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备用金管理的制度
第一章总则
第一条为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管 理，根据《____公司会计制度》的规定，制定本办法。
备用金，是指公司借支给西江引水项目办相关人员的款项，这些款项将用于 支付与项目办相关的以下事项。
1、 日常零星支出，如汽车保管费、路桥费、外勤车费等日常杂项零星支出。
2、 个别事项支出，如招待费、会议费、差旅费、汽车维修费、教育经费等支 出。
3、 采购材料支出，如辅助材料、劳保用品、备品备件等不属于工程项目的材 料支出。
第二章一般规定
第三条公司备用金分为个人备用金及业务款二类。
个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项 (包括现金支票)，主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零 星支出。
业务款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的通过银行转 帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、器材及物资采 购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。
第四条公司会计核算设置备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务 款同时计入付款单位及个人帐户。
第五条备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人(以下简称借支人) 所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。

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第三章处理程序
第六条公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金 核销业务的时间同上。
第七条借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用 公司资金。
第八条借支人应按以下规定办理借支备用金手续：
一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。
借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单，按 申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额(大小写)、预计 还款时间等。个人备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使 用。
对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责 任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向 公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。
借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一 致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则 不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非 借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签 名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。
二、 业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有 效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办 理，由此产生的责任由借支人负责。
三、备用金借支审批手续应完备。
由经办人提出后交公司本部门负责人、财务部门负责人、总经理审批。

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四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。
借款付出前，主办会计须签名；借款付出时，现金或银行出纳须签名；借款 收到时，收款人须签名。
第九条借支人应按时归还所借备用金。
个人备用金均要在一个月内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须 提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务 部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现 金。对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收 据，借支人应妥善保存，以备查询。
第十条原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办 的，财务部门应在报销凭证上注明“冲(借支人)账，金额____ (大写)”字样。否 则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。
第十一条鉴于生产保障部的业务需要，给予定额备用金，定额备用金可以长 期保留余额，但超过部分仍需按以上规定处理。
第十二条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手 续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
第四章会计处理
第十三条公司应在“其他应收款”下设“个人备用金”“业务款”明细科 目，用于核算公司备用金业务。在“个人备用金”下，按照公司员工名字设置明 细管理项目核算个人借支业务。在“业务款”下，按照公司行政部门和员工名字 设置明细管理项目核算个人借支业务。
第十四条支付现金或支票给借支人时，按借款金额，借记其他应收款-备用金 -____个人，贷记现金或银行存款。
第十五条借支人报账冲销备用金账户时，

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借：相关科目 (报账金额)
贷：其他应收款-备用金-____个人
现金(按报账金额超过备用金账户金额部分)
第十六条超过预计还款时间，从工资账户中扣还备用金时，按冲销金额，借 记应付工资，贷记其他应收款-备用金-____个人。
第十七条超过预计还款时间，扣还借支人所应负担利息时，按扣还的利息 数，借记相关科目，贷记财务费用。
第五章
罚则
第十八条财务部门于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之 前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的 工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到 结清备用金全款为止。
第十九条借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明 原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审 批。
第二十条备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本 人承担。
第六章附则
第二十一条以上规定自发出之日起执行，本规定未涉及部分按____公司有关 规定执行。
第二十二条若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。
备用金管理的制度(二)

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第一条为了提高公司行政效率，减少零星支出的审批次数，有效控制资金占 用，特制定本制度。
第二条备用金是公司内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费 等以现金方式借用的款项。
第三条允许设备用金的部门。办公室、采购部、科研部、 ____分公司。
第四条备用金限额。办公室____元人民币(含食堂伙食费)，采购部____元人 民币，科研部____元人民币， ____分公司____元人民币。
第五条备用金的用途。办公用品、市内交通费、差旅费、零星物品采购费 用、邮政咨询费、其他日常零星支出。备用金必须做到专款专用，不得挪用和用 于私人挤占，一经发现严肃处理。
第六条各部门对备用金实行专人管理，并把管理人员____报公司财务备案。 备用金管理人员的职责：
(一)办理借款手续；
(二)办理借出手续；
(三)办理报销手续；
(四)负责登记备查账目。
第七条备用金借款。各部门指定专人后，需要到财务部门办理备用金借款手 续，借款人为部门，经办人为部门的备用金管理人。财务人员根据实际需要向借 款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款 部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门领导签字同意、经办人签字 后，交总经理审批后，到财务部办理借款手续。财务经理审核、财务总监复审签 字后的“借款单”交给公司出纳，出纳经复核无误后才能办理付款手续。

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第八条备用金的报销。备用金管理人员对其部门使用的备用金，采取用完即 时报销办法。报销时，经办人员到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的 各项规定内容，按公司费用报销办法进行报销。
第九条备用金管理经办人，要认真审核各项报销凭证，对不合法、不合规的 票据拒绝报销。对____不细，经财务____ 出不合格的票据，由备用金经办人个人 承担。
第十条备用金经办人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查 备用金支出是 1
否在原核定的范围，发现不在原核定范围内的支出，财务人员拒绝报销。
第十一条备用金的补齐。备用金管理人员在备用金报销后即时按定额补足。
第十二条财务部门按备用金领用部门设立明细账，核算备用金的借、报销、 补足等事项。
第十四条借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金管理人有权 催办，如果催办无效，备用金管理人员可通知财务部门扣款。
第十五条本办法由财务部门解释。
第十六条本办法从下发之日起执行。
备用金管理的制度(三)

为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确 借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。
一、备用金的管理
1.备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零 等以现金方式借用的款项。

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2.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工 作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和____ ，一经发现将严肃处理，如若丢 失，由本人承担。
3.备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。
4.备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金 交叉使用。
5.备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负 责本部门备用金的管理。
6.财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用 金明细账，情况发生变化要及时清理。
二、备用金的范围
备用金使用的范围。
①因公出差所需的费用。
②办公用品等零星的购置。
③因公需要的财务费用 (年检、审计报告等)④领导安排其他应急所需资金。 属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项 支付一律由财务部门进行支付。
三、备用金借款和报销手续
1.工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日 期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财 务负责人签字，王总批准后，方可到财务办 1
理借款手续。 2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支
人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲

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自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负 责。
3.借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，
出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财 务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。 4.借款人办理报销手续时，财务人员应查____销人员原借款金
额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金 额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代
办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲(借支人____)账，金额(大 写)”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人 负责。 6.对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注____
销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如 临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给 借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此 所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。
____公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清 理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
四、拖欠备用金的处罚措施 1.备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由
借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门 负责人签字后，报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的，直接 分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。

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2. 恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。 借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度
第一章：流程
一、现金借支流程： 1、 借支人填写《借款申请单》，注明借款时间、事由，采购部门需 附经过审核的物品申购单。
1 、部门经理审核借款金额的合理性。
1、 梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1 、财务出纳支付现金。
1 、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。
1、 王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事 后王总补签手续。
二、支票借支流程：
1、借支人填写《借款申请单》
1 、部门经理审核借款金额的合理性。
1 、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、 由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》，并由使用人签 字后领取
第二章：制度
1 、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。
2、 现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符，
3 、不准个人借用公款。
4 、不准公款私存。
5、 当借款人需大量使用现金或汇票时， (超过____万含____万元)需提

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前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。 6、 采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理， 不得拖延。
7 、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。 8 、借款不按时报销者不予办理新的借款。 9、 报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部 有权退回。 10、 报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说 明。 11、 公司各项报销须由经手人签字，部门经理审核签字，财务经理 审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。 12、 支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写《支票领用登记 表》，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。
13 、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。
14、 未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票(包括：现金 支票和转帐支票)，使用人对空白支票使用的安全负责。
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