新奥集团-会议制度.docx

会议管理制度
1会议类别
1.1新奥集团召开的各种会议主要包括员工大会、股东会、董事会、监事会、参议会、总经 理常务会、总经理办公会、生产经营例会、专业会议。其中，股东会、董事会、监事会的 有关内容参照＜公司法＞的有关规定。以下重点介绍对员工大会、参议会、总经理常务会、 总经理办公会、生产经营例会、专业会议的具体规定。
1.2员工大会
员工大会是新奥集团领导与员工广泛沟通的民主大会。
员工大会原则上一年召开两次，一次在年初，是发动大会；一次是年末，是总结大会。年 中可根据实际情况临时召开。
员工大会由集团公司总经理提议召开，集团办公室秘书处具体组织实施，集团公司总经理 主持，经理因公出差或由于其它原因不能主持会议时，由总经理委派其他副总主持，由集 团办公室秘书处负责记录并整理会议纪要。
员工大会的主要议题是：
.1集团公司总经理宣讲新奥集团的经营理念、经营方针、管理思路、企业文化、长远规划、 年度方案或年终总结、根本建设方案、重大技术改造方案、职工培训方案、留用资金分配 和使用方案等内容。
.2集团公司总经理宣讲新奥集团的报酬方案、奖金分配方案、福利措施、住房分配方案和 其他有关职工生活福利的重大事项、劳动保护措施、奖惩方法以及其他重要的规章制度。 .3集团公司宣讲奖惩和任免方案。
员工大会召开之后，参议会应针对其主要内容，采取个别采访、集团座谈、调查表等方式 听取广阔员工对大会议题的意见，反应给集团公司总经理。
1.3企业执行委员会会议制度
1.3.1企业执行委员会〔简称执委会〕为集团公司最高经营管理决策机构。新奥集团实行总 经理领导下的集体决策机制。为使企业经营管理科学化、民主化、标准化，提高工作效率， 特制定本制度。
1.3.2企业执行委员会会议的召集
1.3.2.1执委会会议由集团公司总经理根据工作需要召集并主持。
1.3.2.2执委会会议每月召开一次。时间为每月的第一个星期日。因工作需要或特殊情况或 临时召集。
1.3.2.3总经理因公出差或由于其它原因不能主持会议，由总经理委派副总经理主持。
1.3.3企业执行委员会研究和决策的主要问题
1.3.3.1审议集团公司战略规划、经营管理政策、年度生产经营方案和目标、集团公司年度 工作总结和发动报告、集团公司财务预决算报告。
1.3.3.2审议集团公司管理体制与根本管理制度。
1.3.3.3审议重大投资工程的可行性研究报告；审议重大新技术、新工艺、新设备的推广实 施方案。
1.3.3.4审议集团公司管理机构设置、劳动定员和调整方案。
1.3.3.5研究、审定集团公司重大员工培训方案和实施方案。
1.3.3.6审定员工工资、奖金分配方案、福利等方案。
1.3.3.7确定对集团公司下属单位、个人的奖惩实施意见、方案。
1.3.3.8审议并决定集团公司副主办级以上管理人员的任免。
1.3.3.9通报、交流集团公司阶段性重点工作。
1.3.3.10研究重要的专项工作。
1.3.3.11总经理提出的其他议题。
1.3.4会议的准备
1.3.4.1执委会会议议题由执委会成员根据分管的工作和执委会研究、决策事项的范畴提交 执委会秘书处〔集团办公室秘书处代〕。
1.3.4.2执委会秘书处对提交和搜集到的议题进行整理后，报总经理审定具体议题和会期。 1.3.4.3执委会秘书处负责会议的通知和会务准备。无特殊原因，各执委必须参加会议，有 特殊原因，必须向主持人请假。
1.3.4.4为提高会议效率，各议题在上会讨论之前由主讲人提前准备相关资料。执委会秘书 处负责资料的分发。
1.3.5执委会议题的研究与决策
1.3.5.1执委会议议题的研究和决议的形成采取民主统一的方式，先由主持人或主讲人介绍 议题的根本情况，经过民主讨论，最后由主持人归纳并形成决策意见。
1.3.5.2各执委会在议题讨论、表决中的发言应简洁、明了；每项议题的讨论时间由主持人 掌握。
1.3.5.3执委会研究决定的事项，要明确承办人和时限。
1.3.5.4执委会会议纪要由秘书处负责整理，由会议主持人签发，执委会会议纪要应在三日 内发至各执委。
1.3.6执委会决议的实施、检查和信息反应
1.3.6.1各执委应严格遵守会议保密制度。
1.3.6.2对执委会决定事项，承办单位要认真贯彻落实。
1.3.6.3由执委会秘书处负责执委会决议的督办，并及时跟踪、反应实施过程中的有关信息。
对督办过程中发现的重要情况，调查落实后，要及时向有关领导汇报。
1.4总经理常务会
总经理常务会是研究集团公司生产建设、经营管理的集体决策会议。
总经理常务会为不定期会议，由总经理根据工作需要临时召集，会议由集团公司总经理 主持，总经理因公出差或由于其它原因不能主持会议时，由总经理委派其他副总主持。
总经理常委会的参加人员为总公司各常委，根据议题需要，可邀请有关人员参加，会议 由集团办公室负责记录并整理会议纪要。
.4总经理常务会研究和解决的主要问题。
.4.1审议集团公司投资方案；
.4.2审议集团公司利润分配方案；
.4.3审议集团公司合并、分立、变更形式、解散的方案；
.4.4审议集团公司利润分配方案和弥补亏损方案；
.4.5审议集团公司战略规划；
.4.6审议集团公司部门副经理级以上领导人员的任免及奖惩；
.4.7审议集团公司管理机制；
.4.8审议决定工资、奖金调整方案；
.4.9总经理提出的其他议题。
总经理常务会议题的研究与决议。
.1总经理常务会议题的研究和决议的形成采取民主集中的方式，先由主持人或主管业务领 导介绍议题的根本情况，然后民主讨论，最后由主持人归纳讨论意见。
.2总经理常务会研究决定的事项，要明确承办人和时限。
.3由集团办公室整理会议纪要，由会议主持人签发纪要。
总经理常务会决策意见的实施、检查和信息反应。
.1总经理常务会决定的事项，承办单位要认真贯彻、落实、检查、督办。
.2集团办公室负责总经理常务会决定事项的催办、督办，并及时跟踪、反应实施过程中的 信息，发现重要情况，调查落实后，要向有关领导汇报。
1.5总经理办公会
总经理办公会为总经理处理日常事务、布署下一阶段工作、检查上阶级工作完成情况及 协调各部门关系的会议。
总经理办公会为不定期会议，根据实际需要临时召集。会议由总经理召集并主持，总经 理外出或由于其他原因不能主持会议时，由总经理委托其他副总主持。
总经理办公会议题的产生分为总经理提出、集团办公室收集和各职能部门、各经营单位 提议三种形式，最后由集团办公室归纳并交总经理审定。
总经理办公会的参加人员为副主办级以上领导，根据实际情况，也可扩大或缩小。
总经理办公会研究和解决的主要问题。
.1协调各职能部门、各经营单位在工作进程中遇到的需其他部门配合解决的问题。
.2总经理关于专项工作的部署。
.3听取有关单位关于专项问题的报告并商讨解决方法。
.4确定对集体或个人的奖惩的方案及实施意见。
以下问题不提交总经理办公会研究。
.1在职权范围内应该解决和决策的问题。
.2部门或领导之间彼此能够互相协调解决的问题。
.3尚未形成成熟意见的方案或问题。
总经理办公会的议题研究及决策。
.1参会人员在会议进程中应实事求是，积极发言，在达不成一致意见时，应以公司的整体 利益为重。每个议题都要由主持人归纳并形成最后的决议。
.2总经理办公会议决的事项，应明确承办单位及完成的时限。
.3由集团办公室负责整理会议纪要，由会议主持人签发纪要。
总经理办公会议决事项的实施、检查及反应。
.1总经理办公会议决的事项，各单位应认真研究，协调配合，落实到位。
.2总经理办公室负责议决事项的催办、督办，并及时跟踪反应实施过程中的信息，发现重 要情况，经调查落实后，向有关领导汇报。
1.6生产经营例会
生产经营例会是及时通报生产进度情况并进行有效控制的会议形式。
生产经营例会的参加人员为集团公司各职能部门、各经营单位的一把手、三总师及与会 议内容有关的其他人员。
生产经营例会每季度召开一次，具体时间为每季最后一个月的二十号。
生产经营例会由总经理主持，总经理外出或由于其他原因不能主持会议时，由主管生产 的副总主持。
生产经营例会的主要内容：
.1听取各经营单位本季度的生产进度情况。
.2安排下一季度的重点工作。
.3协调处理工作中出现的问题，明确主办单位和协作单位。
生产经营例会由经发部负责记录和整理经要，并对会议决定事项进行督办、检查并及时 反应有关信息。
1.7专业会议
由各职能部门、各经营单位在本系统内召开的业务会议称为专业会议。
专业会议为不定期会议，由各职能部门、各经营单位根据业务实际需要召开。
专业会议由该业务领域内的最高领导部门召集并主持，参加人员为不同层次的主管领导。
专业会议的主要内容：
.1商讨、解决本业务领域内存在的问题。
.2介绍、学习新知识、新内容、新的工作方法和技巧。
.3上对下的业务指导。
.4学习、交流工作经验。
专业会议本着改良工作方法，提高工作效率的原则，对事关业务活动的重大问题作出决 议，议决事项由会议的召集部门负责检查、落实。
2组织过程
2.1开会准备
拟订会议内容
决定会议目的
归纳会议事项与要点
准备会议重点或特别强调的事项
重要事项应与上级协商
2.2决定会议的方式
决定出席人员、会场、时间与期限
拟订会议议程
讨论事项及讨论方法
说明事项及说明方法
强调事项及强调方法
决议事项及决议方法
2.3会议资料准备与会议通知
准备分发给出席会议人员的书面资料〔如有必要，可事前分发〕
会议用图表准备
寄发会议通知〔如需准备资料，应注明〕
2.4会场准备
出席会议人数较多时，应准备扩音设备
会议用挂图，应让每个人都看清楚
会议用桌椅准备
分发资料、记录本、铅笔、烟灰缸等准备
注意照明、温度、空气及噪音等问题
准备茶水
2.5会议纪要
会议根本领项
与会情况
重要发言
达成决议
2.6会议决定事项催办
催办内容
受催单位
办理情况反应
3特别注意 3.1讲究精简---即企业无论召开什么会议，都要坚持少而精的原则。可开可不开的会议 坚决不开，必须召开的会议，要精要简，讲究效率，尽量缩短会议时间，防止拖拉扯皮现 象。
3.2做好准备---即企业会议无论大小，都应有充分准备，会前围绕会议的议题和目的进 行调查研究，掌握情况，准备好有关文件和材料。开会不搞突击，不打无准备之仗。
3.3提倡节约---即企业会议特别是大中型会议要厉行节约不讲排场不追求形式，不能借 机游山玩水，大吃大喝或滥发纪念品等。
3.4搞好会风---即企业会议的与会人员要树立认真的态度和严谨的作风，一是要有纪律 观念，不迟到不早退、不开小会、不干杂事、专心致志、精神集中。二是尊重同志，发生 争论时要与人为善，心平气和、以理服人、严禁不文明举止。三是谦虚谨慎、虚心接收他 人意见，有错就改。