接待及礼品使用管理制度.docx

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接 待 及 礼 品 使 用 管 理 制 度

审 核： 批 准 :
日 期： 日 期 :

.

1。 1 规范接待工作，树立良好公司形象。

1.2 加强礼品使用管理，明确领用流程，控制费用。
5。
文件号:DLBGS-05A
行文单位：集团办公室 阅读范围：
第 1 页 共 5 页 全体员工
生效日期：

保密原则： 向来宾介绍情况时， 应注意保守公司
机密， 巧妙回避不宜回答的问题。 重要会议要有
记录，并形成会议纪要。

接待规格的确定
编 制：
日 期 :
1. 目的

2. 适用范围

集团及所属各部门、各分子公司。

3. 职责
集团办公室为集团负责接待和礼品管理的职能
部门。 遇到重大接待工作和活动， 可由总裁协调
若干部门共同做好此项工作， 有关部门应积极主
动配合.

4. 对外接待原则

4.1 接待应遵循“平等、 对口、 节约、 周到、 保密” 的原则，使客人高兴而来、满意而去。

a。 平等原则:对来宾无论职务高低， 都要平等相待、 落落大方、 不卑不亢.一般情况下,应级别与权限 对等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
b. 对口原则： 各职能部门对口接待。 综合性接待时 相关部门应予以协助。

c。 节约原则：招待来宾从简，不铺张浪费，不重 复宴请,主方人数一般不多于宾客人数。
d. 周到原则：接待应衔接周密 , 以礼相待，使客人 感到热情、周到。



5.1.高规格接待：陪客要比来宾职务高一些，适用 于上级机关来人、其他企事业单位来人洽谈重 要商务事宜.
5.2。对等接待： 适用于一般性业务和合作活动接待。
5。 3。低规格接待:陪客比来宾职务低一些,适用于
经常性业务往来。

6. 接待礼仪

6。 1 见面：原则为主动、热情、礼貌。
6。 2 初见：主动起迎，表示欢迎。

6。 3 安排交谈地点：

a. 根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、会 议室、董事长办公室等)进行交谈。

b. 主陪人比较忙， 一时难以抽身时， 应向客人说明， 暂请他人代接或另商时间。

c。 切记勿让客人久侯而无人问津。

d. 客人提出和领导或他人交谈， 应立即联络， 经同 意后， 将客人引至约定地点等候会面， 介绍后再
行离开.

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6.4 引见:首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名). 引见顺序 :

a. 把身份较低、 年龄较小的人介绍给身份高、 年纪 大的人。

b。 按职务高低，依次介绍来客。
c。 职务相同，先介绍年纪大者。

d。 领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变
化的，与客人共同协商安排。

6.5 行路：

a. 陪同客人行路，请客人行于自己右侧。

b. 乘坐车,上下楼梯、 电梯，礼让客先,主动开关门.

c。 主陪人员应并排在客人旁边，不要落在后边.
6。 6 其他注意事项：

a. 穿着不得过于随便， 着装应端庄、 整洁， 有风度。

b. 主动照顾来宾中的老人、妇女和儿童。

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c. 尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

d. 因故未能准时赴约,尽早通知对方，并以适当的 方式道歉。

7. 接待内容和程序

7。 1 申请：重点接待任务需弄清来宾的基本情况，
含单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离
时间、 乘坐交通工具及车次或航班， 确定接待内
容和要求,填写《接待申请单》 (见附表一)报总
裁批准。 时间紧迫时， 或接待内容简单的可先行
接待， 事后填报《业务应酬及烟酒礼品使用登记、
核销单》 (见附表二)报批即可。

7。 2 接待准备：申请人将《接待申请单》给接待主 管， 时间紧迫时可口头通知接待主管， 并一起准 备接待工作， 按客人来访目的、 要求和公司规定 做好接待准备工作。
7。 3 安排迎接客人、 安排见面、 会谈、宴会、住宿、
礼品和活动等。

7.4 送别：根据客人意见，预定车、机票，话别送 行， 派人派车送至车站或机场， 或派专车送至返 程目的地。
7。 5 如有必要合影，应事先安排主要合影人员顺次 和拍摄位置。合影一般主人居中 ,按主宾顺序 , 以主人右手边为上位，主客双方间隔排列。
7。 6 接待核销：接待完毕,将剩余烟酒礼品退还，
并据实填写 《业务应酬及烟酒礼品使用登记、 核
销单》报批。如在外地组织招待及宴请，出差返
回公司应及时填写核销单， 所有招待费用票据须
由接待主管审核签字(若超标需总裁审核签字)，
财务方可报销.

7。 7 小结：每次较重要接待完成后进行一次小结 , 以便总结经验，改进后续工作。
8。 接待标准

接待标准详见附表三《接待标准表》 。 9。 礼品(烟、酒、茶叶等)管理规定
9.1 礼品的采购计划编制、保管、领用、核销、统 计、管理台帐(见附表四)建立等管理由集团办 公室接待主管负责， 其采购另由专人负责。 每月 最后一个工作日由财务部组织礼品库存盘底， 盘 底无误后将统计报表报总裁审阅。若账物不符， 由公司调查处理.

9.2 采购计划：一般应按月计划,总裁批准后安排采 购，用量大时应及时补充计划.

9.3 领取、核销
a。 申请用烟酒等礼品需填写《业务应酬及烟酒礼
品使用登记、核销单》 ,接待任务完成或出差返
回后须立即办理核销，前单不销后单不借.

b. 接待主管负责对招待费及礼品使用监督和审核 把关。
9.4 烟酒的使用范围及审批
a。 各类会议、 各验收现场等情况:经大区负责人或
部长级领导批准.

b. 宴请发烟：经总裁批准,特殊情况可事后报告。

c. 送礼：经总裁批准,特殊情况可事后报告.
d. 工作需要公司内人员自己使用烟时， 原则上只能 共用一包。

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e. 其它需要用烟酒的情形。
10。 罚则

10。 1 虚报、假报烟酒礼品使用去向者，一经发现，
除追缴损失外，并处以十倍罚款。

10.2 对未严格按本制度执行的，视情况每次罚责任 人 100— 500 元，擅自执行走样的,每次罚责任 人 20-200 元。

11. 附表

附表一 : 《接待申请单》

附表二： 《业务应酬及烟酒礼品使用登记、 核销
单》

附表三： 《接待标准表》

附表四： 《烟酒礼品管理台帐》

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附表一

接待申请单

接待等级：□A □B □C □D □E

主宾姓名

来访单位

联系电话

来访人数

来宾级别

到达时间

随从宾客姓名

□领导视察 □客户考察 □商务洽淡 □技术交流 □供应商来访
接待原由
□合作商来访 □其他：

□是 □否
是否接机接站
航班号： 到达时间： 车次： 到达车站： 到达时间：

□福盛源宾馆 □兴威华天 □集贤宾馆 □芙蓉华天 □金源大酒店 □通程盛源 □其他 :
住宿安排
房间安排要求：

用餐安排

休闲娱乐安排

□公司领导餐厅 □饭怕鱼 □集贤宾馆 □大梅沙海鲜汇 □海食上 □其他：

□就餐时发烟 □就餐时不发烟

预定:□田汉大剧院 其他：

地点：
旅游安排
时间 : □当日返回

□陪同人员：

□2 天 □3 天 □其他：

□茶叶(大) 份 □茶叶(小) 份 □烟 条 □酒 瓶
礼品安排
□台历 份 □笔筒 个 □其它：

□笔 □记事本 □茶水 □饮料 □水果 □点心 □鲜花
会议安排
□董事长办公室 □一楼会议室 □二楼会议室 □其他：

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建议陪同人员名单：主陪： 陪同人员：
陪同人员

□预定返程火车票 □预定返程机票
返程安排
□要求公司派专车返程

部门或大区
集团领导审批
负责人意见 签名 : 年 月 日 签名： 年 月 日
□预定返程高铁票

□要求派车送站

附表二

业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单

公司主接待人

主宾姓名及职务

宾客人员名单

饭菜消费金额
公司陪同人员

主宾单位名称

住房消费金额

烟酒礼品领用、核销

其他消费

烟酒礼品领用
领 用 人
批准领导

品名、品牌

领用人确认结余数量
领用数量
实际使用数量

接待主管审核
结 余
去向(非接待使用时需填写去向)

总裁审批

说明： 1、本表由主接待人指导领用人填写，如没有发生招待宴请则只需填写烟酒领用及核销部分 .

2、宴请用烟、请客送礼使用烟酒礼品及超标接待需由总裁审批，特殊情况可事后报告 .

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部门或公司： 年 月 日

附表三

接待标准表

招待人群

客户一般办事人员.

一般性业务接待。

业务合作中比较重要的人，业务关键环 节负责人等.

政府县市级别领导、政府处级领导、能 决定合作的关键人物，如各级局长、分 管副局长等.

政府省厅级别人员、大客户第一负责 人。
用酒标准、参考用酒

使用 70 元/瓶以内红酒;
使用 100 元/瓶以内白酒.
使用 100 元/瓶以内红酒；
使用 150 元/瓶以内白酒，如开口笑等.
使用 150 元/瓶以内红酒，如洛神等；
使用 200 元/瓶以内白酒，如泸州老窖、 开口笑等。
使用 300 元/瓶以内红酒,如洛神、奔富 28 等 ;
使用 400 元/瓶以内白酒，如湘窖等。

据需安排,实报实销
饭菜标准
(元/人)

40

60

80

120
住宿标准

(元/间)

240 以内

280 以内

320 以内

400 以内
等级

A

B

C

D

E

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附表四

烟酒礼品管理台帐

品名：

库存数量： 年 月 日

日期


领用人

出库(领用)

实际使用
领用单位 领用数量
数量

入库(采购或退还)

退还

数量
采购
采购人
数量


单价
(元)


接待主管
结 存
签名

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合
本页实际使用总数： 本页采购总数：
计