物资放行管理办法,放行审批权限规定,放行条填写规范.docx

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物资放行管理办法 1 ．目的：为确保公司财产不受损失，客户等的货物合法放行，特制定本管理办法。 2 ．适用范围：公司所有物资出入都需遵循本管理办法，各子公司物资放行规定可参照此管理办法执行。 3 ．权责： 3.1 所放行物资涉及部门和人员办理物资放行申请手续，部门主管履行审查权； 3.2 所有物资放行审核、审批人员按<物资放行审批权限表>行使权利并承担相应责任。 4 ．放行物资的分类： 4.1 销售产品； 4.2 原材料的退、换货； 4.3 原材料或半成品的外发加工； 4.4 客户、供应商、建筑商等自带货物、工具(如无登记，应由本公司相应接待部门提供有效证明文件)； 4.5 个人行李、物品； 4.6 公司固定资产租借、外发维修(含维修品)； 4.7 公司各种废旧物资外卖； 4.8 生产和生活垃圾出厂； 4.9 车辆放行； 4.10 携带文件资料、电脑或磁盘出厂； 4.11 进出厂区随身物品。 5 ．放行条的填写规范： 5.1 物资放行条为一式两联，一联由申请部门保存，一联交值班保安作为放行凭证； 5.2 物资放行条必须使用蓝、黑圆珠笔或钢笔清晰填写部门、出货单据号、具体日期、放行物资的名称数量、单位需要精确到最小单位，以使查对，经手人字迹必须工整清晰，签名需用全名，送往地点(公司)必须填写，放行条中不能留有空格，未填部分空格必须在审批前划掉，所填写内容不能涂改或添加，否则无效。 5.3 值班保安在接到物资放行条时，必须查看日期和填写内容有无涂改、添加，是否按照规定经过审批，再查对放行条与送货单据是否相符，再进行物资的查对，在查对无误后(补) 填车辆号码(当经办部门预先不确定车辆号码时，由值班保安补填)，填写日期和时间并签名(全名)放行，物资放行条当日有效，过期作废。 5.4 放行条必须连号管理，不得断号，有效、作废和空白的放行条收归财务部监管。 6 、作业流程：权责部门/ 作业重点申请物资放行的部门，针对需要放行的物资，备齐相关单证。按权限，审核部门/人员，针对物资放行申请，审查放行内容是否真实，单据是否齐全，手续及办理是否规范。按权限，审批部门人员，针对需要放行的物资申请，审查核准。行政部保安队值班保安，依本办法规定，检查单证手续，查对放行物资无误后签名放行，并留存一份于次日上交财务部或指定部门核查。财务部或指定部门，回收放行条及相关单据，并进行核对，如有差异及时追溯，必要时上报上级主管。作业流程物资放行申请相关文件/表单人员 < 销售 / 提货单 >< 退货单><租赁合同 ><委外加工单><放行条>等 < 销售 / 提货单 >< 退货单><租赁合同 ><委外加工单><放行条>等 < 销售 / 提货单 >< 退货单><租赁合同 ><委外加工单><放行条>等 < 销售 / 提货单 >< 退货单><租赁合同 ><委外加工单><放行条>等 < 销售 / 提货单 >< 退货单><租赁合同 ><委外加工单><放行条>等申请部门 / 人员 NO 审核部门 / 人员放行审 NO 放行核审批部门 / 人员放行检查及签字行政部 /保安队 /值班保安放行条及单据回收、核对等保安队 /财务部 /相关部门/人员 7 ．物资放行审批权限：权限明细审核放行依据物资放行条物资放行条物资放行条保安登记物资类型说明备注申请审批仓库主管或生产经理仓库主管或生产经理仓库主管或生产经理或采购主管仓库主管或接待部门主管宿舍管理员或人事行政主管财务经理或生产经理或人事行政主管序号保安查对无误后放行(印铁产品销售收取< 销售产品出示提货单出示委外加工出仓单出示退换货单入厂时保安登记名称规格数量等，无登记的需接待部门有效证明。宿舍管理员审核签名设备科提供租赁或修理凭证仓管员仓库主管 1 提货单>财务联) 2 3 外发加工原材料的退、换货自带货物、工具个人行李、物品资产租借、外发维修仓库主管仓库主管仓库主管或接待部门主管宿舍管理员或人事行政主管资产管理部门主管仓管员仓管员仓管员或接待部保安查对无误后放行保安查对无误后放行 4 保安查对无误后放行门人员宿舍管理员资产管理部门人员物资放行条物资放行条 5 保安查对无误后放行 6 保安查对无误后放行外卖清单，相关物资经卖部门主管及财务签名行政部主管审批意见进出车辆登记记录/用车审批手续信息部或行政部核查携带人开包接受检查保安查对无误后放行保安查对无误后放行保安查对无误后放行保安查对无误后放行保安查对无误后放行外卖废旧物资生产生活垃圾车辆放行携带文件资料、电脑或磁盘进出厂区随身物品物资放行条物资放行条相关部门签复的来访回执 / 内部：用车申请单物资放行条无财务部经理人事行政部门主管用车部门主管或人事行政主管人事行政主管仓库主管或对应物资管理部门主管人事行政部门主管用车部门主管或人事行政主管原使用、管理部门主管或人事行政主管仓管员或对应物资管理部门人员人事行政部门人员受访部门人员/用车人原使用、管理人 7 8 9 10 11 8 ．说明： 8.1 所有放行物资出门时由当值保安人员凭核准的放行条核对无误后才能放行。 8.2 如有物资 (来料加工的物资除外) 临时带入公司需先到门卫登记填写<自带物资入厂登记表>，当值保安人员签名确认，交物资携带人一份,经接访人员签名确认,在出门时交当值保安人员核对原带入的物资后凭此单给予放行。此类物资不需再开放行条。 8.3 所有物资的放行必须办理合法的手续后从公司正门出门。严禁物资从侧门或围墙出门。 8.4 如客户因业务需要携带样品出门时由营销部门电话通知当值保安或办理相关放行手续； 8.5 所有物资的放行原则上在白天上班时间内，晚上 8 点后停止放行，除特殊情况，按本办法并经权限主管审批后放行。 8.5 公司产品提货单，须有提货人签名，注明提货车牌号并由相关的开单人员和财务审核人员签名，当值保安人员依照提货单上物资的品名、规格、数量核对无误后才能放行。 8.6 当值保安对内部员工进出身份能 100﹪确定安全的可免予查验，如对进出员工身份或携带物资有任何不明确或疑虑的一律须查验员工出入有效证件(工作证或放行条)，否则以失职论。 8.7 公司车辆出门须查验送货单或放行条，凭单放行(配车者可免)。 8.8 相关业务来访车辆、人员一律须登记查询，必要时须预先电告接洽部门，经允许方可进入公司。 8.9 进出物资、邮件、包裹等一律需查验、登记。 9 ．经门卫检查查获如有私带公物或他人物资之嫌疑者，暂扣留物资，并按下列程序处理。 9.1 记录携带人所属单位、部门、姓名、时间、地点。 9.2 记录携带人携带的物资名称，规格、数量，从何处取拿的。 9.3 情节严重时，扣留该人员，并迅速呈报上级处理。遇到当事人反抗时除呈报上级外，同时还需报警。 10．奖罚规定：有如下情形者根据《员工手册-奖惩管理规定》之相关条例处理；情节特别严重的移送司法机关处理。 10.1.保安人员在检查公司产品放行时发现货单与实物不符时，不及时反馈相关部门，有意徇私放行的； 10.2 没按规定办理相关物资放行手续，私自携带相关物资离厂的； 10.3 携带相关物资进出公司，不接受值班人员按规定检查的； 10.4 物资放行申请人员、审核人员、审批人员、携带人员、保安检查人员不按本管理办法操作的。 11 ．相关文件： 11.1 《仓储管理制度》； 11.2 《固定资产管理制度》； 11.3 《保安管理制度》； 11.4 《员工手册》。 12 ．相关表单： 12. 1<自带物资入厂登记表>； 12.2 〈来访登记条〉； 12.3 〈物资放行审核审批人员签名样板〉； 12.4 〈放行条>。 12.5 〈车辆出入登记表〉； 12.6<邮件收发登记表>； 12.7<公司车辆出入登记表>； 12.8<财务核对铁料提货表>。 XXXXXXX 有限公司自带物资入厂登记表 (新增表格) NO：姓名单位或部门进入时间物资名称物资名称数量数量规格规格车牌号码预计出厂时间入厂原因：当值保安签名：出厂时间当值保安检查核对：出厂验证接访人员签名当值保安签名： XXXXXX 有限公司来访登记条来访单位来访姓名车牌号码事由被访人身份证号码期日 XXXXXXXXX 有限公司物资放行审核审批人员签名表样 (新增表格) 部门职务姓名签字样本备注：本签字表样用于核对各签名人员字迹，相关审核、审批放行权限按〈物资放行审批权限表〉。 NO： XXXXXXX 有限公司放行条日期：单位名称：年月日车牌号码：提货单号：物资名称合计数量备注申请人：复核：门卫签放：放行时间： XXXXXXXX 有限公司车辆出入登记表日期单位名称车牌号码经办人随车人数入厂原因入厂时间出厂时间保安 XXXXXXXXXX 有限公司邮件收发登记表收件人签名值班员签名取件时间签收人收件人日期 XXXXXXXXXXX 有限公司公司车辆出入登记表日期姓名车牌出厂时随车人值班人入厂时值班人证件是备注间数员间员否退回 XXXXXXX 有限公司财务核对铁料提货表数量(单位：件) 自带铁提印铁 /素废退铁铁铁值班备注财务签名签名提货车号公司名称出厂时间其他日期

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