物料管理规定-物料的编码、采购、仓储、收发管理制度.doc

物料管理规定

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版本号： AX
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发布日期：年月日
1. 目的
为保证公怀的物料使用和领用正常运行，理清物料使用状态和库在状况，为科研的顺利进行提供保障，特制作本案。
2. 适用范围
本文件适用于本公司内部的物料管理工作。
3. 职责
3.1 采购申请人
提供采购物料的使用性质（物料使用性质详见本规定的第4部分），如果物料使用性质为直接物料（Z）则需提供经课题组副组长审核的物料清单（BOM）。
3.1.2 对采购回的物料进行验收并填写《物料验收单》。
3.2 物料管理员
3.2.1 对不同物料分别编制XX内部管理编码（编码规则详见本规定§5 物料管理编码规则）。
3.2.2 对采购回并已验收合格的物料办理入库登记并打印一维条码标示，并在验收单上填写内部管理编号和入库登记确认签字（条码格式详见本规定§8一维条码格式）
3.2.3 对已办理入账登记的物料办理领（借）用，负责人转移，退料，报废销账手续。
3.3 采购员（账务）
依采购申请人办理的采购申请，票具，验收单，办理报销及结款手需。
3.4 物料领（借）用人
领用，领用人需填写领料单，课题组副组长审核后至物料管理员处领用。
3.4.2 借用，借用人需在物料管理员处填写物料借用登记表，物料管理员确认后借出物料。
3.4.3 对领（借）用物料进行管理，包括使用状态，去向，每月25日对所有负责物料进行盘点，并回复物料管理员物料情况。
4. 物料使用性质
本中心的物料使用性质分为：直接物料（代码：Z）；辅助物料（代码：F）；流程物料（代码：L）；办公用品（代码：B）
4.1 直接物料（代码：Z）
直接应用在研发设备上的物料，如：床身，螺丝，线缆等；
4.2 辅助物料（代码：F）
不是构成研发设备的物料，只为研发设备提供辅助，且不会因为使用而消失。如：测量仪器，基础设备（光学平台，钳子，螺丝刀）等；
4.3 流程物料（代码：L）
不构成研发设备，研发过程或研发设备的必需用品，且使用即消耗。如：冷水机使用的纯净水，装配用的润滑油等；
4.4 办公物品（代码：B）
办公用的物品，如：中性笔，打印机，投影仪等；
5. 物料管理编码规则
5.1 物料管理编码是本公司的物料在内部流动和使用时的唯一识别码。分为一般物料编码和组件物料编码；
5.2 编制时遵循重名不重码，一物一码的原则。
5.3 组件物料编码等同采用物料清单编码。注：等同采用物料清单编码的方法为保留编码所有数字，去除编码间“-”符号。
5.4 一般物料管理编码由6位日期码与3位序号编组成的9位数字码与1位类别码组成，结构如下：
140107 001 Z
日期码
序号码
类别码
5.5 日期码由年号的未两位数字（2位）及月数字（2位）和天数字（2位）共6位数字组成。
5.6 序号码是由入库时间顺序编制而成的3位序号，由001～999。
5.7 类别码是指本XX的物料使用性质，由字母Z，F，L，B中的一位组成。
6. 物料管理规定
6.1 物料的采购原则上由使用人自行进行物料选型，供应商考察评估，议价及拟定采购合同，物料管理员进行入库，采购员进行财务入账报销。
6.2 物料的入库，物料采购（外协）返回后需在物料管理员处办理入库手续。物料申请人在物料回来进行验收，合格后凭《采购申请单》，《物料验收单》及发票在物料管理员办理入库手续。
6.3 物料的出库，即物料的领（借）用，办理入库后的物料即可由使用人申请办理领（借）用手续领（借）用。物料的领（借）用人填写《领（借）料单》由课题组副组长审核后在物料管理员处领取物料进行使用，并对物料负责。注：原则上直接物料（类别：Z）只允许物料申请人申请领（借）用；直接物料（类别：Z），流程物料（代码：L），办公物品（代码：B）只能领用；辅助物料（代码：F）只能借用，借用时长不超过5个工作日。
6.4 物料使用人（负责人）的转移，因使用人的非客观原因需要将负责物料转出时，由负责人申请《物料转移单》并罗列转移清单由接收人签收后由课题组副组长审核完成后交由物料管理员进行转移操作。
6.5 物料的退料，Z类物料非因损坏或功能丧失而停止使用或暂不使用的和F类物料借用使用结束的，需办理退料手续。退料手续由物料负责人申请填写《退料单》，课题组副组长审核后将物料与《退料单》一起提交物料管理员进行操作。
6.6 物料的报废，物料在使用中或使用后功能丧失不能继续使用的，需办理物料报废手续。报废手续由物料负责人申请填写《物料报废申请单》，课题组副组长审核后将物料与《物料报废申请单》一起提交物料管理员进行操作。
6.7 物料使用时需按物料设计使用功能使用，不得挪做它用和超出功能使用。
6.8 使用人即物料负责人，每人一本台账负责物料的管理，每月25日自行盘点，27日前回复物料管理员盘点状况，28日由物料管理员进行抽盘，如发现异常XX通报并要求回复原因及防止对策，如屡次发生则通报中心主任，申请处罚。
7. 采购入库工作流程图

8. 一维条码格式
8.1 小标签（30mmX10mm）格式：文本字体：6号加粗黑体，条码尺寸（X）0.25mm,高3.5mm;

8.2 大标签（30mmX20mm）格式: 文本字体：10号加粗黑体，条码尺寸（X）0.25mm,高mm;

9. 附件
9.1 附件一：《采购申请单》。
9.2 附件二：《物料验收单》。
9.3 附件三：《领（借）料单》。
9.4 附件四：《物料转移单》。
9.5 附件五：《退料单》。
9.6 附件六：《物料报废申请单》。