秘书学概论电子教案.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,邓小平谈秘书,1993,年,7,月的一天，邓小平在北京接受加拿大记者保罗,杰克逊采访，其中有这么一段对话。杰克逊说：,“,古往今来，中国有许多人才是秘书出身的。,”,邓小平说：,“,跟领导干部当秘书，能经风雨见世面，锻炼领导才能。西汉文学家司马迁曾任中书令，就是皇帝的秘书；唐代诗人张九龄曾任中书舍人；,新唐书,的作者欧阳修做过翰林学士；三国时文学家祢衡做过江夏太守黄祖的秘书。近代中国第一个政治秘书是孙中山的秘书宋庆龄。我们党最早的秘书是毛泽东，周恩来、任弼时、邓颖超都做过译电员，杨尚昆长期担任中央办公厅主任，他自称是,中央领导的秘书,。从秘书中培养党政高级干部，也不失为我们拔擢人才的一条捷径。,”,第一章 秘书职业,第一节 秘书概念的界定,第二节 秘书职业的分类,第三节 秘书职业的特点,第四节 中国的秘书职业化,思考训练与教学互动,Internet,第一节 秘书概念的界定,一、国外对秘书概念的界定,二、我国对秘书概念的界定,一、国外对秘书概念的界定,（一）美国对秘书概念的界定,秘书是为领导工作服务的，在决策与执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。,（二）英国对秘书概念的界定,英国,“,秘书,”,的含义有三个层次：,一是,指,办事处、企业等的雇员；,二是,指,高级官员；,三是指国家的秘书，负责政府机构的政务工作。,国家,秘书,高级官员,办事处、企业雇员,（三）日本对秘书概念的界定,日本秘书学理论对秘书一词的界定既有东方文化底蕴,，,又吸收了西方科学管理的理念，形成了自己的特色,:,一种是,指,官职名称，指在政府机关或社会团体中从事日常事务的负责人。另一种是更为广泛的秘书职务含义，指帮助上级处理各种事务的工作人员。在日本，,“,秘书,”,一词普遍被理解为,“,协助领导处理日常办公室事务的工作人员。,”,这突出表明秘书的工作范围是随领导的工作范围而变化，突出强调了秘书为领导服务的,“,直接性,”,。,二、我国对秘书概念的界定,（一）我国古代对秘书概念的界定,1.,“,秘书,”,一词的历史渊源,“,秘书,”,一词在我国源远流长。,“,秘书,”,在不同的历史时期经历了从,“,物名,”,到,“,官名,”,的演进。,“,秘书,”,一词最早是物名，指宫中秘藏的经、传、诸子、诗赋、兵书等图书典籍。,“,秘书,”,一词作为物名，也指,“,谶纬图,箓,”,。,自东汉后期，,“,秘书,”,的词义开始转化，逐渐有,“,官职,”,以及,“,官署,”,之意，指掌管宫中图书典籍和机密文书的官职以及官署名称。与,“,秘书,”,相关的名称有秘书寺、秘书监、秘书省、秘书郎、秘书丞等。,“,秘书,”,一词经历了从物名到官名的变化，但其含义与当今秘书的含义存在较大差异。直至清末，清政府在衙门设置秘书官，负责公文写作、会计等庶务，以及近代秘书产生，秘书概念才有了根本性的转变，具有了现代秘书的职能特点。,2.,古代秘书的名称,中国原始社会就有了秘书工作，那时的秘书无,“,秘书,”,之名，而行,“,秘书,”,之实。在历朝历代中从事秘书工作的人员有着不同的名称。,黄帝时期的,“,仓颉,”,、,“,沮诵,”,作为收集、记录史事的史官就担任了秘书的工作。夏商周时期的史官更是承担了秘书工作。从秦汉开始，秘书工作逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书人员。随着朝代更替，先后出现不同的秘书官职称谓。如秦汉时的丞相、御史大夫；魏晋时的中书监、中书令；唐宋时的通事舍人、起居舍人；明代的内阁大学士、中书舍人；清代的军机大臣、六科给事中等。,直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置,“,秘书处,”,，在其中设有秘书长、秘书，至此,“,秘书,”,具有了现代意义。,（二）我国现代对秘书概念的认识,对,现代秘书概念的探讨，是从,20,世纪,80,年代秘书学兴起时开始的。王千弓先生、袁维国先生、张清明先生、陈广胜先生、常崇宜先生等众多学者从不同角度对秘书进行了解释。综合各方观点，结合我国秘书工作实际，我们认为定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，我们给秘书下这样的定义：掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。,第二节 秘书职业的分类,一、国外秘书职业的分类,二、我国秘书职业的分类,一、国外秘书职业的分类,（一）美国秘书,职业,的分类,美国劳工部依照下述三个方面的标准对秘书进行分类。,1.,根据秘书所服务的管理者的级别高低进行分类,秘书类别从低到高一共分为四类：,LS-1,级、,LS-2,级、,LS-3,级和,LS-4,级，简称,LS,类。,2,根据秘书所担任的职责大小进行分类,按此标准，秘书一共分为两类，即,LR,1,级和,LR-2,级，简称,LR,类。,3,根据秘书职位所规定的职务性质进行分类,按此标准，美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类。,（二）英国秘书,职业的分类,英国的秘书工作发展比较稳定，对现代世界的秘书工作发展有着一定的影响。尤其是其秘书职业教育相当完善，秘书考试制度非常规范，被许多国家效仿，在国际秘书界享有较高声望。根据组织与个体的不同，英国秘书被分为政府秘书、公司秘书和私人秘书。,二、我国秘书职业的分类,在我国现代秘书,职业,的分类问题上，历来说法不一，各执一词。研究者从各自的角度出发，按照不同的标准对秘书进行了分类。综合各家观点，我们主张对于我国现代秘书应粗线条地从纵向和横向划分种类。这不仅有利于秘书做好具体的秘书工作，也是秘书职业化向纵深发展的重要条件。,横向,划分,纵向,划分,（一）纵向分类,纵向分类主要是针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同，在纵向上划分出不同的层次和级别，即高级秘书、中级秘书和初级秘书。,对秘书进行纵向分类，目的是使各个层次的秘书充分明确自己的工作职责和工作范围，既要避免人浮于事，又要避免越俎代庖，从而保证秘书工作有序、高效地进行。,（二）横向分类,横向分类是根据秘书所供职单位的专业领域划分的，是为了适应不同行业、不同工作领域对秘书工作的不同要求加以分类。随着秘书工作日益普遍化和社会化，秘书不仅供职于政府机关、事业单位和社会团体，也供职于各类企业，可以说遍布社会的各个角落。这使得秘书工作的分工越来越细，具体可分为政务秘书、商务秘书、科研秘书、教学秘书、法律秘书、医务秘书、公关秘书等。,第三节 秘书职业的特点,一、秘书职业发展现状,二、秘书职业的基本特点,一、秘书职业发展现状,（一）秘书工作职业化,职业化是指,“,从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体,”,。秘书工作发展呈现出职业化特点，是世界性的潮流，也是社会发展到市场经济阶段的必然产物。,秘书这一职业拥有数量众多、相对稳定的从业者，也形成了自己的行业规范。秘书行业组织不仅是秘书的代言人和利益维护人，更能协调秘书与其他服务部门的利益关系，保障了秘书工作秩序的稳定。这些正是秘书工作职业化的重要表现。,（二）秘书技能专业化,随着秘书职业的发展，秘书技能逐渐,呈,现专业化趋势。首先，秘书工作的分工越来越具体。其次，秘书工作的要求越来越严格。此外，秘书还应熟悉会计、经济学、保险、税务、企业管理、法律等多项专业知识。,秘书技能专业化是秘书职业发展的必然趋势，秘书只有不断地充实自己，提高自己，完善知识结构，朝着更高的目标合理规划自己的职业生涯，才能不断满足社会对秘书工作的需求。,（三）秘书办公科学化,随着信息时代的到来，以计算机为代表的信息处理技术的进步为秘书工作提供了极大的方便。办公方式由纸笔世界转向电子信息世界，传统的手工操作转变为现代计算机处理。这一切，对秘书而言，也是新的挑战，工作方法、行为方式、知识构成、思想观念都必须时时更新，要能够胜任科学管理。信息时代在为秘书提供方便的同时，也对秘书提出了更高的要求，促使秘书工作不断向科学化的道路发展。,（四）秘书职业低龄化,从秘书从业人员,的,年龄结构来看，主要是年轻人，,20,至,30,岁之间的年轻人在秘书中占了很大的比例。从人才市场需求看，尤其是企业秘书招聘，一般都要求在,35,岁以内。秘书这一职业对于年轻人的吸引力在于，秘书职业为他们提供了一个成长的平台，最能锻炼一个人的全方位管理协调能力，有较大的升职空间。,（五）秘书工作女性化,在经济发达的西方国家以及我国港台地区，秘书工作女性化相当普及。女性具有很多先天优势，比如语言能力强，心思缜密，细致耐心，思,维,敏捷。这些优势在收集资料、文字处理、信息传播、会务工作等方面都能够帮助女性秘书顺利完成工作。近年来，我国企事业单位中，女性秘书人数远远多于男性。这也是得益于我国的高等教育，它使女性开始具备较高的知识水平结构和从事秘书工作的条件。在实际工作中，女性秘书的能力得到了肯定。秘书工作女性化趋势日益明显。,（六）秘书从业资格化,秘书职业资格证,书,制度是指,“,建立统一、科学、高标准的秘书职业技能培训和等级考试，凡考试合格者发,秘书职业资格等级证书,。每个从业人员在从业前必须掌握一定的专业知识和技能。秘书职业资格认定对秘书从业人员提出更高、更新、更全面的要求，激励每个秘书不断扩充自己，完善知识结构，提高职业素养与业务能力。这对提高秘书职业队伍素质以及提高秘书工作效率都是不无裨益的。,二、秘书职业的基本特点,（一）广泛性,（二）近身性,（三）服务性,（四）从属性,第四节 中国的秘书职业化,一、秘书职业化的含义,二、中国秘书职业化的表现,三、影响中国秘书职业化发展的因素,四、中国秘书职业化发展的途径,一、秘书职业化的含义,有了职业并不等于就形成职业化。一,种,职业实现职业化必须要有较为明确的职责范围，系统的管理体系，完善的用人机制和培训制度等。,秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统，有科学的管理制度保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。,二、中国秘书职业化的表现,（一）,秘书,职业资格认证工作的全面推开，意味着,中国,秘书职业化时代的到来,（二）专业性组织和秘书服务机构涌现,（三）商务秘书成为秘书职业队伍的主体,（四）秘书劳动价值具有了商品意义,三、影响中国秘书职业化发展的因素,(,一,),传统秘书观念影响秘书职业的正确定位,一是,中,国,“,官本位,”,文化传统的影响。,许多人认为，秘书是未来的领导，即准官员，是,“,后备干部,”,，把秘书工作作为通向仕途和管理层的跳板，使得秘书工作缺乏职业的独立性,。,二是由于秘书工作成果的隐匿性，使得许多人对秘书工作的作用认识不足。,秘书常常被当做领导的管家，甚至被认为是领导的传声筒、跟班，没有多大的价值,。,三是目前从事秘书工作的部分人员素质偏低,。,无论在思想上还是业务上都与实际工作要求存在一定的差距，甚至一些秘书存在违法违纪现象，严重损害了秘书职业的社会形象,。,四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障。,由于缺乏严格的职业准入制度，秘书的合法权益得不到应有保障，秘书不安心本职工作，人才流失严重。,(,二,),秘书职业专业化程度有待提高,一是目前我国秘书学基础理论研究还比较薄弱,。,直接影响社会对秘书职业专业化的认识；,二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善。,重理论教学，轻职业培训，缺少不易为人取代的职业核心知识和技能，使得秘书缺,乏,职业信心；,三是聘用秘书的社会组织的性质、规模不同,，对秘书工作的具体内容及要求有很大差别，也使得人们对秘书职业专业化的认知千差万别。,四、中国秘书职业化发展的途径,(,一,),加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职,业观念,(,二,),制定法律法规，完善秘书职业监督,(,三,),在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘,书上岗制度，严格职业准入,(,四,),深化秘书学理论研究和秘书职业研究,思考训练与教学互动,1.,什么是秘书？,辞海,对秘书的定义是什么？,2.,中国古代秘书的称谓有哪些？,3.,简述中国秘书职业的分类。,4.,秘书职业的特点有哪些？,5.,联系实际，谈谈实现中国秘书职业化的途径。,思考训练与教学互动,6,.,我国秘书职业的分类标准不属于在横向上的是,（,D,）,A.,服务对象和经济支取的不同,B.,秘书所从事的行业特征,C.,组织内部分工,D.,承担的职责范围大小和工作任务轻重,7,.,秘书职业发展现状主要包括,（,ABCD,）,A.,秘书工作职业化,B.,秘书技能专业化,C.,秘书办公科学化,D.,秘书从业资格化,8,.,秘书职业的基本特点,(,ABC,）,A.,广泛性,B.,近身性,C.,从属性,D.,服务性,谢 谢,书稿作者：胡明波,（南京师范大学）,模板设计：黄良友 （重庆师范大学）,课件制作：胡明波,后期制作及审定：,黄良友 张洋波 杨娅菲 （重庆师范大学）,我的,“,秘书长,”,地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：,“,此稿目前不宜发,”,。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被,“,枪毙,”,，黄科长心里有股说不出的滋味。,“,这么好的题材！可惜了！,”“,不行，得想个办法。,”,黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。,请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。,第二章 秘书机构,第一节 秘书机构及其设置,第二节 秘书机构的组织形式,第三节 秘书机构的管理,思考训练与教学互动,第一节 秘书机构及其设置,一、秘书机构的含义与特点,二、秘书机构设置的原则,三、秘书机构设置的程序,一、秘书机构的含义与特点,（一）,秘书机构的含义,秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。,“,秘书机构,”,与,“,秘书部门,”,“,秘书机构,”,一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称；一般在组织内部称,“,秘书部门,”,，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称,“,秘书机构,”,。,广义的秘书机构,指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称,做,办公厅或办公室，企业一般称,做,综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。,狭义的秘书机构,指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。,（二）秘书机构的特点,1.,综合性,2,附属性,3.,辅助性,附属性,辅助性,综合性,秘书机构示例,二、秘书机构设置的原则,（一）适应性原则,（二）科学合理原则,（三）统一高效原则,（四）相对稳定原则,适,应,科学合理,统一高效,相对稳定,科学合理的原则,1.,组织结构科学,2.,职责确定科学,3.,团队人员配备合理,秘书团队群体的特征,秘书团队要有共同的行动目标；,每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务；,有共同遵守的群体规范和行为标准；,成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。,要能,“,优化,”,组合,“,优化,”,包括两层意思：,一要异质结合，合理分工；,二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。,三、秘书机构设置的程序,（一）搭建组织架构,对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握,确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系,在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的模式,确定秘书机构的规模和分设部门,（二）明确部门和人员职责,明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。,（三）组建秘书团队,岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书团队。要遵循,“,异质结合,”,的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是形成独特,的秘书文化的基础，应该特别重视。,秘,书团队的,“异质结合”（1）,类型结构优化,智囊型、秀才型、公关事务型,、,技术型,智能结构优化,有的侧重于理论知识,有的侧重于实践经验,不同的专业、行业知识,年龄结构优化,老秘书阅历丰富、功底深厚,中年秘书年富力强、判断准确,青年秘书精力旺盛、思维活跃,秘书团队的“异质结合,”（,2,）,个性结构优化,协调的性格结构和相容的气质结构,避免同种气质类型,防止因相同相似思维方式、行为导致极端化倾向,性别结构优化,一般而言，男性长,于,逻,辑思维，分析、比较、概括能力较强，有竞争性、独立性和支配性,女性长于形象思维，温文尔雅，感情细腻，善于体贴，有程序性、周密性,（四）制定管理制度,制,定,必要的制度，实行制度化管理是秘书机构,实现,科学管理的前提和保障。,秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘书业绩考核制度等。,链接：,XX,市,XX,区政府办文制度,XX,市,XX,区文印工作制度,第二节 秘书机构的组织形式,一、秘书机构的名称,二、秘书机构的组织类型,三、,常见的,秘书机构,一、秘书机构的名称,（一）办公室或办公厅,党政机关的秘书机构,广义：机关、单位或首长名称+办公室（厅）,狭义：办公室,（二）秘书处,社会团体以及临时性的秘书机构,命名为“秘书处”,办公厅或办公室的下设机构,“秘书局”、“秘书科”、“秘书室”,（三）以秘书机构承担的具体职能命名,信访办公室、保密局、政策研究室,（四）企事业秘书机构,除称做“办公室”外，,还有称,做,“,行政部,”,或,“,综合部,”,、,“,综合办公室,”,，其部门负责人称,做,“,行政总监,”,、,“,行政助理,”,、,“,行政部部长,”,、,“,综合办主任,”,等。,二、秘书机构的组织类型,（一）综理制,（二）,分理制,（三）,单一制,单一制,分理制,综理制,类型,（一）综理制,综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。,办公室,领导层,秘,书,科,文,书,科,机,要,科,档,案,科,调,研,科,信,访,科,接,待,科,（二）分理制,分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。,领导层,办,公,室,信,息,处,信,访,办,调,研,处,档,案,室,接,待,处,督,办,处,（三）单一制,单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称,“,秘书岗位,”,。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。,三、,常见的,秘书机构,根据组织类型的不同,:,综理制、分理制、单一制,根据机构设置的时限,:,常设秘书机构,、,临时性秘书机构,根据组织系统的不同,:,党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别,根据管理层次的不同,:,中央、省、市、县（区）等,国务院的秘书机构,国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，不设办公厅主任。,国务院办公厅,秘,书,一,局,秘,书,二,局,秘,书,三,局,国务,院总,值班,室,督,查,室,电子,政务,办公,室,人,事,司,行,政,司,.,.,.,省部级政府机关的秘书机构,省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比较大。,省人,民政,府应,急管,理办,公室,新,闻,信,息,处,建,议,提,案,处,秘,书,处,督,办,处,政,务,公,开,处,人,事,处,保,卫,处,.,监,察,室,老,干,部,工,作,处,行,政,处,综,合,一,处,综,合,二,处,XX,省人民政府办公厅,第三节 秘书机构的管理,一、秘书机构的管理理念,二、秘书机构的规范,三、秘书机构的管理内容,一、秘书机构的管理理念,（一）组织关系理念,（二）人本理念,（三）系统理念,（四）效能理念,组织关系理念,人本理念,系统理念,效能理念,条条关系：,国务院,广东省人民政府,广州市人民政府,越秀区人民政府,块块关系：,广东省人民政府,陕西省人民政府,南京大学,中山大学,无隶属关系,：,广东省人民政府,广东军区,（一）组织关系理念,（二）人本理念,人本理念是指秘书机构的,管理活动中重视人的因素在组织活动中的决定作用，以调动人的积极性，开发人的潜力，发挥人的主观能动性、创造性和聪明才智为根本的理念。人是一切管理活动的主体，现代管理要求把人的因素放在第一位。以人为本，是做好秘书机构内部管理，协调各方关系，提升综合辅助管理水平的重要条件。,（三）系统理念,系统理念是把秘书机构管理看成一个,完整的,系统。,目的性,整体性,层次性,目的性,整体性,层次性,（四）效能理念,效能,是指人们在有目的、有组织的活动中所表现出来的效率和效果。,秘书机构管理的效能理念是树立追求效率、追求效果、追求效益的观念，努力使自身保持最大的整合效能。即按能量大小，赋予其相应的职位、权利和责任，充分释放每一部门、每一成员的能量，以创造更多、更好的经济效益和社会效益。,二、秘书机构的规范,（一）秘书机构规范的特点,严格性,完整性,细致性,严格性,完整性,细致性,（二）秘书机构规范的作用,规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为准则，具有导向作用；,规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及其人员工作是否合法、高效，为评判和鉴定秘书工作提供了客观标准，具有评价作用；,规范的形成将秘书工作,纳入规范化管理轨道，由主观随意的,“,人治,”,转为依章办事的,“,法制,”,，具有提高秘书工作效率的作用。,（三）秘书机构规范的类别,基本规范,基本规范是指来自宪法和国家基本法律、行政法规，适用于秘书工作与管理的规范。,职业规范,职业规范是各组织和秘书机构就秘书工作制定的一系列工作准则和规定。,三、秘书机构的管理内容,（一）,制度与程序管理,（二）,环境管理,（三）,人员管理,（一）,制度与程序管理,1.,制度管理,制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。,制定管理制度遵循的原则：,可行，要能切合秘书工作实际；,具体，要便于操作和检查；,稳定，以形成长效的管理机制。,稳定,具体,可行,制度,2.,程序管理,自然性程序,：即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性,程序表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。,指令性程序,:,是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。,法定性程序,:,即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、文书处理、信访工作、保密工作、印信,管理等秘书工作，都要严格按照相关的法定程序处理。,技术性程序,:,有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程序，必须遵循，如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。,经验性程序,:,是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形成的,符合本单位实际的工作程序。,（二）环境管理,环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组织又可以改造和创造环境。,秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的客观世界。,秘书,直接,环境可以分为：,物质环境管理,精神环境管理,物质环境管理,精神环境管理,（三）人员管理,秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、绩效考核与团队构建。,秘书人员管理的重点内容：,秘书的选拔与任用,秘书的培训,秘书岗位责任制,秘书的选拔与任用,坚持德才兼备的原则。可参照国家公务员录用标准或人力资源部门制定的录用管理型人才的标准，以公开招聘方式选拔秘书。,走职业化道路、择优录用。,秘书的培训,秘书的培训就是对秘书进行有目的、有计划的培养训练，以提高他们的政治素质和业务水平，使其知识结构和能力结构完善，以适应秘书工作科学化管理的需要。,(1),职前培训,（,2,）职间培训,岗位责任制的建立,岗位责任制是对秘书的职责、任务、权限、完成任务的标准、履行职责的情况等做出的明确规定。,办公室主任的岗位职责,:,协助领导研究政策，参与决策，协调领导之间、各职能部门之间、领导与下属之间的关系,管理本组织秘书机构的工作，拟订工作计划，主持拟定秘书工作的各项制度并组织实施,组织选拔、任用、培训、考核秘书,主持秘书机构的内部工作,链接,：某企业部分秘书岗位工作职责,办公室主任,全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。,召集公司办公室每周例会，制定每周工作计划。,审核批准公司,5000,元以下行政费用开支报告。,审核上报公司,5000,元以上行政费用开支计划。,负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。,公司员工及住房管理。,对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调。,总经理办公室人员编制管理。,对外联系的工作计划制定与实施。,行政主管,按合同实施物资采购和小型用品采购。,员工午餐的具体安排。,电话费缴纳。,环境卫生管理。,外来宾客的住宿安排。,车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系。,办理公司员工暂住证及与安委会联系。,其他工作配合。,前台文员,交换机电话转接。,传真收发与登记。,前台接待、登记。,来宾引见、招待、接送。,打卡监督与考勤汇总。,请假及加班申报单的保管、汇总、造表。,锁门、电梯管理、检查灯光和门窗。,报刊函件收发及报刊的整理保管。,链接,:XX,市,XX,区,文,印工,作制,度,一、所有打印件，一律经办公室领导或秘书督办处（科）长签署后才能安排打印；打字员不得私自接受打印任务。,二、原则上按来稿时间先后、缓急程度安排文印次序。急件优先并按时限完成；会议通知按急件安排。做到不积压、不延误。,三、原则上谁起草的文稿谁负责校对，经校对人签名后才上机复印。,四、做好保密工作。打字员不得将打印文稿的内容摘抄和外传；打印用过的纸张和试印废纸要定期销毁；打字员不得在打字室或文印间内接待亲友；与工作无关人员不得进入打字室、文印间内翻阅打印文稿；室内设备，未经批准，非本室工作人员不得借用或上机操作使用。,五、文印室工作人员要认真做好文印设备的日常维护和管理，节约使用和管理纸张、红头、文印耗材等。,1,秘书机构具有什么特点？,2,秘书机构的设置必须遵循哪几条原则？,3,怎样理解秘书机构设置的科学合理性？,4,秘书机构的名称有哪几种？秘书机构的组织类型有哪些？,思考训练与教学互动,5,XX,市政府办公厅为实现机关工作科学化管理，制定了会议工作程序、接待服务工作程序、督办工作程序等一系列机关工作程序，明确了机关秘书的职责和各工作环节的具体任务，使秘书心中有数，有章可循，大大提高了工作效率，促进了机关工作作风的转变，同时，也提高了领导机关在群众中的威信。从建立秘书机构规范的角度，谈谈规范的作用。,6,试调查一个中小型企业，描绘其秘书机构的架构图，并指出其机构设置以及职能安排的合理性与存在问题。,思考训练与教学互动,7.,秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的（）办事机构？,（,B,）,A.,服务性,B.,综合性,C.,事务性,D.,公务性,8,.,秘书机构具有哪些,显著的特点？,(ABC),A.,综合性,B.,附属性,C.,辅助性,D.,事务性,9.,省级以上（含省级）党政机关秘书机构称做（）,(AB),A.,办公室,B.,办公厅,C.,秘书处,D.,行政部,思考训练与教学互动,10.,秘书机构规范的特点？,（,ABC,）,A.,严格性,B.,完整性,C.,细致性,11.,秘书机构规范具有,(ABD),A.,导向作用,B.,评价作用,C.,制约作用,D.,提高秘书工作效率的作用,12.,秘书机构的规范有哪两类？,(BC),A.,专业规范,B.,职业规范,C.,基本规范,谢 谢！,书稿作者：杨锋 （广州大学）模板设计：黄良友 （重庆师范大学）,课件制作：杨锋后期制作及审定：黄良友 杨锋 张洋波 杨娅菲 （重庆师范大学、广州大学）,在当代中国的秘书队伍中，曾经有两个大名鼎鼎的人物，一个是人称,“,河北第一秘,”,的李真，另一个是人称,“,上海一秘,”,的秦裕。他们的经历很相似：都曾是省部级领导的高级秘书，自身受过良好的教育，有一定的工作能力和灵敏的头脑，但是最后却都因为贪污、腐败、渎职等原因被判处了死刑。,是什么原因使他们走向了堕落呢？私欲膨胀、利令智昏，无视国家的法律法规，放松了自身的修养，丧失了作为秘书的基本素质等，是导致其变质的主要原因。,毁灭之路,第三章 秘书素养,第一节 秘书的精神素养,第二节 秘书的知识与能力素养,第三节 秘书的心理素质和性格特征,思考训练与教学互动,第一节 秘书的精神素养,一、秘书的思想政治素养,二、秘书的职业道德与作风修养,一、秘书的思想政治素养,（一）提高政治理论水平,作为秘书，只有提高政治理论水平，才能在具体工作中，做好领导的参谋和助手，面对各种利益的诱惑时才能坚持原则。,（二）树立法制观念,秘书必须认真学习法律知识，增强法制观念，学法用法，遵纪守法，不做危害国家和人民的事情，不钻法律的空子，切实当好领导的参谋和助手。,（三）把握政策导向,秘书只有熟悉国家的政策，领悟其核心要义，才能给领导和组织指出工作中存在的与国家政策不一致的地方，避免出现重大政治性错误，提醒领导按照国家的政策开展工作。,二、秘书的职业道德与作风修养,（一）秘书的职业道德,（二）秘书的作风修养,（一）秘书的职业道德,1.,甘当配角,秘书工作辅助性的特点，决定了秘书必须默默无闻，做好幕后英雄。无论秘书的能力有多强，都不要忘记自己所处的地位，不得超越领导和组织之上。,2.,严守机密,秘书的工作性质，决定了秘书能够比其他工作人员了解到更多的机密，这就要求秘书要具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念，对自己所知晓的秘密，坚决不能外泄。,3.,实事求是,实事求是是秘书工作的基础，秘书一定要养成实事求是的工作作风。在办文、办会、办事的过程中，务必以真实准确为原则，按领导的指示办理。不能捕风捉影，生编硬造，更不能弄虚作假。,4.,不卑不亢,不卑，指不刻意去讨好领导；不亢，指不高高在上、盛气凌人。秘书在日常工作中，无论是面对领导还是一般的工作人员，都一视同仁，不刻意地去讨好什么人，也不刻意地去为难什么人。只有坚持做到平等待人、不卑不亢，才能创造良好的秘书职能环境，维持良好的人际关系。,5.,诚实守信,诚实守信，包括真诚待人、信守承诺、忠实于自己承担的义务。,秘书承担着上传下达、沟通执行和辅助决策的重要职责，诚实守信对秘书来说尤为重要。只有诚实守信，秘书才能得到领导和同事的信任，保持和谐的人际关系，从而促进秘书职能顺利发挥，提高组织管理效益。,（二）秘书的作风修养,1.,雷厉风行,首先，树立严格的时间观念；,其次，练就敏捷的反应能力；,再次，杜绝官僚主义和拖拉作风,。,2.,严谨细致,秘书工作责任重大，无论是撰拟公文、传达指示，还是完成领导交办事项，都不能有丝毫马虎和差错，因此，严谨细致是对秘书工作作风最起码的要求。,3.,谦虚谨慎,谦虚谨慎，是秘书的作风修养的重要内涵。因为秘书上接近领导，下接近群众，要保持谦虚谨慎的态度，不骄不躁，平易近人。,4.,勤奋耐劳,兢兢业业、埋头苦干，是秘书工作的优良传统。,现代社会对秘书提出了更高、更新的要求，只有思想敏锐、工作勤奋、学习刻苦、作风严谨的秘书，才能成为一名合格的秘书。,5.,思路清晰,秘书工作任务繁重、种类繁多，各种工作的重要性与要求不同，这就要求秘书工作思路要清晰、思维逻辑要严密，要有大局观和团队意识。,第二节 秘书的知识与能力素养,一、秘书的知识素养,二、秘书的能力素养,一、秘书的知识素养,（一）秘书的知识结构,（二）秘书的文化修养,（一）秘书的知识结构,1.,秘书知识结构体系建构的原则,2.,秘书的具体知识结构,.,秘书知识结构体系建构的原则,（,1,）适应性原则,这一原则具体表现为以下两个方面的要求，即：首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相适应。其次，还应当与秘书所在组织的业务特点相适应。,（,2,）比例性原则,所谓比例性原则，是指根据各种知识在秘书工作中所使用的频率来确定其在秘书知识结构体系中所占的比例。,（,3,）动态性原则,所谓动态性原则，是指秘书的知识结构应该随着时代的发展和环境的变化不断调节和更新，使之适应工作的需要。,建构原则,适应性,比例性,动态性,2.,秘书的,具体,知识结构,（,1,）基础知识,其主要内容有马克思主义理论知识、语言文字知识、历史知识、法律法规知识以及办公自动化知识,等,。,（,2,）专业知识,是秘书知识结构的核心内容，具体包括：秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学等知识。,（,3,）相关知识,主要包括：领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、咨询学、统计学、新闻学、传播学以及文学、美学等方面的知识。,知识结构,基础知识,专业知识,相关知识,（二）秘书的文化修养,1.,文学修养,秘书的文学修养，既包括文学鉴赏也包括文学创作,。,2.,史学修养,秘书的史学修养，就是对历史知识的了解和对历史事件的认识与评价。,3.,艺术修养,秘书,的,艺术修养主要包括书法、绘画、音乐等。,文化修养,文学修养,史学修养,艺术修养,基础能力,专业能力,基本技能,二、秘书的能力素养,（一）基础能力,（二）专业能力,（三）基本技能,（一）基础能力,1.,观察力,秘书观察力的培养可以从培养观察兴趣开始，有意识地加强自身对周围环境的注意程度,，,同时要讲究观察方法和注意细节。,2.,注意力,秘书的注意力的培养应从加强自我控制能力和增强工作责任感两个方面入手。,基础能力,观察力,注意力,记忆力,思维力,3.,记忆力,秘书的记忆力的培养首先要有明确的目的，要有意识、有选择地去记忆某些重要的信息；其次要掌握记忆的技巧。,4.,思维力,秘书的思维力的培养应注重拓宽思维的广度，增加思维的深度，锻炼思维的灵敏度。,（二）专业能力,1.,表达能力,（,1,）书面表达能力,指秘书的写作能力，主要是指写作各种应用文体的能力,要求秘书首先要熟悉和掌握各种应用文体的写作格式、要求和技巧。其次，准 确。,（,2,）口头表达能力,对秘书口头表达能力的要求首先是要口齿清楚、发音准确。其次是中心突出、表意明确，说话时要简洁干练。再次是说话得体，符合身份。,专业能力,表达能力,办事能力,管理能力,应变能力和,社交能力,2.,办事能力,秘书在培养自己的办事能力时,：,（,1,）学会区分工作的轻重缓急,（,2,）明确各部门和领导的职责范围,（,3,）要通晓办事程序,3.,管理能力,管理能力的培养要求秘书,：,（,1,）保持头脑清醒，要懂得统筹方法，能够合理分配时间或物品；,（,2,）随时掌握先进的管理理念和管理方法，以便使所管理的人、财、物能够最大限度地发挥作用。,4.,应变能力,应变能力的培养要求秘书要具有：,（,1,）敏锐的观察力,（,2,）准确的判断力,（,3,）良好的心理素质,（,4,）快速反应的能力,5.,社交能力,社交能力