接待及礼品使用管理制度.docx

e接 待 及 礼 品 使 用 管 理 制 度审 核： 批 准 :日 期： 日 期 :.1。 1 规范接待工作，树立良好公司形象。1.2 加强礼品使用管理，明确领用流程，控制费用。5。文件号:DLBGS-05A行文单位：集团办公室 阅读范围：第 1 页 共 5 页 全体员工生效日期：保密原则： 向来宾介绍情况时， 应注意保守公司机密， 巧妙回避不宜回答的问题。 重要会议要有记录，并形成会议纪要。接待规格的确定编 制：日 期 :1. 目的2. 适用范围集团及所属各部门、各分子公司。3. 职责集团办公室为集团负责接待和礼品管理的职能部门。 遇到重大接待工作和活动， 可由总裁协调若干部门共同做好此项工作， 有关部门应积极主动配合.4. 对外接待原则4.1 接待应遵循“平等、 对口、 节约、 周到、 保密” 的原则，使客人高兴而来、满意而去。a。 平等原则:对来宾无论职务高低， 都要平等相待、 落落大方、 不卑不亢.一般情况下,应级别与权限 对等，同级别出面，特殊情况高规格接待。b. 对口原则： 各职能部门对口接待。 综合性接待时 相关部门应予以协助。c。 节约原则：招待来宾从简，不铺张浪费，不重 复宴请,主方人数一般不多于宾客人数。d. 周到原则：接待应衔接周密 , 以礼相待，使客人 感到热情、周到。5.1.高规格接待：陪客要比来宾职务高一些，适用 于上级机关来人、其他企事业单位来人洽谈重 要商务事宜.5.2。对等接待： 适用于一般性业务和合作活动接待。5。 3。低规格接待:陪客比来宾职务低一些,适用于经常性业务往来。6. 接待礼仪6。 1 见面：原则为主动、热情、礼貌。6。 2 初见：主动起迎，表示欢迎。6。 3 安排交谈地点：a. 根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、会 议室、董事长办公室等)进行交谈。b. 主陪人比较忙， 一时难以抽身时， 应向客人说明， 暂请他人代接或另商时间。c。 切记勿让客人久侯而无人问津。d. 客人提出和领导或他人交谈， 应立即联络， 经同 意后， 将客人引至约定地点等候会面， 介绍后再行离开.接待及礼品使用管理制度6.4 引见:首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名). 引见顺序 :a. 把身份较低、 年龄较小的人介绍给身份高、 年纪 大的人。b。 按职务高低，依次介绍来客。c。 职务相同，先介绍年纪大者。d。 领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。6.5 行路：a. 陪同客人行路，请客人行于自己右侧。b. 乘坐车,上下楼梯、 电梯，礼让客先,主动开关门.c。 主陪人员应并排在客人旁边，不要落在后边.6。 6 其他注意事项：a. 穿着不得过于随便， 着装应端庄、 整洁， 有风度。b. 主动照顾来宾中的老人、妇女和儿童。接待及烟酒使用管理制度第 2 页 共 9 页c. 尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。d. 因故未能准时赴约,尽早通知对方，并以适当的 方式道歉。7. 接待内容和程序7。 1 申请：重点接待任务需弄清来宾的基本情况，含单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、 乘坐交通工具及车次或航班， 确定接待内容和要求,填写接待申请单 (见附表一)报总裁批准。 时间紧迫时， 或接待内容简单的可先行接待， 事后填报业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单 (见附表二)报批即可。7。 2 接待准备：申请人将接待申请单给接待主 管， 时间紧迫时可口头通知接待主管， 并一起准 备接待工作， 按客人来访目的、 要求和公司规定 做好接待准备工作。7。 3 安排迎接客人、 安排见面、 会谈、宴会、住宿礼品和活动等。7.4 送别：根据客人意见，预定车、机票，话别送 行， 派人派车送至车站或机场， 或派专车送至返 程目的地。7。 5 如有必要合影，应事先安排主要合影人员顺次 和拍摄位置。合影一般主人居中 ,按主宾顺序 , 以主人右手边为上位，主客双方间隔排列。7。 6 接待核销：接待完毕,将剩余烟酒礼品退还，并据实填写 业务应酬及烟酒礼品使用登记、 核销单报批。如在外地组织招待及宴请，出差返回公司应及时填写核销单， 所有招待费用票据须由接待主管审核签字(若超标需总裁审核签字)，财务方可报销.7。 7 小结：每次较重要接待完成后进行一次小结 , 以便总结经验，改进后续工作。8。 接待标准接待标准详见附表三接待标准表 。 9。 礼品(烟、酒、茶叶等)管理规定9.1 礼品的采购计划编制、保管、领用、核销、统 计、管理台帐(见附表四)建立等管理由集团办 公室接待主管负责， 其采购另由专人负责。 每月 最后一个工作日由财务部组织礼品库存盘底， 盘 底无误后将统计报表报总裁审阅。若账物不符， 由公司调查处理.9.2 采购计划：一般应按月计划,总裁批准后安排采 购，用量大时应及时补充计划.9.3 领取、核销a。 申请用烟酒等礼品需填写业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单 ,接待任务完成或出差返回后须立即办理核销，前单不销后单不借.b. 接待主管负责对招待费及礼品使用监督和审核 把关。9.4 烟酒的使用范围及审批a。 各类会议、 各验收现场等情况:经大区负责人或部长级领导批准.b. 宴请发烟：经总裁批准,特殊情况可事后报告。c. 送礼：经总裁批准,特殊情况可事后报告.d. 工作需要公司内人员自己使用烟时， 原则上只能 共用一包。接待及礼品使用管理制度第 3 页 共 9 页e. 其它需要用烟酒的情形。10。 罚则10。 1 虚报、假报烟酒礼品使用去向者，一经发现，除追缴损失外，并处以十倍罚款。10.2 对未严格按本制度执行的，视情况每次罚责任 人 100 500 元，擅自执行走样的,每次罚责任 人 20-200 元。11. 附表附表一 : 接待申请单附表二： 业务应酬及烟酒礼品使用登记、 核销单附表三： 接待标准表附表四： 烟酒礼品管理台帐接待及烟酒使用管理制度第 4 页 共 9 页附表一接待申请单接待等级：A B C D E主宾姓名来访单位联系电话来访人数来宾级别到达时间随从宾客姓名领导视察 客户考察 商务洽淡 技术交流 供应商来访接待原由合作商来访 其他：是 否是否接机接站航班号： 到达时间： 车次： 到达车站： 到达时间：福盛源宾馆 兴威华天 集贤宾馆 芙蓉华天 金源大酒店 通程盛源 其他 :住宿安排房间安排要求：用餐安排休闲娱乐安排公司领导餐厅 饭怕鱼 集贤宾馆 大梅沙海鲜汇 海食上 其他：就餐时发烟 就餐时不发烟预定:田汉大剧院 其他：地点：旅游安排时间 : 当日返回陪同人员：2 天 3 天 其他：茶叶(大) 份 茶叶(小) 份 烟 条 酒 瓶礼品安排台历 份 笔筒 个 其它：笔 记事本 茶水 饮料 水果 点心 鲜花会议安排董事长办公室 一楼会议室 二楼会议室 其他：接待及烟酒使用管理制度第 5 页 共 9 页建议陪同人员名单：主陪： 陪同人员：陪同人员预定返程火车票 预定返程机票返程安排要求公司派专车返程部门或大区集团领导审批负责人意见 签名 : 年 月 日 签名： 年 月 日预定返程高铁票要求派车送站附表二业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单公司主接待人主宾姓名及职务宾客人员名单饭菜消费金额公司陪同人员主宾单位名称住房消费金额烟酒礼品领用、核销其他消费烟酒礼品领用领 用 人批准领导品名、品牌领用人确认结余数量领用数量实际使用数量接待主管审核结 余去向(非接待使用时需填写去向)总裁审批说明： 1、本表由主接待人指导领用人填写，如没有发生招待宴请则只需填写烟酒领用及核销部分 .2、宴请用烟、请客送礼使用烟酒礼品及超标接待需由总裁审批，特殊情况可事后报告 .接待及烟酒使用管理制度第 6 页 共 9 页部门或公司： 年 月 日附表三接待标准表招待人群客户一般办事人员.一般性业务接待。业务合作中比较重要的人，业务关键环 节负责人等.政府县市级别领导、政府处级领导、能 决定合作的关键人物，如各级局长、分 管副局长等.政府省厅级别人员、大客户第一负责 人用酒标准、参考用酒使用 70 元/瓶以内红酒;使用 100 元/瓶以内白酒.使用 100 元/瓶以内红酒；使用 150 元/瓶以内白酒，如开口笑等.使用 150 元/瓶以内红酒，如洛神等；使用 200 元/瓶以内白酒，如泸州老窖、 开口笑等。使用 300 元/瓶以内红酒,如洛神、奔富 28 等 ;使用 400 元/瓶以内白酒，如湘窖等。据需安排,实报实销饭菜标准(元/人)406080120住宿标准(元/间)240 以内280 以内320 以内400 以内等级ABCDE接待及烟酒使用管理制度第 7 页 共 9 页附表四烟酒礼品管理台帐品名：库存数量： 年 月 日日期领用人出库(领用)实际使用领用单位 领用数量数量入库(采购或退还)退还数量采购采购人数量单价(元)接待主管结 存签名接待及烟酒使用管理制度第 8 页 共 9 页合本页实际使用总数： 本页采购总数：计