最有效的时间管理.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,日程,第一天,活动：你准备好了吗,?,时间是什么？,时间价值,第四代时间管理,价值,任务,日程,第二天,角色,/,安定的生活,目标设定,时间溜走,授权,优先处理,计划（对于设计者）,时间是什么？,时间,：,是,把事情按顺序排好,0:00 24:00,不断地把事情按顺序排好,时间管理是,事情管理,自我管理,你的时间价值有多少？,你的时间价值表,第四代时间管理,时间管理是一个体系,领导力,任务,目标,价值,管理,授权,制作列表,计划等,反动的模型,激励,反应,最基本的想法就是我们想用特殊的方式去回应特殊的激励。,身心的调整,激励,反应,自由选择,选择,有效授权,为什么授权失败？,1.,没时间,2.,认为职员“不能胜任这个工作”,3.,害怕让出权利,4.,喜欢亲力亲为,5.,害怕错误,6.,害怕成为幕后人物,你必须明确：,1.,他们知道你想要的,2.,他们有权接受它,3.,他们知道怎么去做,1.,决定授权什么,2.,选择有能力有意愿的人,3.,授权时要交待完整的工作,4.,解释清为什么要做这个工作以及所期望的结果,5.,然后就做你自己的事去吧,6.,当有需要的时候要给予帮助与教导,7.,接受唯一完成的工作,8.,当工作被成功地完成时要给予赞同,记住,2.,不要给人你“扔”下工作的印象。布置新的工作给人是你相信他们的能力的标志。让工作做得实际。,1.,你现在所做的真的是已经为了你所承担的工作付出所有了吗？有没有可能有人做这些做得更有效率呢？,目标设定联系,1.,每个人有,7,张索引卡片。在每张卡片的顶部写上下面生活中主要的,7,方面：,1,）体能增加或健康,2,）职业,3,）家庭或个人的事情,4,）社会,5,）经济保证,6,）精神的,7,）心理的,2.,按以上条目在每张卡片上写上你整个生活所要达到的目标。,3.,现在你需要按优先顺序排列。请先阅读所有卡片上的所有目标，然后用,ABC,体系将每一个条目按优先顺序排好。,A,：非常重要,B,：比较重要,C,：不太重要,4.,如果你的每张卡片上几乎都是,A,的话，请你浏览每张卡片然后按,A1,、,A2,、,A3,、,A4,标注好，直到你所有的,A,项目都被分好等级。,5.,现在在两外一张卡片上列出所有,A1,的项目，然后将它们分好等级。,目标的力量,哈佛大学的研究,结果：,27%,没有目标,60%,模糊的目标,10%,清晰但短期的目标,3%,清晰且长期的目标,想和一定要做到的区别,想,做,为什么做比如何去做更重要,当人并不是非常清晰的知道为什么去做一件事的时候他一般就不会去做。,如果你不清楚你的目标的好处，在你需要做出牺牲的时候你的潜意识将会阻止你。,将你达到目标后的好处清晰化。,1.,特殊的,2.,适度的,3.,可以完成的,4.,关注结果的,5.,有时间约束的,明智的目标,无效目标,1.,找一个好工作,7.,活得开心,2.,有一个大房子,8.,成为销售头头,3.,买一辆好车,9.,每天都开心,4.,有一个开心的家庭,10.,交很多好朋友,5.,成为富有的人,11.,找一个好老公,6.,改善英语水平,如何避免掉入陷阱,1.,目标无约束，目标无数,2.,制定目标基于实际要比畅想未来强,3.,制定目标基于现有信息要比先制定目标，然后再为了达成目标搜集有关信息强,4.,制定目标基于现有能力要比先制定目标，然后再为了达成那些目标增加相应的能力强,耶鲁大学目标设定八步骤,1.,目标,2.,时间,3.,好处：,1,）,2,）,4.,可能的障碍：,1,）,2,）,5.,成功的关键（资源、知识、能力等）,1,）,2,）,6.,谁已经成功了？,7.,你需要谁的帮助？,8.,行动计划,目标树,目标,树干：象征目标,树枝：象征二级目标,树叶：象征你现在需要做的每一件事情,计划树,提升,表现意愿,给予帮助,表示关心,成为团队一员,活跃的,自律,受老板表扬,受同伴表扬,表扬部门其他人,我们的生活就像一件未完成的艺术品,我们的生活是像一幅著作呢？,还是像一幅小孩子的画呢？,计划连续,计划,计划,最好的时间去计划,最好的地点去计划,人们不做计划的最主要的原因是？,因为他们没有目标,蓝图,任务,目标,目标,目标,目标,目标,目标,目标,目标,目标,建立任务,个人角色,设定目标,二,一,三,四,五,六,日,重要且紧急,重要,紧急,危机,琐事,时间浪费,质量更新,重要且紧急,重要,紧急,做,计划,授权,放弃,建立成功的阻碍,任务,想象力,价值观,我们的生活会变得非常不同当我们：,生活中要有任务,靠想象力来领导,从价值观中管理,任 务：我们为什么存在的,理由,想象力：我们想要的未来，,我们要去哪里？,价值观：什么对我们是重要,的？,简单任务,3M,：创新地去解决不能解决的问题,华尔德,迪斯尼：让人们开心,索尼：体验快乐，为公共利益提供技术,沃尔玛：给普通人机会去买和富有的人,相同的东西,耐克：体验竞争的感觉，赢过对手,麦肯锡：帮助带领企业和政府更加成功,想象力,耐克：压过阿迪达斯（,20,世纪,60,年代）,索尼：成为知名的企业，为了改变世界上对日本产品质量不好的印象（,50,年代）,沃尔玛：到,2000,年时成为拥有,12500,亿资产的企业（,90,年代）,福特：汽车大众化（,20,世纪初）,相不相信，多年以前黎普列的一幅漫画是这样的，一个完完全全的铁块的价值是,5,美元,如果你将铁造成马蹄铁，那么它将会价值,10.5,美元,如果你将铁做成针的话，那么它将价值,3285,美元,如果你将铁制成表的弹簧的话，价值将升到,250000,美元,区别是运用创造力,个人任务书的好处,鼓励你什么思考你的生活,帮助你测验你最深处的思想和感觉,清楚什么对你是真的重要,将自我价值和目的牢牢记于心,使你能够根据长期目标制定每日进展（当制定每日、每周计划时）,向你的生活提供你所期望结果的最重要的或精神上的创造,定期的复查和评估,我的任务书是：,表示永久的，已经被证明了的造成我生活质量结果的原则吗？,在我心里面代表最好的吗？,为我提供方向和目标的吗？,挑战和激励我的吗？,鼓舞我的吗？,为我提供保证和放松的吗？,连接我的创造力和价值的吗？,在我生活中扮演所有重要的角色吗？,接近和综合了人类的思想基本需求和能力了吗（体力，社会,/,情感，心理，精神）？,请回答下面重要的问题：,1.,如果我参加了自己的葬礼，我会喜欢听到什么？来自父母，丈夫,/,妻子，孩子，朋友，同事和团体成员。,2.,我的最大价值？,3.,如果我有无限的资源（例如：时间，金钱，能力等等），我希望我是个什么样的人？我希望我做什么样的事情？,4.,谁是影响我最深，最鼓励我，也是我最想成为的人？,个人任务书对给生活提供方向与意义来说是一个强有力的工具,每个任务书都回答两个基本问题,1.,我是什么？,2.,基于什么原则来管理我的生活？,例一,爬山：,我每天要有勇气的活着，在我自己和他人之间存在着信念。,我要活的正直，要自由选择，要爱所有的人。,我要努力地去约束，不仅仅对他人，也对自己。,我会记得真正的活着，我必须今天爬山，明天也许就晚了。我知道我的大山在别人看来也许只是一个小小的丘陵，但我会欣然接受。,我会继续做我的选择，然后按我的选择活着，就像我以往做的那样。,我不会与人辩解或责备别人。,只要可能的话，我会坚持己见，身体健康强壮，以至于我能选择去爬山。,我会尽我所能的帮助他人，我会感谢那些在我的历程中帮助过我的人。,例二,体验胜利带给我们的有纪律、有目标的快乐，那是一种冒险。,发现和接受真正的我是用自信和快乐强化我的意志力。,珍重我的家庭。,充实我的生活，对阻碍或分享我的家庭的所有的人，用关心，用爱去肯定他们独特的价值，给他们我不得不给的，接受他们不得不给我的，如果他们愿意，我会叫他们我知道的，学习我能从他们身上学到的，然后帮助他们去发现和寻求他们自己的路。,保卫和促进南非的民族精神，我居住的圈子，也是我依靠的环境。,认识到和接受我不是任何东西的拥有者，但相信我是一个管家，那个权力不如责任重要。,例三,当我们保持用一只眼睛去看上帝的辉煌，当让人们更有意义的活着的时候，会让这个世界，我们居住的地方变得更好。,和我的家庭率先开始，然后扩大我的影响圈：,要活的真实些，坚守原则，是珍贵的（慈善、忠实、自足、诚实正直、积极、给予、信任）,平时与我有接触的每一个人，将他们的担子放轻一些，他们的路会更光明些。,不要让自己太严肃了，保持每一件事都是适度的。,活着与不活着，学与教，给予与接受，爱与被爱，理解与被理解。,例四,我要拥抱和观察每一天，就像没有另一天一样，但是却充满了机会与刺激。我自己将为我自己选择那些努力，我想要的追求。,我希望活出一种生活，充满道德，活的简单。我最关注的是我的幸福安康。我相信如果我坚持真实的我的价值，我会对我所接触的有一个积极的影响。,我将试图尝试一个坚定的信念，与我所爱的人分享我最深处的想法。,我意识到我和其他人既是互相依赖的，对他们又是有责任的。这么想，我就会自觉地与家人和同事尝试理解，更加亲近。,我会继续成长，通过新的学习来刺激我的思维。,当我审视我的职业提供给我的特权和经济保障的时候，我意识到特权和保障并不能给我我想要的幸福。,我自己将为我自己来选择。,例五,我的任务是成为积极变革的一股力量，通过成为一个用行为激励对方的人，通过有一个有可能实现的，共同分享的梦想来鼓舞其他人变得更卓越。,我要继续努力地去创造超乎想象的未来，而不要成为过去的牺牲者。我要努力去选择让人敬仰的路，勇气、正义、谦逊、仁慈、理解和正直。,最后，我要不断地提醒我自己，不冒险，就没有成功或失败。就像托马斯,阿奎奈谈到的：如果一个船长的首要任务是保留他的船，那么他将永远不会出海。,我保证对我周围的人来说，我会是一个忠厚的朋友，我总是会尝试着把我知道的和我做的联系在一起。,例六,对于我自己，我要自知、自爱、自信。我要用我的才干来保证我总是充满了希望，有勇气来用语言和行动来表达我的梦想。,对于我在家里，我要健康，爱使我们亲人间的关系更好。,在工作中，我要没有错误，永远立足，学习环境。,在世界，我要所有的生命形式都持续发展，与自然规律相协调。,例七,要做到谦逊的。,每天用很多方式对上帝说感谢。,当有人羞辱你的时候永远不要用相同的方式回应他。,找到真正的自我，要看到所有的方面。,我要对所有的人友善、尊敬。,我想知道我的价值，我真实的知道我想要的。,被我的价值观和信仰所驱动。,我想要体验生活的激情，对小孩子新奇的爱，对年轻人甜蜜和开心的爱，对成年人尊敬的爱。,我的目标是达到一个受尊敬且有知识的位置，利用这个位置帮助别人，在公共服务组织扮演一个活跃的角色。,最后，微笑过一生，眼睛炯炯有神。,例八,要成为一个孩子们引以为傲的人，他们会说：,“,这是我爸爸。,”,要成为一个孩子们爱的，舒服的，理解的人。,成为一个被大家公认为关心和总是专注的倾听他们的事情的朋友。,不要成为一个以其他人人格为代价而胜利的人。,成为一个感觉得到疼痛，不想去伤害他人的人。,成为一个替不能说的人说，替不能听的人听，替不能看的人看，然后还能对他们说：,“,是你做到了，不是我。,”,通过对上帝的祷告，我一定要凡事说到做到。,例九,在我做每一件事的时候我都要保持积极的心态和幽默的感觉。,我要被我的家庭公认为我是关心和爱我的丈夫和父亲的；被我的商业圈公认为我是公平和诚实的人；被我的朋友公认为我是可以依靠的。,对于为我工作、与我工作的人，我会保证我的尊重，也会每天努力去赢得他们的尊重。,控制我所有的行为是一种非常强烈的正直的观念，这是我相信最重要的人性特征。,例十,我要每天都精力充沛，就好像我拥有创造一个完美世界的全部力量和必要影响。通过倾听和服务他人，我会学到新的东西和获得新的观点。,我要通过扩大我的影响圈和不去强调我会无法控制的事务范围来努力获得挑战生活的优势。,我会讲究方法以便于成为那些选择追随我或领导我的人的一盏灯，而不是路障。,我相信我的梦想，不会成为任何事物的俘虏。,我会无私的用我的个人胜利试着去为他人创造价值。对卓越的追求将决定我要做出的选择和我要走的路。,我对别人的期望不过是对自己的期望。我要寻找学习和成长的新的资源,自然，家庭，文学，新认识的人。,我会表现我的爱而不是期待被爱。我选择注重效果、效率。我选择在这个世界中做的不一样。,例十一,即使中庸也活得满足。,寻求高雅而不是奢华，寻求文雅而不是时髦。,要成为知名人士，而不是体面的人；要成为富有的，而不是有钱的。,要努力学习，沉静思考，轻声说话，直率做事。,敞开心扉倾听星星和小鸟，婴孩和圣人。,开心地去忍受一切，勇敢地做一切，等待机会，永远不要急躁。,总之，让我们的精神自然的，无意识的；让我们非同一般的成长。,这就是我的乐章。,我们为什么做我们在做的？,寻找,从,.,逃出,1.,什么对我们是重要的。,2.,引导我们的行为。,3.,帮助我们做决定。,价值,与价值观相符,=,开心,与价值观不符,=,痛,1.,根本原因,/,工具？,2.,寻找,/,避免？,价值规律,价值定义,无效的价值观,1.,被别人影响或控制,2.,定义得过于严格，很难达到,3.,在过程中不能拥有,4.,不能够经常达到,时间管理,时间管理课程大纲,第一天：,08:00,破冰（你准备好了吗？）,08:45 IWNC,介绍，讲师介绍，目标，规则，日程,09:45,活动：盲人建房,10:00,陈述,&,圆桌讨论,你的时间值多少钱？,第四代时间管理,时间管理练习（有效的,vs.,有效率的）,11:00,价值说明,沉船的故事,12:00,午餐,时间管理课程大纲,13:00,价值体系练习,15:30,任务陈述,梅雯妮莎的音乐,相信跌倒练习,默想：一个真正的朋友的葬礼,书写任务书练习,任务沉思,点燃蜡烛过快乐生日,18:00,第一天结束,时间管理课程大纲,第二天,08:30,破冰,08:40,安定和谐的生活,任务,09:00,目标设定,1.,活动：你想要什么？,2.,为你的生活从七方面来设定目标,3.,气球活动 为下一年设定基本 目标的重要性,4.,目标设定原则,5.,活动：成功,=,意愿,+,方法,6.,练习：写一个基本目标,7.,计划树,8.,梦想牌,9.,抑制怒火,时间管理大纲,12:00,午餐,13:00 YANI,录像,时间溜走（内部,vs.,外部）,授权,如何说“不”？,15:00,以优先顺序排列,头脑风暴法,工作的四个象限,16:00,计划四要素,连续计划,最好的时间去计划,最有利的地点去计划,为什么我们不计划，我什么我们应该计划？,如何利用计划的人？,17:30,坐下，然后手拉手围成一个圈，唱歌,18:30,结束,生活是,（可口可乐,CEO,）,想象生活就像是空中的七个球那样的游戏。你叫它们：工作，家庭，朋友，精神，健康，财富，心里。你让它们都在空中。你很快会明白工作是一个橡胶球，如果你扔掉它的话。它将会再弹回来。但是其它六个球家庭，精神，健康，朋友，财富和心理是玻璃球。如果你扔掉它们，它们就无法挽救的破损，留有痕迹，凹痕，损坏，甚至粉碎。它们从不相同。你必须懂得它们，然后努力地在你的生活中协调好它们。那如何去做呢？,不要拿自己和别人去比较，然后看低自己的价值。因为我们都是不同的，我们每一个人都是特别的。,不要将别人认为重要的设定成你自己的目标，只有你知道什么对你是最好的。,不要让活在过去或空想未来这种生活琐事穿过你的指尖。每天过你自己的生活，你会爱你生活的每一天。,但你仍旧有东西需要放手的时候也不要放弃。没有任何事情会结束除非你不再努力了。不要害怕承认你是不完美的。把我们束缚在一起的只是一根细小的线。,不要怕遇到危险。这可能是学会勇敢的一个机会。,不要大喊你的生活中没有爱，说它不可能找得到。得到爱的最快的方式就是付出爱；失去爱的最快的方式就是把爱握得太紧；保持爱的最佳方式就是要让爱有翅膀。,不要将生活过得太快，你忘记了不仅要知道你现在的位置，还要知道你将要去哪里。,不要忘记一个人最大的情感需求就是感觉到被感激。,生活不是一场跑赛，但是却是一次旅行，需要细细地去品尝每一步。,昨天已经成为历史，明天还很神秘，今天才是礼物；这就是我们为什么称今天为,present,。（,present,有礼物和目前的意思）,WIFM,有什么对我有用的？,WIFM,？,我们从这一节中究竟得到了什么？,什么是时间？,什么是时间管理？,你的时间价值是多少？,每年,收入,每年的,工作日,每天的,工作时间,每天的,价值,每小时,的价值,每分钟,的价值,10000,254,8,39.37,4.92,0.082,20000,254,8,78.74,9.84,0.16,30000,254,8,118.11,14.76,0.25,40000,254,8,157.48,14.76,0.33,50000,254,8,196.85,24.61,0.41,你的时间价值是多少？,我每天的时间价值：,我每小时的时间价值：,我每分钟的时间价值：,第四代时间管理,领导力,任务,目标,价值,管理,授权,制作列表,计划等,反动的模型,激励,反应,最基本的想法就是我们想用特殊的方式去回应特殊的激励。,请列出尽可能多的你想改善的状况，这就是导致你不好的时间管理的原因：,价值是什么？,价值类别,无效价值,1.,被他人影响或控制,2.,定义得太艰难，很难达到,3.,在过程中不能拥有什么,4.,不能经常达到目标,这个故事中的五个人物，你最喜欢哪位？你最不喜欢哪位？为什么？,1,2,3,4,任 务：我们为什么存在的,理由,想象力：我们想要的未来，,我们要去哪里？,价值观：什么对我们是重要,的？,个人任务书的好处,鼓励你什么思考你的生活,帮助你测验你最深处的思想和感觉,清楚什么对你是真的重要,将自我价值和目的牢牢记于心,使你能够根据长期目标制定每日进展（当制定每日、每周计划时）,向你的生活提供你所期望结果的最重要的或精神上的创造,定期的复查和评估,我的任务书是：,表示永久的，已经被证明了的造成我生活质量结果的原则吗？,在我心里面代表最好的吗？,为我提供方向和目标的吗？,挑战和激励我的吗？,鼓舞我的吗？,为我提供保证和放松的吗？,连接我的创造力和价值的吗？,在我生活中扮演所有重要的角色吗？,接近和综合了人类的思想基本需求和能力了吗（体力，社会,/,情感，心理，精神）？,请回答下面重要的问题：,1.,如果我参加了自己的葬礼，我会喜欢听到什么？来自父母，丈夫,/,妻子，孩子，朋友，同事和团体成员。,2.,我的最大价值？,3.,如果我有无限的资源（例如：时间，金钱，能力等等），我希望我是个什么样的人？我希望我做什么样的事情？,4.,谁是影响我最深，最鼓励我，也是我最想成为的人？,平衡的生活,目标设定练习,时间任务分析,内容,解决方法,“,他们”,-,“,我”,-,附录,如何处理不想接听的电话,当你的电话响了的时候你会怎么做？这有一些方法帮助你处理这些电话,。,你不用接每一个电话,因为电话响并不意味着你必须要接。无论电话什么时候响，都是一样的，它还中断了你的工作。而且如果你正在做重要事情的时候，你不想要的事就是被打断。有语音留言系统、电话答录机、秘书去接都很好。你将永远不会为接的每一个电话去做任何事情。,摆脱,“,无情,”,的打电话的人,如果你让这些人开始他们的销售，你就很难摆脱他们了。而你又不想粗鲁的对待，最好的办法就是让他们简短，说,“,我不感兴趣！,”,然后挂掉电话。两三分钟听起来不长，但如果你每天将大量时间用在这种电话上的话，你就是浪费了极多的、本该用在创造更高价值的工作上的时间。,下次，你再接到多余的电话，试着这样做：按下电话的免提键，然后看看推销的人到底多久才能意识到你并不在那。,不要对推销的人说，,“,我现在不能和你说；将东西发到我的邮箱里吧。,”,首先，你不需要任何垃圾邮件。第二，他们将资料发给你后，他们将会在打电话给你询问你是否与机会看一下。,打断没完没了的讲话人,你曾经接过喜欢一直在说的人的电话吗？（他们没有工作要做了吗？）如果是，这有一些方法交你如何夺回谈话控制权：,先听，然后忍耐到他,/,她给你第一个空档的时候抢回谈话权。当说话的人暂停一下去喘气的时候，你就介入谈话然后说：“现在，有什么需要我做的吗？”,一开始就告诉打电话的人，你要出去，只有一分钟时间。,告诉打电话的人，有人在你的办公室，所以谈话必须简短。,告诉他你正在另一部电话上打一个长途的电话。,当谈话开始拖的时候，将电话放到稍候一下。当你回来的时候，告诉打电话的人你将要去接一个长途。,收发邮件,利用标题行,标题行是邮件内容最重要的部分。它是收件人打开邮箱时第一样接收到的事务。这有一些建议：,总是要写一个简洁明了的、一看就懂的标题。,如果这是被领导需要的，就将它写入标题，例如，“参加周二,9,：,30,在吉姆的办公室的会议”或“参加周五的讨论,ABC,项目的会议。,10,：,15,在我的办公室，是不是？”或“需要在周三早回复。”在每个标题行你可以写,60,到,80,个字，所以尽量多写些。,将你最重要的信息写到文章第一行,今天，很多人收到很多邮件他们并不通读。基于这个原因，这有一些小的建议会帮助你让你的邮件被阅读：,将你最重要的信息放在你文章的第一段的第一行，将你的背景和你的辅助信息放在接下来的段落里。,保持你的邮件的长度少于三段。,如果邮件长于三段，将它做成附件，然后写一段概要。当然更好的是，重写你的邮件，让他短于三段。,保持邮件简练,当你写邮件的时候，要简短、易读。将重要信息写在第一段前几行。这有一些方法：,试着让你的邮件在一屏内，这样你的读者就不用翻屏了。如果信息多于一屏，试着缩短它。,如果包含项目清单，用项目符号或数字。这样比较容易读（就像现在这样）。,写好回复的邮件,使你的邮件让人容易回复。当你写邮件的时候，要保证包含让阅读者能快速回复“是或不是”的信息，如果你想要回复的话，在你的标题里要提及。,安排你的会议,会员在每天的工作中起着一个很重要的作用。但是难过的是他们中的很多并没有被很好的利用。研究表明大多数在美国企业工作的人至少花,40%,的时间在会议上。这是一个保守的数字，因为这并不包括计划外的或临时的会议时间。不幸的是，大多数的会都没有很好的组织，他们完全是在浪费时间。,当会议的目的不是很明确时，参与者可能就不知道他们应该去讨论什么，他们应该去完成什么，或者甚至是他们为什么在那。最后，决定没做，重要问题没解决，什么都没做。接下来的问题包括了一些如何将无效的会议改变成成熟会议的方法。,制定会议日程：,如果有人安排一个会议，你和每一个人都要知道为什么？如果会议没有一个明确的目的，它将不该举行。你还需要知道你的期望和你要完成的目标。你们是讨论一个新的商业机会，解决商业问题，或者只是分享信息和让每个人知道特殊项目或者客户的最新状况？最好的方法是准备一个日程表。大多数的时候，应该写个细化的日程，在会前安排好。这样，每个人都会好好的准备日程中要讨论的问题。,首先，我们要求将书面议程下到召集会议的人那里，以便他思考为什么会议是必要的。,如果你是召集会议的人，经常准备会议事项。又或者说你是被邀请参加会议的人，都要求会议议程是安排好了的，这样以便于你为会议做准备。,在任何会议开始的时候都会有个很大的问题，就是：“我们如何知道会议何时结束？”,每天，我们都有会议和约会。一些是内部销售的全体员工的会议；其他的还有和你的上司、同事、合作伙伴的简短的会议。其他的时间我们也会在公司外与人约会。这些会可能发生在我们的办公室里，在别人的办公室里，或者在其他的地方，例如饭店。不管你与谁在一起开会，你都需要留下一个强烈的第一印象、完成你已经设立的目标。这有一些方法可以帮你节省会议时间，如果你准备充分而且正确领导会议方向的话。,控制你的商业约会,在你的会议上用正确的工具,：你有过这样的会议吗，与会人员没有纸笔记录？或者更糟糕的，有时没有人回想起会议究竟完成了什么？我们说，这张清单就是你去参加会议时应该准备的：,一只钢笔铅笔,一张信纸,约会记录日历,名片,有关会议讨论主题的文件或纸张,总是在走前检查你的公文包,：这是件很平常的事，但是你还是应该在你每次离开办公室去开会或赴约会之前检查你公文包内的东西。这个建议很重要，如果你很早就得到会议的时间表了的话：显然你没有时间去你的办公室。要确定你晚上离开前检查你的公文包。,总是在约会前打电话确定,：你要事先确定约会日期，然后在约定的时间将它挂在办公室里，到时候只需要找到需要的东西就可以了。你总是要在走前确定一下你的约会。大概的约会或者取消或者改期。,当你确定约会时，记住以下细节,：,总是在至少一天以前确定你的约会；,当你的约会是早上的时候，总是要和约会的人交换家庭电话。如果有些事在最后一分钟才发生，你俩都还有联系到彼此的方式。,准时,：要保证你自己准时，试着在每次约会时至少提前十分钟到达。你会发现当你早到时，会增加你准时到的可能性。,如果要迟到，事先打电话,：事先打电话包含两个目的：,会场会很感激接到你的电话因为这代表尊重且珍惜他们的时间。,打电话也可以知道会议是否照常，以免你赶到后发现会议已经取消。,当你试图与某人定约会时，通常要给人两个选择。“你是喜欢会议时间定在周二上午点还是周三午餐之后？”用这种方式，你可以将“你想定个约会吗？”这句话换成“你想什么时候定个约会？”这种说法。,在你等待的时间里做得更多,：如果你需要花一些时间等人，在接下来的时间里做一些有用的、积极的事情。,当你把事情放到一边时，你就把自己放到想有事情发生的位置上，然后你面对的是对它们作出反应。从此不再让你自己做决定。,研究表明大多数人只把的时间花在重要的事情上，而这些只得到的积极结果。,获得自由空间,额外的一些保持超前的小技巧！,让你的周围都是成功的人,最充分的利用每天的头两个小时,排出你自己的约会时间表,给你自己更多的时间去处理意外的事情（一小时）,达到你的底线,不要将每日收发邮件作为中断你自己的借口,时而我们会发现自己交谈陷入困难而且很难出来。所以这有一些小技巧用来处理类似问题：,如果你需要时间来重新整理思绪或者让别人冷静下来，只要让讲电话的人稍等一会儿。当你再接起电话时，你就已经为继续你的唇舌之战做好了准备。,自己挂断电话。如果在电话中交谈并没有让事情转好，只要挂断电话（在正说话着时）。对方只会以为是线路出了小故障。来看看你该如何做：当你说到重要问题时，挂断它，要在一句话的中间。当谈话再开始的时候，你就有了一些时间思考你们谈话的主题。（需要看情况，你还需要决定你是立刻打回去、过一会再打还是等对方打回来。）,克服电话交谈困难,决定授权什么,决定授权什么的一种方式是简单地将这些事情列出来，例如让在特殊领域技术熟练的人做会更有效率或能降低成本的事。选择时你可能会用你的行动日志作为授权的基础：它会显示出你在哪些工作上花费了大量的时间却换来很少的收获。,如何将工作授权别人做,选择有能力、有意愿的人来执行工作,多大限度的授权你的工作取决于你的助手的能力、经验和可靠性。合适的人选能完成大量的工作不需要你的介入。没有经验或者不可靠的人则需要密切监督他工作完成的准确性。然而如果你训练、鼓励、让他们练习的话，你可能会改善他们的能力来承担越来越大的任务而不需要监督。,授权完整的工作,做单项工作比做零散工作更能令人满意。如是你能授权一个完整的工作给一个有能力的助手的话，你可能会得到更完美、更完整的结果。,解释这个工作为什么做，期望什么结果,当你授权工作时，你要告诉他所有你想达到的结果。要确保你传达的是有效的：,需要的结果,工作的重点,应遵守的规范,完成底线,定期汇报项目进展状况的日期,然后我们开始,一旦你决定授权一项工作，就让你的助手去做。按约定的时间查看项目状况，但不要经常去检查他们的工作。你要承认你的助手们在做某些事情的时候可能知道比你更好的方法。接受这些，可能会有不同的方式来完成一项特殊的任务，而且学到东西的最好方式是从错误中得来。所以我们总是要接受错误，没有理由懒惰，然后从中吸取教训。,在需要的时候给予帮助和教授,当你的下属有困难的时候支持他们是很重要的事情，但是不要为他们做事情。如果你做了，今后在他们自己做工作的时候将会没有信心。,只接受完成了的工作,你已经授权了一项工作来减轻你的工作量。如果你拿回来的是部分完成了的工作，你就还需要投入时间去全部完成它，而且你的助手不会得到他她完成整项工作后应会得到的经验。,当一项工作成功完成后给予赞许,这样公开赞许既可以增加完成此工作的助手成功后的喜悦，又可以为其他员工做出榜样。,想想你为什么、什么时候、怎样地开始倾向于拖延了？一旦你发现了这个征兆，你就要开始做一些事情了。,用积极的思想战胜忧虑。想像你自己的工作非常出色，好处就会随之而来。要告诉你自己“我可以做到”,如果需要，就用最坏的打算。想像结果就是没有工作做。,在一天的结尾列出要做的事情，将它用做接下来日子的日程表。当有可能的时候，将工作分解成多个易处理的部分。当开始新的一天时，将列表中相对容易的事情划掉会有助于你抓住工作的重点。,杜绝拖延,当你完成一件非常冗长乏味的工作后要奖赏一下你自己。来一杯巧克力饮料或者网上冲浪展望未来一下会鼓励你做手边的工作时保持勤劳、有耐心。,为自己设定最后期限，当你要完成工作时将这个期限告诉别人以增强它的作用。,在任何可能的地方，马上开始工作，即使你没有完成工作所需要的任何东西。,给你自己设定一个现实的目标。失败会让人失去动力。,沉迷于过去的成功会阻碍你做出新的成绩。,如果你不想被打扰，关上门或者在一个开放式的办公室，在人进来的时候把脸转向一边。,和你的同事有一个统一的信号，他们都明白而且能帮你挡住。例如，在你的椅子后面挂你的衣服代表请勿打扰，除非你中用彩票了！,如果你被问到是否有时间，礼貌且坚决地说没有，请另约时间。,工作期间应对来访者,用肢体语言,如果有人来的很冒失，站起来，用眼睛看着他她，用这种方式告诉他他来的不是时候。不要给他们机会坐下来,如果你想的话事先拿走多余的椅子。,直说你很忙，说你会尽快去拜访他们。从他们工作的地方离开比将他们从你这赶走要容易的多。,很多人保留了没有的纸张怕有一天“它可能会有用”。这或许是正确的，但是如果它真的重要的话也不要用这种方式！,如果你是住宿舍的那种上下铺的话，不要将“纸厂”建在你的上面。如果必须这样的话，你在做事情的时候一定要小心。,贮藏东西为以防万一,这有一些方法：,文学作品,确定只有一份的。如果是从其他人那里抄过来的，将它存放在箱中。,电脑报告,将文件放入相应文件夹中。不要将它们堆在地板上。如果你能在屏幕上看到相同的信息，那还为什么在第一时间把它打印出来呢？,商业杂志,在杂志到的时候加上注解，并且只保留近六个月的期刊。将旧的清理掉，把重要的文章撕下或复印下来，然后归档。,这有一些方法：,碎纸、便条,只利用便条。马上将便条上的信息记到笔记本或通讯录上，然后保存起来！,每月例会的会议记录,保存！它们基本应该是不断更新的。,如果你是名片收集者，可能的话买一个适合的容器来用,记住，如果一个人很久没有联系了，保存他的名片就没有意义。,把你的桌面看作是你最有价值的盟友。下面这些是有条理的桌面的一些特点：,纸笔在手。在讨论的时候就随手记录，如果重要就将这些记到每日事情列表上。如果在你做事情时突发灵感，记下来。否则，它将会消失。,文件柜要保持整洁，结构合理，而不是一个垃圾场像年芬兰养殖鸽子那样，这些文件是你的想法，以后都可能有用。,你的桌面,日记个人安排。总是拿在手里以便安排会议（或是找理由不参加）,计算机,如果你需要一台计算机在桌上，确保它在容易够到的范围内，以免你在用的时候还要不舒服的去够它。确保你的电线都有序的卷好,能电到你的员工的话会使你的授权的过程变得困难。,所有重要的电话,它应该放在非常用的手的那边。当电话响时，你要接起来然后马上记录。,尽量保证小订书机、计算器等等不放在桌面上。将它们放在上面的抽屉里，容易拿到，而且不乱。,