MZ∕T 075-2016 居民家庭经济状况核对 档案管理.pdf

ICS 01.140A 14备案号中 华 人 民 共 和 国 民 政 行 业 标 准MZMZ/T 0752016居民家庭经济状况核对 档案管理Verification service for the family economy information-Specification of files management2016-12-6 发布2016-12-6 实施中中华华人人民民共共和和国国民民政政部部发布发布MZ/T 0752016I前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。本标准由民政部救助司提出并归口。本标准起草单位：民政部低收入家庭认定指导中心。本标准主要起草人：宝力高、谭巍、孙雁伟、王冠。MZ/T 07520161居民家庭经济状况核对 档案管理1 范围本标准规定了居民家庭经济状况核对的术语与定义、 核对档案的构成、 核对档案的归档、核对档案的保管期限以及核对档案的查阅利用要求。本标准适用于各级居民家庭经济状况核对机构的档案管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件， 仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改版）适用于本文件。DA/T 1-2000档案工作基本术语DA/T 31-2005纸质档案数字化技术规范3 术语和定义DA/T 1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1核对档案verification service for files在居民家庭经济状况核对实施过程中直接形成的，对国家、核对机构、委托单位和核对对象有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.2纸质核对档案verification paper files核对实施过程中产生，以纸张为载体，具有规范格式，具有合法、不可抵赖性签字、签章等，可以直接阅读的文件。3.3电子核对档案verification electronic files核对实施过程中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的具有规范格式的电子数据文件。4 核对档案的构成4.1 核对档案构成概述2核对实施过程中形成的具有保存价值的原始材料均属于核对档案， 主要包括居民家庭经济状况核对过程性材料、居民家庭经济状况证明材料、居民家庭经济状况核对报告材料、居民家庭经济状况核对报告应用材料四类。档案载体形式包括纸质核对档案和电子核对档案两种。4.2 居民家庭经济状况核对过程性材料核对过程性材料包括：e） 核对委托书；f） 核对授权书；c）中止核对通知书；d）继续核对通知书；e）终止核对通知书；f）居民家庭经济状况复核申请表；g）交接单。4.3 居民家庭经济状况证明材料居民家庭经济状况证明材料包括：e） 居民家庭经济状况基本信息证明材料；f） 居民家庭经济状况身份信息证明材料；g） 居民家庭可支配收入证明材料；h） 居民家庭财产证明材料；i） 居民家庭支出证明材料；j） 居民家庭经济状况其他证明材料。4.4 居民家庭经济状况核对报告材料居民家庭经济状况核对报告材料包括：a） 核对报告；b） 复核核对报告。4.5 居民家庭经济状况核对报告应用材料居民家庭经济状况核对报告应用材料包括：a） 居民家庭向委托单位提交的核对项目申报材料；b） 委托单位对居民家庭申报核对项目的审批材料；c） 居民家庭享受核对项目救助、扶助以及福利等待遇领取状况材料。5 核对档案的归档5.1 纸质核对档案归档MZ/T 07520163纸质核对档案归档符合以下要求：a） 将核对实施过程中的纸质文件原件进行归档；b） 纸质核对档案应保持字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，模糊或者易褪变的文件应在复制后与原件一并归档；c） 归档文件的纸张应采用能够长期保存的、韧性大、耐久性强的纸张；d） 归档文件纸张幅面尺寸规格宜为A4幅面；e） 已经破损的纸质档案应予以修复，修复后再存档；f） 计算机输出归档文件应使用激光打印， 不宜使用色带式打印机、 水性墨打印机和热敏打印机。5.2 纸质核对档案整理方法5.2.1 装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2.2 分类归档文件按核对项目及其形成年度分类。5.2.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按发生时间进行排列。5.3 电子核对档案归档电子核对档案归档符合以下要求：a） 纸质核对档案应按照 DA/T 31-2005 进行整理、扫描、处理、存储、建库、挂接、验收、备份等电子化操作；b） 电子核对档案应与纸质核对档案的内容保持一致， 内容不一致时， 以纸质核对档案为依据进行认定调整， 对纸质核对档案存有疑义的， 由上级核对机构组织核查鉴定后进行认定调整；c） 文字型电子核对档案以XML、 RTF、 TXT为通用格式存储， 扫描型电子核对档案以JPEG、TIFF为通用格式存储，视频和多媒体电子核对档案以MPEG、AVI为通用格式存储，音频电子核对档案以WAV、MP3为通用格式存储；d） 电子核对档案不应压缩保存；e） 电子核对档案不应加密保存；f） 电子核对档案存储载体在完成归档后，至少保留1年。6 核对档案的保管期限6.1 居民家庭经济状况核对过程性材料保管期限为 10 年。6.2 居民家庭经济状况证明材料保管期限为 10 年。46.3 居民家庭经济状况核对报告材料保管期限为 10 年。6.4 居民家庭经济状况核对报告应用材料保管期限为 10 年。6.5 电子核对档案保管期限为 10 年。7 核对档案的查阅利用7.1 核对档案不得外借，可在档案阅览室内查阅。7.2 应确保核对档案查阅过程中不被拆阅、涂改、标记、摘录。7.3 核对档案在查阅后退回档案室时，应当面交点清楚。7.4 核对档案的查阅利用应遵守保密制度和相关规定， 尊重和保护居民家庭的个人隐私， 不得对外泄露或公布，不得非法使用，不得损害居民家庭的合法权益。_