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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,本幻灯片资料仅供参考，不能作为科学依据，如有不当之处，请参考专业资料。谢谢,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,本幻灯片资料仅供参考，不能作为科学依据，如有不当之处，请参考专业资料。谢谢,规范档案管理,服务学校发展,第1页,规范档案管理 服务学校发展,档案和资料（文件）区分,学校档案工作内容和基本标准,档案搜集和整理,档案立卷和归档,档案保管和利用,完善学校档案工作,第2页,一、档案和资料,第3页,（一）什么是档案,档案,：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成含有使用价值历史统计材料。反应社会科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动历史真实面貌。,中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简、木牍、缣帛等档案。,当代档案，按内容和性质，有文书档案、科技档案、人事档案、艺术档案和其它各类专门性档案；按形式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、唱片、录音带、录像带等。,辞海,第4页,（一）什么是档案,本法所称,档案,，是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成对国家和社会有保留价值各种文字、图表、声像等不一样形式历史统计。,中华人民共和国档案法,第5页,（二）什么是中小学校档案,中小学校档案,是指学校在各项活动中形成含有现实查考使用价值和历史研究价值各种文字、图表、声像等不一样形式历史统计。,第6页,（二）什么是中小学校档案,中小学校档案,，包含文书档案、教育教学档案、教师业务档案、会计档案、科技档案、声像档案。,各门类档案，包含文书档案、教学档案、教师业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、声像档案、荣誉档案等。,第7页,（三）档案与资料（文件）区分,1,、同本单位实践活动关系不一样。,凡是直接记叙和反应本单位活动并经归档保留属档案；资料则多是未经归档保留，或为了工作参考目标而搜集、购置来材料。,2,、对本单位发挥作用不一样。,档案是本单位活动直接统计，所以含有历史查考作用和凭证作用；而资料则多是搜集或利用各种伎俩搜集来各种材料，对本单位活动不含有凭证作用。,第8页,（三）档案与资料（文件）区分,档案由文件转化而来,文件办理完成，经过判定、整理、归档后形成档案。,文件是档案前身，档案是文件归宿。,第9页,二、学校档案管理工作内容和基本标准,第10页,（一）学校档案管理工作内容,档案工作包含：档案搜集、整理、立卷、归档、保管和提供利用。,第11页,（一）学校档案管理工作内容,档案工作主要步骤,收,集,整,理,立,卷,归,档,保,管,利,用,第12页,（二）档案工作基本标准,搜集齐全 分类合理,立卷科学 归档及时,保管安全 使用方便,第13页,三、档案搜集和整理,第14页,（一）归档范围是什么？,按照国家档案局,关于文件材料归档要求,，应该立卷归档材料由单位文书或者业务机构,搜集,齐全，并进行,整理,、,立卷,，定时交本单位档案机构或者档案工作人员集中,管理,；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。,第15页,（一）归档范围是什么？,凡是在学校各项活动中形成含有保留、查考、利用价值各种文字、图表、声像材料，包含党组织、行政、工会、团体（学生会）组织以及教育、教学、科技活动、生产、基建、设备、人事、保卫、会计等工作中形成各种材料,均属于归档范围,。,第16页,（一）归档范围是什么？,一、文书档案；二、教学档案；,三、会计档案；四、科技档案；,五、声像档案。,第17页,（一）归档范围是什么？,“,文书档案”范围,包括学校以下七个部门,党支部 校长室（办公室）,教诲处（教务处、政教处）,总务处 工会,团体（学生会、教工团支部）,第18页,（一）归档范围是什么？,“,教学档案”范围：,包括学校工作十个方面,教学管理综合类 招生工作类,教材类 课堂教学类 试验实习类,学籍管理类 体育保健类 毕业分配类,教师队伍建设类 教师业务档案,第19页,（一）归档范围是什么？,中、小学档案案卷类目及保管期限表,一、文书档案,1,、党支部,1-1,上级党委下发关于学校开展党支部工作情况通知、要求 长久,1-2,本校党支部年度（或年）工作计划、总结和主要工作汇报、,汇报 永久,1-3,本校支委会会议统计 永久,1-4,本校党支部大会会议统计 长久,1-5,本校党员名册、党员、党组织统计年报表 永久,1-6,本校党支部改选工作意见及改选结果，上级党委批复 永久,1-7,本校党员教育，民主评议材料,主要 长久 普通 短期,第20页,（一）归档范围是什么？,1-8,党组织发展党员工作意见、汇报，上级对发展党员,预审、批复、转正通知,主要 永久,普通 短期,1-9,本校党组织和党员评先创优活动材料,市级以上,永久,区县级以下,长久,1-10,本校党员违纪处罚汇报和上级党委或本机关同意,批复 永久,1-11,本校教职员复查，更正结论汇报上级党委批复 永久,1-12,党纪检工作意见、汇报及相关材料 长久,1-13,本校党员组织关系转移介绍信、存根 长久,1-14,本校党费收、缴、支出凭证材料 短期,第21页,（一）归档范围是什么？,2,、校长室（办公室）,2-1,本校编制年鉴、大事记 永久,2-2,本校校务日志 长久,2-3,本校校史、组织机构沿革 永久,2-4,本校年工作计划、总结和主要工作汇报 永久,2-5,本校行政会议或校务会议统计 永久,2-6,本校制订管理制度、条例、岗位责任制等材料 长久,2-7,本校重大活动材料（校庆、校友会、校运会、校艺术节等）永久,2-8,本校庆贺教师节活动形成材料,主要 长久,普通 短期,2-9,市、区（县）教育局相关人事、工资、福利问题要求、方法、通知,主要 长久 普通 短期,2-10,本校向上级汇报、请示及批复 主要 永久,普通 短期,第22页,（一）归档范围是什么？,2-11,本校专题工作调查、检验、普查材料,主要 永久,普通 长久,2-12,本校外事接待工作形成相关材料 主要 长久 普通 短期,2-13,各类报登载载相关本校情况通讯报道和上级领导对本校主要题词,主要 永久,普通 长久,2-14,本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用,印信等请示、批复和汇报 永久,2-15,本校教职员名册、履历表及劳开工资年报表 永久,2-16,本校中层干部、年级组长、教研组长名册 长久,2-17,本校评选各种先进集体、先进个人材料,市级以上,永久,区县级以下,长久,2-18,反应本校成绩荣誉证书、有纪念凭证作用实物、校刊资料,市级以上,永久,区县级以下,长久,2-19,本校教职员犯错误处罚材料 长久,2-20,本校发生各种事故汇报和相关材料 主要 永久,普通 长久,第23页,（一）归档范围是什么？,2-21,本校教师工作情况记录表、统计册、考评表 长久,2-22,本校教职员工资调整和评定工资计划、总结、审批表、统计表及新教师转正、定级相关材料 长久,2-23,本校教职员调动介绍信、存根及相关审批表 长久,2-24,本校教职员离退休名册和改变待遇审批表 长久,2-25,本校教职员三十年教龄荣誉证书名册 长久,2-26,本校教职员申请出国、出境材料 长久,2-27,本校教职员申请离职、辞职材料 长久,2-28,本校教师支援外省市及郊县等相关材料 短期,2-29,本校职改领导小组、评审小组建立请示、批复、评审会议统计、计划、总结等 长久,2-30,本校教职员职称申请表 长久,第24页,（一）归档范围是什么？,2-31,各系列专业技术职务评审结果批复、名册 永久,2-32,发放专业技术职务资格证书名册、聘用名册 长久,2-33,相关职改工作中形成有查考、利用价值文件材料 长久,2-34,本校相关安全、保卫工作材料 短期,2-35,本校聘用退休工人、代课教师审批表及相关材料 短期,2-36,本校教职员困难补助材料 短期,2-37,本校教职员考勤统计 短期,2-38,本校教职员住房情况及分房统计 短期,2-39,本校教职员献血名单 短期,2-40,本校教职员独生儿女名单 长久,2-41,本校死亡人员抚恤统计 短期,2-42,本校关于处理人民来信来访材料主要普通长久 短期,2-43,本校关于人代会代表推荐材料 长久,2-44,本校各民主党派、少数民族名册、统计表及港、澳、台、国外亲属名册 长久,第25页,（一）归档范围是什么？,二、教学档案,1,、教学管理综合类,1-1,市、区（县）教育局颁发相关教育、教学工作文件 长久,1-2,本校关于督导工作自评汇报和上级对本校督导评定意见 永久,1-3,本校关于督导工作形成其它材料 长久,1-4,本校教学管理、教育教学研究、教育教学改革工作，班主任工作,形成方案、调查汇报、经典材料等,主要 永久,普通 长久,1-5,本校教学考评、学期课程总表、教师任课一览表、教职员工作量,等材料 长久,1-6,本校制订教育常规、纪律制度 长久,第26页,（一）归档范围是什么？,提议：,在不违反文件精神前提下，学校能够确定一份,学校（幼稚园）档案,案卷类目及保管期限表,第27页,（一）归档范围是什么？,学校应建立、健全,档案工作各项管理制度，包含归档、借阅、统计、保密、判定销毁、库房管理等制度，,各类文件材料,(,包含文书、教学、科研、教师业务、会计、基建、设备、产品、声像、荣誉等,),归档范围和保管期限表,。,第28页,（二）做好预立卷工作,学校各部门,应负责本部门形成各种文件材料搜集、整理，按要求时间向学校档案室移交，并将此工作列入各部门职责范围和相关人员岗位职责，定时进行检验、总结、考评。学校工作人员要增强档案意识，树立档案工作人人有责观念，自觉做好与本岗位工作相关档案工作。,第29页,（二）做好预立卷工作,学校应推行预立卷制度，各部门兼职档案干部依据本部门预立卷类目，做好平时归卷工作。,第30页,（二）做好预立卷工作,预立卷工作,是各类文件材料随时搜集、积累有效形式，它是指项目责任者或业务部门立卷人员，随时将相关活动实施前和实施中办理完成文件材料按照所编归卷条款，归入对应卷盒，预见性做好平时文件材料暂存管理工作。,第31页,（二）做好预立卷工作,要做好预立卷工作，应做到以下几点：,（,1,）,确定指导性文件,（,2,）,明确部门责任人,（,3,）,设置预立卷盒（袋）,（,4,）,及时归档,第32页,（二）做好预立卷工作,预立卷工作关键点是：,分类明确，材料齐全。,第33页,（二）做好预立卷工作,档案法,：,“国家要求不得归档材料，禁止私自归档。”,（第十条）,第34页,（二）做好预立卷工作,机关文件材料不归档范围是：,（一）,上级机关文件材料中，普发性,不需本机关办理文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员文件材料，供工作参考抄件等；,第35页,（二）做好预立卷工作,机关文件材料不归档范围是：,（二）,本机关文件材料中,重份文件,，,无查考利用价值事务性、暂时性文件，普通性文件历次修改稿、各次校对稿，无特殊保留价值信封，不需办理普通性人民来信、电话统计，,机关内部相互抄送文件材料，本机关责任人兼任外单位职务形成与本机关无关文件材料，相关工作参考文件材料；,第36页,（二）做好预立卷工作,机关文件材料不归档范围是：,（三）同级机关文件材料中，不需落实执行文件材料，不需办理抄送文件材料；,（四）下级机关文件材料中，供参阅简报、情况反应，抄报或越级抄报文件材料。,第37页,四、档案立卷和归档,第38页,四、档案立卷和归档,学校应归档各种材料，要搜集齐全完整，并进行分类立卷。案卷应遵照文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联络，要求做到,分类合理,，,保管期限划分准确,，,标题简明确切,，,装订坚固,，,编制目录清楚,，,档案装具整齐划一,，便于保管和利用。,第39页,四、档案立卷和归档,（一）档案整理基本方法,1,、,以件为单位整理。,2,、,以案卷为单位整理。,第40页,四、档案立卷和归档,（二）档案文本要求,归档文件材料力争做到字迹清楚，书写工整，,签署完备,，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等不规范书写材料，以利于延长档案寿命。,第41页,（二）档案文本要求,档案要素,题名（标题）；,文件责任者（部门或人员）；,文件制订日期；,页码；,签署完备。,第42页,（二）档案文本要求,档案文本行文规范性,标题中标点符号使用方法,结构层次序数中标点符号使用方法,第43页,四、档案立卷和归档,（三）档案文本装订,保管期限划分准确,标题简明确切,装订坚固,编页码,第44页,（三）档案文本装订,关于“档案封面”填写,第45页,关于,“,档案封面,”,填写,自 年 月 至 年 月,保管期限,本 卷 共 件 页,归 档 号,区 幼 儿 园,工 会,五届六次教代会,4,7,永久,16 48,第46页,关于,“,档案封面,”,填写,全宗号,目录号,案卷号,165 001,【,注,】,目录号“,165”1,：文书档案；,6,：工会；,5,：教代会,案卷号“,001”,流水号,第47页,（三）档案文本装订,关于“卷内文件目录”填写,第48页,关于,“,卷内文件目录,”,填写,卷 内 文 件 目 录,1,工会 关于召开教代会,-04,1,汇报和批复,2,工会 教代会代表名单,-04,2,6,园长室 发展规划,决议稿,-07,8,次序号,文号,责任者,题 名,日期,页号,备注,第49页,（三）档案文本装订,关于,“,卷内备考表,”,填写,第50页,关于,“,卷内备考表,”,填写,卷 内 备 考 表,填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发觉问题由相关档案管理人员填写并署名、标注时间。,本卷情况说明,：,立 卷 人,：,检 查 人：,立卷时间,：,第51页,（三）档案文本装订,归档号,档案号,责任者,案 卷 题 名,保管期限,备注,归档号（序号）：,年 份流水号,（如,06-001,；,X06-001,）,档案号（档号）,：,目录号案卷号,（如,165-01,）,学校档案总目录（,年度）,第52页,四、档案立卷和归档,（四）各类材料归档时间,文书档案按年度进行整理立卷，在,第二年六月份以前,完成。,教学档案、教师业务档案按年整理立卷，在,第二年寒假前,归档。,第53页,五、档案保管和利用,第54页,五、档案保管和利用,（一）档案保管,机关、团体、企业事业单位和其它组织档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位档案，并对所属机构档案工作实施监督和指导。,中华人民共和国档案法,第55页,（一）档案保管,档案保管工作主要是指：,归档、借阅、统计、保密、判定销毁、库房管理等。,第56页,（一）档案保管,1,上 架,档案上架，要做好,“,分类,”,。,机构（问题）保管期限 年度（年）,年度（年）机构（问题）保管期限,保管期限 年度（年）机构（问题）,年度（年）保管期限,保管期限 年度（年）,第57页,（一）档案保管,2,移 交,区、县档案局指定向档案馆移交档案学校，应按要求向档案馆移交。,第58页,（一）档案保管,3,判定销毁,档案干部应依据,档案法,和档案保管期限表，定时做好档案判定工作，对超出保管期限而失去保管价值档案提出销毁意见，编制销毁清册，报校长同意后,(,会计档案还需报主管单位财务部门核准、盖章,),，送指定保密厂销毁。未经判定和同意，任何人不得私自销毁档案。,第59页,五、档案保管和利用,（二）档案利用,档案法,所称档案利用，是指对档案阅览、复制和摘录。,中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等正当证实，能够利用已开放档案。,第60页,（二）档案利用,利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。,第61页,六、完善学校档案工作,第62页,六、做好学校档案工作,机关、团体、企业事业单位和其它组织应该加强对本单位档案工作领导，保障档案工作依法开展。,中华人民共和国档案法实施方法,各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其它组织档案机构，应该建立科学管理制度，便于对档案利用；配置必要设施，确保档案安全；采取先进技术，实现档案管理当代化。,中华人民共和国档案法,第63页,六、做好学校档案工作,（一）软件建设,1,组织建设,领导重视,档案人员配置,第64页,（一）软件建设,组织建设,学校要加强对档案工作领导和管理，应确定一名校级领导分管档案工作，并明确落实档案工作部门（普通隶属校长室或学校办公室）。,中小学校档案工作由各级教育行政主管部门和档案业务部门共同负责进行指导、监督和检验。,第65页,（一）软件建设,组织建设,学校应按要求配置专、兼职档案工作人员，选派政治表现好，事业心强，身体健康，热爱档案事业，含有高中以上文化程度，熟悉学校工作，掌握档案专业知识或经过档案专业培训同志担任档案工作，并保持相对稳定。,第66页,六、做好学校档案工作,2,制度建设,学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入相关人员职责范围。,第67页,（一）软件建设,制度建设,学校分管校长要把档案工作列入议事日程、岗位责任制和目标考评，对档案工作要有计划、有要求、有检验、有总结。,第68页,（一）软件建设,制度建设,学校应建立健全文书处理工作制度，以学校名义发文要有拟稿纸，拟稿、核稿、签发等手续要完备，收文、发文及公文运转均应及时登录。,第69页,（一）软件建设,制度建设,学校应建立、健全档案工作各项管理制度，包含归档、借阅、统计、保密、判定销毁、库房管理等制度，各类文件材料,(,包含文书、教学、科研、教师业务、会计、基建、设备、产品、声像、荣誉等,),归档范围和保管期限表。,第70页,六、做好学校档案工作,（二）硬件建设,学校依据,中华人民共和国档案法,和,上海市档案条例,，应设置档案室，对各门类档案（包含文书档案、教学档案、教师业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、声像档案、荣誉档案等）实施集中统一管理。任何部门和个人都不得私自保留、占有、销毁和带走应归档材料。,第71页,（二）硬件建设,学校档案工作所需经费列入学校预算，统筹处理。学校应依据档案保留需要，落实和确保档案用房，中学档案库房应不少于,20,平方米，小学档案库房应不少于,15,平方米，档案库房应具备防盗、防光、防高温、防尘、防潮、防虫等防护办法，并逐步做到办公、阅览、库房三分开。,第72页,（二）硬件建设,学校应主动更新档案管理技术伎俩，使用计算机辅助管理系统开发档案信息资源，为学校教学、科研和其它各项工作提供服务。,第73页,谢 谢,！,年,9,月,28,日,第74页,
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