董事会办公室部门职责.docx

董事会办公室岗位职责
部门职能
一、在董事会和董事长领导下，根据《平遥县九成文化 旅游投资有限公司董事会议事规则》负责处理董事会日常工 作.
二、 负责股东会、 董事会的筹备、 召开等有关组织活动 , 起草并审核以董事会名义发出的文件信函。
三、负责规范董事会的议事程序 , 为董事会决策提供意 见或建议，协助董事会在行使职权内遵守国家法律法规、公 司章程和其他相关规章制度.
四、制订董事会办公室年度工作计划，做好年终总结工 作.
五、负责董事会对政府机关部门和行业管理部门的年度 总结和其他报告。
六、负责与董事单位保持日常工作联系及有关材料的寄 送工作；认真保管好董事会的文件，并及时做好文件的归档 工作。
七、 密切联络各董事 , 汇报工作进度及成效， 听取董事们 对公司发展的意见和建议。
八、做好董事会的对外联络工作，负责公司工商营业执 照、法人代码证、法定代表人证书的年度检验工作，及时办 理公司工商登记变更的有关事宜。
九、统一管理本单位法定代表人授权委托手续和公司法 人印鉴。
十、依法负责公司对外重大信息的披露事务，确保信息 披露的及时性、真实性、完整性和规范性，与媒体保持良性 互动。
十一、为公司的重大决策、重要经济活动提供法律支持 服务，完善企业内部法律资源共享；负责对重要合同文件的 合法性进行审查 ,并依法提出法律意见；负责指导下属单位 的法律事务工作。
十二、承办董事会和董事长交办的其他工作。
岗位职责
一、 董事会办公室主任(兼)
1、 负责董事会办公室的全面工作，根据公司总体要求 , 制定本部门工作计划和措施，组织实施和运作；
2、 负责指导本部门成员按法定程序筹备董事会和股东 大会，做好会议记录工作 ;

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3、 负责传达董事会及股东大会决议、决定和指示 ,督促 检查其贯彻执行情况；
4、 负责起草董事会工作报告及相关文件，办理董事会、 股东大会的各项法律文书；
5、 负责依法准备和递交有关部门所要求董事会会议、 股东大会出具的报告及文件 ;
6、 负责董事、监事及高级管理人员的联络与日常管理 工作，督促本部门成员建立健全董事、监事管理及高级管理 人员阅历档案；
7、 负责督促本部门成员建立董事会、股东大会会议和 会议记录管理档案，督促本部门成员妥善保管并建立公司股 东名册、董事名册、控股股东及董事、监事、高级管理人员 持有公司股票的资料等相关档案；
8、 负责办理董事会、股东大会闭会期间的日常事务， 负责协助董事长掌握企业状况 , 向董事长提供信息和工作建 议；
9、 积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、 法规、规章、公司章程及其他规定；积极协助董事会专门委 员会、独立董事和其他董事开展各项工作；
10、 负责对董事会提出的问题进行调查、协调，并根据 董事会或董事长提出的处理意见具体办理；
11、 负责公司投融资上市工作；
12、 积极与公司人力资源部配合 ,做好公司高级管理人 员的业绩考核工作；
13、 负责加强与公司相关部门的联系及工作协调，督查 审计相关部门的工作；负责股东的联络工作。
14、 负责完成董事会、董事长交办的其他工作 .
二、 证券事务代表
1、 积极协助董事、监事和高级管理人员了解相关法律、 法规、规章、公司章程及其他规定；积极协助董事会专门委 员会、独立董事和其他董事开展各项工作 ;
2、 协助主任对董事会提出的问题进行调查、协调 ,并根 据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；
3、熟悉《公司法》及上市公司相关法律法规 , 掌握《公 司章程》及公司治理层面的基本制度规章，解答公司董事、 监事、高级管理人员提出的相关问题 ;
4、具体负责筹办董事会和股东大会，协助主任草拟和 准备董事会和股东大会文件 ,协助主任做好会议记录 ;

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5、 协助主任负责公司投融资上市工作；
6、 负责公司证券事务的管理工作；
7、负责公司上市期间的对外新闻审查工作;
8、负责公司的股权管理工作(包括子公司的股权管理)
9 、负责完成主任交办的其他各项工作。
三、 法律事务
1、 协助主任根据公司总体要求 ,制定法律事务工作计划 和措施 ;
2、协助主任指导本部门成员按法定程序筹备董事会和 股东大会 ,做好会议记录工作 ;
3、协助主任依法准备和递交有关部门所要求董事会会 议、股东大会出具的报告及文件；
4、协助主任积极协助董事、监事和高级管理人员了解 相关法律、法规、规章、公司章程及其他规定 ,积极协助董 事会专门委员会、独立董事和其他董事开展各项工作 ;
5、 协助主任对董事会提出的问题进行调查、协调 ,并根 据董事会或董事长提出的处理意见具体办理；
6、熟悉《公司法》及上市公司相关法律法规 , 掌握《公 司章程》及公司治理层面的基本制度规章，解答公司董事、 监事、高级管理人员提出的相关问题；
7、 协助主任负责公司投融资上市工作。
8、 负责公司内部法律制度的草拟、各类合同的审核及 外部法律事务的处理.
9、 负责完成主任交办的其他各项工作。
四、文员
1、 具体办理董事会、股东大会各部门提案资料及其他 有关数据的收集和整理 ;
2、 具体承担董事会、股东大会等会议组织和准备工作， 在授权情况下， 根据会议时间、 地点、 与会人员和会议日程， 按照《公司章程》规定时间发出会议通知及相关议案，进行 董事会、股东大会会议记录，办理会议记录、会议决议的签 署，保管会议记录、决议及全套文件资料 ;
3、 每次董事会、股东大会后两个工作日内，根据会议 记录整理会议纪要，由部门主管审核后发相关部门并督促执 行，按期向部门主管反馈进展直至完成；
4、具体负责本部门档案涉及事项的日常管理，按照部 门主管要求，建立本部门档案管理的书面和电子档案，对重 要资料进行归集和管理，及时更新整理《部门文件档案资料

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清单》；
主要档案包括： 1)董事会、股东大会会议文件和会议 记录全套资料的专项管理档案； 2)股东名册、董事名册、 控股股东及董事、监事、高级管理人员持有公司股票资料专 项管理档案； 3)对外投资单位产权事务及运营监控专项管 理档案;4)董事会、股东大会决议督办及专项工作管理档案； 股东分红资料专项管理档案 ;5)本部门日常其他事项管理档 案，负责拟定上述各部门档案的具体管理、借阅、查阅、审 批等工作细则，制作相关管理报表等报主管部门领导批准后 严格执行；
5、做好与公司相关部门的工作协调，按照部门主管要 求传达董事会及股东大会决议、决定和指示，督促检查其贯 彻执行情况 ;
6、 按照部门主管要求向公司有关部门催办董事会、股 东大会限期完成的工作任务；
7、 负责管理公司的印章；
8、 协助主任负责董事会、股东会会场后勤保障及本部 门日常的接待事务。
9、 按期完成部门主管交办的其他各项工作。
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