会议管理第四章会议策划与管理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会议管理,中国人民大学出版社 主编：杨锋,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会议管理,中国人民大学出版社 主编：杨锋,会议策划与策划方案,1,“,好的开始是成功的一半,”,，科学合理的会前策划能取得事半功倍的效果，是会议顺利进行的基础保障，决定着会议的有效性。本章阐述了会议策划的主要任务和基本内容及其实施的注意事项，介绍了制订会议策划方案的相关知识。,Internet,2,第四章,会议策划与策划方案,会议的策划,会议策划方案的制定,3,第一节 会议的策划,4,一、会议策划概述,二、会议策划的主要任务,三、会议策划的十项要素,5,一、会议策划概述,（一）会议策划的概念,策划亦作,“,策画,”,，是为达到某一目的而对未来事项进行的细致、周全的谋划。最早出现在后汉书,隗器传中,“,是以功名终申，策画复得,”,之句。策划是思维主体根据现实的各种情况及所掌握的信息，运用知识和能力进行全面思考运筹的过程。,（二）会议策划的意义,1赢得主动，减少被动性,2保证科学，避免盲目性,3确保有序，增强有效性,4提高效率，增强可行性,6,（三）会议策划的特点,1目的性,2前瞻性,3科学性,4可行性,5灵活性,返回,7,二、会议策划的主要任务,（一）查阅与会议有关的各种资料，了解同类会议的组织方法和经验教训，征求与会议相关部门或人员的意见和想法。,（二）根据会议预期目的，明确会议的时间、地点等基本要素，确定会议的议题、议程、与会范围及会议活动要点。,（三）根据会议类型成立会务工作机构，确定会务工作人员，分工负责，落实到人。,（四）遵循有关规定，根据会议规格制定会议经费预算。,（五）具体分析各种因素，预想出应对意外情况的措施，拟定会议筹备方案及备选方案。,（六）与会议活动的有关领导、相关部门、与会人员等进行沟通协调，落实筹备方案中的具体任务，确定与会人员并安排其食宿住行等。,返回,8,三、会议策划的十项要素,（一）明确会议目标,（二）提出会议议题,（三）确定会议名称,（四）拟定与会人员范围，确定会议规模,（五）拟定会议议程与日程,（六）确定会议时间,（七）选择会议场地,（八）拟定经费预算,（九）策划宣传报道工作,（十）安全保卫及后勤工作的落实,9,（一）明确会议目标,1客观实际,2明确具体,3重点突出,10,（二）提出会议议题,议题的来源有三种情况：,一是由主管领导确定议题,二是由下级部门提出议题,三是由上级机关提出议题,11,议题提出要注意的问题：,第一,科学准确,（1）切合目标,（2）实事求是,（3）安排合理,（4）准确合规,第二,集中高效,(1)必要性强,(2)数量适中,(3)突出中心,(4)准备充分,12,（三）确定会议名称,一般采用的方法：,1名称揭示会议的主题特征,如：国际金融危机防范对策学术研讨会,2.名称揭示会议主办者特征,如：中国高等教育学会秘书学专业委员会2014年会,3.名称揭示会议的功能,如：小米手机新品鉴定会,13,（四）拟定与会人员范围，确定会议规模,1.提名与会人员应考虑的因素,（1）资格合法明确,（2）考虑周到全面,（3）避免先斩后奏,（4）考虑效率成本,2.与会人员的分组,14,（五）拟定会议议程与日程,【知识链接1】,1议程的拟定,2日程的拟定,3会议议程与日程的区别,15,1议程的拟定,会议议程是对会议议题性活动的程序化安排，是会议目标的具体落实，是将已经确定的议题按讨论或审议的主次、轻重、先后次序进行编排。一般包括：,(1)标题。由会议全称加上,“,议程,”,二字组成。,(2)题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通 过的日期、会议名称。题注内容用圆括号括入；一般性会议此项注明会议的起迄日期，如：(2013年3月,日一3月,日),(3)正文。简明扼要地说明会议的每项议题和活动顺序，多采用分条列项的写法，句末一般不用标点。,【,知识链接2,】,返回,16,2日程的拟定,会议的日程是对会议议程规定的各项活动进行单位时间的细化安排，也包括对会议过程中其他辅助活动的具体落实。,内容包括：,（1）标题。由会议名称加上,“,日程,”,或,“,日程安排,”“,日程表,”,组成。,（2）正文。活动时间（可具体到分钟）、活动地点、参加对象、活动内容、活动要求等。可采用条文式和表格式两种写法。,表格式会议日程实例,.doc,条文式会议日程实例.doc,返回,17,18,3会议议程与日程的区别,会议议程是会议议题性活动即会议所要通过文件、解决问题的总体的、概略的安排，列入其中的内容一般是会议多项任务中最主要、最能体现会议职能和成果的部分。其主要作用是使与会者对会议主要内容心中有数，以便提前做好准备。议程一旦确定，不得任意改动。,会议日程是会议各项活动(包括辅助活动)在会期以内的每一天中具体的、详细的安排，一般以上午、下午、晚上三个时间段为单位。其主要作用是使与会者和会议工作人员了解会议活动的具体进程。若遇特殊状况，其内容可做适当调整。,19,（六）确定会议时间,（1）确定召开会议的时间，要准备充分，考虑周到。,（2）确定会期的长短，要适当精简，提高效率。,20,（七）选择会议场地,1,会议具体场所的选择,（,1,）空间大小与会议规模是否相宜,（,2,）成本费用与相关规定是否相符,（,3,）设施配备与会议需求是否相适,（,4,）交通状况是否便于参会者到会,（,5,）安全性能与会议要求是否相应,（,6,）服务水平能否满足会议所需,2.,会议所在地点的选择,（,1,）交通是否便利,（,2,）能否突出会议主题,（,3,）自然条件是否有利,21,（八）拟定经费预算,在第十二章专门讲授,。,（九）策划宣传报道工作,1.,内部宣传,2.,外部宣传,22,（十）安全保卫及后勤工作的落实,1.,会议保密工作,2.,拟定会议安全管理制度,3.,安排后勤服务工作,23,第二节 会议策划方案的制订,24,一、会议策划方案概述,二、会议策划方案的内容,三、制订会议策划方案的注意事项,四、会议筹备工作的检查,25,一、会议策划方案概述,又称作会议活动策划书、会议预案。是关于会议基本事宜的构想和各项准备工作的计划性书面形态即会议策划方案或会议筹备方案,。,26,二、会议策划方案的内容,（一）,标题,完整的标题由,“,会议举办单位名称+会议全称+文种名称,”,构成。,文种名称可以根据实际需要使用,“,策划方案,”“,筹备方案,”“,策划书,”“,预案,”,。,（二）正文,开头部分,：,简要介绍会议名称、会议目标和指导思想（依据、意义、必要性、可行性、主办单位等）,主体部分,：,会议议题；,会议的起止时间（会期）、报到时间；,27,会议地点；,与会人员范围（拟邀请的有关领导、嘉宾，出席和列席会议的人员）和会议的规模；,会议议程和日程安排；,拟设立的会议组织机构及各自分工；,会场的规格及布置要求，会议拟采用的方式和技术手段；,会议的后勤保障（食宿安排、车辆调度、安全保卫等）以及辅助活动的安排；,会议的宣传方式；,会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式；,其他需要说明和注意的事项与要求。,（三）落款,制订策划方案的机构名称；,拟定方案的时间,。,【会议策划方案实例1-2】,28,三、制订会议策划方案的注意事项,（一）思路清晰，表述准确,（二）要求明确，措施具体,（三）切实可行，留有余地,（四）程序规范，报请审批,四、会议筹备工作检查,检查内容：,（一）会议所需文件和资料的准备情况。,（二）会场布置与会议物品的准备情况。,（三）安全保卫工作部署和落实情况。,29,【,思考与练习,】,一、请分析下面案例中的失礼之处，并说说会场座位的安排应该注意哪些问题。,座次风波,某分公司要举办一次重要的会议，请来了总公司总经理和董事会部分董事，并邀请当地政府要员、同行业重要的知名人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用长,u,字形的桌子来布置会议桌，分公司领导坐在位于长,u,字横头处的下首。在会议的当天，贵宾们都进入了会场，按安排好的座签找到了自己的座位就座，当会议正式开始时，坐在横头桌上的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有些贵宾互相低语后借口有事站起来要走，分公司的领导人不知道发生什么事或出了什么差错，非常尴尬。,30,二、实训,背景：,你所在的学校,“,五四,”,期间召开表彰大会，表彰对象为：各系各班推举出的优秀学生干部、德才兼备的优秀学生。,要求：,1.,拟写出本次会议的策划方案，内容提示：,会议名称（及展现形式）、时间（开会、入场）、地点、规模、与会人员范围及名额（领导、嘉宾、观众）通知与会人员（方式、时间）、主持人（选定程序）、服务人员分工（布置、机器、礼仪、秩序维护、签到）、程序、奖项设置、注意事项等。,2.,拟制出本次会议的预算。,3.,拟出会场简图（包括：主席台座位、观众席分布、签到处）。,4.,拟制会场签到表。,31,谢谢！,32,