期急，跟单提供开发布样给采购对色订购拉链，10/7订购，10/17封样料回厂，10/18确认生产，11/15大货回厂，生产时投诉颜色问题。最终客户接受做货，未造成经济损失。,问题发生最直接原因是标准色版错误。针对优依尚客户的特性：开发基本是代用料，大货与开发颜色变动大。后续必需使用大货色版做对色标准。,7、重点问题分析与建议,7.11.李宁童装14SS批量性少订线问题,此批订单共9款，订单尺码110/120/130/140/150/160/165，其中130-165尺码4款，110-165尺码5款，线用量全部按130码计算，导致出现批量性补订车缝线。,7.12.李宁14Q1QS批量性品质贴重订问题,此批品质贴纸东林11/8订购，客户11/19通知更改品质贴内容，将“一等品”更改为“合格品”，此时贴纸已完成生产并于11/17发货，必需重新订购。,此批品质贴价值3812元，至 年12月底运营跟单还未与确认能否从客户收回此费用。,7、重点问题分析与建议,7.13.北京优依尚14春15759款面料颜色错误问题,此款客成衣订单颜色为蓝色2#，但系统未显示色号，客户确认给材料厂的为蓝色1#，重新订布损失5980元；,客户已经出具了责任事故单，原因解析为：东林对落单信息及工艺单信息理解不够。对此后续所有订单必需严格按客户信息录入ERP，不可以有任何删减。,7.14.李宁14Q1AFDJ157口袋拉链问题,此为快反订单，11/14采购订料拉链长度18.5CM，12/13客户到东林看样衣并做量产移交，要求改17.5CM，此时拉链已生产完成无法更改。到12月底车间上线投诉拉链太长。最终客同意使用，未造成损失。,快反订单在用量及材料规格上均存在订料后又有调整的风险，关键控制点在于跟单与客人的沟通需要注意风险防控。,电热服客户及电热产品知识培训,TTI主唛客户前后确认了两次，已按第一次确认版生产，客又要求更改重订，跟单员没有客户签批的第一次主唛样版，只能重新订购，造成经济损失1351.,8、年工作计划,李宁14Q1AFDJ157口袋拉链问题,年采购工作总体平稳、有序进行，材料品质良好、材料交期良好、采购直接利润增加、采购部运作成本大幅下降。,优依尚14春15731/27337沙白色拉链颜色问题,此为快反订单，11/14采购订料拉链长度18.,经验教训就可降低团队其他成员的犯错机率。,7、重点问题分析与建议,文具以旧换新，尽可能实现无纸办公,跟单员对客要求理解有误，采购员发现问题并与跟单员有沟通但未反应问题给上层领导。,李宁14Q1AFDJ157口袋拉链问题,针对优依尚客户的特性：开发基本是代用料，大货与开发颜色变动大。,2、人员情况及采购培训,2、人员情况及采购培训,7、重点问题分析与建议,综合上述14个重点问题，建议如下：,A、沟通：,不管对内对外，必需注意沟通和,准确性,和,及时性,；,实物确认要求客户签名存档。,B、资料传递,能够复制就不要手输，能够系统自动导的就不要复制，尽可,能避免手工输入关键性资料。,C、资料检核,首先，思想上不寄希望于下一环节的检核来减少自已的错误；,其次，每个人必需确保资料的准确性，做到不传递错误资料；,第三，提高专业素质，产生纠错能力；,D、经验分享,及时分享经验教训，上述14个问题部份是雷同，如果能及时分享,经验教训就可降低团队其他成员的犯错机率。,8、年工作计划,8.1.年人员增减及薪资调整计划,年度职级,经理,主任,组长,职员,合计,2013年,1,3,4,2014年,1,2,3,6,本年度计划在4月起对所有在职采购部人员调薪，预计上调10%。同时因应 年公司接单情况，年3月订单量较上年同期上涨60%，年7月订单量较上年同期上涨100%，计划在 年3月新增采购员1名，7月新增采购员1名。3月新增人员到位后将专注于材料开发工作，将材料开发与大货材料工作切分开,使各采购员更专注于本职工作。,8、年工作计划,8.2.年采购培训计划,培训时间,培训课程,培训方式,2014年3月,辅料的基本常识,现场,2014年4月,面料的基本常识,现场,2014年5月,采购经验分享1,PPT讲解,2014年6月,面料成本核算,PPT讲解,2014年7月,成衣成本核算,PPT讲解,2014年8月,采购经验分享2,PPT讲解,2014年9月,面料检验知识,PPT讲解,2014年10月,采购的议价技巧,PPT讲解,年采购进行了多次培训，但遗憾的是所有的培训都是室内培训，纸上谈兵，没有安排一次实地培训，年培训的重点将是面料和辅料的实地培训，让采购员去到面料和辅料的生产现场，了解面料和辅料的生产设备、生产流程、质量控制关键点、主要品质问题。,8、年工作计划,8.3.年部门费用控制计划,序号,费用控制项目,费用控制要点,1,速递费,统筹时间及目的地管理,2,物流费,尽-切可能协议由供应商支付,3,办公费用,文具以旧换新，尽可能实现无纸办公,4,差旅费,选乘经济的交通工具,感谢各位同事、各位领导,对采购部工作的支持与帮助！,