学生会常用公文写作.ppt

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,学生会常用公文写作,一、工作计划,（一）计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。,（二）,计划的具体分类,（,1,）比较长远、宏大的为“规划”；,（,2,）比较切近、具体的为“安排”；,（,3,）比较繁杂、全面的为“方案”；,（,4,）比较简明、概括的为“要点”；,（,5,）比较深入、细致的为“计划”；,（,6,）比较粗略、雏形的为“设想”。,（三）含义：工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。,（四）计划的具体写法：,标题,计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。如,市,19,年再就业工程实施方案,(,讨论稿,),。,引言,计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。,主体,如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。,目标与任务,首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进 一步详细、具体地 写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务 具体化、明确化。,办法与措施,以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。,时限与步骤,工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计划中针对具 体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作 有序，执行无误。,文尾,/,落款 先写人再写时间。,（五）制订好工作计划须经过的步骤：,1.,认真学习研究上级的有关指示办法。领会精神，武装思想。,2.,认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。,3.,根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。,4.,根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预算克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。,5.,根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。,6.,计划草案制定后，应交全体人员讨论。计划是要靠群众来完成的，只有正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。,7.,在实践中进一步修订、补充和完善计划。计划一经制定出来，并经正式通过或批准以后，就要坚决贯彻执行。在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更加完善，切合实际。,1,、,工作计划范文,3,、,工作计划格式,2,、学生会工作中常用到的是,策划,，,有时是,实施方案,。,二、工作总结,（一）总结是对某一时期内的工作做全面系统的回顾分析，看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。,（二）如何写总结,工作总结格式一般分为：标题、主送机关、正文、署名四部分。,（,1,）标题。一般是根据工作总结的中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因工作总结的方向,侧重点不同其标题也就不同。工作总结标题有单标题，也有双标题。字迹要醒目。单标题就是只有一个题目，如,我省干部选任制度改革的一次成功尝试,。一般说，工作总结的标题由工作总结的单位名称、工作总结的时间、工作总结的内容或种类三部分组成。如“,市化工厂,1995,年度生产工作总结”“,市,研究所,1995,年度工作总结”也可以省略其中一部分，如：“三季度工作总结”，省略了单位名称。双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题,即所需工作总结提炼的东西，副标题往往指明工作总结的内容、单位、时间等。例如：辛勤拼搏结硕果,县氮肥厂一九九五年工作总结,（,2,）前言。其作用在于用简炼的文字概括交代工作总结的问题；或者说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过；或者将工作总结的中心内容：主要经验、成绩与效果等作概括的提示；或者将工作的过程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。,（,3,）正文。正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。,成绩和经验这是工作总结的目的，是正文的关键部分，这部分材料如何安排很重要，一般写法有二。,一是写出做法，成绩之后再写经验。,即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教益。,二是写做法、成绩的同时写出经验，“寓经验于做法之中”。,所谓成绩是工作实践过程中所得到的物质成果和精神成果。所谓经验是指在工作中取得的优良成绩和成功的原因。在工作总结中，成绩表现为物质成果，一般运用一些准确的数字表现出来。精神成果则要用前后对比的典型事例来说明思想觉悟的提高和精神境界的高尚，使精神成果在工作总结中看得见、摸得着，才有感染力和说明力。,存在的问题和教训一般放在成绩与经验之后写。每篇工作总结都要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在的问题，分清主流和枝节。这样才能发扬成绩、纠正错误，虚心谨慎，继续前进。写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。,（,4,）结尾一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。,（,5,）署名和日期。署名写在结尾的右下方，在署名下边写上工作总结的年、月、日，如为突出单位，把单位名称写在标题下边，则结尾只落上日期即可。,工作总结范文,三、通知,（一）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。,(,二,),通知的特点,1,功能的多样性,2,运用的广泛性,3,一定的指导性,4,较强的时效性,（三）通知的分类,1,、发布指示的通知,2,、颁发规章的通知,3,、批转、转发文件的通知,4,、晓谕性通知,5,、任免通知,6,、会议通知,（四）通知的写法,1,、通知标题和主送机关,（,1,）通知的标题 通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关主要内容文种组成,（,2,）通知的主送机关,由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。,(,二,),通知的正文,1,通知缘由 发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。晓谕性的通知，也可参照上述写法。如,国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知,，采用了根据与目的相结合的开头方式；,国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知,，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。,2,通知事项 这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。,3,执行要求 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。,通知范文,1,通知范文,2,通知范文,3,四、新闻稿,（一）新闻，是指报纸、电台、电视台经常使用的记录社会、传播信息、反映时代的一种文体。它的种类很多，这里只介绍使用频率最高的消息和通讯。,（二）,写作的基本要点,1、新闻要素：不可忽略5W1H。（Who、What、When、Where、Why、How）,2、新闻构成：题、文、图、表。,3、题：简要、突出、吸引人。,4、文：导语100至200字：开宗明义，人事时地物。,5、主体300至500字：深入浅出，阐扬主旨。,6、结语100字：简洁有力，强调该新闻的意义与影响，或预告下阶段活动。,7、图：视需要加入有助于读者理解的图片。,8、表：视需要加入有助于读者理解的表格。,9、写作要律：具有新闻价值、正确的格式、动人的标题。简洁切要的内容、平易友善的叙述、高度可读性、篇幅以1至2页为宜（一页尤佳）。写作技巧：清晰简洁、段落分明、使用短句、排版清爽。切忌偏离事实、交代不清、内容空洞。一篇好的新闻稿除了必须具有新闻价值、把握主诉求与正确的格式外，行文应力求简洁切要，叙述应有事实基础，文稿标题则以简要、突出、吸引人为原则，用字要避免冷僻艰深，以提高文稿的可读性。,此外，篇幅也不宜长篇大论，一般以1至2页为原则，必要时可以加入图表，增加文稿的专业性，切忌内容空洞、语意不清、夸大不实。,（三）,新闻稿的格式,一般情况可以分为以下四类：,倒金字塔结构,正金字塔式,折衷式,平铺直叙式,（四）消息的写法：,1.,标题,消息的标题，分眉题（又称引题、肩题）、正题（又称主题、母题）和副题（又称辅题、子题）。出现在报刊上有如下几种情况：,（,1,）,多行标题,。多行标题，一般有三行，即中间一行是正题，是标题的核心，用来揭示主题或提示重要事实；正题上面一行是眉题，用来引出正题，说明事实，交代背景，烘托气氛，揭示含义；正题的下面一行是副标题，用来补充说明情况或说明正题或依据。如：,经贸部负责人发表谈话（眉题）,希望海峡两岸实现直接贸易（正题）,愿与台经贸主管部门接触协商解决双方贸易中问题（副题）,双行标题,。其一，出现正题和眉题。如：,真正幸福要靠自己劳动去创造（眉题）,杜芸芸将十万元遗产献国家（正题）。,其二，出现正题和副题。如：,成都电讯局花钱“买”批评（正题）,在报上登“公告”欢迎群众对通讯服务工作进行监督（副题）,（,2,）,单行标题,。单行标题只有正题。如：,*接受,朝日新闻,社长采访,消息的标题，力求言简意明，平易亲切，准确新颖，富有吸引力。采用哪种标题，要酌情而定。,2.,导语,消息的导语，就是消息的第一段或第一句话。它是由消息中最新鲜、最主要的事实或精辟的议论组成，以吸引读者。平常所说的消息的结构是“倒金字塔”式，原因就在于此。,导语常采用以下几种写法：,叙述式。简明扼要地写出主要事实、经验，或对全篇事实材料进行综合概括，揭示主要内容。如：“全国第一家由个体户与港商合资经营的企业,大连光彩实业（合资）有限公司，经国务院批准，,1985,年,4,月,13,日正式开业。”这是,经济日报,1985,年,4,月,18,日发的消息导语。,提问式。把消息中要解决的问题或要介绍的经验、做法以设问的形式提出，然后再用事实作答。如“亲爱的读者，你知道灯心绒可以做夏天穿的裙子吗？上海绒布厂新生产的许多灯芯绒中，就有这样新奇的品种”。（新华社,1980,年,7,月,16,日新闻稿）,描写式。对富有特色的事实或有意义的一个侧面，用简练的笔墨进行形象描绘，给读者以鲜明的印象。如“一盆盆翠绿欲滴的麦冬、松柏、万年青和盛开的鲜花装点在人民大会堂的大厅里，全国妇联今天下午在这里举行联欢会。中外妇女,1500,多人欢聚一堂。相互握手问好，亲切交谈，共同庆祝三八妇女劳动节”。（新华社北京,1988,年,3,月,8,日电）,评论式。是对所报道的事实先作出评论性结论，然后再用具体事实来阐明。如“今天，新中国颁布的第一部专利法正式生效了。从此，脑力劳动成果被无偿占用的历史在我国宣告结束”。（新华社北京,1985,年,4,月,1,日电）,引用式。引用消息中人物深刻而富有意义的语言作为导语。如“女青年杜芸芸到上海司法机关，要求将继承的十余万元遗产捐献给国家，她说：我还年轻，应该靠自己的劳动来生活，我愿意将这笔钱来支援国家的四化建设”。（,文汇报,1981,年,9,月,29,日）,3.,主体,主体是消息的主要部分。它承接导语，阐述导语所揭示的主题，或回答导语中提出的问题，对消息事实作具体的叙述与展开。写主体要注意如下几点：,主干突出。消息的主体是主干，典型材料要用在主干上。要去头绪，减枝蔓，与主题无关的要舍弃，次要材料要简略。,内容充实。回答导语中提出的问题，其内容必须具体、充实，这样才有说服力。导语提出什么问题，主体就要回答什么问题，这样才能紧扣中心，突出重点。,结构严谨，层次分明。要恰当地划分段落，有条不紊地展开叙述，安排层次有以下几种顺序：一是时间顺序，按事情的发生、发展、结束的先后顺序安排层次；二是逻辑顺序，就是根据事物的内在联系来安排层次；三是时间顺序和逻辑顺序相结合，这样写严密而有条理，活泼而不紊乱。,4.,背景,背景是指事件发生的历史环境和原因，它说明事件发生的具体条件、性质和意义，是为充实内容，烘托和突出主题服务的背景既可在主体部分出现，也可在导语或结尾部分出现，位置不固定。,背景材料一般有三类：一是对比材料，即对事物进行前后、正反的比较对照，以突出事件的重要性；二是说明性材料，即介绍政治背景、地理位置、历史演变、生产面貌、物质条件等；三是诠释性材料，即人物生平的说明，专业术语的介绍，历史典故的解释等，以帮助读者理解消息的内容。,5.,结语,结语是消息的最后一段或一句话。阐明消息所述事实的意义，使读者对消息的理解、感受加深，从中得到更多的启示。,消息的结尾方式有小结式、评论式、希望式等。有的消息，事实写完，文章就止住了，结尾就在事实之中。,新闻稿范文,1,新闻稿范文,2,五、简报,（一）概念,简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。,（二）作用,1,、反映情况。,2,、交流经验。,3,、传播信息。,（三）简报种类,简报的用途广泛，名称不一，种类很多，从内容看简报大体可以分成四类。,1,情况简报,2,中心工作简报又称专题简报，,3,会议简报是会议期间反映会议情况的简报，,4,动态简报，包括情况动态和思想动态。,（四）简报的格式结构,简报的种类尽管很多，但其结构却不无共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。,1,、简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。,（）简报名称印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。,（）期号位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。,（）编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。,（）发行日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。,2,、报头部分与标题和正文之间，一般都用一条粗线拦开。,有些简报根据需要，还应标明密级，如“内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等，位置在简报名称的左上方。,3,、报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报，指简报呈报的上级单位，送，指简报送往的同级单位或不相隶属的单位，发，指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的，而又要临时增加发放单位，一般还应注明“本期增发,（单位）”。报尾还应包括本期简报的印刷份数，以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。,（五）简报的写作要求,第一、抓准问题，有的放矢,。,第二、材料准确，内容真实,。,第三、简明扼要，一目了然。,第四、讲究时效，反映迅速。,第五、内容实在，不空洞。,（六）简报的选稿要求,、思想要敏感。,、看问题要有预见性。,、判断要准确。,、要灵活掌握稿件的写作质量。,简报范文,1,简报范文,2,简报范文,3,