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1、物资放行管理办法 1 ．目的： 为确保公司财产不受损失，客户等的货物合法放行，特制定本管理办法。 2 ．适用范围： 公司所有物资出入都需遵循本管理办法，各子公司物资放行规定可参照此管理办法执行。 3 ．权责： 3.1 所放行物资涉及部门和人员办理物资放行申请手续，部门主管履行审查权； 3.2 所有物资放行审核、审批人员按<物资放行审批权限表>行使权利并承担相应责任。 4 ．放行物资的分类： 4.1 销售产品； 4.2 原材料的退、换货； 4.3 原材料或半成品的外发加工； 4.4 客户、供应商、建筑商等自带货物、工具(如无登记，应由本公司
2、相应接待部门提供有 效证明文件)； 4.5 个人行李、物品； 4.6 公司固定资产租借、外发维修(含维修品)； 4.7 公司各种废旧物资外卖； 4.8 生产和生活垃圾出厂； 4.9 车辆放行； 4.10 携带文件资料、电脑或磁盘出厂； 4.11 进出厂区随身物品。 5 ．放行条的填写规范： 5.1 物资放行条为一式两联，一联由申请部门保存，一联交值班保安作为放行凭证； 5.2 物资放行条必须使用蓝、黑圆珠笔或钢笔清晰填写部门、出货单据号、具体日期、放行 物资的名称数量、单位需要精确到最小单位，以使查对，经手人字迹必须工整清晰，签 名需用全名，送往地点(公司)必须填写
3、放行条中不能留有空格，未填部分空格必须 在审批前划掉，所填写内容不能涂改或添加，否则无效。 5.3 值班保安在接到物资放行条时， 必须查看日期和填写内容有无涂改、添加，是否按照规 定经过审批， 再查对放行条与送货单据是否相符， 再进行物资的查对， 在查对无误后(补) 填车辆号码(当经办部门预先不确定车辆号码时，由值班保安补填)，填写日期和时间并 签名(全名)放行，物资放行条当日有效，过期作废。 5.4 放行条必须连号管理，不得断号，有效、作废和空白的放行条收归财务部监管。 6 、作业流程： 权责部门/ 作业重点 申请物资放行的部门，针对需要
4、放 行的物资，备齐相关单证。 按权限， 审核部门/人员， 针对物资 放行申请，审查放行内容是否真实， 单据是否齐全，手续及办理是否规 范。 按权限，审批部门人员，针对需要 放行的物资申请，审查核准。 行政部保安队值班保安，依本办法 规定，检查单证手续，查对放行物 资无误后签名放行，并留存一份于 次日上交财务部或指定部门核查。 财务部或指定部门，回收放行条及 相关单据，并进行核对，如有差异 及时追溯，必要时上报上级主管。 作业流程 物资放行申请 相关文件/表单 人员 < 销 售 / 提 货 单 >< 退 货 单><租赁合同 ><委外加 工单><放行条>等
5、< 销 售 / 提 货 单 >< 退 货 单><租赁合同 ><委外加 工单><放行条>等 < 销 售 / 提 货 单 >< 退 货 单><租赁合同 ><委外加 工单><放行条>等 < 销 售 / 提 货 单 >< 退 货 单><租赁合同 ><委外加 工单><放行条>等 < 销 售 / 提 货 单 >< 退 货 单><租赁合同 ><委外加 工单><放行条>等 申请部门 / 人员 NO 审核部门 / 人员 放行审 NO 放 行 核 审批部门 / 人员 放行检查及签字 行政部 /保 安队 /值班 保安 放行条及单据回 收、核对等 保安队
6、/财 务部 /相关 部门/人员 7 ．物资放行审批权限： 权限明细 审核 放行依据 物资放行 条 物资放行 条 物资放行 条 保安登记 物资类型 说明 备注 申请 审批 仓库主管或 生产经理 仓库主管或 生产经理 仓库主管或 生产经理或 采购主管 仓库主管或 接待部门主 管 宿舍管理员 或人事行政 主管 财务经理或 生产经理或 人事行政主 管 序 号 保安查对无误 后放行(印铁 产品销售收取< 销售产品 出示提货单 出示委外加工 出仓单 出示退换货单 入厂时保安登 记名称规格
7、数 量等，无登记 的需接待部门 有效证明。 宿舍管理员审 核签名 设备科提供租 赁或修理凭证 仓管员 仓库主管 1 提货单>财务 联) 2 3 外发加工 原材料的 退、换货 自带货 物、工具 个人行 李、物品 资产租 借、外发 维修 仓库主管 仓库主管 仓库主管 或接待部 门主管 宿舍管理 员或人事 行政主管 资产管理 部门主管 仓管员 仓管员 仓管员 或接待部 保安查对无误 后放行 保安查对无误 后放行 4 保安查对无误 后放行 门人员 宿舍管理 员 资产管理 部门人员
8、 物资放行 条 物资放行 条 5 保安查对无误 后放行 6 保安查对无误 后放行 外卖清单， 相关 物 资 经 卖 部 门 主 管 及 财 务 签 名 行 政 部 主 管 审 批意见 进 出 车 辆 登 记 记录/用车审批 手续 信 息 部 或 行 政 部核查 携 带 人 开 包 接 受检查 保 安 查 对 无 误 后放行 保 安 查 对 无 误 后放行 保 安 查 对 无 误 后放行 保 安 查 对 无 误 后放行 保 安 查 对 无 误
9、后放行 外 卖 废 旧 物资 生 产 生 活 垃圾 车辆放行 携 带 文 件 资料、 电脑 或磁盘 进 出 厂 区 随身物品 物资放行 条 物资放行 条 相关部门 签复的来 访 回 执 / 内部：用 车申请单 物资放行 条 无 财务部经理 人事行政部 门主管 用车部门主 管或人事行 政主管 人事行政主 管 仓库主管 或对应物 资管理部 门主管 人事行政 部门主管 用车部门 主管或人 事行政主 管 原使用、 管理部门 主管或人 事行政主
10、 管 仓管员或 对应物资 管理部门 人员 人事行政 部门人员 受访部门 人员/用 车人 原使用、 管理人 7 8 9 10 11 8 ．说明： 8.1 所有放行物资出门时由当值保安人员凭核准的放行条核对无误后才能放行。 8.2 如有物资 (来料加工的物资除外) 临时带入公司需先到门卫登记填写<自带物资入厂登记 表>，当值保安人员签名确认， 交物资携带人一份,经接访人员签名确认,在出门时交当值 保安人员核对原带入的物资后凭此单给予放行。此类物资不需再开放行条。
11、 8.3 所有物资的放行必须办理合法的手续后从公司正门出门。严禁物资从侧门或围墙出门。 8.4 如客户因业务需要携带样品出门时由营销部门电话通知当值保安或办理相关放行手续； 8.5 所有物资的放行原则上在白天上班时间内，晚上 8 点后停止放行，除特殊情况，按本办 法并经权限主管审批后放行。 8.5 公司产品提货单，须有提货人签名，注明提货车牌号并由相关的开单人员和财务审核人 员签名，当值保安人员依照提货单上物资的品名、规格、数量核对无误后才能放行。 8.6 当值保安对内部员工进出身份能 100﹪确定安全的可免予查验，如对进出员工身份或携 带物资有任何不明确或疑虑的一律须查验员
12、工出入有效证件(工作证或放行条)，否则以 失职论。 8.7 公司车辆出门须查验送货单或放行条，凭单放行(配车者可免)。 8.8 相关业务来访车辆、人员一律须登记查询，必要时须预先电告接洽部门，经允许方可进 入公司。 8.9 进出物资、邮件、包裹等一律需查验、登记。 9 ．经门卫检查查获如有私带公物或他人物资之嫌疑者，暂扣留物资，并按下列程序处理。 9.1 记录携带人所属单位、部门、姓名、时间、地点。 9.2 记录携带人携带的物资名称，规格、数量，从何处取拿的。 9.3 情节严重时，扣留该人员，并迅速呈报上级处理。遇到当事人反抗时除呈报上级外，同
13、 时还需报警。 10．奖罚规定：有如下情形者根据《员工手册-奖惩管理规定》之相关条例处理；情节特别严 重的移送司法机关处理。 10.1.保安人员在检查公司产品放行时发现货单与实物不符时，不及时反馈相关部门，有意 徇私放行的； 10.2 没按规定办理相关物资放行手续，私自携带相关物资离厂的； 10.3 携带相关物资进出公司，不接受值班人员按规定检查的； 10.4 物资放行申请人员、审核人员、审批人员、携带人员、保安检查人员不按本管理办法 操作的。 11 ．相关文件： 11.1 《仓储管理制度》； 11.2 《固定资产管理制度》； 11.3 《保
14、安管理制度》； 11.4 《员工手册》。 12 ．相关表单： 12. 1<自带物资入厂登记表>； 12.2 〈来访登记条〉； 12.3 〈物资放行审核审批人员签名样板〉； 12.4 〈放行条>。 12.5 〈车辆出入登记表〉； 12.6<邮件收发登记表>； 12.7<公司车辆出入登记表>； 12.8<财务核对铁料提货表>。 XXXXXXX 有限公司 自带物资入厂登记表 (新增表格) NO： 姓 名 单位或部门
15、 进入时间 物资名称 物资名称 数 量 数 量 规格 规格 车牌号码
16、 预计出厂时间 入厂原因： 当值保安签名： 出厂时间 当值保安检查核对： 出厂验证 接访人员签名 当值保安签名： XXXXXX 有限公司 来访登记条 来访单位 来访姓名 车牌号码 事 由 被 访 人 身份证号码 期 日 XXXXXXXXX 有限公司 物资放行审核审批人员签名表样 (新增表
17、格) 部门 职务 姓名 签字样本 备注： 本签字表样用于核对各签名人员字迹， 相关审核、 审批放行权限按 〈物资放行审批 权限表〉。 NO： XXXXXXX 有限公司 放行条 日期： 单位名称： 年 月 日 车牌号码： 提货单号：
18、 物资名称 合计 数量 备注 申请人： 复核： 门卫签放： 放行时间： XXXXXXXX 有限公司 车辆出入登记表 日期 单 位 名 称 车 牌 号 码 经办人 随 车 人 数 入 厂 原 因 入 厂 时 间 出 厂 时 间 保安 XXXXXXXXXX 有限公司 邮件收发登记表 收件人签名 值班员签名
19、取件时间 签收人 收件人 日期 XXXXXXXXXXX 有限公司 公司车辆出入登记表 日期 姓名 车牌 出 厂 时 随车人 值班人 入厂时 值班人 证件是 备注 间 数 员 间 员 否退回 XXXXXXX 有限公司 财务核对铁料提货表 数量(单位：件) 自带铁 提 印 铁 /素 废 退铁 铁 铁 值班 备注 财 务 签名 签名 提 货 车号 公 司 名称 出 厂 时 间 其 他 日 期
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