ERP系统管理规定与具体操作-库存管理ERP系统运行管理制度.docx

库存管理ERP系统运行管理制度
1. 目的：
建立、健全各种组织控制措施，确保库存管理ERP系统安全、正常、可靠、稳定运行；
　　强化对已建立的ERP系统的管理，提升系统的运行效率；
2． 范围
本制度适用于ERP覆盖范围内的生产用外购件及板材，管材等原材料〔含非金属材料〕，外协机加工件的入库/领用/退料/补料，可作为营销或售后用单元配件的入库/出货，成品入库/出货及工具的入库/领用/报废，劳保用品的入库/领用等物资编码信息的登录，核算，结存的控制。
3. 定义
ERP：为Enterprise Resource Planning简称，即 企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，
以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。
本公司目前导入的为用友T6 ERP系统的库存管理模块
4.使命
副总经理负责ERP系统全盘指挥工作
公司办:本制度的归口管理部门
电算系统管理员：
1)负责组织ERP相关内容的培训，协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推动系统实施；
2)负责监督及跟踪相关部门是否有按照ERP流程在操作。
3〕负责整个系统的稳定和ERP系统的日常维护和备份
4〕负责ERP运行状况的工作汇报，及项目中的各项制度和文件的编写
5〕 负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；
6〕 协助其它部门主管制定各种方案、制度；
技术部：
物料编码编制员：
1〕负责编制公司级物料编码清单总表及实时更新，并及时传递至相关部门
2〕负责编制《物料编码规则》，按照《物料编码规则》编制新开发产品BOM表的物料编码，并及时将编制好的物料编码清单传递至相关制定人员以便形成含唯一性的物料代码的BOM表；
3〕 负责在新材料开发、物料变更或改换时，编制新增物料编码数据并提供给仓库电算员输入数据；确保数据的及时性、准确性，当有新的编码以及编码改变时，及时通知仓库，采购部、生产部、营销部等各相关部门；
4〕负责工具，基础设施及劳保用品物料编码信息的更新并及时传递至相关部门；
5〕 当收到采购部、生产部、仓库的物料数据错误置疑通知后，应在提出置疑部门要求的时间内查清状况，如确有错误，应及时改正，如无误，应通知各部门，并说明状况；
6〕在收到制定人员物料更改清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单编码信息并反馈至更改人；
制定人员：
1〕新产品开发时，负责汇编含物料编码的BOM表并通知物料编码编制员确认。
2〕在进行物料更改时，技术通知单上的物料清单必需包括物料编码信息并经物料编码编制员签字确认后才可发放到生产部和仓库等相关部门；
3〕确保BOM表的内容必至少包括物料代码、物料名称、具体的物料规格、物料属性等；
技术部长：
1〕 审核所有作为T6系统输入依据的基础文件，包括物料编码规则文件、物料数据文件、物料BOM表文件等；
2〕 负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；
仓库
电算员：
1〕负责系统的物料数据登录、数据备份和输出打印工作。
2〕数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不得擅自修改和作废。
3〕负责依据物料编码编制员签发的物料编码文件，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并确保录入无误；
4〕新产品的完整BOM表和接到物料编码编制员提供的完整数据后，必需在四个小时内完成录入确认工作；
5〕 在接到经生产或其他使用部门签字确认的入库单，领料单、退料单和出货通知单后，当天输入对应的物资收货或出货物料编码信息，并确认审核；
6〕 在接到外协件入库单后，当日完成委外加工物料物料编码信息录入，并确认审核；
7〕 如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采用相应措施及时改正；
8〕 所有物料编码信息操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；
9〕 如发现物料基础数据、出货通知单、入库单、领料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。
仓库主管：
1〕 照各个物料的盘点周期，组织仓管员定期对各仓库进行盘点，仓库电算员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；
生产部：
计划员：
1〕按照物料BOM表或《物料编码清单》编制批量领料单
2〕当收到下游采购部、生产领料员反馈的领料单错误质疑后，有义务在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；
3〕如发现物料基础数据不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向相关领导反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误；
4〕物料库存信息的查询及物料必需求计划的编制
生产车间
1〕按照物料BOM表或《物料编码清单》编制散料领料单，投线不良物料退料单，成品入库单
采购部：
按照《物料编码清单》填写入库单物料编码，办理外购件入库手续。
4.7营销部：
负责在《发货通知单》如实填写出货品物料代码信息并依据物料编码清单进行确认检察；
将确认误的《发货通知单》及时传递至仓库
相关职能部门：配合公司ERP系统的实施。
5.程序内容
管理规定
1.ERP系统具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必需向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决状况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采用相应措施及时改正；
2.ERP实施日常工作中有难题不能解决时，实施部门要及时的反馈到相关人员，不能埋没问题，拖延问题，否则问题一旦突发，追究当事人责任。
3．为提升系统资源利用率，ERP系统用户在完成各项操作后，应及时退出ERP避免其他用户无法使用。
4. 各部门主管人员应认真履行本岗位使命，每次与物料编码信息有关的单据发出前应具体检察，发现问题应及时沟通、反馈，避免造成工作延误。
5. 为提升系统运行效率，仓库电算员应提升服务意识，外购件入库、出库编码信息一般应在1个工作日内办理完毕，存在较多问题的出入库信息处理应在2个工作日内办理完毕或给予答复；其他物资应在2个工作日内办理完毕，确保不影响录入业务的正常进行。
6. ERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门领导指定专人代理负责，并做好用户名、密码交接记录。指定代理人应按相应的岗位使命进行操作，ERP系统用户返回岗位时，应及时收回用户，并修改相应密码。
7.ERP系统主机管理规定：
　　1〕 严禁在ERP系统主机前用水和吸烟，以免引起短路、火灾或其它操作；
　　2〕、 在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，在操作人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭及UPS使用等状况；
　　3〕 严禁在微机内安装或运行游戏盘；
　8．上机运行系统的规定：
　　1〕电算系统管理员：、计划员、仓库电算员、及经系统管理员批准的有关人员，有权上机操作运行系统；
　　2〕 非指定人员不能上机运行系统；
　　3〕 上机使用人员必需使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的责任；
　　4〕 上机人员必需按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止此类状况的发生，上机人员操作完毕后，必需退出系统；
　　5〕 应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；
　　6〕 不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入；
　　7〕 未通过批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令；
　　8〕 对各应用软件word、excel等的使用，必需建立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除，文件编辑者自负后果。
9.危机预防及应急处理办法
1〕 数据备份：电算系统管理员必需定期进行相关数据备份，天天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备份资料必需和系统分开存放。
2〕电算系统管理员定期检查主机等关键设备运行状况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；
3〕 在发生系统故障或突发事件发生时，电算系统管理员必需在第一时间把相关状况向上级汇报并通知各有关部门采用措施降低由此造成的影响和损失；电算系统管理员必需依据当时具体状况制定计划尽快恢复系统运行。
4〕各相关职能部门在收到电算系统管理员故障或突发事件通知后，必需组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；
5〕 涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等状况，必需首先确保内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；然后由电算系统管理员牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。
具体操作
1. 厂商送货
供应商按照采购订单要求送货至仓库并提供送货单，或由采购员取货送至仓库；
2.入库单填写
1〕新开发产品外购件及外协件，采购员按照BOM表及采购订单填写《外购零部件入库单》
2〕新开发部件或变更，替换的部件，采购员按照技术通知单或物料编码清单填写《外购零部件入库单》
3〕售后退回的合格部件，售后助理按照物料编码清单填写《外购零部件入库单》
4〕劳保用品，公司办按照物料编码清单填写《外购零部件入库单》
5〕生产设施及工具，采购员按照物料编码清单填写《外购零部件入库单》
6〕入库单填写的内容要求，必需包括：入库单号，物料编码〔存货编码〕，物料名称，物料型号，
数量，单价等
7〕入库单填写完成后，填写人应自行确认物料编码信息的准确性，物料编码信息填写不全或模糊不清
的仓库有权拒收；
2. 物料数量与物料编码核对
1〕仓管员验证实物名称与规格数量与依据入库单是否一致；
2〕仓库电算员验证入库单电算信息〔入库单号，物料编码〔存货编码〕，物料型号〕与T6库存系统物料编码
信息是否一致。如有不一致，仓库电算员应将异常信息反馈至相关责任人员。
3〕技术部必需在新规部件或变更部件采购前将新增加的物料编码信息传递至仓库，以便新开发部件可以顺利入库
3.入厂检验
1〕采购件及售后退回件，由检验员依照检验规程〔或图纸〕及BOM表验证物料是否合格
2〕生产设施由设备管理员牵头组织技术部，车间，质保部对其进行验收
3〕工具，劳保用品由生产部组织对其进行验收
4〕检验不合格时，由质保部或生产部在入库单填写处理看法。具体处理流程见相关处理程序。
5〕入厂检验合格后，方可办理入库。
4. 物料入库及物料信息输入
1〕物料编码信息齐全及实物数量符合入库单数量，物料验证合格后，仓库电算员将“入库单号，
存货编码，物料名称，物料型号，数量，单价〞输入至用友T6存货核算系统；
物料电算员必需定期进行T6系统数据备份。
2)仓管员按照仓库相关管理规定，将对应物料分类上架摆放。
5.发料
1〕仓管员依据计划员编排的领料单备料并与领料员进行物料交接；
2〕物料电算员依据签收后的领料单将物料发出信息〔存货编码，物料名称，物料型号，数量〕输入至T6系统；
3〕计划员依据BOM表编制批量套料领料单
4〕领料单内容至少要包括“存货编码，物料名称，物料型号，数量〞并且要自检无误，否则仓管员有权拒绝发料；
6.不良料补料
1〕当车间投料后发现存在不良料时，只有先行办理退料手续后才可办理补料作业；
车间领料员按照批量套料领料单或产品BOM表，物料编码清单填写临时领料单经相关领导批准后方可到
仓库办理补料手续。
2〕退料单内容至少要包括“存货编码，物料名称，物料型号，数量〞并且要自检无误，否则仓管员有权拒绝退料；
7.成品/组件检验
1〕车间自检合格后以《报检单》形式通知检验员进行检验；检验员按照例行试验大纲或图纸进行检验。
2〕检验员将检验结果以成品检验记录形式或报检单记录形式反馈至车间；如不合格，按照不合格品相关处理
规定执行
8. 产品入库
1〕车间将检验合格的成品以《入库凭单》形式办理入库；
2〕车间将营销或售后下单制作的半成品零配件，经检验合格后以《入库凭单》形式办理入库
3〕仓管员确认《入库凭单》数量无误后，与车间交接完成入库手续。
4〕《入库凭单》内容必需包括：物料编码，物料名称，物料型号，数量
9. 入库信息输入
1〕仓库电算员确认《入库凭单》编码信息无误后，将入库品编码信息扫入T6系统。
10.成品/组件出货
1〕营销或售后必需进行组件及成品发货时，应以《发货通知单》形式通知仓管员；
2〕《发货通知单》内容必需包括：物料编码，物料名称，物料型号，数量
11. 出货信息扫入
1〕仓库电算员依据《发货通知单》完成出货品结存物料编码数据的核算
*本制度由公司办负责解释说明及监督实施
*本制度自下发之日起开始试执行

6.相关/支持性文件
《采购与供应商管理控制程序》
《生产过程控制程序》
《服务提供过程控制程序》
《产品防护过程控制程序》
《不合格品控制程序》
《计算机网络和配套软件管理规范》
7.相关记录
《外购零部件入库单》
《原材料检验记录》
《领料单》
《退料单》
《报检单》
《成品检验记录》
《入库凭单》
《发货通知单》