公司证照管理实施细则.docx

X 公司证照管理实施细则(试行)

第一章总则
第一条 为加强 X 公司(以下简称公司)证照管理，有 效防范风险，制定本实施细则。
第 二 条 本 细 则 所 称 证 照 指 由 行 政 或 业 务 主 管 部 门 颁 发、载明业务准入资质、关系公司经营管理工作的书面证明 , 包括金融许可证、营业执照、机构信用代码证、基本存款账
户信息、等，以及其他因国家有关政策调整而新申领、新换 发的证照。
第三条 证照管理遵循“谁对口、谁申领、谁管理、谁 负责”的原则。申领部门作为该类证照主管部门，负责申报、 登记、变更、年检、备案、注销及保管、使用、归档等管理 工作。
公司行政管理部门是公司金融许可证、营业执照、总经 理身份证件复印件等证照主管部门；公司财务部是公司机构 信用代码证、基本存款账户信息等证照主管部门。

第二章证照的管理

第四条证照主管部门及各营业机构应指定相对固定 的正式员工负责证照管理工作。

第五条金融许可证、 营业执照正本等证照原件按照行 政或业务主管部门的要求应在营业场所内悬挂或摆放。
证照主管部门应在每年年初确认悬挂或摆放的相关证
照完好等情况后与营业机构按照上述要求办理证照原件的 长期使用手续，并应定期或不定期对长期置于营业场所的证 照的安全状况进行检查，做好检查记录备查。
对无须公开悬挂的证照，应存放在有安全措施的保险柜 或档案保管场所，不得随意放置。
第 六 条 证 照 主 管 部 门 应 严 格 执 行 监 管 部 门 关 于 金 融
许可证的公示制度，在营业场所的显著位置以适当方式公示 其业务范围、主要负责人等内容。业务范围应在公示中逐一 列出，主要负责人姓名应按上级部门的任命文件确定。在业 务范围或主要负责人发生变更后 5 个工作日内，应当更换公 示内容。
第七条金融许可证颁发或更换时， 证照主管部门应在 全国公开发行的报纸上办理公告手续。
第八条 对证照到期或因机构迁址、更名、负责人变动、 经营范围变化等情况需变更证照相关信息时，证照主管部门
应按照行政或业务主管部门的要求在规定的时间内办理年
检、变更、换证等相关手续，并在领取新证后 5 个工作日内 通知其他证照主管部门，确保及时变更其他证照上的相关信 息。逾期不办理证照年检、变更、换证等工作，影响公司正

常经营或造成经济损失的，将追究有关机构和人员的责任。

第九条 业务部门获得人民银行、外汇管理局、监管部 门等行政或业务主管部门批准开办某项业务资格时，应及时 将批复文件送相关证照主管部门备案，以便及时更新证照相 关信息。
第 十 条 证 照 主 管 部 门 每 年 应 将 证 照 登 记 或 变 更 等 资 料及该证照复印件一并交公司档案管理部门归档留存。
第十 一 条除 不可抗 力因素 外，因 保管不 善造成证照污 损，且经行政或业务主管部门认定为污损的，或因工作疏忽 造成丢失的，将追究有关机构和人员的责任。
第十二条 证照损坏、丢失或被盗，应立即向公司分管 领导和上级行同类证照主管部门报告，并与发证机关联系， 及时办理证照的挂失、声明作废和补办等手续，避免影响公 司信誉和遭受经济损失。
发现证照被伪造，应及时向公安机关报案，给公司信誉 造成重大影响或 造成经济损失的，应对伪造者依法提起诉 讼，维护公司合法权益。

第三章 证照的使用
第十三条 申请使用证照原件或复印件，使用部门经办
人应在 “0A 系统”的证照管理模块填写“证照申请”，打印 类别选择“普通”，规范填写使用证照的主要事由、发往单 位及使用证照类别等。申请的证照复印件如需加盖公章，应

在申请的“用印要求”中勾选“用印”。
第十 四条因 工作需 要需携 证照原 件外出 时，使用部门 经办人应在《 X 公司使用证照审批单》上注明使用原件及使 用期限，在领取原件时，应提供经办人身份证及部室联系单 (介绍信)，同时办理交接手续，由证照主管部门负责人或 履行有关授权手续后的其他人员进行监交，履行手续后方可 携带证照原件外出。
使用证照原件经办人应保证证照的安全，在批准使用的 期限内使用。使用完毕后，应由使用部门经办人及时、完好 归还证照原件，并与证照管理员办理交接手续。
第 十 五 条 证 照 主 管 部 门 及 各 经 营 机 构 应 建 立 证 照 交
接制度，在《证照交接登记簿》上逐笔记录证照交接情况。 证照管理员请假或工作调整，其主管人员应另行指定保管人 保管证照，并办理交接手续，不得出现证照无人管理、随意 使用的情况。
第十 六条对 外提 供证照复 印件， 应按照 “ 一 事一 用”
原则，由证照主管部门提供办公系统生成的证照复印件。特 殊情况可在手续完备的情况下采取线下复印或打印方式。
第 十 七 条 证 照 管 理 员 应 严 格 按 照 规 定 程 序 办 理 证 照 原件或复印件的使用，提供原件或复印件前应核实经办人身
份，检查是否符合提供利用的条件，是否经有权审批人签字 批准。凡不符合规定的，证照管理员有权拒绝提供。

第十八条 公司证照应按规定的范围正确使用。未经批 准，任何人不得随意复印证照。领取的证照要妥善保管，规 范使用，不准涂改；不准伪造、变造证照；不准转借、出租、 转让给其他单位、个人使用；不准利用证照从事违法活动； 不准擅自使用公司证照进行各类担保。

第四章禁止行为

第十九条 严禁公司、各部门违规使用证照。

(一)严禁未经有权审批人批准、无手续或手续不全时 使用证照。
(二)严禁在《公司使用证照审批单》中对使用证照事 项表述不具体、不清晰时使用证照。
(三)严禁提供未加盖证照指定用途章及未注明日期、 用途等内容的证照复印件。
(四)严禁任何人强制证照管理员违规使用证照。

第五章检查与监督
第 二 十 条 证 照 管 理 部 门 和 各 经 营 机 构 应 将 相 关 证 照
的管理和使用情况纳入业务检查范围，有关管理部门应定期 或不定期对证照管理的合规性、有权审批人、证照管理员的 履职情况以及证照管理制度的落实情况进行检查，对发现的

第二十一条对于违反本细则要求的，应按照公司员工 违规违纪处理的有关规定，对直接负责的主管人员和其他直 接责任人员严肃处理，并追究相关领导人员的责任。

第六章附则
第二十二条本细则由公司综合管理部负责解释和修 订。
第二十三条 本细则自印发之日起执行。

附件

公司使用证照审批单

编号

申请部门

使用证照类别
(复印件)

使用证照类别
(原件)

用印要求

发往单位

事由
(详细填写)

申请部门负责人签字

会签部门负责人签字

行领导签字

证照管理员

备注


经办人

口是

申请日期

联系电话

口否

证照主管部门负责人

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