昆明医科大学档案工作在学校档案工作委员会的领导下.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2014,年档案工作培训会,昆明医科大学档案管理办法简要解读,基础知识培训,基本情况介绍,学校档案管理办法是根据,中华人民共和国档案法,、,普通高等学校档案管理办法,和,云南省档案管理条例,等的相关规定，结合学校实际情况制定的。,本办法所称,档案,是指学校在教学、科研、党政管理、社会服务和其他各项活动中形成的、具有保存利用价值的各种历史记录。,基本情况介绍,昆明医科大学档案工作在,学校档案工作委员会,的领导下，实行统一领导，分级管理。,校长办公室,档案科,既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门。,档案科的职能很多，,对外,贯彻政策法规、服务；,对内,收集、保管、利用、指导、监督、检查、培训等等。,学校内部档案实行三级管理：,一级：,学校层面：档案科；,二级：,单位、部门层面：在各单位、部门设立分档案室，负责保管各单位、部门短期（,10,年以下）的档案材料。分档案室的日常业务工作由档案科进行指导和监督。主要做,随办随归、预立卷,等工作和定期向档案科报送单位档案工作,季报表、,定期向档案科,移交,由学校永久和长期（,30,年以上）保存的档案及短期档案的利用工作；,学校内部档案实行三级管理：,三级：,系、科、室层面：在系、科、室设立档案工作点进行,三级管理,，负责保管其形成的一般性的档案材料，日常档案材料的收集、保管工作。档案工作点的日常业务工作由,分档案室,指导和监督。,档案兼职员的职责：,负责本单位档案材料的鉴定、收集、整理、立卷、保管和移交工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确，,每月,定期对账户内归档材料进行清理，,按季,报送档案工作季报表；,根据不同种类档案资料的特征和有机联系，合理,分类、,完善,文件题名,，认真著录归档文件目录的内容（日期填写等），以便管理和利用；,档案兼职员的职责：,接受上级部门的业务指导和督促检查；,维护档案材料的,安全,，做好保密工作,(,如会议记录本、录用材料等），按时向档案科移交；,对按照规定,不向档案科移交的档案材料,，应建立相应二级或三级管理制度，确保档案材料的完整和安全，并积极提供服务和利用。,档案保管期限,保管期限划分为,永久、长期和短期,三种：,凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、社会和历史研究有长远利用价值的，列为,永久,保管；,凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为,30,年,；,凡是短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管，保管期限为,10,年,。,保管期限和归档范围,保管期限和归档范围是各位档案兼职员工作的难点和重点，是归档工作的基础。如何鉴定一份材料需不需要归档？归档多长时间？自己部门留存还是归档到学校档案科？都是每个档案兼职员要考虑的问题。,1,、机关文件归档范围和文书档案保管期限规定,2,、昆医评建,2007,评字第,3,号：,关于印发昆明医学院管理部门基础管理档案分类编号指导目录（试行）的通知,归档类别,昆明医科大学档案分为,党群,（主要涉及党办、组织、宣传、工会、离退休等部门）、,行政,（校办、人事、纪检审、保卫、后勤等部门）、,教学,（教务、学生、各学院）、,科研、基建、外事、仪器设备、出版、声像、财会、实物和人物,十二大类。,各类别之间相对独立，又有机联系。,声像,类档案涉及学校各个部门，要注意声像类档案的收集、分类、整理、保管和移交问题。（重大活动、毕业照等很重要）。,整理规范,各,单位形成的各类归档材料格式规范、整洁齐全,。,要求各单位形成的归档材料格式规范，有,天头、地脚、落款,和,页码,的编写；档案材料要整洁规整齐全，使用不锈钢订书针或专用档案设备装订。,要求各单位形成的归档材料，包括实体档案与电子档案要做到,随办随归,。要收集及时,。,要顺序编目、按照,A4,纸张的标准折叠或者裁减，不得有,重份,材料；对于字迹模糊、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等形成的文件材料要进行,复印,后方可归档；要做到分类存放，妥善保管,。,要求各单位,、部门,对于,题名,（通知、证明等）,不全的归档材料编制题名，要题名准确、全面，对于补充的题名，在题名上要加（），没有,责任者,、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上；,整理规范,档案移交时间：,（,1,）党群、行政、教学、科研、基建（综合）、教学等管理性档案及出版物档案于次年,6,月底,前移交；,（,2,）教学业务性档案按培养周期于次,学年,12,月底,移交；,（,3,）科研课题在结题或鉴定验收后,两个月,内移交；,（,4,）基建项目在验收、审计后,两个月,内移交；,（,5,）财务档案于,第三年,5,月底,前移交；,（,6,）声像档案形成后,及时,归档移交；,（,7,）实物档案形成后,及时,归档移交；,（,8,）名人档案形成后,及时,归档移交；,-,（,9,）电子档案形成后,及时,归档，与档案实体一起移交。,接收必须履行相应的手续，填写,备考表,，填写,移交清单,一式二份，由交接双方签字并加盖单位印章。,移交档案时最好能够,提前预约,，确定移交日期，以便清点交接。,移交手续：,部门移交清单图示,备考表图示,归档文件目录图示,考核体系：,1,、基础建设,30,分,2,、业务管理,60,分,3,、开发利用,10,分,档案科分工指导部门情况：,张,晓娴,：,校长办公室、国际交流合作处、基建处、教务处、口腔医学院、法医学院、药学院暨重点实验室、研究生部、临床技能中心、护理学院、国际教育学院,王,媛,：,党委办公室、离退休工作处、资产管理处、现代技术教育中心、团委、科技处、学生处、基础医学院、继续教育学院、外语部、生物医学工程研究中心,档案科分工指导部门情况：,吴,娜,：,组织部（党校）、宣传部、后勤管理中心、计财处、人事处、工会、体育部、分子临床医学研究院、科研实验中心、实验动物学部、教学质量监控与评估中心,周,璐,：,纪委办、统战部、直属单位党委、机关党委、监审处、保卫处、图书馆、公共卫生学院、人文学院、学报编辑部,谢 谢！,