9-Word-2010邮件合并.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,Word 之邮件合并,在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理大量日常报表和信件。这些报表和信件其主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为了减少重复工作，提高效率，,Word,提供了邮件合并功能。,1,邮件合并定义,所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档。,2,邮件合并相关概念,主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的每个部分都,相同,的文档。,数据源：包含要合并到文档中的信息的不同的部分。,合并文档：将主文档和数据源合后并得到的结果性文档。,主文档（相同部分）,数据源（不同部分）,合并文档（结果）,3,邮件合并通常包含以下四个步骤:,（,1,）打开或创建主文档,（,2,）创建或打开数据源,（,3,）在主文档中插入合并域,（,4,）将数据合并到主文档中执行合并,4,建立,数据源,主文档中,插入,合并域,新建打开,主文档,数据合并到主文档,内容不变的,共同文本,存放,可变的数据,相当于变量名,指示在何处插入何项数据,5,任务,22,宏的使用,宏是一系列计算机指令的集合。如果在,Word,中需要反复执行某任务，可以使用宏自动完成。,6,相关知识与技能,如果在,Microsoft Word,中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务。宏是一系列,Word,命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。,任务,22,宏的使用,7,1.,创建宏,可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在,Visual Basic,编辑器中输入代码来创建宏。,2.,运行宏,工具宏查看宏，选择宏名，单击“运行”,定义的快捷键,视图宏,录制宏,输入宏名,指定保存位置,设置快捷键,确定,录制：,执行要包含在宏中的操作,录制时的,光标形状,视图宏,“停止录制”,相关知识与技能,任务,22,宏的使用,8,任务,23,目录的制作,任务描述,本任务通过案例介绍自动生成目录和索引的方法。,案例：为文档“普通高等学校学生管理规定,.doc”,生成目录。,9,相关知识与技能,手动为长文档制作目录或索引，工作量是相当大的，而且弊端很多。例如，更改文档的标题内容后，需要再次更改目录或索引。因此，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一。,任务,23,目录的制作,10,对各级标题设置“标题,1,、,2,”样式,确定安放“目录”的位置（插入点）,插入目录：“引用”选项卡“目录”功能组“目录”列表选择“插入目录”“目录”对话框“目录”选项卡按要求设置“格式”，“确定”后插入目录。,目录修改和更新,“更新目录”对话框,任务,23,目录的制作,11,图,3-65,“目录”对话框,任务,23,目录的制作,12,图,3-69,“修改样式”对话框,任务,23,目录的制作,13,1.1 创建与编辑主文档,（,1,）建立一个新文档或打开一个现有的文档,(,此文档为,主文档,),。,（,2,）输入文档中带有共性的部分，文件保存。,（,3,）选择“邮件”,“,邮件与信函”,“,邮件合并”项（如图,1-1,所示）。,14,1.2 创建或打开数据源,1,、新建立数据源,15,图,1-3 “,创建新数据源”对话框,16,2,、打开数据源,如果已经有数据源，则只要选择一个含有数据源的文件，如,Word,表格文件、,Excel,数据文件或者,Access,数据文件。,17,3,选取数据源,18,4,、编辑邮件合并收件人,19,1.3 插入合并域,方法一：,在主文档中，将光标移至插入点，再单击“邮件合并”工具栏的“插入域”按钮。插入的合并域自动用,号括起来（图,1-6,所示）。,方法二：,对点右边对话框中的“其他项目”。,20,3.8.4,邮件合并工具栏,单击,【,视图,】|【,工具栏,】|【,邮件合并,】,命令，打开,【,邮件合并,】,工具栏,打开数据源,插入域,查看合并数据,合并到新文档,21,1.4,将数据合并到主文档,方法一：,点击“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮。,方法二：,完成合并。,22,图,1-10,邮件合并结果（第,1,页）,23,请大家完成任务,打开主文档：,邀请函主文档,.doc,操作方法：,查看文件：,邀请函的制件过程,.doc,样版文件：,邀请函,做好的样板,.doc,24,25,2025/6/4 周三,修改样式,操作命令：,在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的向下箭头，打开“样式”列表,在“样式”列表中单击“新建样式”按钮,，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框,25,第5章Word高级应用排版毕业论文,26,2025/6/4 周三,新建样式,26,27,