办公室主任说明书.doc

办公室主任说明书办公室主任 岗位说明书一、基本信息岗位名称办公室主任 岗位编号岗位类别 职能类 生产技术类 采购类 销售类岗位性质核心岗位 关键岗位所属部门办公室定编人数（人力资源部统一填写）直接上级管理总监直接下级公共宣传部经理所属职系（人力资源部统一填写）薪酬区间（人力资源部统一填写）编写日期编制人二、设置目的 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作 三、主要职责与任务职责1：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。 工作任务1、负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划2、 负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。 3、 通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。 4、协助总经理的工作，提供决策支持。 职责2：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。 工作任务1、负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。 2、负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性 职责3：负责制定办公室工作计划,实现工作目标 工作任务制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施 职责4：负责公司形象推广、公关活动 工作任务1、负责公司形象设计和推广实施。 2、负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。 3、负责组织并协调公司的公关危机处理。 4、负责公司网站的建设与更新。 职责5：公司企业文化建设 工作任务1、 负责组织公司内部员工活动。 2、 建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。 3、 组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。 职责6：统筹管理公司后勤服务工作 工作任务1、负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作 2、负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 3、负责办理公司办公用品的采购、发放和管理 4、负责对固定资产的采购与管理工作 5、负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅 6、负责与宾馆管理处保持联系，保证办公场所的水、电、空调、电话等设施完好 7、负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级 8、负责公司网站平台的筹划和建设 9、负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理10、负责对公司出差人员的管理，并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持 职责7：部门内部管理工作 工作任务1、制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施2、负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训 3、负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 4、负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 职责8：完成总经理交办的其他任务 四、在组织中的位置董事长总经理 技术总监生产总监销售总监管理总监行政副总办公室主任五、工作协作关系协作关系示意图办公室主任对上：行政副总对内：公司各部门，管理总监，总经理对外：上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等对下：公共宣传部经理协作关系说明1、对上：行政副总2、对下：公共宣传部经理3、对内：公司各部门，管理总监，总经理4、对外：上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等六、权责描述人事权限： 建议权 知情权 提名权 考核权 审核权 审批权 否决权 七、任职资格教育水平本科/学士 硕士/研究生 博士/研究生 博士后/研究生对口专业企业管理或相关专业 工作经验一般工作经验 1-3年 4-5年 6-10年 10-15年 16年以上相关专业技术经验 1-3年 4-5年 6-10年 10-15年 16年以上相关管理工作经验 1-3年 4-5年 6-10年 10-15年 16年以上外语要求级别 大学英语4、6级 英语专业6、8级 商务英语 托福、雅斯、GRE 其他语种： 熟练程度 阅读 一般听说 专业笔译 专业口译职业资格要求 专业技术资格（职称）：熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 执业资格： 其他资格： 知识要求 战略管理知识 行政管理 人力资源知识 市场营销知识 能力要求（5-很强，非常出色4-较强3-基本具备2-有点1-几乎没有）能力种类指标解释能力等级（高低）业务能力掌握本岗位的工作所具备的专业知识和技能，能有效地发现问题并及时加以解决。5 4 3 2 1职业敏感性具备一定的信息敏感性，通过恰当的途径及时了解与本岗位工作有关的信息，掌握本领域最新研究动态的能力。5 4 3 2 1创新能力在工作中不断提出新设想、新方案，改进工作方式和方法，开拓新局面的能力。5 4 3 2 1协调能力与人融洽相处，在人际交往中随和大度，能坚持立场，有效化解冲突。与上司、下属、客户保持友好关系的能力。5 4 3 2 1沟通能力通过口头语言准确、简捷地表达自己的思想和感情，根据表述内容和沟通对象的特点采取适当表达方式和技巧的能力，在人际交往的情景中，能通过各种途径和线索准确地把握和理解对方的意图，抓住关键信息，作出恰当反映的能力。使别人接纳自己意见和建议的能力。5 4 3 2 1公关能力采取恰当的方式与媒体、政府部门及公众沟通，以达到预定的目标。5 4 3 2 1分析判断能力对日常工作中的具体问题和数据、信息运用逻辑思维的方法进行系统分析，找出影响因素，把握相关关系，抓住问题实质，得出正确结论的能力.5 4 3 2 1思维灵活性思路开阔、思维敏捷，不受定势的影响，机动灵活，能够具体情况具体分析，面对问题和困境能及时准确地找到应对措施的能力。5 4 3 2 1适应性能根据不同的环境和条件及时调整自己的心态和工作方法，在新的自然和人文环境下能很快胜任工作要求，采取相应的应变措施。5 4 3 2 1承压能力承受挫折，在有压力的情况下，保持情绪稳定，继续做好工作的能力，面对困难能够百折不挠、勇往直前。5 4 3 2 1决策能力正确地判断形势，做出选择的能力。5 4 3 2 1培养指导下属能力善于发现下属的缺点，适时地指导和帮助下属，能把自己的经验和技能传授给下属，能对具体业务或技术工作进行指导，不断带动下属成长。5 4 3 2 1计划能力工作中有超前意识，能合理规划，并推进各项事务。5 4 3 2 1组织能力运用各种企业资源，并有条不紊地达成目标的能力。5 4 3 2 1主动性在工作情况有了新的变化和碰到新问题时，不是消极等待上级分派任务或提出要求，能主动开展工作，或及时向有关部门提出建议。5 4 3 2 1技能要求公文写作能力具有较强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅。5 4 3 2 1电脑及办公软件操作能力熟悉办公软件的操作，能够利用办公软件解决实际工作问题。5 4 3 2 1其他技能要求： 掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法 八、工作环境使用工具设备 台式电脑及固定办公工具 笔记本电脑及移动办公工具 两者兼具工作环境独立办公室 半开放式办公室 开放式工位工作时间特征正常工作时间，偶尔加班或出差 经常出差，出差时间占总工作时间的比重 九、培训要求1、新员工培训： 集团的发展史、现状、使命和企业精神 生化能源事业部介绍 职业生涯规划 规矩与方圆-人事政策介绍规矩与方圆-财务制度介绍 事业部公文规范 事业部团队学习法2、专业技术培训：行政管理、企业形象策划和企业文化建设3、基础管理培训： 商务礼仪 时间管理 沟通技巧 简报技巧 问题分析与解决 压力管理十、职业发展岗位轮换或锻炼需轮岗学习 需参加基层锻炼 职业发展方向 管理系列 专业系列 可能晋升方向 本部职位 企业职位 总监 备注：要求性别 ：男 具有创造性思维、强烈的工作责任心和积极向上的工作心态部门负责人签字：