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应收账款管理制度及办法

第一章 总则
第一条 为了加强企业对应收账款的管理，避免、减少坏账损失 的发生，为保障应收账款安全、及时，确保公司权益，防范经营风 险，并尽可能的缩短应收账款占用资金时间，加快资金周转，提高 公司资金使用率，特制订本制度。
第二章 应收款项的确认及范围
第二条 本制度所称应收款项是指单位在日常生产经营过程中发 生的各项债权，是企业因对外赊销产品、材料、供应劳务等方面而 应向购货或接受劳务等单位或个人收取的款项。应收款项包括应收 账款、预付账款和其他应收款等。
第三条 本制度适用于参与应收账款管理的各相关部门，本制度 明确了参与应收款项管理活动的相关部门的职权、责任；规定了本 公司应收账款核算、催收、清查、考核等工作的管理要求和坏账核 销的管理程序。
第三章 管理职责
第四条 销售部门管理职责
(一)负责处理客户的管理及协调，签订合同、执行合同相关 政策和信用政策。
(二)负责执行合同按规定期限催收货款及质保金。
(三)对账确认债权、取得对账函签字签章回执。
(四)每月填写财务下发的应收账款确认函并及时传回财务备 案。
(五)应收款项按账龄长短和客户信用情况进行分类管理。 第五条 采购部门管理职责

(一)负责预付账款的及时清理和发票索取。
(二)建立预付账款明细台账，及时了解预付款情况。
第六条 工程部管理职责
(一)负责处理施工单位的施工管理及协调，执行合同相关政 策。
(二)负责执行合同进度的同时，把控各项目的工程进度，及 时催收进度款。
(三)负责了解和掌握甲方单位的经济状况，发现任何资金不 良问题，报请部门经理及总经理后批准，立即停工，以免给公司造 成不必要的损失。
(四)负责管理和控制日常各项目的成本费用，本着节约开支 的原则，以免造成浪费。
(五)工程负责人应当保证工程质量，负责竣工工程的验收， 确保执行合同工程款的结算。
第七条 售后部管理职责
(一)负责处理各项目的售后账款的催收，做到及时催收不要 压款。
(二)负责执行合同规定期限范围内售后发生的各账款的催 收，做到及时催收不要压款。
第八条 财务部管理职责
(一)财务部负责应收账款核算与记录，监督管理货款及工程 款等的回收。
(二)按照本公司核定下达的应收账款合同工程额度和周转率 监控管理。

(三)每月 25 日定期发应收账款明细给各分管业务负责人，确 认合同审计情况、回款时间及未及时回款原因等，负责督促销售部 门及时对账，对出现的问题及时反馈。
(四)财务人员根据业务负责人签字确认的回款时间进行催 款。
(五)负责应收款等账户的账龄分析，每月定期通报销售部门 第四章 应收款项管控及管理
第九条 业务经办部门负责对应收款项的控制与管理，财务部负 责应收款项的财务管理，包括对应收款项的记录、核对以及责任考 核
第十条 应收账款
对外销售产品或提供劳务中因赊销而形成的应收款项，应划分 即期应收款项管理和逾期应收款项管理
(一)即期应收款项是指在合同(协议)约定时间内应回款但 未回款的应收款项；如无合同(协议) 约定时间的，自发货之日或 业务发生之日起 3 个月内未回款的应收款项。
(二)逾期应收款项是指超过合同(协议)约定应回款的时间 而未回款的应收款项；如无合同(协 议)约定时间的，自发货之日 或业务发生之日起超过 3 个月未回款的应收款项。
(三)对外销售产品或提供劳务业务中因赊销而形成的应收款 项，财务部日常控制与管理的主要内容包括：
1.财务部按应收账款设立辅助核算项目，对应往来单位、合同 项目、部门、职员等设置应收账款明细账，及时反映每个单位对应 的每个合同项目发生的往来款项，根据余额的增减变动进行往来核

算，最后归集到部门及责任人上，可以有力的监督应收账款的执行 情况
2.依据合同(协议)或审批报告，确认并及时完成应收款项账 务处理，根据业务性质建立应收账款台账，详细反映公司销售部门 以及各客户应收账款的发生、增减变动、余额以及每笔账龄等信 息。
3. 每月 25 日编制应收款项余额明细表，向销售部门反映应收款 项的余额和账龄等信息，提请销售部门进行核实，并及时分析应收 款项管理情况，提请有关责任部门采取相应措施，减少坏账损失。
4.在次月 5 日前将上月逾期应收款项以及按业务合同(协议) 回款约定的履行情况反馈各业务部门经理及中心总监，由各部门经 理对其管辖范围内的业务人员责任，营销中心总监对整个营销中心 负其责任。
5.在次月 5 日前将上月逾期应收款余额表和上月回款情况汇总 报财务总监
6. 每季度 28 日财务部组织召开应收款项回款专项会议，会议要 求见《辉瑞环境公司内部会议管理办法(2022)》。
第十一条 预付账款
(一)采购部门采用预付货款方式采购货物时，应具备以下条 件：所购货物为公司生产经管急需的主要材料、配件或劳务。预付 的款项在所购货物总价值的 30％以内。采购部门必须同供货方签订 供货合同，明确规定预付金额预付款日期、交货日期及违约责任。
(二)每季末将预付款项清单提交采购人员，采购人员与供方 就预付款对账核实，并在合同约定的时间清算完毕，超过合同规定 的应在 30 个工作日内清理完毕。

第十二条 其他应收款
(一)其他应收款指非购销业务发生的应收、暂付款项，如投 标保证金、履约保证金、押金、备用金以及应向职工收取的各垫付 款项等。
(二)对部门、个人因出差借款或因会议等借支备用金，财务 部日常控制与管理的主要内容包括：
1.职工因公借款，须走【借款审批】，财务部根据手续完备的 审批单办理支款手续，并设置个人往来辅助明细账核算，管理该类 借款。
2.借款不得超过本人一个月工资额或项目规定的备用金金额， 员工个人借款累计超过工资时，不予再借。
3.借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否 则，应按情节轻重必要时追究其法律责任。
4.大额(≧20000 元)现金需提前一天通知财务。
5. 每年 6 月 30 日、 12 月 31 日为借款清零日，如未清零者，借 款余额在当月工资里面扣除，费用报销一律暂停，直至清零为止。
6. 每月末进行检查并对逾期未报账的人员进行催办。原请款人 调离公司或转岗时，必须到公司财务部办理现金退款结清手续，由 接替人员重新办理申请准备金手续。
7.借款本着“前账不清，后账不借”的原则，即办理本次借支 款时，须将前一次的借支款还清。出差人员必须在出差返回后的 5
日内到财务部归还出差借款和核销差旅费。
(三)业务经办人员须暂付其他单位的款项，提报审批手续完 备的请款单，请款单上应填写对方单位的全称、帐号、开户行等信 息并提供相关合同、协议等，财务部审核后付款，并按所提供单位

信息按客户设置明细账核算管理，如不能按要求提供合同、协议及 往来单位全称的，财务部审核后按个人设置明细账核算管理。
第十三条 对公司内关联单位的关联业务往来形成的应收款项， 要按照关联协议约定或相关还款 计划进行控制管理，原则上有公司 应付项目的先从应付款中抵扣，不足抵扣的或没有抵扣项目的执 行 关联协议约定或相关还款计划。
第十四条 财务部对应收款项全过程管理，如因工作岗位变动， 在办理工作交接时，要将所管辖应收款项的发生时间、发生原因、 余额及催收情况，以及相关的询证对帐资料等逐项办理交接。
第十五条 加强客户资信管理，严格信用审查制度，各业务部门 建立客户信用档案，并由业务人员依照过去一年内的销售业绩及信 用的判断，拟定其信用限额(若有设立抵押的客户，以其抵押标的担 保值为信用限额)，经部门经理核准，报公司批准后转交财务部门善 加保管。信用限额是指公司可赊销给某客户的最高限额，即指某客 户在公司财务账面应收账款余额和已发货未转财务的货款的最高限 额。
第十六条 实行应收款项年度清查
(一)清查应收款项时应一并清查相对应的应付款项，对既有 债权又有债务的同一债务人，应当将应付该债务人的款项从其应收 款项中抵扣，以确认应收款项的真实数额。
(二)将已确定的应收款项与债务人进行逐一核对。应于当年 12 月 31 日前向债务人发出“询证函”，进行核对确认；业务人员 向财务部提供邮寄地址及“询证函”确认人员信息，由业务负责对 接债务人推进应收账款确认进度及后续盖章事宜。
第五章催收与清欠管理

第十七条财务部每月定期跟踪业务回款情况，根据业务确认 函，对应收账款进行分类，一般分为 A、 B、 C、 D 四项等级，按等级 分类进行管理。
(一) A 类为按合同期限正常可收回的款项；
(二) B 类为未按期收回，甲方单位因审计、质检、验收、签 证等事宜进入审批程序的款项；
(三) C 类为甲方单位资金紧张或遇到其他资金问题的款项；
(四) D 类为超期时间较长难以收回，但未超过三年法律追诉 期的款项。
第十八条 销售部业务人员应对其经办的应收账款全程负责，并 对客户的经营情况、催付能力进行追踪分析，及时了解客户资金持 有量与调剂程度，保证应收账款的回收。
第十九条 业务人员应建立销售业务台帐，对所负责业务的合同 签订、发票开具、付款方式和日期、催收记录进行详细登记，每月 末与财务部反馈的应收款项明细表核对，并及时与客户对帐，保证 货款按时收回。
第二十条 业务人员应对应收账款客户分类管理，对即期应收款 项追踪客户按约付款，业务人员应在合同(协议)约定付款到期日 前一星期内提醒客户依约付款，向其确定款项结算时间，同时将确 定的时间反馈财务部，不能放松监督以防发生新的拖欠。
第二十一条 对催收无效或债务人出现经济问题的逾期应收账 款，业务人员应及时书面报告部门领导并提供客户详细材料，包括 客户名称、地址、法人代表姓名、联系电话、逾期应收账款情况 等。 同时必须将盖章合同(协议)、工程签证/变更单及会议纪要 (签字)、竣工验收单、竣工报告、审计报告等一切原始凭证收集

留存，以便以后涉及法律纠纷，或按有关规定核销坏帐损失时作为 法律凭证。
第二十二条 对于制定本制度前已形成的超过诉讼时效且员业务 经办人已离职又没有业务往来的应收账款，由公司清欠小组负责接 手清收。
第二十三条 每月业务人员收到财务部反馈的应收款项余额情况 和合同履行情况后，要对所负责或经手的项目及时催收。每月 15
日、 30 日进行登记日常催收记录。业务人员工作发生变动时要将所 负责的催收档案和催收记录等，及时移交接任者
第二十四条 建立坏帐核销制度。若在客户出现以下情况，并将 导致应收账款无法回收的可能时：如破产、被吊销执照、债务人失 踪、死亡、涉及诉讼、仲裁、与债务人进行重组等，由负责业务人 员提出核销说明，并提供符合规定的证据材料，由财务部对应收款 损失发生原因进行审核，坏账核销金额在 5 万元以下的由中心总监 批准，坏账核销金额在 5 万元以上的由总经理准批，准后 3 个工 作日内财务完成账务处理
第六章 责任追究与考核
第二十五条 财务部工作人员必须依据合同(协议)付款情况和 进度，确认并及时完成应收款项账务处理。
第二十六条 财务部工作人员有责任配合相关部门对往来款项的 核对工作，及时向相关业务人员反馈应收款项回款情况。
第二十七条 应收款项经办人员应当落实催收责任，部门领导对 因本部门业务人员而形成的应收款项负责。
第二十八条应收款项经办业务人员离任时，必须对应收款项往 来余额和客户资料进行书面交接，并作为离任审计的重要内容，做

好交接工作，交接人和接收人应把应收账款作为主要内容逐笔进行 交接，交接表需双方签字确认，后任业务人员必须接任应收账款的 清欠工作，发生逾期呆账、坏账的，应根据具体情况，交接不清 的，责任由交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。
第二十九条 对相关业务部门催收不利、不建立催收档案、不做 催收记录等行为，财务部应报请公司效绩目标责任制考评组，视其 情节轻重和损失金额大小，对责任单位和责任人分别予以经济 或行 政处罚。
第三十条 对即期应收款项相关业务人员考核
(一)即期应收款在 30 天之内回款的，在原提成比例的基础上 上浮 15%。
(二)即期应收款在 30 天-60 天之内回款的，在原提成比例的 基础上上浮 10%。
(三)即期应收款在 60 天-90 天之内回款的，在原提成比例的 基础上上浮 5%。
第三十一条 对逾期应收款项对相关业务人员考核
(一)逾期应收款项超 180 天-360 天，逾期应收账款剩余销售 提成按照 50%发放。
(二)逾期应收款项超 360 天以上，逾期应收账款无销售提 成。
(三)对逾期超 180 天以上应收款项，按照逾期应收款项占用 资金利息进行考核，在销售提成中扣除。(按照贷款利率计算)
第三十二条 凡发生坏账的，应查明原因，如属业务人员责任心 不强造成，应按坏账金额的 20%进行考核，在销售提成中扣除。

第三十三条 项目审计报告、竣工验收报告及时传回商务部销售 助理处进行备案，销售助理及时进行登记。
第七章 附则
第三十四条 本办法由财务部负责解释。