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物流企业供应商合规管理制度

物流企业供应商合规管理制度的制定是为了规范供应商的选 择和管理，以构建安全稳健、持续优化、富有综合竞争力的供应 链体系，从而保证供应商能为公司持续健康发展提供合格服务。
本制度适用于公司在业务操作中涉及的所有业务供应商，包 括自主选择的供应商及客户指定的供应商；本制度不适用于行政 采购供应商。
第一章 总则
本章详细明确了运输、仓储等业务供应商类型、供应商管理 的主要部门及职责权限等内容。

图一：询价选择供应商流程

第二章 供应商的开发与选择
各职能部门在供应商的选择过程中要遵循适价、适质、适时 和适地的原则。公司选择供应商主要采取询价选择、招投标选择 和指定这三种方式。公司选择供应商时应根据业务不同特点遵循 价格优先原则以及服务优先原则：
对于货值较低、 风险较小的业务， 应当遵循价格优先的原则， 重点考虑供应商的价格优势；对于货值较大、风险较大的业务， 则应当遵循服务优先的原则，重点考虑供应商的操作水平。
审查筛选时应着重关注供应商的注册资金、经营范围、资产 情况、有关专业资质、行业评级等相关内容。
招标准备工作
开标评标工作

第三章 供应商日常考核与评价
供应商考核的基本原则：

对供应商的考核应当采用主客观相结合的方式进行 ,客观法 为考核的基本方法，应占考核评分比重 70%以上；主观法为考核 的辅助方法，应占考核评分比重 30%以下。
一般情形下对供应商绩效( KPI )进行如下项目的考核：
A.供应商操作水平考核
操作流程规范程度：考核供应商是否具有明确规范的操作流 程，该流程是否有切实实施。
准时率 /及时率：对空运、海运供应商，考核起运及到港的准 时率；对陆运供应商，考核接货及送达的准时率；对报关企业及 货代同行，考核单证作业的及时率，如报关报检的及时率、订舱 及时率等。
差错率：对运输供应商主要考核货物能否正确发送及送达、 是否正确放货；对报关及货代同行企业，主要考核单证作业的准 确程度；对仓储供应商，主要考核是否能够正确放货。
事故率：主要针对运输及仓储供应商，及提供此类服务现场 操作服务货代同行，考核在仓储、包装、装卸、运输等过程中出 现操作事故造成货损货差的情况。
信息反馈及时：针对所有供应商，在跟踪业务操作情况的过 程中，是否具有有效的信息跟踪体系，是否能够及时、准确的反 馈操作进程及状况。
其他操作规范：对各供应商应当满足的其他操作规范进行考 核

B.供应商操作水平考核
单证管理规范：服务记录齐全，各类业务单证可追溯性强。 员工管理规范：组织氛围良好，员工工作热情高涨。
信息管理规范：注重用信息化建设来提高工作效率和工作质 量。
管理制度规范：有一套严格、完备的管理制度，并能够得到 有效实施。
C.供应商客服能力考核
客户投诉率：各供应商遭到客户投诉的情况。
异常情况的处理能力：对于突发的异常状况，各供应商是否 能够专业、有效、迅速的做出适当处理，以最大限度的避免或减 少损失。
改进情况：对于异常状况中暴露的问题，及客户或公司提出 的合理的改进建议，能否虚心采纳并采取有效的改进措施。
服务态度：对客户有良好的服务态度和服务意识，主动调查 客户服务需求，并主动尽力实施。
合理化建议：为改善工作效率及工作质量，向公司提出合理 化建议，并经公司采纳推广。
供应商考核指标的共同特征：
具体： 指标的选择越具体越好，避免设定“安全能力”这类 空泛的指标。
易测： 所选指标应方便测算。

可量化： 指标以数字表示，可以是自然数，也可以是百分数， 一般来说百分数更好。
合理： 指标设定应符合企业自身能力，能达到但具有挑战。
可提升： 考核的目的是通过监督比较，帮助和促进供应商改 善其业绩，为日后更好地完成供应活动打下良好的基础。
供应商的考核、复查、归档：
考核： 供应商考核每年进行一次，如遇持续时间长、业务量 大、货值较高的项目，公司认为有必要的，可对项目供应商每半 年考核一次。 业务人员对供应商考核打分，结合考核结果将各供 应商进行 A、 B、 C、 D 等级分类，并将考核情况报部门经理、副 总经理及总经理审核。
复查：复查是由业务部门对供应商重新进行全面调查及评估， 包括供应商企业基本情况的更新、复查周期内的考核情况汇总、 价格及履约能力的重新评估等，由部门经理签署意见后，由副总 经理及总经理最终确定复查结果。
归档： 业务部门应在考核结束后及时将考评表及考核依据， 包括但不限于客户投诉登记表、事故报告、事故处理评估意见等 材料原件交总经办归档；总经办应将所有考核材料汇总后归档备 查，已有档案应做相应更新。

第四章 供应商的异常管理
接到客户投诉时：
销售部 统筹处理投诉，是第一负责人。销售部接到客户投诉 后，应立即告知操作部经理，在接到投诉当天将投诉情况登记在 客户投诉登记表上并及时登记处理结果；
操作部 直接接到客户投诉的，应直接立即联系供应商报告部 门经理，并向销售部经理通报，要求供应商立即针对客户投诉进 行解释及处理，并在 24 小时内提交书面的情况说明，说明投诉 情形、处理措施及处理结果等；操作部还应积极跟踪客户投诉处 理情况。

客户投诉构成重大事故的，或难以妥善解决的；部门经理认 为有必要的，报副总经理及总经理处理。客户投诉次数及解决情 况作为供应商考核的重要依据。
出现服务事故时：
供应商 出现服务事故，导致公司产生不良后果的，应及时通 知业务人员，固定一名人员专职与公司沟通事故处理事宜，及时 做出处理并在 24 小时内作出书面的事故报告，加盖公章后将原 件送达公司业务人员，报告内容包括但不限于事故发生的经过、 起因、现状及可能导致的后果、对事故的处理措施以及对其中暴 露的问题有何改进计划。
销售部经理 应确定一名责任人，全程沟通、监督并记录供应 商事故处理情况，直至事故全部妥善解决；发生重大事故的应由 销售部经理为责任人，直接向副总经理及总经理汇报处理情况。
业务员 获知事故发生后， 需及时记录并立即反馈给部门经理； 收到《事故报告》后应提交部门经理；发生重大事故的，应报副 总经理及总经理提出处理意见。
部门经理 /副总经理及总经理 应根据事故情况提出处理意见， 业务员将意见及时反馈供应商；重大事故必须由副总经理或总经 理提出处理意见。
处理完毕后，事故处理责任人应撰写书面的 供应商事故处理 评估意见 ，对供应商事故处理表现进行考核评估，报销售部经理 签署意见；有明确依据的，可对供应商采取适当的惩处措施；发

生重大事故 (可能造成经济损失或对企业信誉或资质有重大影响 的事故)的，部门经理撰写评估意见，由副总经理及总经理签署 意见；采取抵扣费用、扣除保证金等惩处措施的，应经副总经理 及总经理批准，并要求供应商予以确认。该评估意见作为供应商 考评的依据。
合格供应商资格的取消：
有下列情况之一的供应商，经副总经理及总经理批准后，取 消合格供应商资格：
由于公司经营调整不再需要此类业务的；
连续两次考核被评为 D 级的或在复查中被决定取消合格供应 商资格的；
合同解除、中止或终止后，双方无合作意向的；
不可抗力造成供方无法正常提供服务的；
丧失提供服务的资质许可的；
主观不愿或客观情况导致不能继续履行合同的；
出现重大违约行为，拒不配合履行或更正的；
供应商出现信用危机、经营困难、资不抵债或进入清算程序 的；
不符合相关法规的要求的；
经副总经理及总经理批准的其它情形。
取消供应商资格时，应结合供应商合同约定，征询法律顾问 或律师意见后，按照专业法律意见执行，以避免法律纠纷。

总经办应及时将已被取消资格的供应商从合格供应商名录中 删除，并通报业务部门。但应保存其有关的档案资料至少两年。
第五章 供应商档案管理制度
为了便于供应商管理，所有供应商资料必须归档，由总经办 负责管理供应商的档案资料。
供应商的档案资料 主要包括但不限于供应商基本信息调查 表、供应商企业基本资料、供应商报价单、供应商服务计划、供 应商实地考察材料、供应商业务合同原件、供应商顾客投诉登记 表、供应商事故报告、供应商事故处理评估意见、供应商考评表 及相关附件、供应商改进报告及评估意见、招标选择的供应商的 全套招投标文件以及其它有关书面材料。