总裁办公室主任岗位说明书.docx

总裁办公室主任岗位说明书总裁办公室主任岗位说明书总裁办公室主任岗位说明书（管理者）岗位编号：岗位名称主任所属部门总裁办直接主管集团总裁直接下属对外事务专员、公共关系专员、投资发展部、汇仁报编辑部编写日期编写部门总裁办工作目的：为企业与外部环境信息交流建立顺畅通道，以获得企业发展良好的外部环境。工作职责全面负责本部门日常管理工作负责本部门管理制度的制定负责本部门作业流程的制定负责集团公司投资发展项目的组织落实负责集团公司、下属企业及派出机构的政府事务工作及其它重要外事活动的规划、组织、落实负责集团公司、下属企业及派出机构的企业形象宣传、公共关系活动的规划、组织、落实制定树立企业形象的宣传方案；处理好各种媒体关系，接待媒体采访；制定公共关系行为准则；负责政府领导、行业管理部门领导及重要客人的接待工作负责集团公司与各级行业管理部门保持良好关系与政府职能部门建立良好的关系（其中包括国家药监局、市药监局、国家科技部、省科技厅、国家计委、省计委、国家经贸委、市经贸委、海关等）；密切关注和研究与公司相关的政策法规，争取国家、省里优惠政策；监督检查集团公司下属企业、派出机构的政府事务工作在集团公司总裁授权范围内，负责突发事件的处理?职位描述：1.参与企业发展规划的拟定、年度经营计划的编制和企业重大决策事项的讨论；2.根据领导意见，召集主持集团办公会议和其他有关会议，并检查决议的贯彻实施情况；3.汇总企业年度综合性资料，草拟、审核企业年度总结、工作计划和其他综合性文稿；4.协调、安排董事长工作日程，并根据工作日程，做好有关人员的预约、接待等事务；5.负责企业与上级主管部门的联系工作及企业有关法律咨询和联系工作。总裁办公室负责对公司各项事宜进行统筹安排和组织协调，是集团公司行政管理及组织监督的职能机构，其工作表现为协调性、突发性、繁杂性、组织性较强等特点，伴随着集团公司的不断发展，总裁办公室也在逐步完善职能结构，现下设有秘书室、总务处、保卫科、总机、接待室、车队几个主要部门。总裁办公室负责集团公司秘书工作，做好集团公司总裁办公会议的组织和记录，并根据上级领导机关的指示和决定起草集团公司的通知、决议、纪要等文件；负责搜集和掌握集团公司及下属单位的各方面情况和资料，做好组织上报工作；对有关科技、文书档案、公司保密做好管理工作；同时，督促检查集团公司下属单位对集团公司的指示和决策贯彻执行情况。总裁办公室负责日常行政事务和职工生活后勤服务工作，制定并落实集团公司的各项规章制度，保管公司印章和总裁的名章，使用集团公司介绍信、证明等工作，同时审核有关部门起草的用集团公司行政名义印发的文件原稿。总裁办公室负责集团公司的来客接待、电话总机和车辆管理及保卫工作，负责集团公司及下属单位的新闻广告工作和总裁或分管领导交办的其他任务。XXXX有限公司总部办公室主任岗位职务说明书岗位编号岗位定员职等核准人XZ0011人三等岗位名称直接上级编制人批准人办公室主任总裁夏泽办公室主任所在部门直接下级编制日期发布日期总裁办公室201*年2月本岗位在组织图中之位置文秘基建科长主任助理档案管理员IT部经理职位目的与通过组织编制所属管理部门工作计划，领导、协调行政管理的各项工作，保障公司年度经营功能概述计划的实现和各项管理工作的有序开展。工作类别职责权限百分比1-1协助总裁完成各项工作计划、方案、规划的草拟工作；公文管理及1-2按照总裁要求撰写各类发言稿、报告等文书工作档案管理1-3组织对公司各种公文进行登记、归档管理；安排公司各种来往文件的核稿、颁布和下发工作1-4指导档案员做好各类档案管理工作。内部关系协2-1全面协调总裁与各总监之间的工作事务；2-2协助总裁与各部门进行联络、沟通和协调；调3-1协调公司与政府机关的关系、协调行业内部有关外部关系协管理机构的关系；调3-2协调与各新闻媒体的关系，经总裁授权代表公司出席各种外部会议4-1组织安排总裁办公会议以及其他各种会议；对各部门工作计划、公司决议事会议管理4-2安排会议记录、纪要工作；对会议室和会议设备项执行情况的督办权和催办权；进行管理内外接待事5-1妥善安排公司内外有关单位、人员的来访接访工务作；6-1协助开展信息化建设，实现OA及ERP系统的功能，职责范围内的工作检查权与监督推进管理代化进程；权；公司各项管理制度和规范执行政管理6-2负责母子公司行政系统的工作规范、工作指导及行情况的检查权；对部属的工作工作检查监督权、考核权、人事权；企业文化项目管理网络管理7-1负责公司企业文化建设及相关活动的工作开展；7-2负责公司内刊编辑工作；8-1组织项目申报领导，政府鼓励政策的落实工作，；8-2负责指导和监控基建科做好投资项目工程招标、开工、竣工、预决算等工作；9-1负责公司IT部的运营管理工作一日工作标准1、确定当日工作计划和重点；2、确定当日所需报告和沟通事项;3、按工作计划执行当日工作事项；定期工作标准1、每月末完成本月工作总结及下月工作计划；2、年终时制定年终总结和下年度工作计划；3、不定期检查子公司行政管理状况及组织干部评议；4、制定次日工作计划；4、不定期与下属进行工作沟通与本岗位有关例会规定会议名称总部办公例会总裁办公会年度工作会主要议题工作通报及协调事项各子公司经营情况汇报上年度总结下年度规划月初每月中旬次年年初每月上旬时间要求本岗位准备事项通报及提交讨论事项会前提交重要事项报告会前提交总结与规划事项审核对口部门工作报告行政、人资系统对口述职会检查部署月度工作本岗位有关的重要事项报告及定期工作报告报告事项周工作总结下周工作计划月工作总结下月工作计划年度工作总结下年度工作计划提出报告时间每周周一每月月初年终报告上至人总裁/行政总监总裁/行政总监总裁/行政总监报告下至人无无无报告方式书面书面书面与本岗位有关的异常情况处理与报告异常信息子公司重大突发事件外部公关危机事件处理方法与要求及时报告及处理及时报告讨论应对方案报告方式书面口头或书面备注报行政总监报行政总监指导本岗位履行职责的重要工作文件及制度1、总裁办公会议管理制度2、内部监查制度3、行政文件管理制度4、合理化管理制度5、固定资产管理制度6、办公用品管理制度7、门工管理及工作标准8、员工食堂管理及工作标准9、电脑及网络管理制度本岗位须遵守的公司基本管理制度或职业道德规定1、员工手册2、公司人事、行政、财务等管理制度3、总裁办公会议制度4、保密管理制度本岗位的内部、外部人际关系公司内部人际关系接触频率主要接触对象之岗位名称及单位接触之目的工作汇报工作沟通与协调工作部署、检查沟通与协调工作沟通与情况了解接触之目的外部资源争取或问题解决业务合作(偶而(每日(每周(每月行政总监(偶而(每日(每周(每月总部其他职能部门(偶而(每日(每周(每月子公司行政办负责人(偶而(每日(每周(每月子公司各部门经理、主管接触频率主要接触对象之岗位名称及单位公司外部人际关系(偶而(每日(每周(每月政府相关职能部门(偶而(每日(每周(每月公司其他社会关系相关业务关系本岗位任职基本条件性别男年龄30岁以上最佳学历本科以上最低学历大专企业管理、行有从事行政管理工作经验，8年以上工作经验，5年以上管理经验，专业要求政管理、中文工作背景在部门经理岗位工作3年以上等相关专业1.良好的敬业精神和职业道德操守，优秀的领导能力、出色的人际交往和社会活动能力；其它2.受过领导能力开发、战略管理、组织变革、战略人资管理、经济法、财务管理等方面培训。岗位应知1、劳动法规岗位应会工作实例1、办公自动化软件及办公设备使用例一：编制年度经营计划2、企业行政管理和公共管理；3、企业内部工作及业务流程2、公文写作例二：撰写企业文化手册3、良好的口头和书面表达能力；例三、模拟干部考评评议等。4、具有较强的领导能力、判断能力、人际沟通能力、计划与执行能力。本岗位升迁或转换的路线可升迁至此的岗位路线可由此升迁的发展路线可相互转换的岗位子公司行政总监总部办公室主任、总办主任助理总部办公室主任总部办公室主任总部行政总监、总部办公室主任总裁助理母子公司同职等岗位转换