合作单位管理制度.docx

合作单位管理制度

为了加强公司对招标工作的统一管理，规范合作项目的招标操作程 序，更好地与各合作单位保持良好关系，结合公司的实际情况，制定本 办法。
一、合作形式分类及条件： (具体划分详见附件 1 )
A、分公司形式：
成为河北博鳌招标代理有限公司分公司应具备以下条件：
( 1 )办公场所：应具备固定办公场所(个人资产或长期租赁)，且 用于办公场所面积不得小于 130 m。
(2)开标场所：应具备固定开标室(除各地区监管部门要求的开标 场所外)，开标室应具备监控设备且每次开评标过程都应将电子监控存 档。
( 3 )办公设备：应具备办公设备：电脑(人手一台)、笔记本(不 少于 2 台)、打印机(不少于 2 台)、投影仪(不少于 1 台)等。
( 4 )人员：人员不得少于 15 人。其中：注册类(注册造价师)人 员不得少于 3 人；中级及以上职称不得少于 5 人；招标师不少于 2 人； 具体操控项目人员不得少于 9 人，能担当项目经理的不少于 3 人。
( 5 )人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区 操作流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政 府采购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了 解相关法律法规。
(6)业务数量及收益：招标项目数量达到120 个以上(分标段项目

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按一个项目计算)且年度收益达到 200 万及以上。
B、部门形式：
成为河北博鳌招标代理有限公司招标部(一部、二部、三部…)应 具备以下条件:
( 1 ) 办公场所：应具备固定办公场所。
(2)开标场所：应具备固定开标室(除各地区监管部门要求的开标 场所外)，开标室应具备监控设备且每次开评标过程都应将电子监控存 档。
( 3 )办公设备：应具备办公设备：电脑(人手一台)、笔记本(不 少于 2 台)、打印机(不少于 2 台)、投影仪(不少于 1 台)等。
( 4 )人员：人员不得少于 10，具体操控项目人员不得少于 6 人， 能担当项目经理的不少于 2 人。
( 5 )人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区 操作流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政 府采购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了 解相关法律法规。
C、个人形式：
( 1 )业务量：具备一定业务数量，具有固定的业主圈或者在某些地 区有大量业务。
( 2 )信誉：在业务所开展地区具有良好的社会信誉，得到业主部门 与监管部门的好评。
( 3)素养：熟悉业务开展区的操作流程及相关规章制度，了解招标 投标法等相关法律法规。

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D、公司形式(招标公司之间合作)：
招标公司应具备合法招标经营范围且至少具备政府采购乙级及以上 及建设工程乙级及以上。
二、合作管理制度：
(一)总公司市场拓展部负责管理各合作单位及负责与各部门的沟通 协调；
(二)统一 VI (如：服装、胸牌、标示等)；
(三) 所有合作单位人员均纳入总公司人事体系， 享受总公司正式员 工待遇(如：养老保险、职称、培训等)。
1 、分公司管理制度：
A、信息管理：
每月月初 ( 1 号-5 号) 上报本月项目信息 (信息报备表详见附件 2 )， 每周五上报项目进展情况表(项目进展表详见附件 3 )。
B、人员管理：
数量：人员不得少于 15 人。其中：注册类(注册造价师)人员不得 少于 3 人；中级及以上职称不得少于 5 人；招标师不少于 2 人；具体操 控项目人员不得少于 9 人，能担当项目经理的不少于 3 人。
人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区操作 流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政府采 购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了解相 关法律法规。 分公司所聘请的员工均需总公司考核通过后才可上岗并成 为分公司正式员工。
档案及保险：分公司应按国家相关规定为正式员工缴纳相应保险，

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且正式员工档案及保险均有总公司统一归档管理。
C、培训及考核
各地区监管部门组织的培训及考核：总公司会根据监管部门区域性 及培训内容不同组织的与之有关的分公司参加学习及考核。如遇到大规 模法律法规学习或考试，各分公司主要人员均要参与学习及考核。
总公司培训及考核：
专业知识培训：总公司每年不定期的组织各项专业知识及操作技能 的培训，分公司要积极响应且每年参加总公司组织的培训不少于 2 次， 每次不少于 3 人。
其他培训：总公司每年不定期组织礼仪交际等培训，分公司可根据 自身情况参加。
专业知识考核：总公司每年组织不少于两次的专业知识考试，分公 司每人每年至少参与一次且参与人员必须通过专业知识考试， 若未通过， 则需留在总公司学习实践后方可再次上岗。
D、公司会议及各项活动
会议：分公司每年必须参加总公司年度会议，并提交年度总结及下 年计划。
活动：总公司每年组织司庆、年庆、旅游等活动，分公司可根据自 身情况参加。
E、利润分配
分配形式：年度缴费。
缴费细则：每年年初( 1-2 月份)向总公司缴纳 30%的年费，每年 10 月份以前缴纳至 80%的年费，每年 12 月份须缴纳剩余年费。

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F、收据及发票管理
标书费由分公司收取，收据由总公司统一提供(整本收据用完后交 回总公司核对， 无误后方可领取新收据)；投标保证金须打入总公司账户， 由总公司统一开具投标保证收据(各地监管部门另有要求除外)。
发票：分公司定期对需要开具发票项目进行整合，统一办理。税费 由分公司全部承担。 (注：发票开具后，须提供相应抵扣发票，若不能提 供，须缴纳 4%抵扣票税费)
如有特殊情况，另行约定。
2 、部门合作管理制度：
A、信息管理：
每月月初 ( 1 号-5 号) 上报本月项目信息 (信息报备表详见附件 2 )， 每周五上报项目进展情况表(项目进展表详见附件 3 )。
B、人员管理：
数量：人员不得少于 10，具体操控项目人员不得少于 6 人，能担当 项目经理的不少于 2 人。
人员素养：项目经理人员应具备丰富的招标经验，掌握各地区操作 流程并与各地区监管部门建立了良好的关系，熟悉招标投标法、政府采 购法等相关法律法规；具体操控项目人员应熟悉各项招标流程并了解相 关法律法规。
C、培训及考核
各地区监管部门组织的培训及考核：总公司会根据监管部门区域性 及培训内容不同组织的与之有关的部门参加学习及考核。如遇到大规模 法律法规学习或考试，部门主要人员均要参与学习及考核。

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总公司培训及考核：
专业知识培训：总公司每年不定期的组织各项专业知识及操作技能 的培训，各部门要积极响应且每年参加总公司组织的培训不少于 4 次， 每次不少于 3 人。
其他培训：总公司每年不定期组织礼仪交际等培训，各部门可根据 自身情况参加。
专业知识考核：总公司每年组织不少于两次的专业知识考试，各部 门每人每年至少参与两次且参与人员必须通过专业知识考试， 若未通过， 则需留在总公司学习实践后方可再次上岗。
D、公司会议及各项活动
会议：各部门可根据自身情况参与，须提交年度总结及下年计划。
活动：总公司每年组织司庆、年庆、旅游等活动，各部门可根据自 身情况参加。
E、利润分配
分配形式：项目分成。
分成细则：
( 1 )代理服务费大于 1 万元(含)分成按 2/8,总公司收取代理服 务费的 20% ，税费由部门全部承担，标书费不分。
( 2 )代理服务费大于 5 千元(含)且小于 1 万元分成按 3/7,总公 司收取代理服务费的 30%，税费由部门全部承担，标书费按 3/7。
( 3)代理服务费小于 5 千元，代理服务费由总公司全部收取，标书 费不分。
F、收据及发票管理

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标书费由各部门收取，收据由总公司统一提供(整本收据用完后交 回总公司核对， 无误后方可领取新收据)；投标保证金须打入总公司账户， 由总公司统一开具投标保证收据(各地监管部门另有要求除外)。
发票：各部门定期对需要开具发票项目进行整合，统一办理。税费 由分公司全部承担。 (注：注：发票开具后，须提供相应抵扣发票，若不 能提供，须缴纳 4%抵扣票税费)
G、合同管理
( 1 )、项目确定后，合作单位需到公司招标部申领制式合同，由其 负责申请盖章，合同签订时要保证内容完善、具体，条理清晰。
(2)、合同签订后，合作单位应及时将一份合同原件返还公司招标 部存档。
( 3 )、对于各合作单位领用的合同， 由公司招标部统一登记管理(编 号、数量、时间、甲方、项目名称)。每季度与合作单位进行核查。
3、个人合作管理制度：
A、信息管理：
每有项目信息均需第一时间向总公司报备。
B、人员管理：
熟悉业务开展区的操作流程及相关规章制度，了解招标投标法等相 关法律法规。
C、培训及考核：
专业知识培训
我公司会对无经验的合作单位组织专业知识的基本培训(相关法律 法规及各地监管部门政策)。

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业务流程培训
对于无经验合作单位，我公司会在其业务开展前对其业务基本流程 进行培训。
( 1 )合作单位需来招标部工作一段时间，熟悉招标环境；
( 2 )招标部同事会根据手头项目情况安排合作单位协助参与项目；
( 3 ) 培训期结束后会对合作单位进行考核， 通过后方可进行其自己 的项目。
★合作单位开展自己项目时，必须由我公司招标部人员参与指导并 协作完成项目，待合作单位积攒一定经验时方可自行操作项目。
D、利润分配
分配形式：项目分成。
分成细则：
( 1 )代理服务费大于 5 万元(含)分成按 3/7,总公司收取代理服 务费的 30% ，标书费由总公司收取。
( 2 )代理服务费大于 8 千元(含)且小于 5 万元分成按 5/5,总公 司收取代理服务费的 50% ，标书费由总公司收取。
( 3)代理服务费小于 8 千元，总公司不予合作。
如有特殊情况，另行约定。
F、项目操作
以个人形式与公司合作，所有项目均交由公司员工统一操作。
4、公司合作管理制度
A、项目由合作单位操作，总公司负责配合；
B、利润分配： 2/8 分成，税费由合作单位全担。

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三、内部管理制度
公司成立市场拓展部负责公司此类业务的拓展和管理。
1 、人员按地区管理：
卢玲菊 负责以下几个地区的合作单位：唐山地区(孙红倩、刘天放、罗 国婷等)、承德地区(胡爱君等)、邢台(董博、郝杰等)。
石建英 负责以下几个地区的合作单位：保定地区(李磊等)、邯郸(孙 明红等)、张家口(白永利)。
张丹 负责以下几个地区的合作单位：石家庄地区等。
2 、管理职责：
A、负责相应合作单位的前期项目信息登记；
B、负责相应合作单位的前期项目资料准备(包括：简介、协议等)；
C、 负责相应合作单位的项目信息的发布(包括： 公告、 邀请函、 公示等)； D、负责相应合作单位的项目公告、文件的审核；
E、负责相应合作单位的备案收集存档(包括：纸质档案及电子档案)； F、负责相应合作单位项目的结算(包括：保证金的收退、发票、最后总 公司的结算)。
四、资料管理
公司宣传册、招标文件及备案文件封皮、公司简介、信封、便笺纸、 手提袋等带有公司统一标志的用品，由公司统一印制(或自行印制 )； 合 作单位需要时从可向公司招标部申请领取，需交纳相应工本费。
1 、公司宣传册：
A、如宣传册(总公司印制)需加盖公司公章，需主管领导审批，且 需明确注明项目名称、甲方、领取时间、领取数量、领取人。

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B、如需针对各别项目印制宣传册，需经公司确认后方可使用，且需 确注明项目名称、甲方、领取时间、领取数量、领取人。
2 、招标文件(或备案)封皮、信封、便笺纸、手提袋等：
A、封皮应由公司统一印制发放，需交纳相应工本费 1 元/张。考虑 到外地合作单位距离及时间问题，可自行印制，但须经公司确认后方可 使用。
B、信封、便笺纸、手提袋等总公司不再提供，合作单位可根据自身 情况自行印制，但须经公司确认后方可使用。
五、信息管理
公司分别对合作单位建立项目信息库，对项目信息进行统一管理。
1、 合作单位应及时向招标部报送项目信息， 公司招标部会对项目信 息进行登记(甲方、项目名称、投资金额、项目进展情况等 )， 以便公司 提前准备项目招标所需资料、证件。
2、如不同合作单位项目信息重叠时，由合作单位自行协商；确定项 目信息归属，如协商不成时，公司将以上报时间较早的为准。
六、招标流程管理
1、项目跟踪
合作单位跟踪项目时，应及时将项目信息情况告知公司招标部，由 招标部登记信息台帐。
2、签订招标代理合同
A、项目确定后，合作单位需到公司招标部申领制式合同，由其负责 申请盖章，合同签订时要保证内容完善、具体，条理清晰。
B、 合同签订后， 合作单位应及时将一份合同原件返还公司招标部存

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档。
C、对于各合作单位领用的合同， 由公司招标部统一登记管理(编号、 数量、时间、甲方、项目名称)。每季度与合作单位进行核查。
3、发布招标公告(更正公告)或邀请函(格式详见附件 5 )
发布招标公告(更正公告)或邀请函时，应由公司审核通过，再根 据项目监管部门要求由招标部在有关媒体发布。
A、河北省(市、县、区)政府采购网： (详见附件 5 )
发布招标公告(更正公告)前一天应将招标公告(更正公告)发入 公司指定邮箱( boaozb@ ) ,公司审核通过后，发布当天(或前一 天)由公司指定邮箱发入省(市、县、区)采购办指定邮箱。
★政府采购网公告发布截止时间：当日 10 点。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档、登记报名时间、 开标时间等)。
B、中国政府采购网(详见附件 5 )
发布招标公告(更正公告)前一天应将招标公告(更正公告)发入 公司指定邮箱( boaozb@ ) ,公司审核通过后，发布当天由公司招 标部录入中国政府采购网。
★中国政府采购网公告发布截止时间：当日 16 点。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档、登记报名时间、 开标时间等)。
C、河北省建设工程信息网
发布招标公告(更正公告)前一天应将招标公告(更正公告)发入 公司指定邮箱( boaozb@ ) ,公司审核通过后，发布当天由公司招

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标部录入河北省建设工程信息网。
★如只需发布河北省建设工程信息网，截止时间：16: 30点；如 需配合其他网站一起发布，则按其他网站截止时间执行。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档、登记报名时间、 开标时间等)。
★河北省建设工程信息网截图： (提供公告时需提供截图中所需填入 的信息) 详见附件 5
D、河北省招标投标综合网
发布招标公告(更正公告)前一天应将招标公告(更正公告)发入 公司指定邮箱( boaozb@ ) ,公司审核通过后，发布当天由公司招 标部录入河北省招标投标综合网。
★河北省招标投标综合网公告发布截止时间：当日 16 点。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档、登记报名时间、 开标时间等)。
★河北省招标投标综合网截图： (提供公告时需提供截图中所需填入 的信息) 详见附件 5
E、中国采购与招标网
发布招标公告(更正公告)前一天应将招标公告(更正公告)发入 公司指定邮箱( boaozb@ ) ,公司审核通过后，发布当天由公司招 标部录入中国采购与招标网。
★中国采购与招标网公告发布截止时间：当日 15 点。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档、登记报名时间、 开标时间等)。

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F、邀请函
发出邀请函前一天应将邀请函发入公司指定邮箱( boaozb@) , 公司审核通过后，申请盖章后方可发出。
★邀请函发出时间距投标截止时间应不少于 20 天。
★邀请函由公司招标部统一存档、登记(电子存档、登记报名时间、 开标时间等)。
4、招标文件(补遗)审核
1、合作单位在编写招标文件(补遗)时，应严格按照我公司(或地 方监管部门)规定的版本、格式编写，招标文件(补遗)发出前一天应 将电子版发入公司指定邮箱 ( boaozb@)， 经总工签字同意后方可 盖章。
★招标文件发售时间距投标截止时间应满足 20 天。
★补遗发出时间距投标截止时间应满足 15 天。
2 、招标文件采用我公司统一印制封皮和装订模式。
5、发布中标公示(预、中标公告) (格式详见附件 6 )
A、河北省(市、县、区)政府采购网： (格式详见附件 6 )
发 布 预、 中 标 公 告 前 一 天 应 将 中 标 公 告 发 入 公 司指 定 邮 箱 ( boaozb@) ,公司审核通过后，发布当天(或前一天)由公司指 定邮箱发入省(市、县、区)采购办指定邮箱。
★政府采购网公告发布截止时间：当日 10 点。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档)。
B、中国政府采购网(格式详见附件 6 )
发 布 中 标 公 告 前 一 天 应 将 中 标 公 告 发 入 公 司 指 定 邮 箱

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( boaozb@) ,公司审核通过后， 发布当天由公司招标部录入中国 政府采购网。
★中国政府采购网公告发布截止时间：当日 16 点。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档)。
C、河北省建设工程信息网
发 布 中 标 公 示 前 一 天 应 将 中 标 公 示 发 入 公 司 指 定 邮 箱 ( boaozb@) ,公司审核通过后， 发布当天由公司招标部录入河北 省建设工程网。
★如只需发布河北省建设工程网，截止时间：16: 30点；如需配 合其他网站一起发布，则按其他网站截止时间执行。
★公示由公司招标部统一存档、登记(电子存档)。
★河北省建设工程信息提供公示时需提供中标范围、中标人、中标 金额、中标工期、中标人开竣工时间、中标人项目经理、项目经理注册 号、工程质量等。
D、河北省招标投标综合网(格式详见附件 6 )
发布中标公示(中标候选人公示)前一天应将中标公示(中标候选 人公示)发入公司指定邮箱( boaozb@ ) ,公司审核通过后，发布 当天由公司招标部录入河北省招标投标综合网。
★河北省招标投标综合网公告发布截止时间：当日 16 点。
★公告由公司招标部统一存档、登记(电子存档)。
★河北省招标投标综合网截图： (提供公示时需提供截图中所需填入 的信息)
6、发布中标通知书

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合作单位应按照我公司(或地方监管部门)规定的格式编写中标通 知书，待公示期结束，经我公司审核通过后，方可盖章发放，且将中标 通知书领取数量进行登记。
7、备案资料管理
合作单位及时将备案资料整理并装订成册，封面应采用我公司统一 印制封面，盖章需向我公司招标部申请。将备案资料递交到招标人、监 督部门，同时交我公司一份存档。
1、时间要求：合作单位在中标公示(中标公告)结束后10 个工作 日内将备案资料送至我公司。
2、内容要求：备案资料(关于本次招标项目的所有资料 )、 电子版 (招标公告、招标文件、评标报告)、未中标单位的投标文件、顾客满意 度表及签收表。
★代理协议及中标通知书原件，不做到备案中，单独提交；备案中 放置代理协议及中标通知书复印件。
★采购类项目：备案中应放置采购单原件；工程类项目：备案中应 放置招标投标情况报告的原件。
★提交备案的同时须提交顾客满意度反馈表及项目备案资料签收表 (格式详见附件 7 )
七、财务管理
1、 合作单位财务流程：
( 1 )发售招标文件
合作单位从公司领取已加盖公司财务章和招标文件章的收据，并在 收据领用单上签字(或由代领人签字)，待收据用完后以旧换新，发售完

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招标文件后，由招标部汇总投标情况登记表交给计财部，以便登记、核 对投标企业交纳投标保证金情况。
( 2 )收取投标保证金
投标企业交纳的投标保证金统一汇入公司开立的银行账户， 主管部门 有特殊要求需交到当地交易中心的，需提前和公司沟通，征得同意后方 可执行。计财部核查款项已到账后，为投标单位开具收据，在投标保证 金递交截止时间前招标部统计投标单位交纳投标保证金情况，并通知开 标人员哪几家投标单位未缴纳投标保证金。
( 3)退还投标保证金(格式详见附件 8 )
项目开标后，按照招投标法规定，可以退还投标保证金的，由招标 部填写服务费结算报告，经领导同意签字后交给计财部，计财部与未中 标单位沟通后退还其投标保证金；给中标单位扣除招标代理服务费后的 余额与其沟通后退还。
(4)代理服务费的结算(格式详见附件 8 )
招标项目结束，备案资料送到公司且符合要求后方可结算代理费。 代理费由招标部负责统一结算。
★所有结算单招标部须留存复印件并进行相关登记。
2、合作单位开具发票情况
合作单位需要开具发票时，应先与招标部沟通，由本部门填写发票 领用单，经领导同意签字后交给计财部，如果已经开过收据的，开具发 票应将收据退回。如不退回，将不予结算代理费。
★ 所有发票领用单招标部须留存复印件并进行相关登记。
八、发布公告截止时间

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1、政府采购网公告发布截止时间：当日 10 点。 2、中国政府采购网公告发布截止时间：当日 16 点。 3、河北省招标投标综合网公告发布截止时间：当日 16 点。 4、中国采购与招标网公告发布截止时间：当日 15 点。 ★超出相应网站截止时间的我公司均不再发公告。
九、比选管理
1、合作单位应及时向招标部报送比选信息，公司招标部会对项目信 息进行登记(甲方、项目名称、投资金额等)，以便公司提前准备项目招 标所需资料、证件。如不同合作单位比选信息重叠时，由合作单位自行 协商；确定比选信息归属，如协商不成时，公司将以上报时间较早的为 准。
2、合作单位负责比选报名，我公司只负责配合提供原件及相关报名 资料。报名成功后须提供给我公司纸质及电子版比选文件。
3、比选申请书由合作单位负责制作，我公司配合提供相应资料，所 有比选申请书须由我公司审核通过后方可参加比选。
★合作单位须向我公司提供电子版比选申请书并由公司招标部统一 存档。
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