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,单击此处编辑母版标题样式,第一章,文书和档案,第一节 文书和档案的关系,文书的含义,文书是,人们在生产和生活中为了记录事项、管理事务、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。以上定义包含六项内容：,文书的作者是从事社会活动的人；文书具有实用性；文书的记录方式为文字；文书的载体形式多种多样；文书具有广泛的社会作用；文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料。,文书、公文和文件之间的关系,文书、公文和文件三个概念，其内涵基本相同，都是人们在实践活动中形成和使用的信息记录。但在外延上有很明显的区分，按从大到小的顺序排列应该是：广义文件文书公文狭义文件。,第一章,文书和档案,第一节 文书和档案的含义和关系,档案的含义,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。,档案的定义中包括以下几个要素：档案的本质属性是原始记录性；档案来源于各机关、社会组织和个人的社会实践活动；档案形式的多样性。,第一章,文书和档案,第一节 文书和档案的含义和关系,文书和档案的联系,文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。包括两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。第二，文书有条件地转化为档案,办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案；对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；按照一定的规律将文件集中保存起来，才能最后成为档案。,文书和档案的区别,第一，在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。,第二，档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。,第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有,其他部分。,第一章,文书和档案,第二节 文书和档案的种类和作用,文书的种类,按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。,公文的种类,按作用：通用公文 专用公文,按行文方向：下行文 平行文 上行文,按来源和使用范围：外发文件（发文）收来文件（收文）内部文件,按功能性质：法规性公文 指挥性公文 部署性公文 知照性公文 报请性公文 批答性公文 奖惩性公文,按时限要求：紧急公文 普通公文,按机密程度：机密公文 普通公文,第一章,文书和档案,第二节 文书和档案的种类和作用,档案的种类,按,档案形成的历史时期,：,古代档案,近代档案,现代档案,按,档案内容,：,文书档案,科技档案,专门档案,人物档案,按档案的载体形式,：,甲骨、金文、石刻、贝叶档案，竹简木牍、缣帛、纸质、胶片、磁带档案等；国外还有纸草、羊皮档案等。,按档案的所有者,：,有国有档案,集体档案,个人档案,按档案的内容体式,：,公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘档案等,第一章,文书和档案,第二节 文书和档案的种类和作用,文书和档案的作用,文书处于生命周期三阶段论中的“现行”和“休眠”阶段，四阶段论中的“制作形成阶段”、“现行阶段”、“半现行阶段”，体现的是原始的“第一价值”，也就是为当前工作服务、用来管理事务的现实价值，具体表现为规范、指导、联络三种作用；档案处于生命周期的最后一个阶段，即“永久保存”或“非现行阶段”，体现的是从属的“第二价值”，也即作为凭证和参考的价值，具体表现为凭证、参考和教育三种作用。,文书和档案的作用具体表现为：规范作用、指导作用、联络作用、凭证作用、参考作用、教育作用。,秘书文档管理,主编,第二章,文书工作和档案工作,第一节 文书工作,文书工作的含义,文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。,此处的“文书”仅指公务文书，可以称之为“公文处理工作”，机关中也习惯称之为“办文”或“办文工作”。,文书工作包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容，也是三项基本任务。,文书工作具有法定的程序和严格要求。,第二章,文书工作和档案工作,第一节 文书工作,文书工作的原则,文书工作的原则就是指导文书工作科学、高效、有序进行，是各社会组织在办文时都必须遵守的规定和准则。,党和国家制定的文书工作方面的法规都对文书工作提出了明确的要求。,中国共产党机关公文处理条例,第四条规定：,“,公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到做到准确、及时、安全、保密。,”,中央军事委员会颁发的,中央军事委员会,颁发的,中国人民解放军机关公文处理条例（,2005,年版）,第四条也规定：,“,公文处理应当坚持求实、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。,”,文书工作的原则可被概括为及时、准确、安全、精简八个字。,第二章,文书工作和档案工作,第一节 文书工作,文书工作组织,文书工作组织包括文书工作组织机构和文书工作组织方式两方面含义。,文书工作组织机构，是指在社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系；文书工作组织方式，是指社会组织里面开展文书工作的具体形式，也就是安排文书处理程序所采用的形式。,第二章,文书工作和档案工作,第一节 文书工作,文书工作组织机构,中心机构,:,社会组织的办公厅（室），它是整个组织文书工作的总枢纽。,专门机构：社会组织内专门从事文书工作的机构或部门，它们一般直属办公部门，所以也称直属机构。,分支机构：除中心机构和专门机构之外的职能部门，也就是业务部门。,第二章,文书工作和档案工作,第一节 文书工作,文书工作组织方式,组织方式的类型：一是集中形式，二是分散形式。,组织方式的选择：,社会组织内部机构设置的层次和数量、社会组织形成和使用的文件数量、社会组织各内部机构空间距离的远近、工作人员的配备情况。,第二章,文书工作和档案工作,第一节 文书工作,文书工作的组织领导,就全国而言，党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。主要通过颁发有关条例、制度、办法，作出指示与决定，通过召开会议等形式对文书工作进行业务指导。,就社会组织之间而言，上级社会组织的办公厅（室）负责对下属社会组织的文书工作进行业务指导；党政机关的办公厅（室）负责对同级各部门的文书工作进行业务指导。,就一个社会组织而言，其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。,就文书工作同档案工作的关系而言，各级档案部门对同级社会组织及其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导的责任。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作的含义,广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。,狭义的档案工作是指档案业务工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作的性质,管理性：首先，档案工作的主要任务就是负责档案管理。其次，档案工作在一定的社会组织中属于组织管理工作的一部分。,服务性：从档案工作同其他工作的关系说，它属于一项服务性的工作。,政治性：首先表现在它是为一定阶级所掌握并为一定阶级服务的。其次，档案工作也是一项具有机要性质的工作。另外，档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作的内容,广义的档案工作，也就是档案事业工作，由社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育、档案理论与技术研究、档案宣传出版、档案外事工作等构成。,狭义的档案工作，也就是档案业务工作，包含档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节，通常称为档案业务工作八环节。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作的基本原则,集中统一地管理国家全部档案,国家全部档案由档案机构分别集中管理。,全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一地分级、分专业负责地进行指导和监督。,实行党政档案和党政档案工作统一管理。,维护档案的完整与安全,维护档案的完整,从数量上要保证档案的齐全，应该集中和已经保存的档案不能残缺不全；从质量上维护档案的有机联系和历史真迹。维护档案的安全,从物质上力求档案不遭受损害，尽量延长档案的寿命；要保证档案的政治安全，档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。,便于社会各方面的利用,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作机构,我国的档案工作机构有社会组织档案部门、档案馆、档案事业管理机构、档案教育机构、档案科研和宣传机构等。在这些机构中，最基本的是社会组织档案部门、档案馆和档案事业管理机关。,社会组织档案部门负责集中管理本社会组织的档案，档案馆统一保管各社会组织形成的需要长久保存的档案和历史档案，档案事业管理机关统一地、分层负责地指导和监督全国的档案工作。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作机构,社会组织档案部门,含义：,社会组织档案部门包括社会组织设立的档案处（科）和档案室。,性质：,机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。,任务：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。,档案室类型：机关档案室，科技档案室，影片、照片、录音档案室，人事档案室，综合档案室。,体制：档案工作受办公厅（室）领导。业务工作受同级和上级档案事业管理机关的指导、监督与检查。驻地方的上级直属单位，实行以专业主管机关为主、地方档案管理机关为辅的管理体制。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作机构,档案馆,性质：,科学文化事业机构，永久保管档案的基地科学研究和各方面工作利用档案。,任务：接收与征集档案；科学地管理档案；开展档案的利用工作；编辑出版档案史料；参与编修史、志的工作。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作机构,档案事业管理机关,含义：,党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，又是政府机构。,设置：,国家档案局管理全国的档案事业，是全国档案事业的最高领导机关。省、自治区、直辖市设立档案局；地、市、州、盟设立档案局（处）；县、旗设立档案局（科），负责统一掌管地方档案事务。专业主管部门设置档案业务管理机构,档案处（科），对所属系统各单位的档案工作进行指导和监督。,关系：档案事业管理机构，只负责管理档案业务。上级档案事业管理机构对下级档案事业管理机构，是业务指导和监督关系，而不是领导与被领导的关系。,任务：根据统一管理党、政档案工作的原则，管理全国或本地区、本系统的档案事务，对档案工作进行指导、监督和检查。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,档案工作机构之间的关系,上级档案事业管理机关，对下级档案事业管理机关是业务指导和监督关系。,档案事业管理机关对档案馆和社会组织档案工作，是业务指导和监督关系。,档案室和档案馆之间是档案交接关系。,各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，只有一定的协作关系。,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,（,（,（,（,（合署）,（）,（）,（）,（）,（）,（）,（）,（）,（）,中共中央,国务院,中共省委,省人民政府,中共市委,市政府,中共县委,县人民政府,国家档案局,中央档案馆,中央机关,档案处、科、室,中国第一历史档案馆,中国第二历史档案馆,中央机关直属单位,档案科、室,中央专业档案馆,省档案局,省 直 机 关,档案处、科、室,省档案馆,省专业档案馆,省级机关直属单位,档案科、室,（合署）,市 直 机 关,档案科、室,市档案馆,市专业档案馆,市级机关直属单位,档案室,市档案局,（）,（）,县档案馆,第二章,文书工作和档案工作,第二节 档案工作,文书工作和档案工作的关系,联系,：,文书工作和档案工作的对象有交叉。,文书工作和档案工作前后相继。,文书工作和档案工作互相影响。,文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。,区别,工作对象不同。,工作任务不同。,服务对象和工作目的不同。,工作机构不同。,秘书文档管理,主编,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,文书制作的含义,：文书制作是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。,文书制作包括文书写作与文书印制两个方面，在文书处理程序中也称作“制文阶段”和“制发阶段”，前者是对文书内容的表达，后者是对文书形式的表达。,文书内容反映了作者的思想意图、发文目的，体现了作者的意志、决策、思路，是文书作者以一定的文字语言对思维结果作出的表达；文书形式反映了文书作者与文书接收对象之间的关系，体现了文书作者的法定地位、权力以及对文书所赋予的管理要求，是以一定的技术手段对文书特定形式作出的表达。,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,文书制作的过程,文书制作包括,制文阶段和制发阶段,制文阶段,交拟,拟稿,核稿,签发,复核,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,交拟,组织的负责人将拟稿任务交给有关起草人员的办文环节，是文件制作的起点。,拟稿任务主要包括本组织主动向上级、平级、下级组织制发和本组织作为收文的承办单位进行的回复性发文。,拟稿,拟稿人根据组织负责人的意图，在发文稿纸上起草文件，是文书处理工作的基础。,国家行政机关公文处理办法,对草拟文件的规定,中国共产党机关公文处理条例,对草拟文件的规定,按照国家标准,发文稿纸格式,拟制定稿,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,核稿,公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。,核稿的目的是为了加强对机关发文的管理与控制，保证公文质量，节省负责人审核签发的时间。,核稿主要从以下几方面着手：一看是否需要行文，二看文稿内容，三看文字表达，四看公文体式。,签发：组织负责人对呈批的文稿进行审定后，签署意见的过程。,文稿一经领导签发，即可生效，领导签发的日期，即为文件成文日期。,签发又有正签、代签、核签、会签四种形式。,签发包括：签发意见、签发人姓名、签发日期。,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,复核,秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。,复核重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范。,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,制发阶段,打字排版,校对,核稿,签发,复核,打字排版,打字员将领导签发后的文件定稿，按照文种选择文件格式进行打字排版的过程。,要做到：,打字排版以签发的定稿为依据，忠实于原稿。,版面设计美观大方，严格按照文件格式排版。,打印排版要建立相应的登记制度。,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,校对,以负责人签发的定稿为基准，对打印出来的样本进行核对的过程。,核对要做到：,第一，认真负责，严格细致，杜绝差错。第二，以定稿为依据，忠实于原稿。第三，使用国家统一规定的校对符号。第四，根据具体情况选用不同的校对方法。,印制,指按照文件印刷要求和印制份数对文件进行印制的过程。,文件印制应使用符合存档要求的书写材料，做到准确、及时、规范、安全、保密。,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,用印,在缮印好的文件落款处加盖发文组织印章的过程。,用印要注意：,以组织负责人签发为准，未签字的文件不得用印。,与文件制发组织名义相一致。,将印章端正、清晰地盖在文件落款处，做到上不压,正文，下骑年盖月。,用印要填写,用印登记簿,第三章,文书制作,第一节 文书制作概述,文书制作的要求,第一，真实反映法定作者意图,第二，严格遵守公文格式要求,第三，准确把握公文写作特点,第四，严密控制公文制作程序,第三章,文书制作,第二节 文书体式,体式的含义,所谓文书体式，简单地说就是文书的文体与格式。,文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文体。,文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的文体要求、内容结构、要素标记和格式安排等几个方面。,公文体式包括公文文体与格式两个方面，前者为对公文写作的要求，后者为对公文印制的要求，两者紧密联系、相互影响。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,法定公文格式：法定公文格式是针对法定公文制定的规范格式，目前主要指,国家行政机关公文格式,。,公文格式,国家标准适用于国家各级行政机关的公文。,使用少数民族文字印制的公文可参照国家标准按有关规定执行。,其他国家机关、企事业单位、社会团体可以结合自身实际，参照国家标准实施。,实施,公文格式,，还应结合,办法,第三章“公文格式”的要求以及,国务院办公厅关于实施,国家行政机关公文处理办法,涉及的几个具体问题的处理意见,（国办函,20011,号）的相关规定全面执行。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文格式,的总体规则,公文用纸,公文用纸应使用复印纸或胶版印刷纸,公文用纸一般采用国际标准,A4,型，即幅面尺寸为,210mm297mm,。,公文规格,公文版心,版心是公文中放置各要素的图文区域，不包含页码，其尺寸为,156mm225mm,公文页边,页边是公文版心与纸张边缘的空白距离。,公文上下左右各页边的名称和尺寸分别为：,天头,（上白边）,37mm1mm,；,地脚（下白边）,35 mm1mm,；,订口（左白边）,28mm1mm,；,翻口或切口（右白边）,26 mm1mm,。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文印制,图文颜色,除发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，公文中图文的颜色均为黑色。,排版规格,一个字指一个汉字所占空间。公文正文用,3,号仿宋体字，小标题可用,3,号小标宋体字或黑体字。一般每面排,22,行，每行排,28,个字。,制版要求,版面干净无底灰，字迹清楚无断,画,，尺寸标准，版心不斜，误差不超过,1,mm,。,印刷要求,双面印刷。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。,装订要求,左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各,1,4,处，平订钉锯与书脊间的距离为,3mm5mm,；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文格式,的要素规则,公文的各项要素总体上分为眉首、主体、版记三部分。,眉首,置于公文首页红色反线（宽度同版心，即,156mm,）以上的各要素统称；,主体,置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称；,版记,置于主题词以下的各要素统称。,要素可分为两类：一类是必用要素，为任何情况下都应该使用的要素，如发文机关名称、公文标题等；一类是选用要素，是根据公文种类、行文方向等具体情况，应该使用时一定要用，不应使用时一律不用的要素，如密级、签发人等。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,眉首部分,眉首是公文最醒目的部分，反映了公文的行文方向，包括：,公文份数序号,秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文份数序号,简称“份号”，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在首页版心左上角第,1,行。,“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。,公文印数较大，有必要使用公文份数序号。,编制份数序号用阿拉伯数码，至少应不少于两位，即“,1”,编为“,01”,第三章,文书制作,第二节 文书体式,秘密等级和保密期限,秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。保密期限是对公文密级的时效规定。,秘密等级（密级）分为：,“,绝密”、“机密”、“秘密”。秘密等级用,3,号黑体字，顶格标识在首页版心右上角第,1,行，两字之间空,1,字。,保密期限分为：绝密级事项,30,年、机密级事项,20,年、秘密级事项,10,年。,明确标注的，如“绝密,3,个月”。同时标识秘密等级和保密期限，用,3,号黑体字，顶格标识在版心右上角第,1,行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。不标识保密期限，秘密等级两字之间空,1,字距离；标注保密期限，秘密等级的两字间不空,1,字距离。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,紧急程度,紧急程度是对公文送达时限的要求。,标识紧急程度，用,3,号黑体字，顶格标识在版心右上角第,1,行，两字之间空,1,字；,同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第,1,行，紧急程度顶格标识在版心右上角第,2,行，即秘密等级在上，紧急程度在下，分两行顶格标注在版心右上角。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,发文机关标识,又称文头、版头，是显示公文法定作者的标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。如“国务院文件”。特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，如“国务院任免通知”。,下行文或平行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为,25mm,。,上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为,80mm,。,发文机关标识推荐使用小标宋体字。,字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于,22mm15mm,（高,宽）。,联合行文时主办机关排列在前，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字居于发文机关名称右侧，上下居中排布；联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,发文字号,即文件的编号，又称公文字号、文号、发文号。,发文字号在发文机关标识下空,2,行，用,3,号仿宋体字，居中排布。,发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成，如“国办发,201023,号”。,联合行文时原则上使用排列在前机关的发文字号，只标注一个机关的发文字号。,年份、序号用阿拉伯数码标识。年份要用全称，用六角括号“,”,括起。序号是发文的流水号。序号不编虚位（即,1,不编为,O01,），不加“第”字。,发文字号之下,4mm,处印一条与版心等宽的红色反线。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,签发人,一般为发文机关的主要负责人，也可以是有权签发文件的其他领导人。,签发人标识仅在上报的公文格式中使用，其目的是为使上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。,签发人平行排列于发文字号右侧，此时发文字号居左空,1,字，签发人居右空,1,字。,“签发人”三字用,3,号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用,3,号楷体字标识签发人姓名。,联合上报的公文标主办单位签发人和协办单位会签人的姓名。主办单位签发人姓名置于第,1,行，会签人姓名从第,2,行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个会签人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为,4mm,。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,主体部分,主体是反映公文内容的部分，包括：,公文标题,主送机关,公文正文,附件,成文日期,印章,附注,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文标题,一般由发文机关名称、事由、文种三项要素构成。,公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,公文标题在红色反线之下空,2,行标识，用,2,号小标宋体字。,公文标题可分一行或多行居中排布，但要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,主送机关,指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。,同类型机关指性质、职能相同的机关，发文时可以“各”来统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府”。,主送机关在标题下空,1,行，顶格用,3,号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文正文,是公文的核心部分，用于表述发文的具体事项。,公文正文用,3,号仿宋体字在主送机关名称之下第,1,行开始标注，每起一自然段均要左空,2,字，回行顶格；,数字、年份（用阿拉伯数码标识的）均不能回行。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,附件,用于说明附属于公文正件之后的有关文件材料的名称和数量。附件既是正件的必要补充，又是正文内容不可或缺的组成部分，如被批转、转发的文件，图表、名单、规定等。,附件置于正文下空,1,行，左空,2,字，用,3,号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。,附件序号用阿拉伯数码,(,如“附件：,1,”),；附件名称后不加标点符号。,附件与公文正文一起装订，并在附件左上角第,1,行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,成文日期,是公文履行法定生效程序的时间。,成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；经会议讨论通过的以会议通过日期为准；经上级或立法机关批准的以批准日期为准；电报以发出日期为准。,成文日期用汉字数字将年、月、日标全，“零”写为“”，如“二一年十二月三十日”。,成文日期的标识位置一般在正文末尾右下方，但要依印章的位置而定。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文生效标识,即发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。,印章是最常见的公文生效标识，除了会议纪要和以电报发出的公文，不加盖印章的公文应视为无效。,联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。,单一机关制发的公文在落款处（即成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。印章加盖在成文日期上，上距正文,1,行之内。印章用红色，加盖要端正，居成文日期之中，下压成文时间。,联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空,7,字，主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过,3mm,。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文生效标识,加盖,3,个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，主办机关印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布，将印章加盖在单位名称上。每排最多排,3,个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；每排印章中心线对齐。在最后一排印章之下空,1,行位置，右空,2,个字标识成文时间。,加盖印章有两种方式，一种是“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章，即印章的图案,(,如国徽,),和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。另一种为“中套”方式，适用于印章下弧有文字的印章。中套的盖印要求是印章的中心线压在成文日期上。联合行文只能采用一种加盖方式。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文生效标识,公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,附注,一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。,对公文内容的注释或解释一般在公文正文中采取夹注（文中注）的方式解决。,公文附注用,3,号仿宋体字，以圆括号括入，左空,2,字标识在成文时间的下一行。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,版记部分,为了保证公文的完整性，版记应置于公文最后一面,（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。,版记的特点是位置要依公文主体的构成而定，版记的位置可以有以下几种状况：一是当公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记时，版记要放在最后一面。二是公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上时，版记也一定要放在最后一面。三是公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是,4,的倍数，此时版记应置于该空白处。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。,版记包括：,主题词,抄送机关,印发机关,印发日期,第三章,文书制作,第二节 文书体式,主题词,是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范词。公文应当标注主题词。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布，如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的,国务院主题词表,。,上行文按照上级机关的要求标注主题词。,一份文件的主题词除类别词外最多不超过,5,个。标引的顺序是先标类别词，再标类属词；在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。,主题词居左顶格标识。“主题词”三字用,3,号黑体字标注，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间不加标点符号，而是空,1,字。,主题词之下印一条与版心等宽的黑色反线。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,抄送机关,指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。,抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。,抄送机关标识于主题词下,1,行；左右各空,1,字，用,3,号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,抄送机关之下要有一条宽度同版心的黑色反线。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,印发机关和印发日期,印发机关是指公文的印制主管部门，一般为各机关的办公厅（室）或秘书部门；没有专门的办公厅（室）或秘书部门，也可标识发文机关。印发日期是公文的生成时效。,印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占,1,行位置，用,3,号仿宋体字，印发机关左空,1,字，印发日期右空,1,字。,印发机关如果字数太多，可以自行简化，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,印发机关和印发日期之下要有一条宽度同版心的黑色反线。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,页码,页码置于公文左下角或右下角，页码左右各放一字线，用,4,号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下,1,行；一字线距版心下边缘,7mm,。单页码居右空,1,字，双页码居左空,1,字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文中表格,表格应规范装订排布，要求是：,横排,A4,纸型表格的页码，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一边，双页码横表表头在切口一边。,如需附,A3,纸型表格，且作为公文正文的最后一页时，为避免表格脱落，应使表格处于封三之前位置。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,公文的特定格式,信函式格式,公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。,信函式格式主要用于函件。“信函式”公文用于处理日常事务的平行文或下行文，以“函的形式”行文应选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。,信函式格式只标识发文机关名称而不标识“文件”二字，发文机关名称一般不用简称，如国务院的“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,信函式格式,发文机关名称上边缘距上页边的距离为,30mm,，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定。发文机关全称下,4mm,处为一条武文线（上粗下细），距下页边,20mm,处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为,170mm,。发文机关名称及双线均印红色。“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致，每行居中排,28,个字，但将发文机关标识移出了版心。,“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格（一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项），发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行（第,22,行）文字下边缘与文武线距离,6mm,。,其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,命令格式,命令,是国家行政机关发文的最高级形式。,命令的发文机关标识由发文机关名称加,“命令”或“令”组成。发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如“国务院令”的发文机关标识就是“中华人民共和国国务院令”。,发文机关标识用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，可以与上级机关的字号同等大小，但不能超过。,命令标识上边缘距版心上边缘,20mm,，联合发布命令,(,令,),，首位的发文机关也要在,20mm,下标识，其余机关下移，“命令,(,令,)”,字右侧上下居中。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,命令格式,在发文机关之下空,2,行标识令号，居中，令号用黑体字，前加“第”字，即“第,号”。令号的编制自发第,1,号令开始，不受年度限制。,令号之下空,2,行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识方式与文件式格式相同。,正文下空,1,行右空,4,字标识签发人签名章，签名章左空,2,字，标识签发人职务；签名章用红色，右空,4,字。命令的签发人应是发文机关的最高领导；如果是联合命令，职务应标全称。,在签发人签名章下空,1,行右空,2,字标识成文日期。,命令,(,令,),的版记格式与“文件式”公文相同，只是命令,(,令,),不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式，分送机关标识方法同抄送机关。,其他要素均依据,公文格式,相关要素说明。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,会议纪要格式,会议纪要格式主要用于国家行政机关的办公会议纪要，用作公文种类的会议纪要，可用,“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。,会议纪要标识由“,会议纪要”组成，标识位置与“文件式”格式相同，即距版心上边缘,25mm,。,会议纪要标识用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。,会议纪要不加盖印章。其他要素与,公文格式,相关要素要求一致。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,其他文书格式,党的机关公文格式,党的机关公文格式与行政机关公文格式相比，区别主要在版头上。根据,条例,规定，党的各级机关公文版头的形式主要为四种，并分别适用于不同情况，具体如下：,中共,文件,：用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。,中国共产党,委员会（,）,：用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级报告、请示工作。,第三章,文书制作,第二节 文书体式,党的机关公文格式,中共,办公厅（室）文件,、,中共,办公厅（室）,：用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。,中共,部文件,、,中共,部（,）,：用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级报告、请示工作。,第三章,文书制作,专用公文文本格式,指行政职能机关和专业管理职能部门在管理工作中制发的专用公文规范的文本形式。,不同行业与专业领域的专用公文的文本形式是不同的，形成了外交文书、司法文书、财会文书、专利文书、税务文书、医药文书等多种门类的专用文书。,尽管专用文书的文本格式复杂多样、形式不一，但同一领域和行业使用的文本格式应该是一致的，同行、同业人员应该统一并规范地使用。而有的文书尽管用于不同的行业之间，但由于使用目的相同，有的甚至已有国家标准，就更应该严格执行，认真遵守，统一、规范地使用。如合同格式等。,专用文本格式有的由国家有关部门统一制定，如合同文书、会计文书等；有的是由专业部门提供的，如司法文书、科技文书等；还有的是在长期的工作实践中逐步形成的，有相对固定格式的文书，如简报、会议记录之类的管理性文书。,第二节 文书体式,第三章,文书制作,第三节 文书稿本,稿本的含义,稿本是文稿与文本的合称。文稿是指文书起草过程中形成的历次稿件，又分为草稿和定稿两种；文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，有正本、副本、存本之分。,传统意义上的文书稿本是指纸质的文书稿本，随着电子技术在文档工作中的运用，又出现了电子稿本。纸质稿本和电子稿本形态迥异，发挥的效用和